企業(yè)公文審核精益管理的思考與實(shí)踐

姚杰

【摘要】隨著依法治企的持續(xù)深化和精益管理的逐步提升，規(guī)范公文已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。公文處理規(guī)范化工作直接反映著辦公室以文輔政的層次、質(zhì)量和水平。本文結(jié)合筆者歷年來在來文辦理、公文審核、規(guī)范行文等方面的實(shí)踐，對公文審核工作進(jìn)行了有益的歸納和探析。

【關(guān)鍵詞】公文；審核；實(shí)踐

公文處理是指公文擬制、審核、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文審核是文稿送交單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)前的關(guān)鍵性程序。它前承擬稿環(huán)節(jié)，后啟簽發(fā)流程，在整個(gè)公文處理過程中有著十分重要的地位，直接影響著公文的質(zhì)量。

公文文稿的審核工作一般由辦公室經(jīng)驗(yàn)豐富、水平較高的文字秘書負(fù)責(zé)，主要對文稿內(nèi)容、政策界限、事實(shí)數(shù)據(jù)、實(shí)施舉措、決策意圖、條理結(jié)構(gòu)、文字表達(dá)、行文程序、公文格式等方面進(jìn)行全面的審核。在審核過程中應(yīng)堅(jiān)持“三不發(fā)”原則：即內(nèi)容空洞、無實(shí)際價(jià)值的不發(fā)；主題不鮮明、目的不明確的不發(fā)；語句邏輯不通、字詞使用不當(dāng)?shù)牟话l(fā)。本文結(jié)合單位公文審核的實(shí)踐，從以下三個(gè)方面提出了具體的審核重點(diǎn)。

一、審核行文的政策和內(nèi)容

公文作為一種載體，是傳達(dá)命令、頒布政策、指導(dǎo)工作、傳遞信息、辦理公務(wù)、記載事務(wù)的重要工具。大多數(shù)公文具有較強(qiáng)的規(guī)范和指導(dǎo)作用。因此，制發(fā)公文必須慎重行事，絕不可隨意濫發(fā)。

（一）要審查是否需要行文。減少“文山會?！笔翘岣咿k事效率、減輕基層負(fù)擔(dān)的有效載體，在審稿時(shí)應(yīng)著重審核文稿所寫的內(nèi)容有無普遍意義，是不是照抄照轉(zhuǎn)上級公文精神，是否屬于業(yè)務(wù)職權(quán)范圍內(nèi)的工作事項(xiàng)，以及是否能通過辦公系統(tǒng)、電話、郵件等方式傳達(dá)、解決問題。如果能以最簡單的方法達(dá)到目的、解決問題，就不必再行文。

（二）要核查文稿內(nèi)容的政策性和連續(xù)性。每一篇公文都不同程度地體現(xiàn)出黨和國家的方針政策，上級單位的管理意圖。做好公文審核，必須抓住政策核查這個(gè)重點(diǎn)。要采取“上下一致”“前后看齊”的辦法，審核文稿中所涉及、制定的政策與黨中央、國務(wù)院的路線、方針、政策是否保持了一致性，與單位規(guī)章制度是否保持了延續(xù)性和連貫性，使之上下一致，前后統(tǒng)一，防止執(zhí)行上級的政策出現(xiàn)偏差和單位內(nèi)部規(guī)定“朝定夕改”。

二、審核公文的主題和內(nèi)容

每篇公文都應(yīng)主題突出、內(nèi)容翔實(shí)，用主題和內(nèi)容統(tǒng)帥全文，用材料說明主題和內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)主題和內(nèi)容的完整、統(tǒng)一。

（一）要恰如其分地確立主題，使之成為公文的核心。主題既是集思廣益的結(jié)果，又是領(lǐng)導(dǎo)集體智慧的體現(xiàn)。公文文稿所承載的決策內(nèi)容，一定程度上可以說是領(lǐng)導(dǎo)層的管理意圖，或者說公文承載的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)意圖是完全一致的。

（二）要審核文稿內(nèi)容的可行性。一看措施是否具有客觀性。能否體現(xiàn)出實(shí)事求是，一切從實(shí)際出發(fā)的原則，既體察下情，又依據(jù)實(shí)情。二看措施是否具有針對性。有些措施從某一角度來說是可行的，對某一部門來說是可行的，但是這并非說明在全局就可行。如果公文缺乏針對性，顯然會使一些單位不知所措，不利于工作的有效開展。三看措施是否具有科學(xué)性。有效、可行的措施是科學(xué)的，并能將實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程進(jìn)行分解，從而按部就班地穩(wěn)妥推進(jìn)，而不是一味強(qiáng)調(diào)苦干加蠻干，去實(shí)現(xiàn)不切實(shí)際的目標(biāo)。所以，凡不具備實(shí)施能力的不要強(qiáng)行寫進(jìn)公文。四要掌握措施的時(shí)效性，有些措施從長遠(yuǎn)看可行，但從短期看暫時(shí)不行。而有些暫時(shí)可行，長遠(yuǎn)不行。這就要求掌握其時(shí)效性，靈活運(yùn)用。

三、審核公文的格式和文字

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》對公文的文種、格式和行文規(guī)則都提出了一系列具體的要求。作為秘書部門，必須十分熟練地掌握這些公文體式、標(biāo)準(zhǔn)，對每一文稿實(shí)行嚴(yán)格的規(guī)范化審核。

（一）審核公文的文種和格式。做到“五看”：一看文種的選擇是否合適；二看發(fā)文單位同收文單位關(guān)系處理是否恰當(dāng)；三看主送、抄送是否準(zhǔn)確；四看公文標(biāo)題、發(fā)文字號、發(fā)文時(shí)間是否正確；五看附件、落款是否遺漏。堅(jiān)持不規(guī)范的文件不出手，確保公文格式正確規(guī)范，要素齊全。

（二）審核文字表達(dá)。公文的語言文字表述水平，直接關(guān)系到公文的質(zhì)量，進(jìn)而影響公文的貫徹執(zhí)行。公文條理清晰、層次分明，才能明確地表達(dá)發(fā)文意圖和思想，便于受文單位學(xué)懂悟透、貫徹執(zhí)行。因此，核稿時(shí)要重點(diǎn)對公文框架、布局、部分之間的關(guān)聯(lián)以及敘述的層次性等進(jìn)行細(xì)致分析，使公文的結(jié)構(gòu)合理。同時(shí)要認(rèn)真審核文稿語言文字的使用是否正確，有無錯(cuò)字、別字；用詞是否搭配正確、通俗易懂；句子成份是否正確，有無病句；標(biāo)點(diǎn)符號運(yùn)用是否準(zhǔn)確，會不會產(chǎn)生歧義；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確無誤等。

（三）做好公文會簽。凡以兩個(gè)或兩個(gè)以上部門聯(lián)合行文的，或公文主要內(nèi)容涉及多個(gè)部門的，必須由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人逐一履行會簽程序，做到應(yīng)簽必簽。對擬制的單位規(guī)章制度，反涉及職工切身利益的，需由法律部門進(jìn)行專業(yè)審查，并提交職工代表會議民主決策后，方可行文印發(fā)。

總之，公文文稿審核是一項(xiàng)費(fèi)心費(fèi)腦的細(xì)致工作，核稿人員既要有很強(qiáng)的法律法規(guī)和政策意識，又要有扎實(shí)的語言文字功底和寫作能力，更要熟練掌握本單位的全面工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮文秘部門的參謀助手作用，有助于提高單位政務(wù)運(yùn)行效率。endprint