數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性探析

宋剛

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。在檔案管理工作中，運(yùn)用高科技平臺(tái)，采用數(shù)字檔案將是非?？茖W(xué)的選擇。就目前我國(guó)的情況來(lái)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和自動(dòng)化辦公的不斷滲透，數(shù)字檔案已逐漸走入人們的視線。為此，本文主要分析數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性，以供廣大同仁參考借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 信息化建設(shè) 重要性

引言

新時(shí)代條件下，檔案信息化建設(shè)已成為必然趨勢(shì)，如何將數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，如何正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技的數(shù)字檔案管理模式解決傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題，體現(xiàn)其在檔案信息化建設(shè)中的重要性，將是一個(gè)值得探討的話題。

1、數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性

信息時(shí)代，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，作為檔案信息化建設(shè)，數(shù)字檔案的選用將是其重要的一環(huán)。它是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必然步驟。數(shù)字檔案應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化來(lái)講是非常有利的。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)講，隨著員工流動(dòng)性的不斷增大，其檔案堆積越來(lái)越多，如果運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理技術(shù)可以在很短的時(shí)間內(nèi)調(diào)查員工的各種狀況，大大增強(qiáng)辦事效率，再如對(duì)醫(yī)院來(lái)講，病人的資料和病史是一筆非常重要的財(cái)富，通常會(huì)存檔保存，但日益增多的病例將造成醫(yī)院檔案管理部門工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手續(xù)非常復(fù)雜，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的數(shù)字檔案系統(tǒng)才能解決工作人員的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。

當(dāng)然，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的作用還不僅如此。檔案技術(shù)的人類的歷史發(fā)展，一方面是對(duì)過(guò)去事件的記錄，另一方面也是對(duì)未來(lái)事件的啟發(fā)。所以我們?cè)谶M(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，如何保證檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性將十分重要。數(shù)字檔案的出現(xiàn)使得這項(xiàng)工作變得非常方便，因?yàn)樗歉呖萍籍a(chǎn)物，通過(guò)數(shù)字檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)所有檔案及時(shí)管理和更新的效果，所以相對(duì)于以前的實(shí)體檔案，數(shù)字檔案在有效性和準(zhǔn)確性上有其必然優(yōu)勢(shì)。

此外，數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)，那就是安全性比較高。這點(diǎn)尤為重要。雖然之前的紙質(zhì)檔案已經(jīng)流傳了幾百年，但是其安全性往往沒有數(shù)字檔案高，因?yàn)閿?shù)字檔案可以采用安全密匙等高科技手段對(duì)重要文檔進(jìn)行加密，所以同相應(yīng)的紙質(zhì)文檔相比，數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)顯現(xiàn)的非常明顯。

2、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化專業(yè)技術(shù)落后

檔案信息化建設(shè)不是單單有幾臺(tái)計(jì)算機(jī)加之簡(jiǎn)單的系統(tǒng)軟件就算開發(fā)完畢，而是必須要由健全的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，如計(jì)算湘以掃描儀，還要有全面的軟件設(shè)施、檔案管理軟件和安全防護(hù)系統(tǒng)相結(jié)合，才能有效地開展信息化建設(shè)。此外，電子檔案需要存儲(chǔ)在介質(zhì)上，存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)、防止數(shù)據(jù)信息的丟失、確保傳輸介質(zhì)穩(wěn)定及信息的完整傳輸也都需要專業(yè)的信息技術(shù)的應(yīng)用才能實(shí)現(xiàn)。目前，我國(guó)不少機(jī)構(gòu)雖有獨(dú)立的軟件平臺(tái)，卻沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件系統(tǒng)對(duì)接，而在信息化建設(shè)中又各行其是，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.2檔案信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)

檔案信息化的目的就是要達(dá)到信息資源的共享，但信息共享卻存在一定的限制性，即在一定程度上限制在某些范圍，若要達(dá)到全社會(huì)共享，還存在一個(gè)信息安全保密的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用是一個(gè)挑戰(zhàn)，檔案信息共享隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)信息漏洞的現(xiàn)象，這就會(huì)對(duì)檔案工作造成威脅，在檔案信息化的過(guò)程中，信息漏洞很可能是無(wú)意當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)，無(wú)法保證信息的復(fù)制，這就出現(xiàn)了保密工作和信息共享的矛盾，而如何在做好信息保密工作的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息共享就是目前需要解決的問(wèn)題。

2.3 檔案工作人員信息素養(yǎng)不高

在信息時(shí)代，一個(gè)合格的檔案管理者既要懂得計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和運(yùn)用技能，熟練操作辦公軟件，能把信息管理知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中，還要對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行整理分析、信息歸類，提煉加工有用的信息供檔案信息需要者使用。而目前，我國(guó)高素質(zhì)的復(fù)合型檔案工作者比較少，大多只能滿足一些基本的需要，不能達(dá)到信息化建設(shè)的要求，只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行計(jì)算機(jī)基本管理，而無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)的推廣應(yīng)用，一定程度上阻礙了信息化建設(shè)的深入。

3、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1提高檔案人員的素質(zhì)

檔案信息資源的性質(zhì)決定了它的管理人員必須擁有高素質(zhì)。首先，在思想上，檔案人員要對(duì)這項(xiàng)工作充滿熱情，并要有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。檔案人員不僅要懂得檔案管理，還要擁有一定的科學(xué)知識(shí)，要具有優(yōu)秀的溝通能力和表達(dá)能力。從各個(gè)角度提升檔案人員的素質(zhì)，包括提升管理能力，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)和技術(shù)，不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

3.2加強(qiáng)檔案信息的安全保密工作

確保檔案信息安全是檔案信息化工作的重要內(nèi)容，沒有完善穩(wěn)妥的安全防范措施，檔案信息工作將成為無(wú)本之木。首先，建立檔案信息的安全機(jī)制，要有層次分明的信息利用機(jī)制和嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置，保證信息的安全傳輸。其次，運(yùn)用防火墻技術(shù)，由于網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的手段很隱蔽，因此，要把這一技術(shù)廣泛應(yīng)用到信息化當(dāng)中，阻隔因病毒侵害、黑客攻擊等引發(fā)的不安全因素，保證檔案信息的安全運(yùn)用。

3.3 加快相關(guān)立法和規(guī)范化管理體系的建立

根據(jù)一些較發(fā)達(dá)國(guó)家的經(jīng)驗(yàn)，以立法的方式確定對(duì)文件的管理，可以更直接、更有效地解決電子文件和電子檔案的法律地位問(wèn)題。我國(guó)的法制建設(shè)已經(jīng)取得了很大進(jìn)展，但是檔案工作方面相關(guān)立法工作的步伐還是偏慢。國(guó)際上常見的做法是對(duì)文件的生成過(guò)程在法律框架中進(jìn)行規(guī)范，使得文件從生成乃至生成之前就開始對(duì)其依法進(jìn)行規(guī)范的管理，同時(shí)按照法定的流程監(jiān)控文件的整個(gè)生命周期。這樣一來(lái)，可以從文件管理的大系統(tǒng)著眼，以批量或較完整的集合處理方式確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可利用性，從而避免了僅對(duì)單份電子文件采取管理措施及進(jìn)行真實(shí)性、合法性鑒定和甄別造成的漏洞和不便。一些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)也體現(xiàn)了這種理念和方法，如ISO-18894等文件管理規(guī)范等。我國(guó)正在積極參與這些國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的制定和相關(guān)科研課題的研究，以促進(jìn)我國(guó)的相關(guān)法規(guī)體系的建設(shè)。現(xiàn)在的問(wèn)題是，我國(guó)與法制建設(shè)較發(fā)達(dá)的國(guó)家相比在管理體制上差距較大，立法工作又相對(duì)滯后，直接采用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)很不現(xiàn)實(shí)。這就需要我們面對(duì)現(xiàn)實(shí)，盡量使檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)向國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)靠攏。原則是面向計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)直接采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：一般性的信息處理標(biāo)準(zhǔn)要優(yōu)先采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，檔案屬性較為明顯的信息技術(shù)要求制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。總之要盡量減少檔案自定標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量，加快標(biāo)準(zhǔn)體系的形成提高標(biāo)準(zhǔn)化程度。這樣利于與國(guó)家信息系統(tǒng)兼容，防比形成檔案信息孤島。

4、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建沒是一種新的發(fā)展趨勢(shì)，建設(shè)進(jìn)程中難免出現(xiàn)一些失誤，我們要運(yùn)用辯證思維，既不能自目從新、脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前。只有掌握好這些，才能將自己的工作做到最好，也能將數(shù)字檔案的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮到最大，使其發(fā)揮自身社會(huì)價(jià)值，為社會(huì)提高經(jīng)濟(jì)效益。

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