淺談檔案管理中的電子檔案管理

楊慧然

摘要：一般情況下，檔案管理的工作包括對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻(xiàn)等實(shí)體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻(xiàn)等電子文檔所取代。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子檔案 電子檔案管理

一、電子檔案的基本要求

（一）完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語(yǔ)主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同：由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來(lái)文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，管理形式多樣，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案的不完整，針對(duì)以上情況，我們必須提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

（二）原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過(guò)程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

（三）真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過(guò)程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過(guò)程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

（四）安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問(wèn)題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

二、電子檔案信息資源開發(fā)利用

（一）使用權(quán)限的審核。首先，要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使月未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。

（二）利用中的安全措施。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。五是系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。

（三）拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來(lái)利用時(shí)間與利用地點(diǎn)的分散，如果管理不好，將會(huì)造成檔案信息無(wú)原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過(guò)技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制。除公開發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)同、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來(lái)的拷貝，應(yīng)做信息內(nèi)容的消除處理。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢(shì)：

第一，由于電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。

第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。

第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有感情色彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。

第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會(huì)有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來(lái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。

綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來(lái)提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。endprint