加強照片檔案管理的實踐探析
——以嘉興市農(nóng)業(yè)科學研究院為例

張麗萍

嘉興市農(nóng)業(yè)科學研究院

2016年是嘉興市農(nóng)業(yè)科學研究院（以下簡稱“嘉興市農(nóng)科院”）建院60周年，為配合做好院志暨60周年紀念冊（1956—2016）編纂和展廳建設工作，嘉興市農(nóng)科院檔案室對室藏照片檔案進行梳理，分析存量照片管理存在的問題，啟動以補救措施為主的規(guī)范化整理工作。

1 存量照片檔案管理存在的問題

1.1 歸檔質(zhì)量不高

（1）收集不齊全。室藏紙質(zhì)照片檔案的年度范圍為1957年至2002年，其中有關(guān)于本院重要歷史事件和重要專題的照片缺失現(xiàn)象較為嚴重，多數(shù)照片也沒有按底片、照片、照片說明配套歸檔，且底片與照片數(shù)量存在不對應的情況。

（2）歸檔重復率高。室藏紙質(zhì)照片在歸檔時未做篩選，常見多張內(nèi)容相近的照片，存在大量的重復歸檔。該種情況同時也存在于2002年以后產(chǎn)生的數(shù)碼照片檔案中，相關(guān)照片的形成人員往往是將所有照片往文件夾一放，直接以原始狀態(tài)歸檔。

1.2 整理不規(guī)范

（1）未按規(guī)范入冊。紙質(zhì)照片未按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）的要求，分別進行底片、照片的規(guī)范化整理。室藏底片以完整一卷的狀態(tài)放置，未做編號、登錄底片號和入冊；室藏照片部分入冊、部分散放在沖印袋中，均未做編號、填寫照片說明和編制目錄。

（2）著錄信息缺失。部分紙質(zhì)照片由于年代久遠，照片附加信息較少；數(shù)碼照片則由于歸檔部門移交時未編寫照片文字說明等原因，導致檔案室在對數(shù)碼照片整理時，無法完整著錄每張甚至每組照片檔案的信息。

1.3 保管條件不達標

紙質(zhì)照片和底片的保存需恒溫、恒濕環(huán)境，需定期抽檢并采取補救措施等，但本院現(xiàn)有紙質(zhì)照片檔案保管環(huán)境較差，底片、照片保存在簡易的密閉容器內(nèi)，達不到保存要求，致使部分照片已出現(xiàn)泛黃褪色、底片變質(zhì)等問題。

2 存量照片檔案的補救措施

2.1 收集、補充照片檔案

為做好院志編纂和展廳建設工作，院檔案室工作人員先后走訪了多位老專家、老同志及單位舊址所在地，還向全體退休、在職職工發(fā)出老照片征集倡議，如愿收集到了一部分歷史事件、重要人物的信息和老照片，一定程度上彌補了原先紙質(zhì)照片檔案收集不完整的缺陷。本院數(shù)碼照片出現(xiàn)的時間相對較晚，因此收集、補充工作的難度稍小，通過全院征集、相關(guān)條線分頭提供等方法，也收集到了一系列照片和相應的文字素材，提升了數(shù)碼照片檔案的齊全性和完整性。

2.2 對照片檔案進行規(guī)范整理

紙質(zhì)照片總量不多、年代已久，本次整理不做鑒定，全部入檔。

第一步是考證照片信息。據(jù)有限的原始信息如少量照片背面手寫的文字，結(jié)合照片內(nèi)容、沖印年份、照片存放位置，通過查閱文書檔案、咨詢退休職工等方式考證出年份、事由等信息。

第二步是對照片進行分類、排序。先按照時間階段把紙質(zhì)照片分為3類，在此基礎(chǔ)上再按事由結(jié)合時間進行分組、排序，無從考證信息的，按張編號、不分組。

第三步是對照片進行編目。由于不少照片檔案缺失文字說明，著錄項只能從簡錄入、能錄盡錄。即對留有字樣的照片，照實錄入信息；對退休職工回憶的信息，經(jīng)文書檔案等查證后，予以錄入；對無法考證信息的照片，僅錄入序號、推測年代等項目。

2.3 開展照片檔案數(shù)字化加工

對室藏所有紙質(zhì)照片進行數(shù)字化掃描，并按編號存入照片文件夾。由于紙質(zhì)照片普遍清晰度不高或尺寸較小，為了保證數(shù)字化質(zhì)量，在掃描時優(yōu)先采用掃描儀的最大分辨率1200 dpi。本次數(shù)字化加工共掃描照片950余張，為今后本院照片檔案的數(shù)字化管理打下了基礎(chǔ)。

3 進一步加強照片檔案管理的對策建議

3.1 強化組織領(lǐng)導和制度建設，提升歸檔質(zhì)量

除做好存量照片檔案的補救性工作，對檔案室來說，更重要的是做好增量照片檔案的規(guī)范化管理。為此，一要加大檔案工作的宣傳力度，特別是提升全院干部職工主動收集、主動歸檔的意識。二要完善本單位的照片檔案管理制度，按照最新的照片檔案管理規(guī)范和標準，進一步明確照片檔案的收集范圍和歸檔要求，不斷強化規(guī)章制度的執(zhí)行力，提升照片檔案質(zhì)量，使照片檔案內(nèi)容完整、內(nèi)涵豐富，能夠有效反映本單位發(fā)展軌跡。

3.2 重視數(shù)字資源建設，建立具有特色的照片檔案庫

在照片檔案的數(shù)字化管理中，要特別重視照片檔案資源建設，著力建立獨具特色的照片檔案庫，以更好地服務本單位的中心工作。就嘉興市農(nóng)科院而言，科研人員田間工作足跡、選育的農(nóng)作物品種田間長勢、南繁精神的傳承等，都可作為特色專題，應在照片檔案管理的各個環(huán)節(jié)加以重點關(guān)注，及時收集并建立相應的專題數(shù)據(jù)庫。

3.3 持續(xù)做好開發(fā)利用，發(fā)揮照片檔案價值

要繼續(xù)充分挖掘、發(fā)揮照片檔案的多種價值。一是加強照片檔案的編研工作，編輯印刷各類宣傳冊，服務本單位的對外宣傳和對外交流活動。二是做好照片檔案的展覽工作，在為單位展廳提供高質(zhì)量的展出照片之外，還應積極組織開展專題照片展等活動，進一步彰顯照片檔案的價值。