淺析裴桐的檔案管理思想

蘇詩萌

摘 要：裴桐在幾十年的檔案工作實(shí)踐中，提出了一系列檔案管理思想。他認(rèn)為檔案收集工作的集中統(tǒng)一有利于全宗的形成，還對檔案分類的方法提出具體規(guī)則，并強(qiáng)調(diào)檔案利用與檔案工作人員的服務(wù)意識，除此之外還提出檔案管理要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，為檔案工作的開展打開新局面。

關(guān)鍵詞：裴桐；檔案管理；檔案收集；檔案分類；檔案利用

裴桐是中國檔案事業(yè)的創(chuàng)始人之一，也是一位在檔案管理理論建設(shè)中頗有建樹的檔案學(xué)者。他1940年從事檔案工作，曾任中共中央秘書局副局長、中央檔案館常務(wù)副館長、中國檔案學(xué)會理事長等職，歷經(jīng)半個多世紀(jì)的工作實(shí)踐和學(xué)術(shù)研究，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗，形成了寶貴的檔案管理思想，對當(dāng)前的檔案管理實(shí)踐仍然具有重要的指導(dǎo)意義和借鑒意義。

1提出檔案收集的集中統(tǒng)一思想

中華人民共和國剛成立不久，百廢待興，檔案對于當(dāng)時的政治需要和文化的發(fā)展都起著重要作用。1957年裴桐發(fā)表的評論員文章《收集檔案為科學(xué)研究服務(wù)》中指出：“歷史檔案同古代文物、實(shí)物標(biāo)本以及圖書報刊一樣，都是科學(xué)研究工作不可缺少的資料。在這些資料中，檔案是研究一個國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化歷史的最基本的資料。只有根據(jù)檔案材料，才能使歷史研究工作做得更好?！盵1]裴桐指出：“很多歷史學(xué)家深感檔案材料的不足，以致中國近代經(jīng)濟(jì)史中很多重要的問題都得不到解決。”[2]檔案材料之所以不充足，一方面是由于帝國主義的侵略、掠奪和歷代反動統(tǒng)治者將檔案材料大批販賣和銷毀；另一方面就是檔案未集中保存，“有的地方缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，有的地方檔案很多，卻缺乏整理人員”。[3]裴桐還在1955年發(fā)表的一篇文章中提到：“這種收集工作對于保護(hù)檔案文件不致再受損失是有一定好處的，但因為未能有計劃有組織地按照科學(xué)原則進(jìn)行，并且常常是為了某種需要而分散地零星收集，因而就減弱了收集的效果?！盵4]中華人民共和國成立初期，這些實(shí)際問題的存在使得裴桐對檔案收集工作要進(jìn)行集中統(tǒng)一管理有了初步的想法。

裴桐在1957年發(fā)表在《人民日報》上的文章中指出：“檔案是國家的歷史財富，有多方面的使用價值，必須有計劃地集中起來，由國家統(tǒng)一管理。成立各種性質(zhì)的檔案館，如古代歷史檔案館、近代歷史檔案館、國民經(jīng)濟(jì)技術(shù)檔案館、軍事歷史檔案館等，才便于科學(xué)研究和其他各方面的使用?！盵5]“為了完成這項工作，國家檔案管理機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)盡力做好調(diào)查工作，查明歷史檔案現(xiàn)存的散存地點(diǎn)。對于解放前一切舊政權(quán)機(jī)關(guān)的檔案，以及一切撤銷了的企業(yè)、學(xué)校、社團(tuán)的檔案，著名人物的檔案，也應(yīng)當(dāng)立刻開始進(jìn)行調(diào)查和收集?！盵6]裴桐針對中華人民共和國成立初期檔案工作的狀況，結(jié)合自己的實(shí)踐經(jīng)驗，為我國檔案工作集中統(tǒng)一管理原則的建立提出了許多建設(shè)性的意見。

2提出“便于研究、便于存取”的檔案分類原則

早在1941年中華人民共和國未成立時，裴桐到中央秘書處材料科一年后，就起草了一份《黨務(wù)材料管理法》，其中提出了檔案的分類方法，即“便于研究、便于存取”的分類原則，在當(dāng)時歷史條件下以區(qū)域和問題作為主要類別，制定了《黨務(wù)材料分類表》，通過一段時間的運(yùn)作，裴桐于1946年和1948年分別發(fā)表了《地方文件工作細(xì)則》和《材料分類編目解說》，進(jìn)一步完善了符合當(dāng)時歷史環(huán)境的檔案分類方法。

中華人民共和國成立初期，借鑒當(dāng)時蘇聯(lián)按組織機(jī)構(gòu)分類原則，裴桐對檔案整理和分類進(jìn)一步研究，他敏銳地意識到把來文和去文分開分類致使文件割裂是不符合檔案整理原則的。他提出：“制定案卷分類大綱，應(yīng)當(dāng)照顧三方面的要求：一是便于檔案的應(yīng)用；二是便于查找；三是便于區(qū)分重要與次要。為了使用的方便，檔案應(yīng)當(dāng)按事成卷，按卷歸類，所謂按事成卷，就是把辦理某一具體事情有關(guān)的來往文書，集中在一起，編成卷宗……可以將同一事類的文件按照時期排列起來做成一卷，最后將各種具體事卷和類卷集中到一個大類之下?！盵7]他在1954年黨的全國檔案工作會議上提出：“如果各組織單位的分工比較明確，那么檔案室很自然地要把全部案卷按組織機(jī)構(gòu)分類排列。至于年代結(jié)合問題的原則，只有當(dāng)機(jī)關(guān)很小，沒有分成若干單位，或雖曾分過若干單位但變動很多而又分工不明，或雖有很多單位但不承辦文書的情況下才使用。”[8]這一論述為以后《檔案管理學(xué)》中“機(jī)構(gòu)、年代、問題”分類三要素的確立提供了理論依據(jù)。

3強(qiáng)調(diào)檔案的利用與服務(wù)意識

1957年裴桐起草的《中共中央辦公廳關(guān)于檔案工作座談會的通報》中對檔案工作人員提出要求：“保管檔案本身不是目的，是為了使檔案發(fā)揮作用，便利機(jī)關(guān)工作和研究工作。應(yīng)當(dāng)設(shè)法做出一點(diǎn)成績來，使檔案發(fā)揮作用，檔案工作才能受到重視。”[9]可以看出裴桐對于檔案工作的目的和作用有著清晰的認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作并不是單純意義上的保存檔案，最終目的是提供利用。

1958年開始的“大躍進(jìn)”運(yùn)動，使整個中國處于一種極“左”的政治環(huán)境中，檔案工作也受到了影響，出現(xiàn)了很多將編寫檔案作為檔案利用的現(xiàn)象，認(rèn)為編寫檔案等同于利用檔案，并在編寫工作中出現(xiàn)了嚴(yán)重的失誤。裴桐發(fā)現(xiàn)了問題并強(qiáng)調(diào)了檔案工作的基本職責(zé)。他在《目前開展檔案資料利用工作的一些經(jīng)驗》一文中提出：“要樹立在檔案工作中全心全意為人民服務(wù)的思想，怎樣千方百計地想法把死材料變活，充分發(fā)揮檔案資料的效用，使它為當(dāng)前各項工作服務(wù)，這是檔案人員的職責(zé)?！盵10]當(dāng)然，他也反對檔案部門“看門守攤”的工作作風(fēng)，“檔案員不要悶在屋子里，要走出門去，登門拜訪……反對關(guān)在屋子里死做工作。要問需要，這樣才有服務(wù)的辦法”。[11]他進(jìn)一步指出：“由于開展檔案的利用工作也就是拿檔案材料來提供服務(wù)的，因此它的服務(wù)工作好壞，常常是要通過別的工作做得好壞而顯示出它的價值大小?！盵12]并提出了檔案利用工作好壞的判斷標(biāo)準(zhǔn)“要看檔案工作人員的態(tài)度、服務(wù)方法和服務(wù)質(zhì)量而產(chǎn)生的服務(wù)效果”。[13]提出了檔案利用工作效率的衡量標(biāo)準(zhǔn)。裴桐的檔案利用思想隨著時代的發(fā)展也在不斷完善。裴桐在1961年第3期《檔案工作》社論中再次明確指出：“檔案工作是一項服務(wù)性的工作，我們使檔案資料為黨的中心工作和各項工作服務(wù)，也就是為人民服務(wù)?！盵14]1979年，在慶祝中央檔案館成立20周年大會上，裴桐批判了極“左”路線以及階級斗爭擴(kuò)大化的錯誤思想，要求“檔案館必須積極提供檔案、資料為黨中央的路線、方針、政策服務(wù)，為科學(xué)研究服務(wù)”。[15]1985年，裴桐發(fā)表文章對檔案工作者提出了基本任務(wù)與要求：“一是要管好檔案，二是用好檔案，兩者不可偏廢?！盵16]再次強(qiáng)調(diào)檔案保管的目的是為了提供利用。endprint

4提出檔案管理向現(xiàn)代化邁進(jìn)

隨著十一屆三中全會的召開，檔案工作也迎來了新的局面，步入新的發(fā)展階段。裴桐認(rèn)為這一時期檔案工作的任務(wù)在于“加強(qiáng)歷史研究和業(yè)務(wù)研究，出成果出人才，提高檔案館工作的科學(xué)水平”。[17]他在1984年《檔案學(xué)通訊》的一文中，對開創(chuàng)檔案工作新局面所面對的問題進(jìn)行了探討，裴桐首先對檔案工作與社會主義現(xiàn)代化建設(shè)之間的矛盾做了闡述，認(rèn)為其中最主要的矛盾就是檔案工作遠(yuǎn)不能滿足社會各方面利用檔案的要求，認(rèn)為要用發(fā)展的眼光看待這個問題，“所謂將來，有兩個內(nèi)容：一是要考慮到現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展同我們檔案管理的關(guān)系……我們要使檔案管理科學(xué)化，使我們能高效率、高質(zhì)量地服務(wù)，不能不把這些現(xiàn)代化的管理手段引進(jìn)到檔案工作中來”。[18]不僅如此，裴桐還看到了檔案管理現(xiàn)代化、安全問題，“要考慮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展對檔案文件的破壞作用，首先是現(xiàn)代化的戰(zhàn)爭，其次是現(xiàn)代的偵查手段的應(yīng)用。這都給檔案保管帶來新的問題”。[19]這對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)過程仍具有重要的指導(dǎo)意義。

裴桐在幾十年工作實(shí)踐中積累了大量寶貴的經(jīng)驗，并沒有使他思想僵化或趨于保守，仍然關(guān)注著檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。關(guān)于信息檢索自動化，裴桐認(rèn)為：“把檔案信息輸入、存儲到數(shù)據(jù)庫，根據(jù)編定的程序進(jìn)行檢索。首先是目錄檢索，進(jìn)一步做好內(nèi)容檢索，并且可以在一定范圍內(nèi)實(shí)行聯(lián)機(jī)檢索，互通信息情報，擴(kuò)大提供檔案信息的范圍，實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化?！盵20]除此之外，他還主張用新興的電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)，1985年發(fā)表的《信息化社會對檔案工作的挑戰(zhàn)》一文中提出：“為了開發(fā)檔案信息資源，就必須應(yīng)用新的科技成果，把檔案利用工作逐步引上現(xiàn)代化的軌道上來。”[21]并強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)會明顯提高檔案的利用效率。

裴桐在長期的檔案工作實(shí)踐中產(chǎn)生的檔案管理思想對今天的檔案工作起到重要作用。首先，他認(rèn)為檔案的收集工作應(yīng)集中統(tǒng)一管理，使我國檔案工作原則得以確立。其次，他認(rèn)為檔案分類要便于研究、便于存取，針對不同情況用不同的分類方法，提出了科學(xué)的檔案分類思想。再次，他認(rèn)為檔案保管的最終目的是提供利用，檔案工作人員應(yīng)具有主動服務(wù)的思想。最后，裴桐還積極主張使用現(xiàn)代化高新技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，與時俱進(jìn)，開創(chuàng)檔案工作新篇章。

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[8]關(guān)于“中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C(jī)關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例”（草案）的說明（一九五四年十二月一日裴桐同志在黨的全國檔案工作會議上的報告）[J].檔案工作，1955（S1）：32-42.

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[18][19]裴桐.學(xué)習(xí)毛澤東思想，開創(chuàng)檔案工作新局面——紀(jì)念毛澤東同志誕辰九十周年[J].檔案學(xué)通訊，1984（02）：3-11.

（作者單位：湖北大學(xué)歷史文化學(xué)院檔案系2015級研究生 來稿日期：2017-10-20）endprint