民國檔案文件級(jí)目錄制作方法研究課題成果介紹

■ 云南省檔案局課題組

民國檔案文件級(jí)目錄是國家重點(diǎn)檔案基礎(chǔ)目錄體系建設(shè)的重要內(nèi)容，也是開展民國檔案數(shù)字化的前提。云南省檔案局近年來持續(xù)推進(jìn)民國檔案文件級(jí)目錄制作工作，在國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，不斷探索和創(chuàng)新工作方法，2016年經(jīng)國家檔案局科技項(xiàng)目立項(xiàng)，承擔(dān)“民國檔案文件級(jí)目錄制作方法研究”課題。省檔案局高度重視該課題研究，黃鳳平局長擔(dān)任課題組長，組織楊健生、尚麗萍、顏野、李孔燕、鄧琳、蘇曉霞、張鳳剛、張?jiān)戚x等組成課題組，經(jīng)反復(fù)調(diào)研、論證試驗(yàn)，開展創(chuàng)新研究，形成成果在實(shí)際應(yīng)用中較好解決了民國檔案文件級(jí)目錄制作中長期存在的進(jìn)度緩慢、質(zhì)量參差不齊、合格的制作人員短缺等難題，將工作的效率和質(zhì)量提高到全新水平，2018年該課題成果獲國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)，并在全國檔案科技成果推廣會(huì)上進(jìn)行交流。下面將課題的主要成果介紹如下:

一、全面規(guī)范“題名”的表述語言、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)

制作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、便于利用的民國檔案文件級(jí)目錄“題名”是保護(hù)和利用民國檔案的重要基礎(chǔ)?？梢哉f，民國檔案文件級(jí)目錄“題名”制作規(guī)范與否，對(duì)民國檔案利用水平高低有著直接聯(lián)系。如果缺乏規(guī)范統(tǒng)一的目錄制作標(biāo)準(zhǔn)，檔案中內(nèi)容得不到準(zhǔn)確完整反映，將直接影響檢索效率和準(zhǔn)確率，從而導(dǎo)致民國檔案信息利用受到限制。

為更好地推動(dòng)民國檔案文件級(jí)目錄制作和數(shù)字化工作的開展，提高工作進(jìn)度和效率，降低目錄制作人員對(duì)民國公文的理解和把握難度。課題根據(jù)當(dāng)代民國檔案應(yīng)用特點(diǎn)和時(shí)代要求，提出民國檔案文件級(jí)目錄必須使用現(xiàn)代語言，主要體現(xiàn)在字詞和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的運(yùn)用上，應(yīng)符合現(xiàn)代公文用語有關(guān)要求：

1、責(zé)任者和事由之間應(yīng)用“關(guān)于”“就”等符合現(xiàn)代公文用語習(xí)慣的介詞連接。

2、不用現(xiàn)代已經(jīng)不再使用的虛詞。如：“之、呼、者、也”等。

3、不用與現(xiàn)代語言意思已不相同的字詞，特別是動(dòng)詞。如：“去職、疾走”等。

4、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)總體上應(yīng)符合現(xiàn)代公文要求。一般只用書名號(hào)和括號(hào)，在目錄具體擬制過程中，可以在并列的地名或人名之間使用頓號(hào)，但不能使用句號(hào)、冒號(hào)、破折號(hào)等。

課題結(jié)合現(xiàn)代公文標(biāo)題要求，從方便現(xiàn)代利用者閱讀、便于統(tǒng)一規(guī)范及目錄制作人員掌握的角度，認(rèn)為開展民國檔案“題名”著錄，應(yīng)該使用現(xiàn)代公文標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)即：“責(zé)任者+關(guān)于（或虛詞“就”）+事由+的（介詞）+文種”的形式，以便于統(tǒng)一規(guī)范和閱讀。

在實(shí)際工作中我們發(fā)現(xiàn)，制作民國檔案文件級(jí)目錄難度最大、最為重要的著錄項(xiàng)目是“題名”，由于現(xiàn)有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)目錄中題名的規(guī)范較為籠統(tǒng)，對(duì)其表述語言、格式和表述內(nèi)容沒有進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，全憑制作人員自行掌握，因而制作出的目錄千人千面，有的事由表述偏離主要內(nèi)容，有的事由表述不完整，有的事由表述冗長累贅，有的表述語言邏輯顛三倒四，不文不白，似是而非，有的大量使用現(xiàn)代已經(jīng)不使用的用語或與現(xiàn)代意思不一樣的用語，導(dǎo)致所制作的目錄規(guī)范程度低，閱讀不便，不適應(yīng)現(xiàn)代人使用要求。由此，課題體現(xiàn)時(shí)代特征，運(yùn)用現(xiàn)代公文語言表述“事由”，作為擬制“題名”的基本要求。

民國檔案的“事由”部分，就是對(duì)民國檔案主題內(nèi)容的歸納敘述，針對(duì)民國檔案文件級(jí)目錄制作中，對(duì)“事由”的組成內(nèi)容和表述方法無統(tǒng)一規(guī)范，難以形成統(tǒng)一規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，給民國檔案文件級(jí)目錄制作帶來嚴(yán)重困擾，本課題認(rèn)為：將時(shí)間、地點(diǎn)、機(jī)構(gòu)、人物、事項(xiàng)名稱或事件主題等要素作為事由的組成元素，并視檔案情況進(jìn)行采集，形成規(guī)范且符合漢語表述邏輯的排列結(jié)構(gòu)，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)“題名擬寫的標(biāo)準(zhǔn)化”，避免了制作人員盲目工作。

二、創(chuàng)新計(jì)算機(jī)輔助擬寫“題名”方法

由于現(xiàn)有民國檔案目錄制作的規(guī)范和方法，主要基于手工檔案管理的條件下形成的傳統(tǒng)思維和方法。在現(xiàn)實(shí)工作中，由于著錄人員文化層次、語言表達(dá)能力參差不齊，很難將信息采集齊全，并在短時(shí)間內(nèi)順利擬寫出規(guī)范的民國檔案文件題名，確實(shí)是一個(gè)比較棘手的問題。為了幫助制作人員能夠快速提高工作效率，課題首次提出了采用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段輔助制作題名的方法。由于民國檔案目錄題名結(jié)構(gòu)及構(gòu)成元素都屬于目錄著錄項(xiàng)目內(nèi)容，因而可以使用計(jì)算機(jī)輔助方法制作“題名”，實(shí)現(xiàn)題名擬制與目錄著錄同步，有效提高制作效率的完整性、準(zhǔn)確性。基于題名的各個(gè)構(gòu)成元素，即：責(zé)任者+關(guān)于+事由（按時(shí)間→地名→機(jī)構(gòu)、職銜、姓名→事件主題或事項(xiàng)名稱，排序組成）+的+文種，都是基礎(chǔ)目錄的著錄項(xiàng)目，在制作目錄時(shí)，已經(jīng)分別進(jìn)行采集和著錄，所以使用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)化性能，將已有的各個(gè)項(xiàng)目自動(dòng)組合是完全可以的，著錄人員只需對(duì)照檢查這個(gè)自動(dòng)組合的“參考題名”，對(duì)其中表達(dá)不夠通暢的語言進(jìn)行局部修改，甚至不用修改，就能形成符合規(guī)范結(jié)構(gòu)、內(nèi)容完整準(zhǔn)確、語言表達(dá)流暢的“題名”，在計(jì)算機(jī)輔助著錄條件下，不需要著錄人員憑記憶采集信息，在組織題名語句上所花費(fèi)的精力和時(shí)間也將大大縮短，極大地提高了題名擬寫質(zhì)量和效率。

三、總結(jié)一套著錄信息的高效采集方法

制作民國檔案文件級(jí)目錄面臨的另一個(gè)困難就是要快速、準(zhǔn)確地讀懂檔案中的內(nèi)容，同時(shí)采集到所需要著錄的信息。由于傳統(tǒng)的慣性思維，在制作目錄時(shí)要對(duì)檔案反復(fù)翻閱尋找著錄信息，導(dǎo)致效率較低。本課題根據(jù)“模塊化”構(gòu)建民國檔案文件級(jí)目錄的基本觀點(diǎn)，通過大量的實(shí)踐積累，我們發(fā)現(xiàn)，所需要的著錄項(xiàng)目及信息在檔案材料中的位置還是有一定規(guī)律可循的，通過經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，分析出民國文件材料的形式和內(nèi)容的一般規(guī)律，并結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，提出了“文件解構(gòu)法”，找到了快速查找、提取各個(gè)著錄項(xiàng)目信息的有效辦法。

由于民國檔案內(nèi)容繁雜、文體及書寫方式各異、規(guī)范性較差，但仍有一定規(guī)律可循。本課題經(jīng)過反復(fù)驗(yàn)證，運(yùn)用“文件解構(gòu)法”對(duì)目錄制作所需的著錄信息進(jìn)行有效快速采集，打破了傳統(tǒng)的民國目錄制作人員按部就班的做法，提高了有效速度和準(zhǔn)確率。

民國檔案文件級(jí)著錄，基礎(chǔ)目錄著錄至關(guān)重要。從形式上一般由“文頭”、“正文”、“致達(dá)語”、“落款”、“事由”等部分組成，而民國檔案材料中的基礎(chǔ)利用類著錄項(xiàng)目“責(zé)任者”、“受文者”、“文件日期”、“文種”、“事由”等構(gòu)成元素信息，是民國檔案文件級(jí)目錄制作中難度比較大的部分，通過采用“文件解構(gòu)法”查找信息，可以在不同的民國公文的相應(yīng)位置快速找到，并且按照民國檔案基礎(chǔ)目錄體系結(jié)構(gòu)，進(jìn)行有效采集著錄，在確保目錄信息內(nèi)容完整準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，大大降低了信息查找和著錄難度。

課題還針對(duì)基礎(chǔ)利用類著錄項(xiàng)目信息采集中的不同著錄項(xiàng)目：文種著錄項(xiàng)目信息采集方法（下行文文種、上行文文種、平行文文種、電報(bào)等），責(zé)任者（發(fā)文者）、受文者著錄項(xiàng)目信息采集方法、文件日期著錄項(xiàng)目信息采集方法、題名中的“事由”構(gòu)成元素信息采集的一般方法等進(jìn)行分析和歸納，并對(duì)十余種常見的民國公文材料，分別采用“文件解構(gòu)法”運(yùn)用圖文并茂的形式，對(duì)著重需要采集的位置進(jìn)行圈畫、標(biāo)示，起到了示范效果，直觀感受更強(qiáng)，通俗易懂。

四、形成目錄質(zhì)量驗(yàn)收的方法

目錄質(zhì)量驗(yàn)收是檢驗(yàn)?zāi)夸浿谱鞒晒欠襁_(dá)到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、是否能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)，本課題根據(jù)近幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出一套質(zhì)量控制驗(yàn)收方法。對(duì)引進(jìn)外包公司制作民國檔案目錄情況，由檔案館工作人員或者專門引進(jìn)的質(zhì)量監(jiān)理公司對(duì)外包公司制作的民國檔案文件級(jí)目錄質(zhì)量進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。

檢驗(yàn)外包公司所制作的民國檔案文件級(jí)目錄質(zhì)量我們采用的方法是：

①檢查驗(yàn)收的比例為100%。

②檢查內(nèi)容分別從五個(gè)方面進(jìn)行：一是檢查文件起止頁是否劃分準(zhǔn)確；二是檢查各著錄項(xiàng)目是否完整；三是檢查各著錄項(xiàng)目特別是題名格式是否規(guī)范；四是檢查用語是否規(guī)范，主要是檢查是否符合現(xiàn)代公文用語以及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在使用上是否規(guī)范；五是檢查各項(xiàng)內(nèi)容是否表述準(zhǔn)確。

③檢查方法采用文檔校對(duì)方法：

首先，由目錄制作公司將制作完成的目錄打印，每50卷左右為一批提交驗(yàn)收，驗(yàn)收人員配合檔案原件逐條對(duì)照紙質(zhì)目錄進(jìn)行檢查。對(duì)于一般錯(cuò)誤，如個(gè)別文字錯(cuò)誤或語言不規(guī)范的情況，在紙質(zhì)目錄上直接進(jìn)行修改；對(duì)于有嚴(yán)重錯(cuò)誤，如內(nèi)容表述不準(zhǔn)確、不清晰的，在紙質(zhì)目錄上標(biāo)明，并按批次返回目錄制作公司修改。上一步操作完成后，接下來將修改過的條目再次打印成紙質(zhì)目錄，提交驗(yàn)收人員進(jìn)行二次檢查。檢查人員對(duì)照上一次紙質(zhì)目錄進(jìn)行檢查，確認(rèn)全部修改后，該批檔案方可通過質(zhì)量驗(yàn)收。

④每批目錄驗(yàn)收時(shí)應(yīng)填寫質(zhì)量驗(yàn)收登記冊(cè)，寫明驗(yàn)收批次、驗(yàn)收檔案范圍等信息。

⑤每個(gè)全宗目錄通過驗(yàn)收后，應(yīng)辦理質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

為確保目錄質(zhì)量，本課題按照以上質(zhì)量管控的要求、方法和步驟，提出質(zhì)量控制措施按照“后一環(huán)節(jié)監(jiān)督前一環(huán)節(jié)”的原則，主要從四個(gè)方面采取控制：

一是直觀項(xiàng)目著錄環(huán)節(jié)監(jiān)督著錄單元?jiǎng)澐炙_(dá)到的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；二是分析項(xiàng)目著錄環(huán)節(jié)監(jiān)督直觀項(xiàng)目著錄質(zhì)量所達(dá)要求；三是總質(zhì)檢對(duì)目錄制作質(zhì)量進(jìn)行全面監(jiān)督；四是數(shù)據(jù)管理崗位的質(zhì)量監(jiān)督。從而達(dá)到流程管控和質(zhì)量控制雙重有效措施。

五、探索目錄“流水線”制作的方法

高效率、高質(zhì)量開展民國檔案文件級(jí)目錄制作的決定性因素在于人員的配備和組織。探索“流水線”目錄制作的方法，將可以為目錄制作外包提供借鑒。

依據(jù)目錄的“模塊化”構(gòu)成及各著錄項(xiàng)目相互之間的關(guān)系，針對(duì)外包公司人員的不同情況，按流程合理組合和分配適合的工作任務(wù)，各司其職，相互配合，充分發(fā)揮每一個(gè)人的能力，可以高效完成目錄著錄工作。

具體方法是對(duì)目錄著錄工作中的信息來源和采集方式分類，同一類著錄項(xiàng)目組合為一個(gè)著錄模塊。并且將著錄工作分為七個(gè)模塊：檔案管控類、著錄單元?jiǎng)澐诸悺⒅庇^信息類、分析采集類、自動(dòng)收集類、控制使用類、著錄工作輔助類。同時(shí)外包人員按崗位需要分為項(xiàng)目主管，檔案、數(shù)據(jù)、任務(wù)管理崗位，著錄單元?jiǎng)澐謲彛泦卧畔浫雿?，直觀項(xiàng)目錄入崗，分析信息錄入崗，質(zhì)檢崗。各崗位人員根據(jù)工作量按一定比例配備，使每個(gè)人能充分運(yùn)用自己的特長，在不同的崗位上發(fā)揮最大效能，提高規(guī)模產(chǎn)出效率。

使用“模塊化”“流程化”方法開展目錄制作，在一定的技術(shù)條件下，能按“流水線”方式將團(tuán)隊(duì)進(jìn)行分工，相互配合進(jìn)行信息采集，實(shí)現(xiàn)“模塊化”目錄制作機(jī)制，改變以往效率低下的傳統(tǒng)模式，充分依靠團(tuán)隊(duì)的力量解決人員素質(zhì)不平衡和人才短缺問題，并使每一個(gè)員工在適合的工作環(huán)節(jié)中發(fā)揮最大效能，從而提高員工的工作積極性。

開展規(guī)模較大的外包民國檔案文件級(jí)目錄制作及配合使用計(jì)算機(jī)輔助著錄軟件，其目錄制作“流水線”的關(guān)鍵崗位是“著錄單元?jiǎng)澐帧薄胺治鲰?xiàng)目著錄人員”“總質(zhì)檢”等三個(gè)崗位，必須配備熟悉民國檔案，具有相當(dāng)工作經(jīng)驗(yàn)的人員，這是采用“流程化”“模塊化”工作方法的前提，并且還要經(jīng)常性地開展民國檔案目錄制作人員培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，才能順利開展目錄制作工作，無論對(duì)新入職員工還是有一定基礎(chǔ)的員工，都應(yīng)開展經(jīng)常性培訓(xùn)。培訓(xùn)方法要以“一對(duì)一”培訓(xùn)為主要方法，力求受訓(xùn)人準(zhǔn)確把握要求，迅速掌握技巧。

通過培訓(xùn)和實(shí)際工作的訓(xùn)練，使員工具備完成崗位任務(wù)的能力，成為較為全面的民國檔案目錄制作人員，并以此為基礎(chǔ)，逐步帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)，在保證質(zhì)量、效率的情況下，不斷提高目錄產(chǎn)出數(shù)量。

“民國檔案文件級(jí)目錄制作方法研究”項(xiàng)目獲2018年國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎(jiǎng)。