高校電子檔案文件遷移的途徑與方法研究

李菡

摘 要：隨著檔案信息的不斷積累，為防止因技術(shù)過時(shí)、載體老化、存儲(chǔ)空間不足等原因造成的信息被動(dòng)消失，實(shí)現(xiàn)電子文件的長(zhǎng)期有效可以，遷移是最好的方法。本文針對(duì)高校電子檔案文件遷移管理的現(xiàn)狀，對(duì)如何保持電子文件在遷移中的真實(shí)性、有效性、完整性進(jìn)行研究分析，并提出針對(duì)性的建議。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；電子檔案；文件遷移

1.電子文件遷移概述

電子文件遷移是指將原系統(tǒng)中的文件向目的系統(tǒng)轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法和過程，包括改變電子文件格式和載體。電子文件遷移的目的是保持其有效性、完整性、安全性與真實(shí)性，以便于電子文件長(zhǎng)久保存。電子文件遷移的目標(biāo)有三，一是將其遷移到穩(wěn)定性更高的載體上，二是轉(zhuǎn)換電子文件格式以使其對(duì)軟件依賴程度更低，三是將電文文件格式轉(zhuǎn)換為更易于管理的標(biāo)準(zhǔn)格式。電子文件遷移通常包括載體遷移和格式遷移，比如脫機(jī)備份等。電子文件遷移需遵循保真原則、適需原則、安全原則、科學(xué)原則、效率原則等。

2.電子文件遷移工作要求及流程

（1）基本要求

格式遷移要求：在電子文件遷移中，為最大程度的保證文件真實(shí)性，盡可能選擇保真度高的格式，在遷移中還應(yīng)保證電子文件物理表示法、內(nèi)容信息不發(fā)生變更，而且目標(biāo)格式的選擇不能降低原始數(shù)據(jù)質(zhì)量。對(duì)原文件進(jìn)行前處理和相關(guān)參數(shù)調(diào)整，以達(dá)到電子文件遷移保真度的要求。電子文件遷移時(shí)盡可能采用通用標(biāo)準(zhǔn)格式，使目的文件兼容性強(qiáng)，對(duì)技術(shù)環(huán)境的依賴度低。

載體遷移要求：對(duì)電子文件遷移載體的選擇時(shí)，要求載體市場(chǎng)認(rèn)可度高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高，而且載體需開放、穩(wěn)定、成熟，遷移前還需對(duì)新載體對(duì)被遷移文件的兼容性等方面進(jìn)行論證。除對(duì)載體安全性、標(biāo)準(zhǔn)性要求外，還應(yīng)考慮載體的性價(jià)比，要結(jié)合電子檔案文件訪問頻率、重要程度、保存時(shí)間等因素綜合選擇載體。

（2）操作流程

電子檔案文件遷移的整體操作流程可分為六步：①制定遷移策略，選擇遷移方法，比如一次遷移、定期遷移、多次遷移等；②開展風(fēng)險(xiǎn)測(cè)評(píng)，尤其對(duì)復(fù)雜的、價(jià)值高的電子文件，需謹(jǐn)慎對(duì)待，條件合適時(shí)才可遷移；③遷移準(zhǔn)備，內(nèi)容包括電子文件清理，建立新舊電子文件字典，建立新舊電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)映射關(guān)系，制定應(yīng)急措施等；④遷移實(shí)施，要求遷移程序必須經(jīng)檢驗(yàn)才可投入使用，而且對(duì)電子文件結(jié)束共享、利用服務(wù)，遷移完成后還應(yīng)備份記錄等操作；⑤遷移校檢，檢查的內(nèi)容包括遷移前后電子文件數(shù)量，所占載體空間，文件可視內(nèi)容一致性，元數(shù)據(jù)對(duì)照等；⑥原文件處理，原文件仍需保存，直至遷移后文件正常運(yùn)行一年后，遷移前文件才可銷毀，且需進(jìn)行審核，登記造冊(cè)，以備查考。

3.高校電子檔案文件遷移途徑與方法

（1）文本文件遷移

一是直接通過“另存為”實(shí)現(xiàn)文件遷移，比如講PPT文件轉(zhuǎn)換到RTF文件，只需將原文件打開，然后點(diǎn)擊“文件”→“另存為”，然后在文件“保存類型”里選擇“rtf”格式即可。二是通過下載安裝專業(yè)的格式轉(zhuǎn)換器軟件來實(shí)現(xiàn)文本文件格式遷移，不同格式的文本文檔相互轉(zhuǎn)換時(shí)，可能會(huì)需要不同的轉(zhuǎn)換器軟件，在具體操作中需要認(rèn)真選擇。比如可以利用Fireworks、Acrobat6.0等將PDF格式的文本文件轉(zhuǎn)換為TXT格式的文件。三是通過在線格式轉(zhuǎn)換網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)文本文件格式遷移，這種方式較為簡(jiǎn)便，易操作，不需要下載安裝軟件，只打開相關(guān)網(wǎng)站即可。而且網(wǎng)站通常能提供十余種文件格式的轉(zhuǎn)換，幾乎涵蓋了所有常用文件類型，十分方便。比如Online-Convert、Cometdocs、Docdroids等。

（2）圖像文件遷移

圖像文件遷移中，三個(gè)要素十分關(guān)鍵，即圖像的像素、色彩位數(shù)、分辨率。圖像本身的質(zhì)量與其分辨率、像素有直接的關(guān)系，分辨率越高，圖像越清晰，像素點(diǎn)越多。通常圖像的像素越大、分辨率越高、色彩位數(shù)越多，圖像文件體積越大，因此在圖像文件處理時(shí)，通常會(huì)在盡可能保證圖像質(zhì)量的同時(shí)，選擇合適的壓縮算法對(duì)圖像進(jìn)行編碼壓縮，以節(jié)省存儲(chǔ)空間。圖像有許多不同的格式，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的方法也不同，有些是專用格式，有些則是通用格式。在圖像文件遷移中，掃描型文件以JEPG、TIFF為通用格式，這類圖像文件格式具有開放性、擴(kuò)展性、適應(yīng)性強(qiáng)等特點(diǎn)。GIF文件格式適用于網(wǎng)上傳輸，BMP格式文件存儲(chǔ)量大且不能翻頁(yè)等。圖像文件格式遷移的工具主要有PhotoShop、ACDSee等。圖片文件格式遷移中依據(jù)單張轉(zhuǎn)換、批量轉(zhuǎn)換等要求不同而選擇不同的轉(zhuǎn)換工具或方式。

（3）音頻文件遷移

音頻文件通過分時(shí)采樣的方法來記錄來自音源的音頻信號(hào)，設(shè)計(jì)采樣精度、采樣頻率兩個(gè)指標(biāo)，采樣精度、采樣頻率越高，音頻文件保真度越高。在音頻文件歸檔中的格式選擇方面，首先要考慮音頻的原真性和存儲(chǔ)空間因素，盡可能采用無(wú)損壓縮格式。音頻文件遷移中還需考慮利用的便捷性和傳輸速率，兼具原真性和利用便捷性。音頻文件格式一般有WAV格式和MP3格式，此兩種格式最為常用。音頻文件格式遷移工具主要有全能轉(zhuǎn)換工具、與APE相關(guān)的音頻轉(zhuǎn)換工具、與FLAC相關(guān)的音頻轉(zhuǎn)換工具、與MP3相關(guān)的音頻轉(zhuǎn)換工具、與OGG相關(guān)的音頻轉(zhuǎn)換工具、與RA相關(guān)的音頻轉(zhuǎn)換工具、在線音頻文件轉(zhuǎn)換網(wǎng)站等。

（4）視頻文件遷移

視頻文件是以運(yùn)動(dòng)圖像及伴音為基本內(nèi)容的電子文件，原理上是音頻信號(hào)與圖像信號(hào)的復(fù)合，因此視頻文件遷移原理上與音頻文件類同。視頻文件具有多種格式，其壓縮編碼標(biāo)準(zhǔn)主要有兩大系列，即MPEG系列標(biāo)準(zhǔn)和H.26x系列標(biāo)準(zhǔn)。在高校檔案視頻文件規(guī)定格式選擇方面，以AVI、MPEG為通用格式，此外還有DVD格式、VCD格式等，在數(shù)據(jù)遷移中可根據(jù)實(shí)際需求合理選擇格式。視頻文件格式遷移的工具可選擇全能視頻轉(zhuǎn)換工具、專注移動(dòng)設(shè)備的視頻轉(zhuǎn)換工具、與RM相關(guān)的視頻轉(zhuǎn)換工具，以及與其他（DivX、DVD、AVI）格式相關(guān)的視頻轉(zhuǎn)換工具，此外還可選擇在線視頻文件轉(zhuǎn)換網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)視頻文件格式遷移。

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