如何做一名合格的施工企業(yè)辦公室人員

盧晗

摘 要：近年來，隨著建筑市場的快速發(fā)展，施工企業(yè)的競爭日趨激烈，拼實力，比技術，看信譽，聽口碑，賽服務，面對如此形勢，施工企業(yè)的辦公室工作將面臨新挑戰(zhàn)，如何發(fā)揮好辦公室的窗口的作用，是每名辦公室工作人員必須認真思考的問題。在此本人結合工作經(jīng)歷談點膚淺認識，不妥之處敬請指正。

關鍵詞：定位；角色；素質(zhì)；服務能力

人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，要充分發(fā)揮企業(yè)一個部門的作用，其部門人員自然是關鍵。對于一個基層的施工企業(yè)而言，辦公室工作人員必須明確定位，認知自己的角色，要轉(zhuǎn)變觀念，增強服務意識，同時提升素質(zhì)，增強服務能力，最終落實到行動：全心全意做好服務。

明確定位，認知角色

辦公室是公司綜合性的管理部門，是信息窗口，負責準確及時地上情下達、下情上報；是交流的窗口，負責內(nèi)外溝通、協(xié)調(diào)、會務、接待等工作；是管理的窗口，組織編審和貫徹落實公司各項管理制度，承辦、協(xié)辦或督辦經(jīng)理層交給的任務，協(xié)助領導進行決策管理，推動公司工作全局，實現(xiàn)既定經(jīng)濟目標。辦公室工作人員就是守在這些窗口的“服務員”，服務對象多，有公司領導、有項目客戶、有職工群眾、有外來造訪者等等。

轉(zhuǎn)變觀念，增強服務意識

辦公室工作涉及面廣、事務繁雜、工作瑣碎，還常有加班耽誤休息。為此，要發(fā)揮好辦公室的窗口作用，部門每名成員必須強化服務意識，發(fā)揮能動作用，具備奉獻精神。雖然辦公室人員為許多工作付出了很多勞動，卻又不為外人所知。

比如：一次大型會議的前期籌備、會中服務、會后整理資料、及時準確傳遞會議精神；一項緊急事務的快速應對處理；一份文稿的反復斟酌修改校對或一大摞資料用印前的細致復核；一次商務接待的策劃安排，迎送之間的細節(jié)服務……等等，這些看似簡單的事，如果工作不到位、不盡心，將會出現(xiàn)各種差錯，如：辦會中文字資料有錯漏、設備出故障、信息傳遞失真、誤導工作；重要緊急事務處理不當，會引發(fā)事端、激化矛盾；接待中服務脫節(jié)斷鏈、怠慢客人，會損害企業(yè)形象，減少企業(yè)客戶；用印不當會損害企業(yè)利益……，但如果把它們做得順利無差錯，達到與之相關的工作目標，取得良好的效果，辦公室人員定會有成就感。

提升素質(zhì)，增強服務能力

辦公室的窗口作用發(fā)揮得好與壞，與辦公室人員的素質(zhì)、能力直接相關。在辦公室這個“窗口”工作的人員，一要注重自身素養(yǎng)，有良好的職業(yè)道德。加強個人修養(yǎng)，時刻注意自己的言談舉止，堅持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度要和務實的工作作風。辦公室因業(yè)務分工，在一定范圍內(nèi)具有一些職權，辦公室人員必須堅持原則、實事求是、心存敬畏、廉潔自律，做到管好手；辦公室掌握各種信息快，信息較集中，對不能公開或沒經(jīng)審批待發(fā)布的信息要嚴格保密，做到管好嘴；隨時保持工作熱情，辦事雷厲風行，不拖拉疲沓，事前有計劃，事后有回復，做到盡好責。二要加強學習，提升業(yè)務能力。由于施工企業(yè)條件比較艱苦，引進辦公室系統(tǒng)專業(yè)人員較難，大多數(shù)辦公室人員都是“半路出家”，學習掌握本行業(yè)和本專業(yè)方面的業(yè)務知識顯得非常必要和重要。比如：文秘人員必須打好理論基礎，練好文字功底，掌握公文種類、格式、行文規(guī)則，熟知公文流轉(zhuǎn)程序等，同時廣涉政治、經(jīng)濟、文化、法律、建筑業(yè)等知識；會議管理員必須學會會場布置、熟練操作會場各種傳輸電子設備等；接待人員必須全面學習和靈活運用現(xiàn)代商務禮儀，同時學習牢記上級關于接待標準的相關規(guī)定；法律干事要全面學習和掌握國家法律、法規(guī)，多進行政策研讀，能作案例分析和起草法律文書……不論在辦公室哪一個崗位，辦公室人員不僅要立足崗位加強學習，學以致用，還要與時俱進，創(chuàng)新思維，接受新觀念，學習新方法，提升服務能力，改善服務質(zhì)量。

全心全意，做好服務

要發(fā)揮好辦公室的“信息窗口”、“交流窗口”、“管理窗口”作用，辦公室人員必須立足“窗口”全心全意服好務。一是做好辦公室日?；A工作，規(guī)范辦文，認真辦會，用心辦事，準確傳遞信息，加強內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)和交流，把好印章證照使用關口，做好法律風險防范等，確保企業(yè)機關正常運轉(zhuǎn)。時刻關注基層動態(tài)，廣泛收集各方信息，全面掌握公司的整體情況，認真進行總結歸納，為領導決策管理提供真實有用的信息。把握公司各個時期的工作重點，切實為企業(yè)中心工作服務。二是為生產(chǎn)項目服好務，施工企業(yè)要做大做強做優(yōu)，項目是支撐，配合項目抓好生產(chǎn)建設，才能創(chuàng)造更好的經(jīng)濟效益，在企業(yè)對項目的實施規(guī)范化、制度化和科學化管理的同時，辦公室人員對項目的服務必須跟上，不能出現(xiàn)因辦公室服務不到位而使項目的工作難做、事難辦。特別是市外項目，前往公司本部辦事，路途遙遠，來去匆忙，可能他們到達公司時已臨近下班，有時應急還可能在下班或周末到公司辦事，辦公室人員要多體諒，應及時予以辦理，需要其他部門聯(lián)辦的要及時銜接，對資料準備不充分的，要協(xié)助其完善。在不違背原則、不損害公司利益的前提下盡可能為項目辦事提供暢通渠道。

結語

總之，辦公室人員要干一行、愛一行、專一行，盡心盡力地做好部門每一項工作，確保辦公室的窗口作用充分發(fā)揮。在職場大世界里企業(yè)辦公室只是個小小的窗口，但又是個大大的舞臺，表演的“節(jié)目”一般不經(jīng)“彩排”就“直播”，所以每一名辦公室人員必須演好自己的“角色”。

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