“會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用”課程教學(xué)中常見問題探討

張紅琴

[摘 要] “會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用”課程是高校會(huì)計(jì)專業(yè)必開的一門專業(yè)核心課程，該課程要求學(xué)生熟練掌握財(cái)務(wù)軟件的操作。本文以用友U8V10.1軟件為例，簡(jiǎn)要匯總學(xué)生在基礎(chǔ)設(shè)置、日常業(yè)務(wù)處理、期末處理及報(bào)表編制操作過程中出現(xiàn)的常見問題，并提出相應(yīng)的解決方法，供教學(xué)或?qū)W習(xí)者借鑒。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用；用友U8V10.1；常見問題；解決方法

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 016

[中圖分類號(hào)] F232-4；G642.421 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）01- 0036- 02

0 引 言

“會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用”是會(huì)計(jì)專業(yè)的專業(yè)核心課程之一，在學(xué)生掌握會(huì)計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)上，通過學(xué)習(xí)來幫助學(xué)生掌握會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本理論、方法，并能結(jié)合財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行上機(jī)應(yīng)用。該課程通過進(jìn)行理論教學(xué)及選用某種財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行上機(jī)練習(xí)，最終使學(xué)生建立完善的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)知識(shí)體系，為他們今后從事會(huì)計(jì)工作打好扎實(shí)的基礎(chǔ)，并能獨(dú)立進(jìn)行財(cái)務(wù)軟件的操作與應(yīng)用。

作為本課程的任課教師，不僅要求教師教學(xué)生怎么操作財(cái)務(wù)軟件，更為重要的是隨時(shí)能解決學(xué)生在操作過程中出現(xiàn)的問題。下面就學(xué)生在上課操作過程中常見的問題進(jìn)行探討。

1 初始設(shè)置中常見的問題及解決方法

在設(shè)置項(xiàng)目目錄時(shí)，發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目核算科目欄中的科目有誤，這是因?yàn)榫S護(hù)該科目時(shí)的輔助核算有誤，針對(duì)這種情況，應(yīng)在基礎(chǔ)檔案—財(cái)務(wù)—會(huì)計(jì)科目，找到該科目，將該科目的輔助核算設(shè)置為“項(xiàng)目核算”。

在錄入輔助項(xiàng)為項(xiàng)目核算科目的期初余額時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目核算科目有誤，發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)了好多現(xiàn)金流量項(xiàng)目，這是因?yàn)檫M(jìn)行項(xiàng)目目錄設(shè)置時(shí)，在“項(xiàng)目大類”處忘了選中所要設(shè)置的項(xiàng)目大類，而是默認(rèn)成了“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”項(xiàng)目大類下設(shè)置核算科目了。針對(duì)這種情況，則需要在項(xiàng)目目錄設(shè)置中，單擊“項(xiàng)目大類”欄的下三角按鈕，選中“現(xiàn)金流量項(xiàng)目”，將核算科目從已選科目中拉回待選科目，單擊確定。然后再單擊“項(xiàng)目大類”欄的下三角按鈕，選中所要設(shè)置的項(xiàng)目大類，再把核算科目從待選中拉到已選中，單擊“確定”即可。

錄入期初余額時(shí)，附有輔助核算的黃色單元科目余額錄入有誤，一般出現(xiàn)兩種情況，一種是錄入輔助核算為往來核算的科目余額時(shí)，雙擊該科目所在行的“期初余額”欄，進(jìn)入“輔助期初余額”窗口后直接單擊“增行”按鈕；第二種是錄入輔助核算為項(xiàng)目核算的科目余額時(shí)，錄入完畢后又不小心增加了一行。出現(xiàn)這兩種錯(cuò)誤后，學(xué)生往往想到的是立刻單擊“刪行”，但在單擊“刪行”時(shí)，第一種情況會(huì)提示“客戶不能為空！”或“供應(yīng)商不能為空！”“金額不能為0！”，第二種情況會(huì)提示“存在相同的輔助項(xiàng)組合！”。針對(duì)第一種錯(cuò)誤，因先在“輔助期初余額”窗口客戶欄或供應(yīng)商欄隨意選擇一個(gè)客戶或供應(yīng)商，金額欄隨意輸入一個(gè)非零的數(shù)字，然后選中該行單擊“刪行”，再單擊“往來明細(xì)”按鈕，進(jìn)入“期初往來明細(xì)”窗口，單擊“增行”按鈕，按照資料信息選擇或錄入完畢，單擊“匯總”按鈕，提示“完成了往來明細(xì)到輔助期初表的匯總！”，單擊“確定”按鈕后，再單擊“退出”按鈕即可。針對(duì)第二種錯(cuò)誤，在“輔助期初余額”窗口項(xiàng)目欄單擊參照按鈕進(jìn)入“參照”窗口，然后單擊“編輯”按鈕進(jìn)入“項(xiàng)目檔案”對(duì)話框，單擊“項(xiàng)目大類”欄的下三角按鈕，選中本項(xiàng)目大類，選中“項(xiàng)目目錄”選項(xiàng)卡，單擊“維護(hù)”按鈕，進(jìn)入“項(xiàng)目目錄維護(hù)”窗口，單擊“增加”按鈕，隨意錄入項(xiàng)目編號(hào)和項(xiàng)目名稱，選擇所屬分類，再退出，到錄入余額窗口，項(xiàng)目欄選中剛才新增的項(xiàng)目，金額欄隨意錄入一個(gè)非零的數(shù)字，選中該行，然后單擊“刪行”，接著回到基礎(chǔ)檔案—財(cái)務(wù)—項(xiàng)目目錄，按照剛才增加項(xiàng)目目錄的步驟進(jìn)到“項(xiàng)目目錄維護(hù)”窗口，選中剛才隨意增加的項(xiàng)目目錄，單擊“刪行”即可。

2 日常業(yè)務(wù)處理過程中常見的問題及解決方法

2.1 憑證填制過程中常見的問題及解決方法

當(dāng)憑證類別設(shè)置為“收、付、轉(zhuǎn)”后，填制完憑證單擊“保存”按鈕時(shí)，提示“不滿足借方必有”或“不滿足貸方必有”或“不滿足憑證必?zé)o”。解決方法：出現(xiàn)這些提示均表示憑證左上角的憑證類別選擇錯(cuò)誤，重新選擇憑證類別保存即可，但需要特別注意的是憑證類別一旦調(diào)整，憑證的填制日期可能就會(huì)發(fā)生變化，一般情況下需要重新修改憑證填制日期。

在總賬中直接填制憑證過程中用到“應(yīng)收賬款”或“應(yīng)付賬款”科目時(shí)，提示“不能使用[應(yīng)收系統(tǒng)]的受控科目”或“不能使用[應(yīng)付系統(tǒng)]的受控科目”。針對(duì)這種情況，有兩種方法可以解決。第一，出現(xiàn)這些提示均表示在維護(hù)會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)收賬款科目設(shè)置輔助核算為客戶往來時(shí)，受控系統(tǒng)設(shè)置處默認(rèn)設(shè)成了應(yīng)收系統(tǒng)；或應(yīng)付賬款科目輔助核算設(shè)置供應(yīng)商往來時(shí)，受控系統(tǒng)設(shè)置處默認(rèn)設(shè)成了應(yīng)付系統(tǒng)。需要將受控系統(tǒng)設(shè)置處修改為空白，即可在總賬中直接填制憑證時(shí)使用應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款科目，否則總賬中不能直接使用這兩個(gè)科目，只能在應(yīng)收款管理系統(tǒng)或應(yīng)付款管理系統(tǒng)中制單。第二，直接在總賬—設(shè)置—選項(xiàng)—憑證對(duì)話框中單擊“編輯”按鈕，然后在選項(xiàng)卡中選中“可以使用應(yīng)收受控科目”復(fù)選框和“可以使用應(yīng)付受控科目”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕即可。

在總賬中填制完憑證單擊“保存”時(shí)，提示“第*行科目的輔助核算不能為空！”，或填制完憑證后發(fā)現(xiàn)某科目的輔助核算錯(cuò)誤需要修改，則有三種方法可以修改。第一，選中該科目，同時(shí)按“ctrl+s”，第二，選中該科目，當(dāng)鼠標(biāo)由箭頭形狀變成筆尖的形狀時(shí)左鍵雙擊，第三，選中該科目，左鍵雙擊備注欄，以上三種方法均可彈出該科目的輔助核算信息對(duì)話框，輸入相應(yīng)的輔助信息即可。

對(duì)于需要進(jìn)行票據(jù)管理的，在填制完有關(guān)“銀行存款”的憑證單擊保存按鈕后沒有立即彈出“此支票尚未登記，是否需要登記”提示。原因可能有兩個(gè)，其一是在進(jìn)行會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，沒有將銀行存款科目的輔助核算設(shè)為銀行賬，或者沒有將銀行存款科目指定為銀行科目；其二是設(shè)置結(jié)算方式時(shí)，沒有勾上“是否票據(jù)管理”。如果是第一種情況，就需要到基礎(chǔ)檔案—財(cái)務(wù)—會(huì)計(jì)科目中修改；如果是第二種情況，則在結(jié)算方式設(shè)置處，對(duì)有需要進(jìn)行票據(jù)管理的結(jié)算方式，勾上“是否票據(jù)管理”。endprint

2.2 憑證審核過程中常見的問題及解決方法

操作員填制完憑證后進(jìn)行審核時(shí)提示“審核與制單不能是同一個(gè)人”，這是因?yàn)樵凇皶?huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用”教學(xué)過程中，為了教學(xué)方便，往往由每位學(xué)生同時(shí)擔(dān)任賬套主管、制單會(huì)計(jì)及出納等不同崗位來獨(dú)立完成一整套賬務(wù)處理。會(huì)計(jì)制度規(guī)定“審核與制單不能為同一人”，但學(xué)生在操作過程中經(jīng)常忘了切換崗位，如賬套主管審核完憑證并記賬完畢后，需要切換成制單會(huì)計(jì)繼續(xù)做下一筆業(yè)務(wù)的憑證時(shí)經(jīng)常忘了切換崗位，直接由主管進(jìn)行制單了，當(dāng)主管制完單后需要對(duì)該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行審核時(shí)就無法進(jìn)行審核，會(huì)提示“審核與制單不能是同一個(gè)人”。出現(xiàn)這種情況時(shí)有多種解決方法，第一，如果總賬參數(shù)設(shè)置時(shí)“允許修改、作廢他人填制的憑證”，則由制單會(huì)計(jì)進(jìn)到填制憑證窗口，對(duì)該憑證進(jìn)行“作廢”并“恢復(fù)”，該憑證的制單人就會(huì)切換成制單會(huì)計(jì)。第二，如果總賬參數(shù)設(shè)置時(shí)“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，則由主管對(duì)該憑證作廢并整理，然后切換成制單會(huì)計(jì)重新填制一張憑證，或到總賬參數(shù)設(shè)置中將“允許修改、作廢他人填制的憑證”前的復(fù)選框打勾，然后按照第一種方法進(jìn)行修改，修改完畢后再將總賬參數(shù)設(shè)置中“允許修改、作廢他人填制的憑證”前的復(fù)選框內(nèi)的勾取消即可。

2.3 出納簽字過程中常見的問題及解決方法

總賬中憑證填制完成后，需要由出納簽字時(shí)出現(xiàn)了兩種情況，第一，出納登錄不了企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)或即使登錄了企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)但找不到“出納簽字”選項(xiàng)；第二，進(jìn)入了企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)也找到了“出納簽字”選項(xiàng)，但調(diào)不出相應(yīng)的憑證，顯示“沒有符合條件的憑證”。針對(duì)第一種情況，是因?yàn)闆]有給該操作員授權(quán)，由admin登錄系統(tǒng)管理—權(quán)限—權(quán)限，進(jìn)入“操作員權(quán)限”窗口，右上角選擇本賬套，左側(cè)操作員列表中選中出納，單擊工具欄中的“修改”按鈕，右側(cè)進(jìn)入財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)—總賬—憑證—出納簽字，將“出納簽字”前的復(fù)選框打勾，單擊工具欄中的“保存”按鈕，出納即可進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)進(jìn)行出納簽字操作。第二種情況是因?yàn)闆]有指定科目。針對(duì)這種情況，在基礎(chǔ)設(shè)置—基礎(chǔ)檔案—財(cái)務(wù)—“會(huì)計(jì)科目”窗口，單擊左上角的編輯—指定科目，到“指定科目”對(duì)話框中將庫存現(xiàn)金指定為現(xiàn)金科目，將銀行存款指定為銀行科目即可。

3 期末結(jié)轉(zhuǎn)過程中常見的問題及解決方法

為了操作省時(shí)、方便，在日常業(yè)務(wù)處理時(shí)往往由制單會(huì)計(jì)先填制憑證，最后再由出納成批簽字，然后由賬套主管成批審核并記賬，所以有些同學(xué)在期末結(jié)轉(zhuǎn)過程中也只制單、憑證暫時(shí)不進(jìn)行出納簽字及審核與記賬，這樣往往會(huì)導(dǎo)致期末結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證金額錯(cuò)誤，所以為了避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，建議初學(xué)者在進(jìn)行期末結(jié)轉(zhuǎn)生成憑證時(shí)，每生成一張憑證后，立即對(duì)該憑證進(jìn)行出納簽字（憑證不需要出納簽字的此步可以省略）、審核并記賬，再生成下一張憑證。

4 報(bào)表編制過程中常見的問題及解決方法

報(bào)表公式都已設(shè)置完成，但是在進(jìn)行整表重算時(shí)取不到數(shù)，出現(xiàn)這種情況可能有兩種原因。第一，總賬沒有記賬；第二，關(guān)鍵字錄入錯(cuò)誤。針對(duì)第一種情況，只需由賬套主管對(duì)總賬進(jìn)行審核、記賬，然后進(jìn)行整表重算即可。針對(duì)第二種情況，則到資產(chǎn)負(fù)債表的“數(shù)據(jù)”狀態(tài)窗口中，在工具欄單擊數(shù)據(jù)—關(guān)鍵字—錄入，錄入正確的關(guān)鍵字，進(jìn)行整表重算即可。

“會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用”課程需要教師指導(dǎo)，更需要學(xué)生自己課下不斷進(jìn)行練習(xí)，只有當(dāng)學(xué)生在操作過程中出現(xiàn)問題，并能自己解決時(shí)，才真正掌握了軟件操作的要領(lǐng)。

主要參考文獻(xiàn)

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