淺談縣級(jí)供電企業(yè)往來款項(xiàng)中一般總賬的管理

陳萍

往來款項(xiàng)作為公司總資產(chǎn)的一個(gè)重要部分，直接影響到公司資金使用效率、財(cái)務(wù)狀況結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)指標(biāo)反映等諸多方面。近年來，隨著公司財(cái)務(wù)管理信息化、集約化、精益化水平的不斷提高，國(guó)資委對(duì)往來款項(xiàng)治理和壓降目標(biāo)提出了更高要求。而一般總賬作為往來款項(xiàng)的重要內(nèi)容，其業(yè)務(wù)信息管理的好壞將直接影響到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量和治理成效。一般總賬是指：SAP上線時(shí)，按業(yè)務(wù)內(nèi)容，區(qū)分款項(xiàng)性質(zhì)，對(duì)缺乏三證信息的債權(quán)類、債務(wù)類單位或個(gè)人，分別將期初余額導(dǎo)入到“其他應(yīng)收款”或“其他應(yīng)付款”一般總賬科目。

一、縣級(jí)供電企業(yè)一般總賬管理現(xiàn)狀

（一）國(guó)資委對(duì)往來款項(xiàng)管理的要求

近年來，國(guó)資委頻繁的下發(fā)文件要求國(guó)網(wǎng)公司開展兩金占用專項(xiàng)清理工作，要求以2015年5月31目的兩金余額為基礎(chǔ)，在2年內(nèi)實(shí)現(xiàn)15%-20%的壓降目標(biāo)，其中2015年實(shí)現(xiàn)壓降10%。由此可見，國(guó)資委對(duì)往來款項(xiàng)治理和壓降目標(biāo)提出了更高要求，而一般總賬作為往來款項(xiàng)的重要內(nèi)容，其業(yè)務(wù)信息管理的好壞將直接影響到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量和治理成效。

（二）一般總賬管理系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

在公司統(tǒng)一的會(huì)計(jì)科目體系中，由于SAP系統(tǒng)中“一般總賬科目未設(shè)置成統(tǒng)馭科目，只能打捆核算，無法核算到具體對(duì)象。但是實(shí)際業(yè)務(wù)中“一般總賬”業(yè)務(wù)是我們無法避免的，比如：工程項(xiàng)目其他費(fèi)用的核算、檢修運(yùn)維中的零星費(fèi)用、涉及非三證單位或個(gè)人業(yè)務(wù)時(shí)，由于在財(cái)務(wù)主數(shù)據(jù)管理平臺(tái)是無法做客戶或供應(yīng)商管理的，只能通過“一般總賬”核算。

（三）系統(tǒng)內(nèi)單位對(duì)一般總賬管理的普遍做法

一般總賬業(yè)務(wù)日積月累，在源頭上未得到有效控制，事中未及時(shí)跟蹤，事后未及時(shí)清理。財(cái)務(wù)人員主要依賴手工登記備查簿，對(duì)“一般總賬”科目通過SAP分配字段來區(qū)分，利用電子表格或者手工賬簿來登記臺(tái)帳。通過以往的實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)這樣的做法存在較大弊端。

首先，SAP分配字段是可修改字段，缺乏固定性，容易導(dǎo)致分類名稱參差不齊。其次，會(huì)計(jì)人員登帳不及時(shí)，就會(huì)造成會(huì)計(jì)信息更新不及時(shí)。最后，手工登記備查簿效率低下，無法實(shí)時(shí)匯總、無法及時(shí)、準(zhǔn)確分析，追溯查賬困難。

二、縣級(jí)供電企業(yè)一般總賬管理存在的問題

1.非三證單位或個(gè)人債權(quán)債務(wù)賬賬不符（SAP系統(tǒng)與手工臺(tái)賬不符）。部分往來單位在拆分、合并、更名時(shí)由于會(huì)計(jì)人員未及時(shí)更新銜接，另行新增往來單位，單位名稱或業(yè)務(wù)摘要信息前后不一，形成多頭掛賬。掛賬金額串項(xiàng)，金額混淆，掛賬金額與往來單位或個(gè)人實(shí)際不符。

2.非三證單位或個(gè)人涉及的其他應(yīng)付款，一般總賬出現(xiàn)借方余額，存在較大的資金安全風(fēng)險(xiǎn)。從近年來各類檢查、稽核、內(nèi)控監(jiān)督工作中不難發(fā)現(xiàn)“一般總賬”打捆核算，科目總余額雖然正確，但是細(xì)分到具體對(duì)象時(shí)出現(xiàn)了借方余額，需要進(jìn)行重分類。部分應(yīng)收款項(xiàng)被隱藏于“其他應(yīng)付款，一般總賬”科目中，導(dǎo)致資產(chǎn)債務(wù)不實(shí)，極易產(chǎn)生資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。

3.會(huì)計(jì)人員每個(gè)人做賬思路不同，掛賬摘要就會(huì)不同；或者，掛賬時(shí)間久了，會(huì)計(jì)人員自己都忘記了在一般總賬掛過賬。單純的依賴財(cái)務(wù)人員手工登記備查簿查詢一般總賬，辦理資金收付業(yè)務(wù)、往來款項(xiàng)分析、報(bào)表填列、年終決算、迎接審計(jì)等工作時(shí)，效率低下，手工統(tǒng)計(jì)容易出錯(cuò)。

4.若是會(huì)計(jì)人員不及時(shí)更新手工備查簿，不能及時(shí)與債權(quán)債務(wù)單位個(gè)人及時(shí)核對(duì)、清理、催收或償付，容易形成錯(cuò)賬、單邊掛賬、呆賬壞賬、為日后清理催收帶來一定困難。會(huì)計(jì)人員輪崗時(shí)，一般總賬管理工作更為被動(dòng)。

三、一般總賬管理主要做法探討

公司高度重視，統(tǒng)籌安排，制定年度壓降目標(biāo)，開展專業(yè)指導(dǎo)，從嚴(yán)審批入賬，注重過程控制，全面開展一般總賬清查工作。采用SAP系統(tǒng)為主，遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)為輔助核算的方式，把一般總賬明細(xì)核算融入日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，實(shí)現(xiàn)過程嚴(yán)控，定期清理，杜絕新增，避免跨年結(jié)算，實(shí)現(xiàn)了一般總賬的精細(xì)化管理。

1.依法治企：嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)政部《關(guān)于建立健全企業(yè)應(yīng)收款項(xiàng)管理制度的通知》、新修訂的《國(guó)家電網(wǎng)公司關(guān)于往來款項(xiàng)管理辦法》等文件規(guī)定，依法合規(guī)開展一般總賬治理。

2.成立一般總賬數(shù)據(jù)治理工作機(jī)構(gòu)：建立循環(huán)管理機(jī)制。成立以公司總經(jīng)理為組長(zhǎng)；分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)總監(jiān)為副組長(zhǎng)；公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專責(zé)為成員的工作小組。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，保障工作有序推動(dòng)。

3.明確職責(zé)分工：公司總經(jīng)理為一般總賬治理的第一責(zé)任人。財(cái)務(wù)部門是一般總賬往來款項(xiàng)的歸口管理部門，制定一般總賬管理流程，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算，并定期組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門開展往來款項(xiàng)核對(duì)、清理工作。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門是一般總賬管理的具體實(shí)施部門，按照“業(yè)務(wù)歸口、誰發(fā)生、誰負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)本部門經(jīng)辦業(yè)務(wù)涉及的一般總賬進(jìn)行管理。審計(jì)、監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)一般總賬的管理進(jìn)行監(jiān)督、檢杏.

4.一般總賬管理的流程圖

5.一般總賬管理的系統(tǒng)支撐方式

（1）以SAP系統(tǒng)為主、遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)為輔，在期初余額一致的前提下，凡是涉及“一般總賬”科目核算的業(yè)務(wù)，每筆SAP一般總賬新增或減少，都同步錄入到遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)具體專項(xiàng)對(duì)象中，按月核對(duì)期初余額、借方發(fā)生數(shù)、貸方發(fā)生數(shù)、期末余額，確保兩套系統(tǒng)的實(shí)時(shí)無縫對(duì)接。

（2）建立臺(tái)賬信息：債務(wù)人名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、發(fā)生時(shí)間、發(fā)生金額、是否逾期，逾期原因等。

（3）應(yīng)用了遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)的憑證記賬、專項(xiàng)核算明細(xì)賬、專項(xiàng)核算對(duì)象匯總表、總賬、預(yù)警、賬齡分析、報(bào)表等多項(xiàng)功能。參照財(cái)務(wù)管控年終決算報(bào)表模板，在遠(yuǎn)光報(bào)表系統(tǒng)中設(shè)置了“其他應(yīng)收款，一般總賬情況表”、“其他應(yīng)付款，一般總賬情況表這兩張報(bào)表，實(shí)現(xiàn)了一般總賬報(bào)表的自動(dòng)化取數(shù)、自動(dòng)劃分賬齡、超限額和超時(shí)間預(yù)警功能（特別是超過1年度的長(zhǎng)期往來）。

6.重點(diǎn)開展一般總賬清理工作實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與前端業(yè)務(wù)融合。逐筆詳細(xì)分析與歸納，與經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門共同研究解決方案。針對(duì)具體問題與經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門進(jìn)行討論，制定有針對(duì)性的解決辦法。

（1）按照清理工作與核對(duì)工作相結(jié)合的原則。是指在財(cái)務(wù)建立臺(tái)賬的同時(shí)應(yīng)與對(duì)方單位賬務(wù)信息核對(duì)一致。核對(duì)一致的一般總賬，先進(jìn)行催收或償付。對(duì)清理難度較大的，按“先易后難”的方法進(jìn)行推進(jìn)式處理。

（2）按照清理工作對(duì)等性和重要性原則。將清理債權(quán)類、債務(wù)類一般總賬放在對(duì)等的位置上，同時(shí)進(jìn)行清理。其次在二者的清理中，將清理其它應(yīng)收款，一般總賬作為重中之重。

（3）逐步處理歷史遺留問題，杜絕新增長(zhǎng)期掛賬。對(duì)符合壞賬確認(rèn)條件的長(zhǎng)期一般總賬，申請(qǐng)核銷。每月將遠(yuǎn)光核算對(duì)象列出的明細(xì)清單，通過內(nèi)網(wǎng)公告、會(huì)議通報(bào)、績(jī)效考核等方式，及時(shí)督促業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門進(jìn)行清理。加強(qiáng)清理核對(duì)、催收或償付力度，原則上掛賬時(shí)間不超過三個(gè)月，避免跨年結(jié)算，確保一般總賬余額逐年壓降。

四、SAP為主、遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)為輔，雙軌并行方式核算一般總賬的管理成效

1.實(shí)時(shí)查詢每筆一般總賬的臺(tái)賬信息。以遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)為輔助，實(shí)時(shí)查詢出每一筆一般總賬的臺(tái)賬信息。包括：債務(wù)（權(quán)）人名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、發(fā)生時(shí)間、發(fā)生金額等信息。

2.實(shí)現(xiàn)了一般總賬業(yè)務(wù)的信息化管理。SAP為主、遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)為輔，雙軌并行的方式，解決手工登記備查簿的弊端，實(shí)時(shí)查詢、實(shí)時(shí)匯總，提高工作效率。通過預(yù)警功能，及時(shí)提醒財(cái)務(wù)人員處理超限額、超時(shí)間的一般總賬。通過遠(yuǎn)光一般總賬報(bào)表功能，自動(dòng)取數(shù)，自動(dòng)劃分賬齡，準(zhǔn)確做好資金收付、往來款項(xiàng)分析、報(bào)表填列、年終決算、迎接審計(jì)等各項(xiàng)工作。為以上各項(xiàng)工作，提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)支撐，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依。

3.規(guī)范一般總賬會(huì)計(jì)賬簿檔案管理。賬簿打印以SAP明細(xì)賬為主，以遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)系統(tǒng)專項(xiàng)核算對(duì)象帳頁(yè)為輔，裝訂一般總賬檔案資料。人員崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，可以及時(shí)、完整的移交給接崗人員，持續(xù)、動(dòng)態(tài)管理一般總賬業(yè)務(wù)。

4.成功壓降一般總賬余額。公司重點(diǎn)對(duì)其他應(yīng)收款，一般總賬中原農(nóng)電局劃撥的股改往來款進(jìn)行了清理核銷。通過多方努力，到工商局取得破產(chǎn)證明、法院出具裁定書、法律事務(wù)中心出具法律意見書。找到了16筆，金額合計(jì)為79萬元的壞賬證據(jù)。將核銷應(yīng)收款項(xiàng)壞賬行文至市公司，上報(bào)省公司審批并同意核銷后，取得了中介機(jī)構(gòu)資產(chǎn)損失核銷鑒證報(bào)告。并獲得了國(guó)稅局企業(yè)資產(chǎn)損失所得稅稅前扣除批復(fù)，較好的解決了歷史遺留問題。