淺談如何做好食品藥品監(jiān)督管理部門(mén)執(zhí)法案卷的歸檔工作

□ 郭 菁 孝義市食品藥品監(jiān)督管理局食品藥品稽查隊(duì)

作為食品藥品執(zhí)法痕跡的記錄，執(zhí)法案卷是食品藥品監(jiān)管部門(mén)檔案管理的重點(diǎn)，它真實(shí)地記錄了整個(gè)執(zhí)法過(guò)程，反映了案件的真實(shí)情況，并具備法律定義或者法律效力。

國(guó)務(wù)院在“依法行政實(shí)施綱要”中明確要求：“行政機(jī)關(guān)要健全行政執(zhí)法案卷評(píng)查制度。應(yīng)當(dāng)建立有關(guān)行政處罰、行政許可、行政強(qiáng)制等行政執(zhí)法的案卷。對(duì)公民、法人和其他組織的有關(guān)監(jiān)督檢查記錄、證據(jù)材料、執(zhí)法文書(shū)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔?！?/p>

執(zhí)法案卷在食品藥品監(jiān)督管理工作中的重要性

縣級(jí)食品藥品監(jiān)管部門(mén)主要承擔(dān)的行政執(zhí)法工作是食品、藥品、醫(yī)療器械、保健品、化妝品生產(chǎn)、流通相關(guān)領(lǐng)域的日常督查、抽驗(yàn)、違法案件查處等。作為基層執(zhí)法部門(mén)，目前的執(zhí)法重點(diǎn)是查處貯存、銷(xiāo)售來(lái)源不明、超過(guò)保質(zhì)期等不安全食品，假冒偽劣藥品、化妝品、保健品、醫(yī)療器械。

孝義市食品藥品監(jiān)督管理局管轄區(qū)域共涉及17個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道，食品經(jīng)營(yíng)企業(yè)4 500余戶(hù)，流通企業(yè)2 000余戶(hù)，餐飲服務(wù)單位1 200余戶(hù)，藥品、醫(yī)療器械、保健品、化妝品企業(yè)1 000余家，僅2017年立案查處的案件就達(dá)200余起。這些案件處理所形成的執(zhí)法案卷不僅是食品藥品監(jiān)督管理實(shí)施職能的過(guò)程，更是食品藥品監(jiān)管工作是否做好的基礎(chǔ)，執(zhí)法案卷的質(zhì)量不僅僅體現(xiàn)一線(xiàn)執(zhí)法人員的水平和素質(zhì)，更是對(duì)食品藥品監(jiān)管部門(mén)執(zhí)法行為的直觀(guān)記錄。

執(zhí)法案卷既反映了監(jiān)管部門(mén)執(zhí)法活動(dòng)的合法性，也是公眾監(jiān)督執(zhí)法部門(mén)活動(dòng)的書(shū)面憑證，隨著國(guó)家食藥監(jiān)總局對(duì)執(zhí)法案卷的逐步規(guī)范，如何提高執(zhí)法水平和執(zhí)法案卷的規(guī)范性，是當(dāng)前基層食品藥品監(jiān)管執(zhí)法部門(mén)需要考慮的一個(gè)問(wèn)題。

當(dāng)前執(zhí)法案卷存在的問(wèn)題

隨意 簡(jiǎn)化案卷或者簡(jiǎn)化某個(gè)程序中的環(huán)節(jié)

經(jīng)常有執(zhí)法人員將一般程序案件處理成簡(jiǎn)易程序，執(zhí)法文書(shū)不完整，不嚴(yán)密。有的執(zhí)法人員不重視事前告知，隨意開(kāi)出行政處罰決定書(shū)，不標(biāo)注案件來(lái)源，沒(méi)有立案程序，導(dǎo)致案卷漏洞較多。

不重 視案卷的先后順序

執(zhí)法文書(shū)排列前后顛倒，這樣的案卷作為執(zhí)法痕跡和證據(jù)，很容易在當(dāng)事人提起復(fù)議或訴訟后，因順序混亂，事實(shí)情節(jié)不連貫導(dǎo)致執(zhí)法部門(mén)敗訴。

執(zhí)法 案卷文書(shū)的制作不規(guī)范

歸納起來(lái)，主要為：記錄中錯(cuò)別字較多，表述太過(guò)于口語(yǔ)化；簽名缺失，有的案卷只有一人簽名，有的案卷沒(méi)有分管負(fù)責(zé)人簽名；詢(xún)問(wèn)調(diào)查筆錄修改后缺少當(dāng)事人簽名；案件的來(lái)源記錄不明晰；對(duì)涉案物品的種類(lèi)、數(shù)量、狀態(tài)等方面太過(guò)籠統(tǒng)、模糊不清；對(duì)當(dāng)事人不服行政處罰決定的行政復(fù)議、行政訴訟的時(shí)限和機(jī)關(guān)交代不準(zhǔn)確等。

如何提高基層執(zhí)法案卷的制作質(zhì)量

提高 檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)

執(zhí)法案卷的第一手資料是基層執(zhí)法人員形成的，大部分執(zhí)法人員未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案制作培訓(xùn)，案件質(zhì)量參差不齊。應(yīng)該讓專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員就案卷制作進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將檔案制作整理業(yè)務(wù)培訓(xùn)擴(kuò)大化。開(kāi)展案卷評(píng)查活動(dòng)，通過(guò)執(zhí)法案卷的互評(píng)提出問(wèn)題，查找自身不足，通過(guò)對(duì)比分析，形成一些優(yōu)秀案卷，供大家學(xué)習(xí)參考。

制定 執(zhí)法案卷制作規(guī)范

一個(gè)完整的執(zhí)法案卷的歸檔應(yīng)該制定歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，具體由一線(xiàn)執(zhí)法人員收集、完善、制作，法制人員進(jìn)行內(nèi)容把關(guān)，防止出現(xiàn)法律漏洞，檔案管理人員審核后進(jìn)行裝訂，存檔。

執(zhí)法案卷的組成部分

根據(jù)食藥監(jiān)總局下發(fā)的行政處罰文書(shū)規(guī)范及孝義市食品藥品監(jiān)督管理局執(zhí)法實(shí)際情況，一件完整的執(zhí)法案卷應(yīng)包括以下各項(xiàng)。

立案 及審批

立案及審批的文件包括《案件來(lái)源登記表》和《立案審批表》。案件來(lái)源主要包括日常監(jiān)督、抽驗(yàn)、接群眾投訴舉報(bào)、上級(jí)機(jī)關(guān)交辦或下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)辦等幾類(lèi)，案件來(lái)源應(yīng)由案件受理者和負(fù)責(zé)人簽字。立案審批是由一線(xiàn)執(zhí)法人員經(jīng)初步核查，確認(rèn)無(wú)誤后，報(bào)請(qǐng)分管負(fù)責(zé)人決定是否立案的文書(shū)，執(zhí)法文書(shū)上執(zhí)法人員應(yīng)注明執(zhí)法證編號(hào)，承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字。

現(xiàn)場(chǎng) 檢查的各種文書(shū)

現(xiàn)場(chǎng)檢查的文書(shū)包括《現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄》《責(zé)令整改通知書(shū)》《詢(xún)問(wèn)調(diào)查筆錄》《扣押物品審批表》《扣押決定通知書(shū)》《扣押物品清單》等?！冬F(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄》是重要的證據(jù)來(lái)源，第一時(shí)間記錄了監(jiān)管部門(mén)的日常檢查情況，檢查筆錄是在案件調(diào)查過(guò)程中，對(duì)執(zhí)法現(xiàn)場(chǎng)所發(fā)生情況的第一時(shí)間的記錄文書(shū)，應(yīng)當(dāng)由被檢查單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并按手印，應(yīng)注明執(zhí)法人員身份、證件名稱(chēng)、證件編號(hào)及檢查目的。《責(zé)令整改通知書(shū)》應(yīng)注明違法法律的具體條款及整改內(nèi)容和要求?！对?xún)問(wèn)調(diào)查筆錄》應(yīng)詢(xún)問(wèn)當(dāng)事人是否申請(qǐng)回避，是否對(duì)違法行為有異議。扣押相關(guān)文書(shū)應(yīng)由分管負(fù)責(zé)人簽字，注明扣押期限，并附扣押物品清單，當(dāng)事人簽字、按手印。

案件 調(diào)查報(bào)告

案件調(diào)查報(bào)告包括《案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告》和《案件合議記錄》。《案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告》是執(zhí)法人員在案件最終調(diào)查后所撰寫(xiě)的報(bào)告，其內(nèi)容一般包括當(dāng)事人基本情況、案件來(lái)由、違法的事實(shí)及認(rèn)定違法的證據(jù)，當(dāng)事人的陳述，執(zhí)法人員的調(diào)查經(jīng)過(guò)等，擬給予行政處罰的，還應(yīng)注明所適用的法律法規(guī)依據(jù)并給出處罰建議。調(diào)查報(bào)告出臺(tái)后，應(yīng)召集所有承辦人進(jìn)行合議，形成《案件合議記錄》。

行政 處罰告知

行政處罰告知包括《行政處罰事先告知書(shū)》《行政處罰決定審批表》《行政處罰決定書(shū)》《沒(méi)收物品憑證》《沒(méi)收物品清單》《送達(dá)回執(zhí)》等。在做出行政處罰決定之前，應(yīng)告知處罰對(duì)象，指出處理結(jié)果，并允許其在3天內(nèi)到相關(guān)部門(mén)陳述、申辯。《行政處罰決定審批表》應(yīng)由法制部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字?！缎姓幜P決定書(shū)》必須寫(xiě)明當(dāng)事人存在的違法事實(shí)、經(jīng)調(diào)查取得的相關(guān)證據(jù)、違反了哪些法律條款、執(zhí)法部門(mén)對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處罰的依據(jù)、行政處罰決定的內(nèi)容，包括處罰的方式、罰款的金額、交罰款的時(shí)間等，同時(shí)將收取罰款單位、地址、繳納期限等予以告知。當(dāng)事人可以對(duì)處罰結(jié)果提起行政復(fù)議或訴訟，決定書(shū)中應(yīng)告知復(fù)議和訴訟途徑、方法和期限等。需沒(méi)收物品的出具《沒(méi)收物品憑證》并附《沒(méi)收物品清單》。送達(dá)相關(guān)文書(shū)后，應(yīng)收回當(dāng)事人簽字的回執(zhí)。

行政 處罰的實(shí)施

行政處罰的實(shí)施文件包括《行政罰沒(méi)款收據(jù)復(fù)印件》《沒(méi)收物品處理審批表》《沒(méi)收物品處理清單》?？垩何锲返怯浽靸?cè)后存入庫(kù)房保管，行政罰沒(méi)款由被處罰對(duì)象交至財(cái)政統(tǒng)一賬戶(hù)后將相關(guān)票據(jù)交回執(zhí)法單位的財(cái)務(wù)部門(mén)，處罰對(duì)象因特殊原因可由執(zhí)法部門(mén)代收代繳，但手續(xù)必須齊全。

結(jié)案 報(bào)告

應(yīng)當(dāng)說(shuō)明案件原由、來(lái)源、被處罰單位（人）、法定代表人（負(fù)責(zé)人）、立案日期、處罰日期、文書(shū)號(hào)、結(jié)案日期、處罰種類(lèi)和罰款額度、執(zhí)行結(jié)果等內(nèi)容。未給予行政處罰的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明理由。

執(zhí)法案卷的制作要求

完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，符合檔案管理各種規(guī)范是執(zhí)法案卷制作的主要要求?，F(xiàn)在多采用填寫(xiě)式文書(shū)，填寫(xiě)時(shí)候要做到案卷干凈整潔，不隨意涂改，字跡清楚，根據(jù)需要勾選有選擇項(xiàng)的內(nèi)容，必須清楚標(biāo)注日期和簽名，兩聯(lián)以上的文書(shū)應(yīng)當(dāng)使用無(wú)碳復(fù)寫(xiě)紙印制，并標(biāo)注聯(lián)號(hào)。當(dāng)事人認(rèn)為現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)的筆錄文書(shū)有出入的，確需修改的，應(yīng)當(dāng)在修改處由當(dāng)事人簽字并按指紋。

執(zhí)法案卷的裝訂

將案卷文書(shū)按順序排列好，在右上角標(biāo)注好頁(yè)碼，將案卷封面、卷宗目錄填寫(xiě)完整，一般采取“三孔一線(xiàn)”法進(jìn)行裝訂。按案件的重要程度可分為永久保管、30年、10年，在案卷封面上蓋歸檔章，標(biāo)注全宗號(hào)、類(lèi)目號(hào)和案卷號(hào)。涉及金額較大，當(dāng)事人較多，案情較復(fù)雜的案件，均建議永久保存。案卷經(jīng)檔案管理員檢查后簽字，與業(yè)務(wù)科室檔案保管人員進(jìn)行交接。

執(zhí)法案卷的管理

根據(jù)本單位的《執(zhí)法案卷保管制度》，對(duì)執(zhí)法文書(shū)進(jìn)行管理。部分執(zhí)法文書(shū)事先蓋好印章，應(yīng)實(shí)行領(lǐng)取登記制度，防止丟失。歸檔后的執(zhí)法案卷移交檔案室保管，不得隨意借出，確有工作需要，需分管負(fù)責(zé)人簽字后借閱，不得隨意復(fù)制，不得涂改。歸檔方式采取“一案一卷”，因執(zhí)法產(chǎn)生的照片、錄音、錄像等實(shí)物證據(jù)，隨執(zhí)法案卷歸檔，標(biāo)注制作人、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。