“一站式服務(wù)”理念下醫(yī)療設(shè)備電子檔案建設(shè)探析

韋雙莉

摘要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，保存完好的醫(yī)療設(shè)備檔案，可提升醫(yī)院設(shè)備管理決策能力。更便捷、更高效、更全面的獲取檔案信息使一站式電子檔案成為醫(yī)療設(shè)備檔案管理的一種新趨勢。加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，以多種網(wǎng)絡(luò)渠道全面推進(jìn)一站式醫(yī)療設(shè)備電子檔案建設(shè)，旨在探尋一種生命線式的一站式醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：“一站式服務(wù)”；醫(yī)療設(shè)備；電子檔案

中圖分類號(hào)：F49文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2018.04.031

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，電子信息檔案建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向無紙化電子檔案，實(shí)現(xiàn)了資源共享的目的。近年來，“一站式服務(wù)”的理念被國內(nèi)許多行業(yè)吸納采用，最為常見的是各級(jí)政府開設(shè)“一站式的服務(wù)大廳”，從而提高了行政效率，也將行政管理從管理型向服務(wù)型、被動(dòng)型向主動(dòng)型，單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。醫(yī)療設(shè)備檔案具有較強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，從申購，論證，招標(biāo)，簽訂合同，到貨，安裝驗(yàn)收等一系列工作，不管哪個(gè)環(huán)節(jié)，工作中都會(huì)形成對(duì)應(yīng)的工作材料，需要查閱的時(shí)候難度大。因此，建設(shè)醫(yī)療設(shè)備電子檔案，只要點(diǎn)擊某個(gè)字段，就能知曉該設(shè)備具體的全方位信息，這就需要以一站式的醫(yī)療設(shè)備電子檔案建設(shè)為切入點(diǎn)，創(chuàng)建為相關(guān)人員提供全面服務(wù)的“一站式服務(wù)”模式。

1“一站式服務(wù)”理念與建設(shè)醫(yī)療設(shè)備電子檔案

1.1“一站式服務(wù)”理念概述

“一站式服務(wù)”理念起源自歐美，最早是為了提高工作的效率，把多個(gè)不同的業(yè)務(wù)辦理部門集中在一個(gè)地點(diǎn)完成辦理。我國政府首先采用了這樣的理念，現(xiàn)該理念已慢慢地蔓延到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，隨著理念在各個(gè)領(lǐng)域的滲透，其內(nèi)涵及外延也隨之?dāng)U展。所謂的“一站式服務(wù)”理念，更多的以服務(wù)行業(yè)為引領(lǐng)，即在特定的區(qū)域和服務(wù)體系中可以盡可能全面的提供對(duì)方的所需服務(wù)。

1.2醫(yī)療設(shè)備電子檔案建設(shè)

在醫(yī)療設(shè)備日常的檔案管理工作中，無論是從查閱者查閱檔案的便捷性角度，還是信息化推進(jìn)的角度，電子檔案的建設(shè)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理發(fā)展的必然趨勢。由于醫(yī)療設(shè)備檔案的特殊性，涉及的內(nèi)容多樣化，檔案保存周期長，而且還存在動(dòng)態(tài)性的存檔要求，一站式模式也成為電子檔案建設(shè)的內(nèi)在需求。醫(yī)療設(shè)備電子檔案的建設(shè)應(yīng)該包括兩個(gè)數(shù)據(jù)庫：一是固定資產(chǎn)管理庫；二是維修庫。建立起的兩個(gè)數(shù)據(jù)庫之間應(yīng)有關(guān)聯(lián)性，彼此間的數(shù)據(jù)可以隨手調(diào)出查閱使用。

一站式模式的醫(yī)療設(shè)備電子檔案，是建立一個(gè)信息系統(tǒng)，將日常的醫(yī)療設(shè)備檔案分類進(jìn)行電子化（包括掃描、exel錄入、信息系統(tǒng)錄入等方式），電子化的檔案需要建立起關(guān)聯(lián)性，可登錄系統(tǒng)，查閱任意一項(xiàng)設(shè)備時(shí)，相關(guān)的采購、維修、維護(hù)保養(yǎng)等情況全部可以查閱，這一的建設(shè)模式與“一站式服務(wù)”的理念契合度非常高。

2醫(yī)療設(shè)備電子檔案建設(shè)現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案涉及的部門多，檔案內(nèi)容廣，形式多樣，就醫(yī)療設(shè)備檔案來看，還是以紙質(zhì)的檔案為主，從醫(yī)療設(shè)備的申購到醫(yī)療設(shè)備的報(bào)廢整個(gè)周期比較長，很多電子數(shù)據(jù)都是獨(dú)立建立起來的，沒有關(guān)聯(lián)性。就目前醫(yī)療設(shè)備電子檔案建設(shè)情況看，總結(jié)起來主要有以下幾點(diǎn)現(xiàn)狀。

（1）以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案建設(shè)未全面開展。目前，很多大型醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案還是以紙質(zhì)版的為主，很多學(xué)者認(rèn)為醫(yī)療設(shè)備檔案電子化進(jìn)程與領(lǐng)導(dǎo)們重視程度有關(guān)，目前建立起來的醫(yī)療設(shè)備相關(guān)電子版檔案很多都是為了方便查閱，使用率非常高。關(guān)于全面的開展電子檔案建設(shè)，很多科室都未能推進(jìn)，或者只是某個(gè)環(huán)節(jié)的工作有部分的exel表格統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)，很多其他的信息化需求應(yīng)用都未能提上日程。

（2）以工作職能為界限，電子檔案未建立關(guān)聯(lián)性。醫(yī)療設(shè)備檔案包含醫(yī)療設(shè)備采購、維修、保養(yǎng)、監(jiān)管、計(jì)量檢測、效益分析、折舊、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等工作形成的文件材料。日常工作中大量的原始工作記錄表成為紙質(zhì)檔案的歸檔內(nèi)容，但是在日常工作中，為了方便查閱檔案，會(huì)建立對(duì)應(yīng)的電子表格，例如可以建醫(yī)療設(shè)備請購表、醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟(jì)合同表、維修記錄表等，將工作中的相關(guān)數(shù)據(jù)往表格里錄入，但建立起的各個(gè)表格，并沒有關(guān)聯(lián)性，很多需要的數(shù)據(jù)不能共享和調(diào)取，例如醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟(jì)采購合同錄入的經(jīng)銷商聯(lián)系方式，在維修記錄表里就查閱不到，這些電子表格的形成，雖然在一定程度上方便了查閱，但是距離精細(xì)化管理卻還有很大的差距。

（3）紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化檔案工作量巨大，對(duì)兼職檔案員的檔案管理工作形成新的挑戰(zhàn)。建立信息化管理系統(tǒng)，離不開原始數(shù)據(jù)的錄入工作，而很多電子檔案不僅需要電子錄入，還需要掃描分類，需要的數(shù)據(jù)越精確，前期的錄入就需要做得更多，這對(duì)兼職檔案員的工作形成新的挑戰(zhàn)。醫(yī)療設(shè)備兼職檔案員需要在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)到場清點(diǎn)設(shè)備的相關(guān)材料，在驗(yàn)收完成后2個(gè)月內(nèi)將紙質(zhì)的醫(yī)療設(shè)備檔案移交到醫(yī)院檔案室管理，那么在兩個(gè)月內(nèi)如何完成大量的掃描工作（通常外出招標(biāo)的設(shè)備檔案內(nèi)容非常多，僅僅投標(biāo)文件材料就有近500頁），有限的兼職檔案員人數(shù)在日常工作中要著手將這些紙質(zhì)檔案電子化非常困難。

3“一站式服務(wù)”醫(yī)療設(shè)備電子檔案建設(shè)的幾點(diǎn)思考

3.1以“一站式服務(wù)”宗旨強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)

醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理是對(duì)醫(yī)療設(shè)備從產(chǎn)生到報(bào)廢的具體信息進(jìn)行紀(jì)錄與維護(hù)的過程，這些信息主要包括從臨床科室提出采購申請開始，一直延續(xù)到設(shè)備達(dá)到使用年限或其他原因辦理報(bào)廢為止。一站式醫(yī)療設(shè)備電子化檔案建設(shè)的主要宗旨是將醫(yī)療設(shè)備的生命周期通過電子化的方式記錄下，這也是時(shí)代發(fā)展的一種趨勢，通過“一站式服務(wù)”的宗旨，強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案員的檔案管理意識(shí)，使檔案管理工作更加精細(xì)化。

3.2以“一站式服務(wù)”網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)多渠道信息化管理

由紙質(zhì)向電子化過度，全面推開醫(yī)療設(shè)備電子化管理。一方面，以網(wǎng)絡(luò)為依托，首先建立起一個(gè)基本的醫(yī)療設(shè)備信息管理網(wǎng)站，這也是實(shí)現(xiàn)“一站式”醫(yī)療設(shè)備檔案管理的主要方式，從申請采購設(shè)備的工作人員開始，通過網(wǎng)絡(luò)填寫采購信息，進(jìn)入采購的OA辦公階段，直到設(shè)備購回，使用、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢，全部在建立的信息管理網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)。另一方面，以手機(jī)為載體，由于手機(jī)已成為當(dāng)今生活中必不可少的生活用品，通過手機(jī)的上網(wǎng)功能，不斷的更新、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，非常方便快捷。例如，維修工程師可以隨時(shí)隨地登陸醫(yī)療設(shè)備電子檔案管理系統(tǒng)，查閱相關(guān)設(shè)備的信息，根據(jù)權(quán)限，調(diào)用數(shù)據(jù)或上傳新的維修數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案收集、查詢、使用工作更加便捷的目的。endprint

3.3以“一站式服務(wù)”標(biāo)準(zhǔn)完善醫(yī)療設(shè)備電子檔案的內(nèi)容

檔案工作建立各類檔案的目的，在于通過利用檔案信息從而加強(qiáng)管理，醫(yī)療設(shè)備電子化檔案的建立和完善也不例外。醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化，建立檔案時(shí)應(yīng)涵蓋申購，論證，招標(biāo)，簽訂合同，到貨，安裝驗(yàn)收、使用、維護(hù)保養(yǎng)、報(bào)廢等一系列工作，做到內(nèi)容齊全、動(dòng)態(tài)更新，這些不同的階段，一般可分為三個(gè)部分歸檔：商務(wù)部分、技術(shù)部分、使用維護(hù)記錄部分。

3.3.1商務(wù)檔案

商務(wù)檔案涉及醫(yī)療設(shè)備請購表、領(lǐng)導(dǎo)班子召開會(huì)議審批、論證報(bào)告、招標(biāo)文件、供應(yīng)室資質(zhì)、商檢證明、合同書、報(bào)關(guān)單及發(fā)票等。醫(yī)療設(shè)備的商務(wù)檔案主要指在設(shè)備采購環(huán)節(jié)中形成的各類文書，例如：醫(yī)療設(shè)備請購表、設(shè)備配置清單及技術(shù)參數(shù)、可行性報(bào)告、詢價(jià)記錄表、領(lǐng)導(dǎo)班子審批材料、職代會(huì)議案、中標(biāo)通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、招投標(biāo)文件等材料。這部分檔案的電子化，可分為兩個(gè)環(huán)節(jié)，第一個(gè)環(huán)節(jié)：需要手動(dòng)輸入使用科室、設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、保修年限、采購價(jià)格、付款方式、廠家名稱、經(jīng)銷商名稱、驗(yàn)收時(shí)間、產(chǎn)品外觀及性能檢測情況、培訓(xùn)情況、經(jīng)銷商聯(lián)系人及電話等重要信息；第二個(gè)環(huán)節(jié)：需要將醫(yī)療設(shè)備請購表、可行性報(bào)告、詢價(jià)記錄表、領(lǐng)導(dǎo)班子審批材料、職代會(huì)議案等文件由兼職檔案員掃描上傳保存至系統(tǒng)中，為后期的財(cái)務(wù)付款、安裝驗(yàn)收、保養(yǎng)維修等工作提供信息來源。

3.3.2技術(shù)檔案

技術(shù)檔案主要指設(shè)備到貨后，驗(yàn)收設(shè)備產(chǎn)生的相關(guān)材料，主要有使用說明書、裝箱清單、合格證、保修卡、驗(yàn)收報(bào)告單、進(jìn)口報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫單等。這部分的檔案需要掃描上傳，工作量會(huì)非常大，但是可以請廠家或經(jīng)銷商提供對(duì)應(yīng)說明書等內(nèi)容的檔案的電子版，減少一些掃描工作。這些形成電子化的檔案，查閱更加方便，工程師在維修工作中可通過自己隨身攜帶的手機(jī)登錄系統(tǒng)查看說明書或操作手冊，這樣就縮短了借閱檔案的時(shí)間，加快了維修的速度，也避免了借閱紙質(zhì)檔案可能造成的破損或丟失風(fēng)險(xiǎn)。

3.3.3使用、維保檔案

使用、維保檔案是在設(shè)備的日常使用中，設(shè)備使用的次數(shù)、開機(jī)情況、收入、保養(yǎng)、維修、計(jì)量檢測（非強(qiáng)制檢定的設(shè)備除外）等形成的材料。日常使用情況可以由使用科室的設(shè)備管理員或者操作者通過HIS系統(tǒng)將每天設(shè)備的使用情況錄入系統(tǒng)，包括清潔情況、溫濕度、使用前后電源及其他附件運(yùn)轉(zhuǎn)情況。而維保則涵蓋了兩個(gè)部分，一個(gè)是保養(yǎng)、一個(gè)是維修。維保兩個(gè)部分需要設(shè)備維修工程師將每天接到的維修、按計(jì)劃進(jìn)行的設(shè)備保養(yǎng)工作記錄下來，錄入系統(tǒng)。建立設(shè)備的保養(yǎng)維修小簡歷，能實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理，維修工程師可以通過登陸系統(tǒng)軟件查閱設(shè)備檔案了解該設(shè)備的歷史情況，從而快速而準(zhǔn)確的對(duì)故障作出精確判斷，提高維修效率。

3.3.4報(bào)廢檔案

報(bào)廢檔案是臨床科室在使用醫(yī)療設(shè)備中發(fā)現(xiàn)設(shè)備使用年限長，已經(jīng)出現(xiàn)故障無法維修或者其他達(dá)到報(bào)廢的標(biāo)準(zhǔn)，填寫報(bào)廢申請表形成的檔案。一般醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢手續(xù)由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理。需要注意的是醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢后，固定資產(chǎn)管理員需要在設(shè)備管理系統(tǒng)中錄入使用科室名稱、需要報(bào)廢的設(shè)備名稱、日期時(shí)間、申請報(bào)廢原因等信息。而報(bào)廢后的設(shè)備電子檔案可以自動(dòng)轉(zhuǎn)入歷史信息庫，為今后同類設(shè)備的采購、維修提供參考；同時(shí)，紙質(zhì)的報(bào)廢檔案材料標(biāo)記上報(bào)廢字樣進(jìn)行存檔，因?yàn)檫@些檔案有可能成為醫(yī)療糾紛的重要法律依據(jù)。

4結(jié)語

醫(yī)療設(shè)備電子涉及醫(yī)療設(shè)備整個(gè)生命周期，信息化建設(shè)工作較為復(fù)雜，從“無”到“有”的過程需要循序漸進(jìn)的推進(jìn)。在大型綜合三甲醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)行和發(fā)展中，醫(yī)療設(shè)備檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，管理要求也在不斷的提高，必須對(duì)其進(jìn)行妥善的管理。而醫(yī)療設(shè)備電子化管理能夠極大地提高醫(yī)療設(shè)備檔案資源的利用率，提高醫(yī)院的有效決策，因此，需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)采取更加強(qiáng)有力的措施，推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理工作，不斷提高醫(yī)療設(shè)備檔案電子化管理的水平。

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