淺談PDCA在外貿(mào)加工企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用

郗玉東

摘 要：自20世紀末，歐美爆發(fā)了聲討“血汗工廠”的行動，以Nike為代表的品牌和Walmart為代表的零售商被推上了風(fēng)口浪尖。為維護企業(yè)形象，她們制定了Code of Conduct，簡稱COC，即供應(yīng)商行為準則。無論是老供應(yīng)商，還是新供應(yīng)商，必須達到她們的“基本要求”以后，才能為她們提供產(chǎn)品。過去的20年，中國眾多外貿(mào)制造企業(yè)，沒有通過COC審核，被最后的“買家”拿下；也有一些通過COC審核的企業(yè)，順利搭上世界500強級的供應(yīng)商的列車。究其原因，企業(yè)的人力資源管理是否規(guī)范，在其中扮演了決定性作用。

關(guān)鍵詞：COC審核；PDCA；人力資源管理；外貿(mào)企業(yè)

本人在歐美客戶（第二方）和審核公司（第三方）工作過，對于歐美采購商對供應(yīng)商的要求非常清楚。本文從終端客戶的角度出發(fā)，探討PDCA在外貿(mào)型制造企業(yè)運營過程中人力資源部門應(yīng)該起到的作用。

首先，企業(yè)應(yīng)分析研究歐美客戶對供應(yīng)鏈的基本要求。

客戶供應(yīng)商行為準則的內(nèi)容，通常包括童工，強迫或強制勞動，健康與安全，結(jié)社自由&勞資談判權(quán)利，歧視，懲戒性行為，工作時間，員工收入，管理系統(tǒng)等。客戶還可能有反恐（C-TPAT），質(zhì)量（QMS），環(huán)保（Environment）要求等。要求雖然較少并且簡單，但是對于眾多企業(yè)來說，由于跨部門，跨行業(yè)，不專業(yè)，去收集相關(guān)規(guī)定的難度還是挺大的。符合企業(yè)所在國法律法規(guī)和行業(yè)準則是國外客戶的最基本要求。作為加工企業(yè)，必須要事先了解違規(guī)所要承擔(dān)的代價。例如，如果制造商企業(yè)使用了童工，監(jiān)獄勞工，賄賂審核員等等，企業(yè)將被直接列入黑名單，永不錄用。而如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)未經(jīng)許可嚴重違規(guī)排放廢氣廢水，一些員工工資沒有達到政府規(guī)定的最低工資標準，員工連續(xù)20-30天上班，每周工作時間超過72小時，消防嚴重違規(guī)等，受審核的企業(yè)將被限制接訂單。如果受審企業(yè)連續(xù)兩次被評為高風(fēng)險企業(yè)，企業(yè)將會收到警告信，不能接新訂單；如果企業(yè)連續(xù)三次被評為高風(fēng)險，那么企業(yè)的供應(yīng)商資格將被凍結(jié)，企業(yè)將在較長的（兩年以上）一段時間以內(nèi)，不能接客人的任何訂單等。只有了解客戶要求，企業(yè)才能有針對性的制定解決辦法和方案?？蛻舾Ｍ考夜?yīng)商能夠有一個完善的管理層，并有部門與她們的合規(guī)部門（Compliance部門）進行無縫銜接。結(jié)合COC內(nèi)容要求，就會發(fā)現(xiàn)，員工招聘（童工），工作時間，工資報酬，結(jié)社自由&勞資談判權(quán)利，懲戒性行為，等內(nèi)容，絕大多數(shù)，離不開人力資源部門的參與。

PDCA循環(huán)是美國質(zhì)量管理專家戴明博士首先提出的，它的含義是將質(zhì)量管理分為四個階段，即計劃（plan）、執(zhí)行（do）、檢查（check）、處理（action）。在質(zhì)量管理活動中，要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，然后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環(huán)去解決的工作方法，這是質(zhì)量管理的基本方法，也是企業(yè)管理各項工作的一般規(guī)律。歐美客戶也希望企業(yè)能夠按照PDCA循環(huán)建立完善的管理體系和操作程序。其次，收集相關(guān)方需求信息，制定詳細計劃（Plan）是通過COC審核的客觀需要。

企業(yè)制定計劃的目的，一是滿足客戶要求，按照客戶的標準去落實與執(zhí)行；另外一個目的，就是加強企業(yè)的管理，達到標準化管理。企業(yè)限于專業(yè)缺陷性和非專業(yè)程度，以及相關(guān)法律法規(guī)的廣泛性和復(fù)雜性，使得企業(yè)在制定規(guī)章制度和操作程序過程中，難度很大?？蛻粢仓榔髽I(yè)生產(chǎn)任務(wù)重，沒有時間和精力去收集相關(guān)資料。為了便于對供應(yīng)商的管理，她們會通過各種方式，收集相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)準則，甄別出國外客戶所關(guān)心的內(nèi)容，并通過各種形式，例如舉辦年會，要求所有的供應(yīng)商到指定地點進行培訓(xùn)，同時客戶COC準則要求，以及如何規(guī)避違規(guī)的范例；限于客人有限的人力資源，她們也不定期到一些重要的供應(yīng)商處去進行COC準則的宣導(dǎo)和培訓(xùn)。她們希望通過各種溝通方式，幫助企業(yè)建立完善的管理制度，例如員工招聘制度，安全生產(chǎn)規(guī)章制度，反歧視反騷擾制度，員工考勤制度，工資福利制度，以及員工違反廠紀廠規(guī)該如何懲戒的制度等。同時，客戶更需要人力資源管理部門對員工進行宣傳與教育培訓(xùn)，加強員工對企業(yè)和客戶的認同感和責(zé)任感。企業(yè)也需要了解客戶監(jiān)督企業(yè)的方式。為了督促企業(yè)的執(zhí)行情況，客戶會定期安排工作人員或者指定審核第三方公司，例如SGS， ITS， BV等等，代表客戶對企業(yè)進行審核，檢查企業(yè)過去一段時間（通常是過去一年）的合規(guī)性。如果達到基本要求，企業(yè)就可以接訂單；如果企業(yè)嚴重違規(guī)，企業(yè)將被取消供應(yīng)商資格一段時間（通常1-2年）。

因此，企業(yè)的人力資源管理部門在企業(yè)的規(guī)章制度下有效運營，并定期對企業(yè)的狀況進行定期檢查，以促使規(guī)章制度能夠得到有效實行。

再次，執(zhí)行D（Do）力度強弱是企業(yè)是否能夠通過COC審核的根本保證。

好的規(guī)章制度，不是用來看的，而是用來落實并嚴格執(zhí)行的。例如關(guān)于預(yù)防童工的問題，要求企業(yè)建立完善的員工招聘和入職制度，企業(yè)應(yīng)建立人事檔案，登記員工相關(guān)信息，特別是身份證信息，以鑒別員工的年齡是否在16周歲以上。員工考勤制度，需要人力資源管理部門每天檢查員工是否出勤，如實記錄，特別是關(guān)于員工的加班時間，如果發(fā)現(xiàn)員工有漏打卡的情況，人力資源管理部門要及時指出，對于多次漏打卡或者不打卡的員工，要予以通報批評，嚴重的，可以有一些經(jīng)濟上的懲罰。工資福利制度，是員工最關(guān)心的核心制度，企業(yè)需要在員工入職時就對員工進行相關(guān)的培訓(xùn)，外貿(mào)加工企業(yè)，因為訂單交期需要，或者由于生產(chǎn)環(huán)節(jié)的原因，例如原料沒有及時到達，或者由于客戶確認的樣品晚了，但是企業(yè)又必須按照約定的交期交貨，一線生產(chǎn)員工適當?shù)募影嗍潜匾?。因此，對于員工的加班費以及相關(guān)福利，例如夜宵補貼等，還是需要在員工入職的時候進行培訓(xùn)和教育。這樣一來，員工也有加班的主觀能動性。同樣的，企業(yè)的規(guī)章制度，也是需要對員工進行教育和培訓(xùn)的，只有員工意識到和清楚哪些事情能做，哪些事情不能做，或者員工做錯了，需要承擔(dān)哪些責(zé)任，只有這樣，才能避免以后可能出現(xiàn)的勞動爭議和糾紛。因為企業(yè)在進行員工培訓(xùn)教育時，必要的考核，以及員工對于培訓(xùn)內(nèi)容的理解程度，企業(yè)也是需要保存有書面記錄的。這些也是避免以后勞動糾紛，工廠需要舉證的最為重要的證據(jù)之一，等等。

可見，人力資源部門對于規(guī)章制度的執(zhí)行程度，決定了企業(yè)的合規(guī)程度，也預(yù)示著企業(yè)能否最終通過供應(yīng)商的行為準則審核。

第四，定期檢查C（Check）是企業(yè)是否能夠通過COC審核的重要保障。

客戶要求企業(yè)應(yīng)進行定期（通常是每月）自我檢查。按照客戶提供的檢查清單，或者事先制定好的檢查清單，逐項檢查。例如，消防方面，消防設(shè)施是否被堵，安全出口門是否被鎖，消防水栓是否有水等；工作時間方面，員工是否按照要求進行打卡，沒有上班，是否填寫了請假單，月度加班統(tǒng)計后，是否超過法律規(guī)定，是否保證員工每周至少休息一天等；在工資福利方面，在考勤記錄基礎(chǔ)上，檢查是否按時發(fā)放，是否按照法規(guī)要求支付加班費和相關(guān)福利，例如病假，產(chǎn)假，工傷假，法定假等等。通過定期檢查的形式，確保企業(yè)360度無死角，能夠通過客戶的最終審核。

第五，整改效果A（Action）是企業(yè)通過COC審核的必然要求。

在檢查中發(fā)現(xiàn)的問題點，要進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)造成這個問題點的根本原因，是哪個部門產(chǎn)生的，是誰造成的，發(fā)現(xiàn)原因之后，討論怎么解決。并且采取措施，預(yù)防以后同類的問題不在發(fā)生。例如，在檢查中發(fā)現(xiàn)XX車間消防器材被堵，產(chǎn)生的原因是操作工“不慎把物品放置在消防器材前”，而根本原因是員工消防意識淡薄。那么針對這個問題，要多加強員工消防知識培訓(xùn)，必要時，對員工進行隨機抽查，意識淡薄的員工，需要進行批評再教育，而意識強的員工，可以多次表揚，增加她們的主人翁意識。另外，企業(yè)也可以成立義務(wù)消防員組織，每個車間，每個班次，都有至少兩名義務(wù)消防員，她們通過每日的多次巡查，及時清理消防違規(guī)現(xiàn)象。這樣，一些簡單的消防問題，就能夠很快解決。例如，消防出口被鎖了，義務(wù)消防員可以立刻找到車間主任，或者相關(guān)責(zé)任人，及時把門打開，通道被臨時堵塞，她們可以立刻上前，要求相關(guān)員工趕快把物品移開，等等。在工作時間方面，如果員工嚴重加班，人力資源管理部門就可以與生產(chǎn)廠長進行及時溝通，看看是什么原因?qū)е聠T工加班嚴重。如果是訂單太多，那么可以建議多招聘一些員工，或者把一些不重要的工序，或者產(chǎn)品外包出去生產(chǎn)。如果是因為一些員工生產(chǎn)效率低下，那么就需要建議調(diào)整她們的生產(chǎn)崗位，例如到包裝或者檢驗部門等。，如果該員工每個部門都不能適應(yīng)新的工作崗位，那么只能與該員工終止勞動合同等。

可見，持續(xù)改善（Action），是企業(yè)管理制度和操作規(guī)范化的必然要求，也是標準化管理的有力保證。通過PDCA循環(huán)在人力資源管理過程中的應(yīng)用，操作好了，達到客戶的審核要求，是完全沒有問題的。

參考文獻：

[1]SA8000社會責(zé)任國際標準 2014版 （http：//www.docin.com/p-1133920290.html）.

[2]PDCA循環(huán)理論 美國質(zhì)量管理專家戴明博士 （https：//baike.so.com/doc/5430293-5668549.html）.