如何做好檔案的管理工作

葛冬穎

摘 要：檔案是一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)縮影的重要組成部分，檔案管理工作是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展提供有效的條件和依據(jù)，促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。檔案管理工作已經(jīng)成為社會(huì)工作的核心部分之一，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，處理好檔案管理工作將推進(jìn)社會(huì)主義發(fā)展的進(jìn)程。本文首先介紹了做好檔案管理工作的重要意義，結(jié)合檔案工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)實(shí)際情況，提出了做好檔案管理工作的有效策略。

關(guān)鍵詞：檔案工作 管理 科學(xué)化 規(guī)范化

隨著時(shí)代快速發(fā)展，為了更好地適應(yīng)外部環(huán)境，我們應(yīng)該具有強(qiáng)烈的使命感和高度的責(zé)任感，與時(shí)俱進(jìn)，專研檔案的法律、法規(guī)，通過自身的努力，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，提高自身的素質(zhì)及專業(yè)水平，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)。在實(shí)際的檔案管理日常工作中不但要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，還要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，取其精華去其糟粕，建立并完善管理機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮檔案的重要作用，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，創(chuàng)建檔案工作的新里程。

一、做好檔案管理工作的重要意義

檔案是對(duì)過去工作的真實(shí)記錄，是在長(zhǎng)期社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，是歷史發(fā)展情況的客觀反映。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是協(xié)調(diào)企業(yè)發(fā)展方向的重要依據(jù)，是評(píng)價(jià)企業(yè)是否具有業(yè)績(jī)或者是否具有一定的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)，是企業(yè)工作質(zhì)量及效率提高的前提和根本。將檔案管理和經(jīng)營(yíng)管理結(jié)合，這樣才能做好資源科學(xué)合理配置，檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范可以衡量企業(yè)的管理和發(fā)展水平。一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)有很多優(yōu)秀的成果，將所有成果都記錄到檔案中，必須通過檔案來查詢才能了解歷史經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，因此科學(xué)發(fā)展離不開檔案的管理工作。科學(xué)規(guī)范的做好檔案管理工作，確保管理人員了解企業(yè)發(fā)展歷史和整體經(jīng)營(yíng)情況，吸取前人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃和管理決策。有利于社會(huì)各方對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的確認(rèn)，可以為相關(guān)部門和人員提供信息資料的查找等服務(wù)，提供企業(yè)多元化經(jīng)營(yíng)模式發(fā)展的基礎(chǔ)。

二、檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作具有一定的社會(huì)價(jià)值，無論是對(duì)個(gè)人還是對(duì)企業(yè)來說都有著非常重要的作用，在人事工作方面甚至能夠產(chǎn)生決定性的影響，對(duì)員工的晉升和去留有著重要的作用。從目前檔案管理工作的情況來看，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的前提下，檔案管理工作沒有得到相應(yīng)的重視，對(duì)于檔案管理這塊的理念和管理模式有些僵化。對(duì)檔案管理的重要意義的宣傳力度不足，對(duì)檔案管理工作缺少足夠的價(jià)值認(rèn)識(shí)。人們普遍認(rèn)為檔案管理工作可有可無，無法實(shí)現(xiàn)完善和統(tǒng)一的管理。一些檔案管理人員工作積極性不高，不具備高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)操守，在日常的檔案管理工作中沒有形成扎實(shí)的基礎(chǔ)理論知識(shí)，不能熟練的掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到限制，無法充分發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用。

三、做好檔案管理工作的有效策略

1、加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)，全面提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，人才培養(yǎng)是必不可少的。在當(dāng)今的科技信息網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)時(shí)代，檔案管理人員應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，不但要掌握專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，開拓進(jìn)取，還應(yīng)該積極參加教育培訓(xùn)，具備協(xié)調(diào)信息管理的能力。因此，對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)是非常重要。全面提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德和職業(yè)操守培養(yǎng)，增強(qiáng)其檔案管理制度法規(guī)意識(shí)。加強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)建設(shè)，提高社會(huì)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案自身價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。結(jié)合工作實(shí)際情況，將現(xiàn)代的科技完美的應(yīng)用到檔案管理中，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代技術(shù)，有能力解決信息資源管理中出現(xiàn)的各種問題。建立檔案信息工作網(wǎng)絡(luò)，相互理解、配合、協(xié)作，促使每一位檔案管理人員都能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

2、增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，加大投入為檔案管理提供良好的條件。增強(qiáng)檔案管理意識(shí)是做好檔案管理工作的前提，檔案管理工作與企業(yè)的健康發(fā)展息息相關(guān)，提高對(duì)檔案管理的重視程度，將檔案管理意識(shí)深入到每位工作人員的內(nèi)心是非常有必要的。加大檔案管理價(jià)值和重要性的宣傳力度，加強(qiáng)檔案管理方面的研究與探索，全面提高檔案管理的水平。檔案管理工作中存在基礎(chǔ)設(shè)施配置較差、保管條件落后等問題。因此應(yīng)該增加投入利用先進(jìn)的技術(shù)手段，加強(qiáng)檔案模式管理和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。解決管理中遇到的問題，為檔案管理創(chuàng)造了良好條件，做好檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。采取相應(yīng)的行政手段，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，健全檔案檢索工具，做好檔案區(qū)域劃分，實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效管理。

3、整合資源，加強(qiáng)檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。在新的時(shí)期計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代通訊設(shè)備的廣泛應(yīng)用，檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，將檔案管理同現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的管理。傳統(tǒng)形式的檔案管理已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代發(fā)展的需要，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。將檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)槲?、圖、聲俱全的光盤進(jìn)行保存，利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源，運(yùn)用編程技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，提高工作效率。利用計(jì)算機(jī)微縮技術(shù)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案的綜合利用。建立檔案信息完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，滿足當(dāng)今企業(yè)對(duì)檔案信息的橫、縱向需求。

4、健全制度，提高檔案管理質(zhì)量，以預(yù)防為主，防檢結(jié)合。嚴(yán)格做好文件的收集、整理、歸檔工作，進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理。建立相應(yīng)的檔案管理制度，制定一套嚴(yán)格的制度。建立并完善健全檔案工作目標(biāo)，從事檔案工作的人員，要牢固樹立檔案質(zhì)量意識(shí)，確保檔案的質(zhì)量。實(shí)行“預(yù)防為主，防患于未然”， 把實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值作為檢驗(yàn)檔案工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)束語

綜上所述，檔案是國(guó)家寶貴的信息財(cái)富，是歷史的真實(shí)印證，是國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要體現(xiàn)。檔案管理工作具有專業(yè)性、安全性、政策性、機(jī)密性的特點(diǎn)。作為社會(huì)工作的重要組成部分之一，應(yīng)該明確檔案管理工作的功能與價(jià)值，做好檔案管理工作，企業(yè)高層管理人員能夠及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)，有效的提高單位整體工作質(zhì)量和工作效率，進(jìn)一步維護(hù)歷史真實(shí)面貌。另外，做好檔案管理工作有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，促進(jìn)企業(yè)與各有關(guān)方面有益合作。在新的時(shí)期做好檔案管理工作必須不斷創(chuàng)新，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，開創(chuàng)檔案管理工作的新天地。促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力。

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