工程設計企業(yè)工程檔案開發(fā)利用研究

盧躍峰

浙江工程設計有限公司

工程檔案是工程設計企業(yè)在設計工作過程中形成的文字、圖表、聲像、電磁介質(zhì)等形式的原始的第一手資料，是工程設計企業(yè)形成的所有檔案中最為重要的組成部分。檔案開發(fā)利用是檔案工作的生命力所在，也是檔案工作的出發(fā)點和落腳點。在新形勢下，加強工程檔案管理，充分發(fā)揮工程檔案在工程設計中的基礎(chǔ)性參考作用，具有十分重要的意義。筆者作為設計公司的一名檔案工作者，結(jié)合工作實際，談談自己對工程檔案開發(fā)利用的粗淺認識。

1 工程檔案開發(fā)利用的服務對象問題

我公司是一家有將近200人的工程設計公司，近8成是工程設計人員，所以服務對象就是廣大工程設計人員。做好檔案開發(fā)利用工作，更好地服務于工程設計人員，是檔案人員的職責所在。

2 工程檔案開發(fā)利用的重點

2.1 要做好電子檔案的深度挖掘工作

比如說，我公司有一拳頭產(chǎn)品己內(nèi)酰胺的設計，可以編輯數(shù)據(jù)庫，可以按年代、投資、生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)地等各種因素進行搜索，對新上的類似項目具有較大的參考價值。

2.2 要做好設計過程資料的歸檔入庫工作

過程資料作為設計工作過程中的第一手資料，事關(guān)項目的竣工驗收，萬一發(fā)生事故，也是進行事故調(diào)查不可或缺的關(guān)鍵性資料，其重要性不言而喻。

2.3 要做好檔案數(shù)字化工作

檔案數(shù)字化就是將紙質(zhì)文件信息通過掃描、錄入等方式存儲在計算機的數(shù)據(jù)庫中，以達到檢索、備份快速簡單，減少存儲空間等效果。由于歷史遺留問題，我公司還有大量的年代較久遠的圖紙需要掃描，以便設計人員利用。

3 工程檔案開發(fā)利用的機制

第一，檔案的開發(fā)利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密制度和借閱制度，杜絕未辦任何手續(xù)擅自借閱檔案的現(xiàn)象。

第二，檔案利用者必須愛惜檔案，不得隨意涂畫、拆散和撕頁。

第三，利用檔案必須辦理查閱登記，利用者應及時向檔案人員反饋檔案利用效果。

第四，檔案利用者應嚴格遵守保密規(guī)定，只能查閱與己有關(guān)的檔案內(nèi)容，不得翻閱、摘錄和傳播與己無關(guān)的檔案內(nèi)容。

4 工程檔案開發(fā)利用的方式

4.1 閱覽室閱覽

這是最普遍、最主要、最常規(guī)的服務方式。在清楚了解檔案利用者的需求后，檔案人員通過提供檔案復制件或原件、回答咨詢提問等恰當?shù)姆绞较蚱涮峁┯嘘P(guān)的檔案信息。

4.2 檔案外借

檔案外借是指為滿足某些需要原件或復制件的特殊利用需求，把檔案暫時借出檔案室的服務方式。檔案外借要嚴格履行審批手續(xù)，檔案原件一般不許借出檔案室，對特別珍貴和易損的檔案，禁止出借。照片、影片、錄音帶、錄像帶等原件不提供外借服務。為了保護原件，降低原件損壞的風險，出借的檔案一般為檔案復制品。

4.3 制發(fā)檔案證明

檔案證明是根據(jù)利用者的申請，為核查某種事實在檔案中的記錄而摘抄編寫的一種書面材料。一般在制發(fā)檔案證明時，必須引用和摘錄檔案原文，不得擅自修改、增減檔案信息。

4.4 制作檔案復制件

其目的是保護檔案的原件，提供給檔案利用者的檔案盡可能是檔案復制件。

4.5 舉辦檔案展陳

檔案展陳是按一定的主題，以展出檔案原件或其復制品的方式向檔案利用者呈現(xiàn)檔案內(nèi)容的服務方式，它包括3個因素：展覽主題、地點及檔案內(nèi)容的服務方式。比如我公司的榮譽陳列室就是一個典型的檔案展覽室，用以展出我公司自建立以來歷年獲獎項目。

4.6 提供檔案咨詢服務

如信函、電話、網(wǎng)絡咨詢，及時解決檔案利用者的疑惑。

4.7 綜合檔案內(nèi)容，編寫各種參考資料

目的是使檔案利用者不必查找大量的檔案資料就可迅速找到所需的檔案線索和基本信息。

5 實現(xiàn)工作檔案開發(fā)利用的途徑

5.1 要加強教育培訓，加大檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)力度

工程檔案開發(fā)利用的好壞，很大程度取決于檔案人員的整體素質(zhì)，只有檔案專業(yè)人才集專業(yè)能力與創(chuàng)新思維于一體，檔案的發(fā)展才能生機勃勃。這就要求檔案人員不但要勝任檔案工作，而且要成為檔案工作的行家。另外，要增強檔案人員的事業(yè)心和責任感，要耐得住寂寞，任勞任怨地工作。

5.2 要加大檔案收集力度，豐富優(yōu)化室藏

要定期接收各種載體形式的檔案，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，如必要時可以征集一些項目開工、施工及竣工驗收時生產(chǎn)裝置的珍貴照片及視頻資料。

5.3 要加強檔案宣傳工作，提高全員的檔案意識

檔案作為歷史的真實記錄，具有不可替代的憑證作用。要充分發(fā)揮工程檔案的作用，平時要加強宣傳，提高全員的檔案意識，使檔案工作深入人心，可乘新《檔案法》頒布之機，深入持久地宣傳新《檔案法》等法律法規(guī)，舉辦各種活動，提高全員對檔案工作的了解程度。

5.4 要加強檔案基礎(chǔ)工作，強化服務意識

為了做好檔案基礎(chǔ)工作，要制定各種切實可行的管理制度和檔案人員崗位責任制，打好檔案規(guī)范化的基礎(chǔ)。要加強檔案硬件設施建設，完善各項功能，為利用者提供全方位的服務。要加強檔案的編研工作，主動為設計人員提供服務。

6 結(jié)束語

總之，強化主動服務意識，不斷改進服務手段，努力提高服務質(zhì)量，是設計人員對檔案工作者的要求，也是檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然要求。檔案人員要敢于迎接各種挑戰(zhàn)，開拓創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案工作應有的價值。