醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策

王立凡

摘 要：在醫(yī)院的行政管理工作中，醫(yī)院文書(shū)檔案管理是非常重要的一部分，高水平的醫(yī)院文書(shū)檔案管理是醫(yī)院日常管理工作制度化和規(guī)范化的重要標(biāo)志，它反映著醫(yī)院各個(gè)時(shí)期各項(xiàng)重要事件、重要活動(dòng)以及重要工作等內(nèi)容，記載了醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程，其對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的作用，本文針對(duì)目前文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的有效策略，希望能夠?yàn)獒t(yī)院文書(shū)檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 文書(shū)檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

引言

在醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，文書(shū)檔案主要是由各項(xiàng)行政工作的公文、文件等組成的，其記載著醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中經(jīng)歷過(guò)的重大事件或者重要活動(dòng)等。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員需要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行文件的收集、整理、分類、歸檔等工作，它是整個(gè)醫(yī)院檔案管理體系的重要分支，見(jiàn)證了醫(yī)院的發(fā)展。在醫(yī)院未來(lái)進(jìn)行醫(yī)院院志、醫(yī)院發(fā)展編年史等文件的編撰過(guò)程中具有重要作用，是其編撰工作的依據(jù)，同時(shí)，醫(yī)院文書(shū)檔也是醫(yī)院取得進(jìn)一步發(fā)展的重要支持依據(jù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的管理理念也在不斷的進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案的作用越來(lái)越重要。但是，就現(xiàn)階段醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作來(lái)開(kāi)，其中還存在很多問(wèn)題有待解決，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院文書(shū)方案管理存在的問(wèn)題

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院也逐步加入市場(chǎng)化的經(jīng)營(yíng)模式，這就使得醫(yī)院更重視醫(yī)院的業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)效益，而容易忽視文書(shū)檔案的管理工作。由于醫(yī)院管理層對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，就導(dǎo)致大多數(shù)工作人員都認(rèn)為檔案管理工作不重要，文書(shū)檔案管理工作因而也不被重視，文書(shū)檔案管理體系疏于健全，檔案管理制度不夠科學(xué)合理，以致文書(shū)檔案管理工作者在工作時(shí)缺乏規(guī)章制度的約束，僅僅跟隨自身意愿來(lái)進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作。這就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作人員在收集、整理檔案的時(shí)候不認(rèn)真，缺乏責(zé)任心，檔案的管理水平較低，無(wú)法保證檔案的安全性和完整性[1]。

此外，隨著社會(huì)價(jià)值觀的改變，檔案管理工作由于工作單調(diào)、枯燥而無(wú)法得到人們的認(rèn)可。很多醫(yī)院沒(méi)有專門(mén)的檔案管理人員，或者認(rèn)為檔案管理工作較為簡(jiǎn)單，檔案管理人員較少，導(dǎo)致檔案管理工作不能正常的完成。而且，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也比較低，職業(yè)技能不足，很多不能夠勝任檔案管理的工作，以致于醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平較低[2]。

部分醫(yī)院也存在將文書(shū)檔案的管理工作進(jìn)行外包處理，將文書(shū)檔案交由專門(mén)的檔案管理人員進(jìn)行整理、分類和歸檔，然后在交由醫(yī)院進(jìn)行管理，這種方法雖然在一定程度上減少了醫(yī)院文書(shū)檔案管理員的工作強(qiáng)度，而且有專業(yè)檔案管理人員整理出來(lái)的檔案文件質(zhì)量比較高，工作效率也很高，但是，由于進(jìn)行外包檔案整理工作的人員不是醫(yī)院內(nèi)部人員，而在文書(shū)檔案中可能會(huì)存在一些機(jī)密文件，這就很難保證檔案的安全性。且醫(yī)院的檔案具有一定的特殊性，檔案管理人員不具備相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，有的檔案文件分類或歸類可能存在錯(cuò)誤。

二、加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的對(duì)策

（一）提高醫(yī)院管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度

為了使醫(yī)院文書(shū)檔案的收集和管理工作能夠更加順利地開(kāi)展，必須轉(zhuǎn)變醫(yī)院管理人員的管理理念，摒棄傳統(tǒng)的管理觀念，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層明確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文書(shū)檔案的重要性[3]。醫(yī)院管理人員要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)管理中文書(shū)檔案的重要性，還應(yīng)該清楚地了解文書(shū)檔案對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的積極作用，加大在文書(shū)檔案管理方面的人力、物力的投入，建立健全的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，提高文書(shū)檔案的管理水平。

（二）建立科學(xué)的文書(shū)檔案管理制度

在醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作中，必須要建立起科學(xué)合理的文書(shū)檔案管理制度，明確醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員的工作職能，只有這樣才能夠保障醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作能夠正常開(kāi)展，做到有章可循[3]。此外，還應(yīng)該結(jié)合《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院文書(shū)檔案工作的實(shí)際情況，制定檔案管理人員的崗位職責(zé)，制定相關(guān)文書(shū)檔案的保密制度，建立健全的檔案保管制度、查閱制度以及檔案鑒定制度等，并且要求文書(shū)檔案管理人員在進(jìn)行日常的管理工作的時(shí)候嚴(yán)格按照相關(guān)的管理制度來(lái)進(jìn)行，同時(shí)，文書(shū)檔案管理制度對(duì)管理人員的管理行為具有一定的約束和規(guī)范作用，使醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作能夠井然有序的開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)

由于醫(yī)院的文書(shū)檔案在長(zhǎng)期的收集和管理過(guò)程中累計(jì)數(shù)量較大，導(dǎo)致紙質(zhì)文書(shū)檔案需要占據(jù)非常大的空間來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，而且查找、借閱等操作都極不方便，而且紙質(zhì)文書(shū)檔案都具有唯一性，在存儲(chǔ)的過(guò)程中容易受到損毀。因此，醫(yī)院可以建立完善的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化的文書(shū)檔案管理。將紙質(zhì)文件通過(guò)數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，存儲(chǔ)在醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，既方便檔案文件的查閱，還可以將原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存保管，既能夠節(jié)省檔案的儲(chǔ)存空間，保護(hù)原始檔案文件，還可以讓使用者在進(jìn)行查閱的時(shí)候更加的方便快捷，提高檔案的利用率，提高文書(shū)檔案管理人員的工作效率。

（四）加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院文書(shū)檔案管理也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，這就對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作者提出了更高的要求，為了能夠讓醫(yī)院的文書(shū)檔案管理人員滿足其工作崗位的需求，必須對(duì)其進(jìn)行相關(guān)檔案管理專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，提高其綜合能力和職業(yè)道德修養(yǎng)[4]。同時(shí)，為了適應(yīng)檔案管理的信息化，還要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練的操作和應(yīng)用醫(yī)院文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，建立起一支專業(yè)素養(yǎng)較高的醫(yī)院文書(shū)檔案管理隊(duì)伍，提高醫(yī)院文書(shū)檔案的管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜繁瑣的工作，同時(shí)，它還是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持進(jìn)行的工作，科學(xué)化的文書(shū)檔案工作能夠有效的提升醫(yī)院的管理水平，針對(duì)目前我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，需要醫(yī)院的管理人員能夠加強(qiáng)學(xué)習(xí)，正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案的重要性，建立科學(xué)合理的檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育工作，提升他們的檔案管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的醫(yī)院文書(shū)檔案管理，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供可靠的依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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