智慧社會背景下檔案管理的實踐與創(chuàng)新
——第五屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇部分參會青年學者訪談錄

本刊記者/周 全

編者按：2018年7月7日至8日，第五屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇在山東省青島市舉行，本次論壇的主題為“檔案與智慧社會”。與會青年檔案學者圍繞議題介紹了研究成果、探討了前沿理論、交流了所思所想。今年，浙江省檔案局深入推進智慧檔案建設(shè)，聚焦全面深化改革、全力服務(wù)以“最多跑一次”為重點的各項改革，并且著力提升檔案信息化建設(shè)水平。本次論壇上青年檔案學者的智慧結(jié)晶，能為各地智慧檔案建設(shè)提供智力支持。圍繞論壇本身情況、“檔案與智慧社會”及浙江智慧檔案建設(shè)等議題，本刊記者采訪了部分參會青年學者。

記者：作為全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇的主要發(fā)起人之一，您發(fā)起論壇的初衷是什么？歷屆論壇的主題是什么？

趙彥昌（遼寧大學歷史學院教授）：我國自上世紀30年代創(chuàng)建檔案學以來，檔案學術(shù)研究、檔案學教育、檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，各種檔案學術(shù)交流亦層出不窮，如每年一屆的教育部高等學校檔案學學科教學指導委員會年會暨全國檔案專業(yè)系主任聯(lián)席會議、每兩年一屆的全國檔案工作者年會和全國青年檔案工作者年會。但是面向高校青年檔案學者的專門學術(shù)研討會卻從沒有舉辦過，上述會議也很少見到高校青年檔案學者的身影，高校青年檔案學者亟需一個學術(shù)交流平臺。舉辦全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇的初衷，就是為了增進青年檔案學者之間相互交流、活躍學術(shù)氛圍，展現(xiàn)青年檔案學者極具責任擔當、極具創(chuàng)新品質(zhì)、極具研究激情的精神風貌。2014年8月，遼寧大學中國檔案文化研究中心舉辦了首屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇。此后論壇每年舉辦一屆，到今年已經(jīng)舉辦了五屆；并且從第四屆開始，論壇改由中國檔案學會檔案學基礎(chǔ)理論學術(shù)委員會主辦、每年由一所大學承辦。論壇得到了全國檔案學術(shù)界的廣泛認可和大力支持。

首屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇的主題為“中國檔案文化建設(shè)：理論與實踐”；第二屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇由上海師范大學人文與傳播學院檔案學專業(yè)主辦，主題為“數(shù)字時代檔案學領(lǐng)域前沿問題探索”；第三屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇由鄭州航空工業(yè)管理學院信息科學學院主辦，河南省信息智能處理工程技術(shù)研究中心協(xié)辦，主題為“新媒體時代檔案學研究”；第四屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇由中國檔案學會檔案學基礎(chǔ)理論學術(shù)委員會主辦，湘潭大學、湖南省檔案局（館）聯(lián)合承辦，主題為“‘互聯(lián)網(wǎng)＋’時代的檔案理論與實踐”；今年，第五屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇由中國檔案學會檔案學基礎(chǔ)理論學術(shù)委員會主辦、山東大學承辦，主題為“檔案與智慧社會”。2019年，第六屆全國高校青年檔案學者學術(shù)論壇將在云南大學舉辦。

記者：浙江省檔案部門率先將檔案工作較為妥善地融入了政府大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，是地方檔案部門積極參與推動政府大數(shù)據(jù)改革的代表性案例。檔案部門參與大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的必備條件和必須解決的關(guān)鍵問題是什么？您能否結(jié)合浙江省的實踐，談一談這個問題？

徐擁軍（中國檔案學會檔案學基礎(chǔ)理論學術(shù)委員會副主任、全國檔案專家、中國人民大學信息資源管理學院教授）：2016年2月，浙江省人民政府正式發(fā)布了《浙江省促進大數(shù)據(jù)發(fā)展實施計劃》，明確提出本省大數(shù)據(jù)計劃的發(fā)展目標是：到2020年底，各級政府數(shù)據(jù)實現(xiàn)集中管理，政府數(shù)據(jù)依法依規(guī)全面共享和開放，基于數(shù)據(jù)共享和部門協(xié)同的政府治理和公共服務(wù)能力全面提升，運用大數(shù)據(jù)推動經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級、完善社會治理、改進政府服務(wù)與管理的成效全國領(lǐng)先。2016年底，浙江省首次提出“最多跑一次”改革，旨在通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、信息共享和力量整合等措施，倒逼政府改革以更好地服務(wù)于人民。其中在政府審批效率方面，重點依托大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略打破“信息孤島”，提高各部門之間的數(shù)據(jù)共享率，以重構(gòu)審批流程?？梢?，一方面，以“最多跑一次”為代表的政府治理和公共服務(wù)改革是大數(shù)據(jù)計劃應(yīng)用的重點；另一方面，鑒于政務(wù)信息資源是大數(shù)據(jù)中偏向結(jié)構(gòu)化和社會化的核心部分，結(jié)構(gòu)化使之較為易于進行數(shù)據(jù)整合和共享利用，社會化使之具有較高的分析價值和利用價值，因而“最多跑一次”改革也是大數(shù)據(jù)價值最具顯示度的一環(huán)。2015年11月，為加快推進浙江省信息資源的整合開放和大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、強化大數(shù)據(jù)建設(shè)發(fā)展頂層設(shè)計，浙江省政府成立了浙江省數(shù)據(jù)管理中心。2017年10月30日，杭州市人民政府辦公廳發(fā)布了《關(guān)于印發(fā)杭州市數(shù)據(jù)資源管理局主要職責內(nèi)設(shè)機構(gòu)和人員編制規(guī)定的通知》，成立杭州市數(shù)據(jù)資源管理局，明確了其主要職責、任務(wù)和內(nèi)設(shè)機構(gòu)等。在此背景下，以杭州市檔案局（館）為代表的檔案部門率先與數(shù)管局展開了密切的合作，具體表現(xiàn)在跨部門的信息共享、政務(wù)信息資源的歸檔移交和長期保存。

檔案部門參與大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的必備條件包括意識轉(zhuǎn)變、頂層設(shè)計、技術(shù)支持和協(xié)調(diào)機制。浙江省檔案部門具備這些必備條件正是依托于浙江省政府推行“最多跑一次”改革這一契機：首先，意識轉(zhuǎn)變是指要擺脫對紙質(zhì)文件的行為慣性和對電子文件的不信任心理。《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》認定電子文件“與紙質(zhì)文書具有同等法律效力”，消除了思想認識上的阻礙。其次，頂層設(shè)計是檔案部門參與大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的基礎(chǔ)條件，也是“最多跑一次”改革為檔案部門帶來的重要助力?！墩憬〈龠M大數(shù)據(jù)發(fā)展實施計劃》將以省檔案局（館）為牽頭單位的檔案管理和開放共享列為大數(shù)據(jù)應(yīng)用示范工程之一，使檔案工作在整個大數(shù)據(jù)計劃中受到了一定程度的重視與鼓勵。再者，技術(shù)支持是引入企業(yè)力量助力政府改革的表現(xiàn)，阿里巴巴作為互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)代表，全方面支持了浙江省各級政府改革的技術(shù)需求。最后，協(xié)調(diào)機制是推動政務(wù)信息資源共享必須從體制上打通的一個環(huán)節(jié)，這也是強有力的浙江省政府改革領(lǐng)導下的產(chǎn)物。浙江省檔案部門協(xié)調(diào)與以數(shù)管局代表的其他相關(guān)部門的相互關(guān)系，多次通過會議討論共同制定了業(yè)務(wù)考核細則和行政事項基礎(chǔ)信息確認表，以規(guī)范進一步的業(yè)務(wù)合作。

必須解決的關(guān)鍵問題包括政務(wù)信息資源的歸檔共享、大數(shù)據(jù)與檔案工作的職責區(qū)分、紙質(zhì)文件與電子文件的過渡協(xié)調(diào)和由被動需求引導到主動提出需求。檔案部門在參與大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略中會遇到這四個問題，這四個問題之間并非串行獨立，而是相互關(guān)聯(lián)、并行出現(xiàn)的。如，圍繞政務(wù)信息資源的歸檔共享，首先離不開明確檔案工作的主要職責，只有立足于自身的核心業(yè)務(wù)范圍，才能更科學地與其他部門開展合作；其次歸檔共享最終需要利用場景作為目標導向，大數(shù)據(jù)最終需要作用于現(xiàn)實生活場景；最后政務(wù)信息資源的歸檔共享必須以電子文件的載體形式進行，因而必須首先從法律上認可電子文件的憑證價值和合法性，同時要確保歸檔電子文件的真實、完整、可用和安全。

記者：智慧社會的演進中，數(shù)字檔案的存在形態(tài)賦予了檔案更多能力與更多價值。檔案成了一種流動的能量符號以及助推行政效率提升的力量，它呈現(xiàn)出了一種財富化特征，其價值成為負載于檔案的一種社會關(guān)系體現(xiàn)。智慧社會與檔案的關(guān)系應(yīng)當如何認知？數(shù)字又是如何給管理賦能以及給業(yè)務(wù)賦能的？

周林興（中國檔案學會檔案學基礎(chǔ)理論學術(shù)委員會委員、全國檔案專家、南昌大學“215人才工程”贛江特聘教授、博士生導師）：先談第一個問題。第一，檔案不是包袱，而是一種財富。因為利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對過去數(shù)據(jù)或信息進行分析，預(yù)測出未來的發(fā)展趨勢和走向，引領(lǐng)社會的發(fā)展。在當前數(shù)字環(huán)境下，對檔案價值的重新審視與認知，給予了檔案人一種全新的檔案觀，即“檔案財富觀”。第二，檔案不僅是憑證，更是一種關(guān)系。在數(shù)字社會環(huán)境之中，大數(shù)據(jù)社會治理功能使社會再也不是“層級型”的，而是“扁平型”的。可以說檔案價值是負載于檔案的一種社會關(guān)系，對檔案價值的這種認知轉(zhuǎn)型給予檔案人一種“另類”的檔案價值觀，即“檔案價值關(guān)系觀”。第三，檔案不是太多，而是太少。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，只要檔案足夠多、足夠全、足夠完整，就不會出現(xiàn)查全率達不到100%的現(xiàn)象。檔案不僅對檔案形成者有價值、對檔案所有者有價值、對檔案研究者有價值，也對檔案涉及者有價值；檔案價值因人而異、因時而異、因事而異、因地而異。因此檔案價值的大小以及其發(fā)揮價值的時空都存在一定的偶然，其價值的指向主體也存在很大的隨機。在當前數(shù)字環(huán)境下，這種對檔案“生死”判定觀點的轉(zhuǎn)變，使檔案界正在形成一種全新的“檔案存毀觀”。

再談第二個問題?？梢钥吹綌?shù)字環(huán)境下雖然檔案價值內(nèi)涵沒有發(fā)生本質(zhì)意義上的變化，但語義網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用，為檔案數(shù)據(jù)的智能管理、智能開發(fā)以及智能利用提供了契機與可能，使檔案的價值更加呈現(xiàn)出多元性、效益性、時代性等特征。應(yīng)該看到，從大數(shù)據(jù)的視角審視數(shù)字環(huán)境下的檔案，可以發(fā)現(xiàn)檔案不僅最大限度地體現(xiàn)了“信息層面的價值”，也最大限度地發(fā)揮其“數(shù)據(jù)層面的價值”，正是因為這種價值的被認知才使其所包涵的知識得以提煉，其浸淫的智慧得以顯現(xiàn)與被認知。雖然“數(shù)據(jù)層面的價值”在傳統(tǒng)紙質(zhì)時代或許存在，但基本沒有挖掘的可能性，所以說數(shù)字環(huán)境下“數(shù)字”不僅可以賦予檔案新的能力，更可能賦予檔案新的價值呈現(xiàn)，使社會主體對檔案價值獲得了一個重新審視的機會。

首先檔案數(shù)據(jù)成了一種流動的能量符號。檔案存在形態(tài)再也不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)、處于一種被動的靜態(tài)，而是以數(shù)字化的符號形態(tài)存在，成為主動的驅(qū)動力量，通過數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)充分發(fā)揮“數(shù)字引擎”作用，打破了社會主體之間“信息孤島”的窘境。如浙江省成立了浙江省數(shù)據(jù)管理中心，省級部門間的數(shù)據(jù)共享率達到了83%，通過檔案數(shù)據(jù)的驅(qū)動實現(xiàn)了以自然人全生命周期為主線的“一證通辦一生事”智能化辦事模式，即市民無須提供其他證明材料，僅憑身份證就能辦理從出生到死亡的絕大部分涉民事項?！白疃嗯芤淮巍备母锿ㄟ^大數(shù)據(jù)共享，政務(wù)服務(wù)走向精細化、人性化、個性化，實現(xiàn)群眾辦事從找“部門”變?yōu)檎摇罢?、部門從“各自為戰(zhàn)”變?yōu)椤皡f(xié)同作戰(zhàn)”、政府從“權(quán)力政府”變?yōu)椤柏熑握钡娜抡?wù)服務(wù)模式。檔案再也不是孤立的音符，而是流動的能量符號，并且在這種流動中實現(xiàn)符號—數(shù)據(jù)—信息—知識—智慧的轉(zhuǎn)變。其次檔案數(shù)據(jù)成為了助推行政效率的力量。檔案數(shù)據(jù)的流動存在狀態(tài)使其再也不是孤立的存在，“信息孤島”現(xiàn)象得以被打破。如在便民服務(wù)方面，杭州市已經(jīng)實現(xiàn)平均60分鐘完成不動產(chǎn)登記，這是全國最快速度；在商事證照登記方面，“多證合一”證照辦理的時間壓縮到了1-2個工作日等。而且這種行政效率提升的意義還反映在對權(quán)力的規(guī)范與約束上，當前依托互聯(lián)網(wǎng)建立新的政務(wù)系統(tǒng)標準化程度更高，最大限度地提升了權(quán)力行使的規(guī)范化程度，并賦予了其可能的約束性，減少了辦事人員的隨意性，降低了個人將公共的行政權(quán)力服務(wù)于私人利益的可能性。

總之，在當前大數(shù)據(jù)環(huán)境之下、在智慧社會演進過程中，數(shù)字賦予了檔案更多的能力與更多的內(nèi)涵空間。智慧不存在高低貴賤之分，檔案作為智慧的結(jié)晶與物化表征，不存在誰珍貴與誰不珍貴的問題，都可以為當前智慧社會的構(gòu)建貢獻力量。時間不可穿越，我們不可能回到過去保存現(xiàn)在需要的東西；銷毀亦不可逆轉(zhuǎn)，我們永遠也找不回那些曾經(jīng)的擁有。我們沒有進化到擁有洞悉紛繁復雜宇宙萬象的認知能力與智慧，在相信我們能的同時更要相信我們不能。

記者：智慧社會對檔案領(lǐng)域的重要影響將從檔案、檔案管理、檔案學這檔案領(lǐng)域三大元問題上體現(xiàn)，將持續(xù)推進檔案領(lǐng)域的數(shù)字轉(zhuǎn)型。為什么社交媒體平臺不僅是信息形成與傳播的重要平臺，也能作為更加規(guī)范的“檔案庫”對信息予以可信保存？

周文泓（四川大學公共管理學院講師）：社交媒體擁有海量用戶，在網(wǎng)絡(luò)空間中即時開展著各類社會活動，活動過程中的信息既是載體又是產(chǎn)物，從而累積出信息資源庫，這是社交媒體平臺成為檔案庫的基礎(chǔ)。這個信息資源庫的檔案特性日益凸顯：第一，這個信息資源庫中包含大量具有檔案價值的記錄，從證據(jù)維度來看，社交媒體信息有憑證價值；此外《最高人民法院關(guān)于適用〈中華人民共和國民事訴訟法〉的解釋》規(guī)定“電子數(shù)據(jù)是指通過電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)上聊天記錄、博客、微博客、手機短信、電子簽名、域名等形成或者存儲在電子介質(zhì)中的信息”。電子證據(jù)類型大幅增加，互聯(lián)網(wǎng)電子數(shù)據(jù)證據(jù)類型逐步成為主要電子證據(jù)類型。第二，社交媒體信息中含有大量檔案特質(zhì)的原始性記錄，社交媒體平臺憑借移動互聯(lián)網(wǎng)的普及得到廣泛應(yīng)用，成為各類主體記錄、傳播、討論社會活動的首發(fā)平臺，記錄了政府機構(gòu)開展各類業(yè)務(wù)以及與公眾互動的過程、企業(yè)開展營銷與運營產(chǎn)品的活動、傳統(tǒng)媒體上線新媒體的各類報道、個人的工作與生活等方面的信息。第三，檔案部門在社交媒體中積極發(fā)聲，使信息資源庫中的信息得到有效規(guī)范的全程管理，從而促進信息資源庫的檔案化，并形成了直接對應(yīng)于社交媒體平臺的檔案庫。

同時，社交媒體提供的是一個具有多元特征的數(shù)字環(huán)境，這將使社交媒體檔案庫呈現(xiàn)新的特點：第一，總體上看，社交媒體檔案庫是新式的“非純粹”檔案庫，體現(xiàn)在檔案庫與信息庫在空間中的交融、檔案庫在時間維度上即時和歷史的交叉、檔案庫存在不穩(wěn)定性三個方面；第二，檔案庫從整體到微觀上都是以疊加和關(guān)聯(lián)的形態(tài)呈現(xiàn)；第三，龐大多元的主體促進去中心化分布式的檔案庫構(gòu)建；第四，從空間來看，檔案庫直接構(gòu)建于主要形成于“第三方”的社交媒體平臺；第五，社交媒體檔案庫的證據(jù)性弱化、情感性上升，這是由于社交媒體平臺上的行為主體以個人為主，信息的價值與人的情感息息相關(guān)；第六，記憶與遺忘需要平衡，開放與隱私有待協(xié)調(diào)。