財務(wù)共享服務(wù)中心管理模式優(yōu)化探討

孫義

摘要：隨著企業(yè)財務(wù)管理方式的創(chuàng)新發(fā)展，財務(wù)共享服務(wù)這一管理模式被越來越多的企業(yè)所關(guān)注。財務(wù)共享中心能夠把分散的各類經(jīng)營職能集中起來，進(jìn)行相應(yīng)處理，從而提高企業(yè)管理工作效率，減少運營成本投入。但是，在共享服務(wù)中心 給企業(yè)帶來利益的同時也帶來了一些問題，有待進(jìn)一步優(yōu)化解決。

關(guān)鍵詞：財務(wù)共享；管理模式；優(yōu)化探討

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，跨國、跨區(qū)域經(jīng)營的不斷增多，在企業(yè)財務(wù)管理中也添加了一些高級職能，不僅僅只是局限于傳統(tǒng)記賬、結(jié)賬等相關(guān)內(nèi)容，比如資本重置及全面預(yù)算相關(guān)內(nèi)容。在信息系統(tǒng)的不斷升級、調(diào)整的趨勢下，財務(wù)共享服務(wù)模式也應(yīng)運而生。企業(yè)在財務(wù)服務(wù)共享的過程中，也遇到了一些新的問題和挑戰(zhàn)。下文主要對財務(wù)共享管理中心在組織機構(gòu)存在的問題、核算流程問題、財務(wù)風(fēng)險問題等三個方面存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決措施。

一、組織機構(gòu)存在的問題

雖然企業(yè)的財務(wù)共享服務(wù)中心的服務(wù)對象是其他單位，但并不具備對任何一家業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利?；诖?，在日常的各項工作中，就會導(dǎo)致財務(wù)任務(wù)溝通問題，一旦發(fā)生相關(guān)問題，由于其責(zé)任不明確，根本不會有人主動來承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。對于財務(wù)共享服務(wù)管理中心來說，一般在核算及復(fù)算的時候都是使用“任務(wù)池管理”模式，也就是平均分配財務(wù)共享中心各項業(yè)務(wù)。相關(guān)的業(yè)務(wù)單位將審批手續(xù)完成時，其相應(yīng)業(yè)務(wù)就會自動進(jìn)入到任務(wù)池中。在任務(wù)池的任務(wù)完成分配之后，相關(guān)財務(wù)人員對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行核算、整理、歸檔等處理。通過這樣的一種模式能夠使共享服務(wù)中心核算率大大提高，從而利于管理者對核算的整個流程進(jìn)行適時監(jiān)控。但是，使用這種模式進(jìn)行管理有著一定的局限性，缺乏對各個業(yè)務(wù)單位賬套完整性的了解，使每個員工在和其他業(yè)務(wù)打交道的時候，溝通受到一定程度的阻礙，也極易引發(fā)一些問題，從而使得會計核算風(fēng)險加大。與此同時，每個財務(wù)人員面對的單位人員很多，這就加大了溝通所需支出成本。再加之不同公司各個業(yè)務(wù)情況都是不同的人來管理，這使得每筆業(yè)務(wù)的完整性受到一定影響。

要解決組織機構(gòu)問題可以從下面幾方面入手：第一，給予財務(wù)共享服務(wù)中西相應(yīng)的管理職能。企業(yè)可以安排財務(wù)管理高層服務(wù)中心負(fù)責(zé)人，定期進(jìn)行共享服務(wù)中心的監(jiān)督和檢查工作，并向當(dāng)?shù)仄髽I(yè)統(tǒng)一發(fā)送相關(guān)郵件，上傳服務(wù)中心的工作情況，便于企業(yè)更好地配合服務(wù)中心開展相關(guān)工作，并根據(jù)共享服務(wù)中心的情況有針對性地給予個人或者是部門相應(yīng)獎勵。第二，要強化分公司財務(wù)部門監(jiān)管職能。更新傳統(tǒng)會計核算模式，逐漸向財務(wù)共享中心轉(zhuǎn)變，從而使財務(wù)職能得到相應(yīng)提高。對于財務(wù)核算管理中出現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)單位和財務(wù)共享中心推卸責(zé)任這一現(xiàn)象，就需要對各財務(wù)部的監(jiān)督管理職能進(jìn)行強化，對權(quán)責(zé)進(jìn)行明確分工和處理，真正做好獎懲分明。第三，需要將各分公司相關(guān)財務(wù)要求具體化。例如，在應(yīng)付賬款這一環(huán)節(jié)中，各地分公司都需要對發(fā)票進(jìn)行仔細(xì)掃描，在任務(wù)量的情況下，各單位可以相互溝通，找出一種有效的解決方式，提高發(fā)票掃描質(zhì)量和效率。第四，對人員管理進(jìn)行優(yōu)化。必須做好財務(wù)共享中心人員分配問題，應(yīng)該從長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)進(jìn)行考慮，一旦發(fā)現(xiàn)個別單位分工中存在空白區(qū)，或者是不合理的地方需要及時采取有效措施來解決。與此同時，可以將一個任務(wù)池劃分為兩個或者是三個，減少會計核算壓力，從而使核算準(zhǔn)確率得到提高。

二、核算流程問題

（一）應(yīng)付賬款流程中付款情況不理想

由于有一部分的財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)量很大，相關(guān)管理人員未能及時地對付款情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查，相關(guān)客戶對于自動收到的貨款不清楚，從而花費時間對相關(guān)信息進(jìn)行查詢，這樣就使得共享服務(wù)中心的工作效率大大降低。相關(guān)業(yè)務(wù)工作者僅掃描原始數(shù)據(jù)，不記賬，更不檢查掃描單據(jù)，當(dāng)這些發(fā)票到了財務(wù)人員手中時，極易出現(xiàn)錯誤，這給財務(wù)人員的工作帶來了很大的壓力，從而使付款時間延長。

對于上述問題，可以采用以下優(yōu)化措施：第一，將掃描初步檢測程度增加，相關(guān)訛誤人員在對采購發(fā)票進(jìn)行掃描的時候，需要對發(fā)票的合格、規(guī)范性等進(jìn)行檢查，查看是否存在重復(fù)、缺頁、破損等情況，以此來降低溝通成本，從而使工作效率得到提高。第二，對票據(jù)有關(guān)的處理時間要進(jìn)行嚴(yán)格控制，應(yīng)付賬款組相關(guān)人員需要對材料采購及入庫情況進(jìn)行及時關(guān)注和了解，并確保發(fā)票掃進(jìn)行系統(tǒng)，及時上傳到共享中心，若發(fā)票得不到及時處理，就會過期，這時系統(tǒng)就應(yīng)該通過發(fā)郵件取得和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的聯(lián)系，反映情況。第三，需要和業(yè)務(wù)單位財務(wù)人員保持聯(lián)系。財務(wù)人員需要對應(yīng)付賬款情況進(jìn)行及時了解，賬款是否付清，什么時候能夠付清等，一定要按照每筆賬款的截止日期對付款時間做出安排，待業(yè)務(wù)和財務(wù)人員雙方審核無誤之后，來完成相應(yīng)付款操作。值得注意的是，當(dāng)付款全部支付完成以后，需要利用管理系統(tǒng)向各個供應(yīng)商發(fā)送消息，從而避免供應(yīng)商詢問和查詢，節(jié)省時間。

（二）費用報銷流程效率低

每個月有大量的報銷單郵寄到財務(wù)共享平臺，報銷組的工作量很大，為了趕進(jìn)度，并不會完全按照報銷流程進(jìn)行，這就使得報銷的正確率大大降低。與此同時，各個審核小組成員需要找各個部門負(fù)責(zé)人簽名，審核的過程十分枯燥，若審核過程中出現(xiàn)比較大的問題時，還要和各個部門相關(guān)人員進(jìn)行溝通，工作效率低。

當(dāng)遇到這一問題的時候，可以借助信息技術(shù)來解決問題，可以在公司內(nèi)部相應(yīng)系統(tǒng)中添加報銷申請模塊，當(dāng)然，需要面向全體員工。需要進(jìn)行申請報銷者，能夠隨時進(jìn)行報銷模塊對費用報銷流程進(jìn)行查詢。

（三）應(yīng)收款流程溝通效率低

一般情況下，財務(wù)共享中心應(yīng)付賬款流程的問題在于同客戶交流與對賬上，對賬工作十分被動。在對賬的過程中，僅依賴于財務(wù)共享中心是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要該區(qū)域業(yè)務(wù)單位的幫助。

要提高應(yīng)付賬流程溝通效率就需要每個財務(wù)人員來清算每天的收賬情況，有效防止問題賬款的大量堆積。同時，對于應(yīng)收賬款組來說，最重要的任務(wù)就是確保收款能夠及時到賬，并需要與客戶保持聯(lián)系，若是到期未收的賬款要催收。另外，還需要做好對賬工作，應(yīng)收款小組需要重視對賬的每一個環(huán)節(jié)，做好三方對賬，一旦對賬的過程中發(fā)現(xiàn)問題需要及時解決。

三、財務(wù)風(fēng)險問題

基于財務(wù)共享服務(wù)中心核算模式的特殊性，必然會存在一定的財務(wù)風(fēng)險。當(dāng) 財務(wù)共享中心統(tǒng)一處理各業(yè)務(wù)之后，會計核算一般都和實質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務(wù)脫離，中心財務(wù)工作人員不能準(zhǔn)確掌握各個業(yè)務(wù)單位的實際情況，由此就導(dǎo)致會計信息的不真實性。

針對以上問題，企業(yè)需要發(fā)揮自身監(jiān)督職能。對于財務(wù)共享服務(wù)中心來說，應(yīng)該對自身核算和監(jiān)督檢查予以重視，對可能存在的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測，提高核算質(zhì)量。需要安排專業(yè)人員對核算質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管，企業(yè)可以試著去構(gòu)建三級質(zhì)量管理體制：第一，業(yè)務(wù)復(fù)審崗，對相應(yīng)的會計核算信息進(jìn)行復(fù)查；第二，綜合抽查崗，對業(yè)務(wù)復(fù)查崗工作進(jìn)行抽查；第三，季度自查，在業(yè)務(wù)復(fù)查、綜合抽查下在進(jìn)行抽查。另外，相關(guān)質(zhì)量檢查部門還需要對相應(yīng)指標(biāo)進(jìn)行定期分析，并統(tǒng)計相關(guān)指標(biāo)，將質(zhì)量檢查貫穿到日常工作中，對于管理中存在的問題，應(yīng)該將責(zé)任落實到相關(guān)的人或部門，獎懲分明。同時，還應(yīng)該加強和各個業(yè)務(wù)單位的交流，一些新業(yè)務(wù)和特殊業(yè)務(wù)需要及時進(jìn)行更新，并對各個業(yè)務(wù)的關(guān)鍵點進(jìn)行分析。

結(jié)語

總之，財務(wù)共享管理中心在企業(yè)財務(wù)管理中有著非常重要的作用。因而，相關(guān)人員需要認(rèn)識到財務(wù)共享管理中心的重要性，針對目前財務(wù)共享管理中心存在的問題，即組織機構(gòu)存在的問題，核算流程存在的問題，財務(wù)風(fēng)險問題等進(jìn)行分析，采取有效方式解決問題，提高財務(wù)管理工作質(zhì)量和效率。

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