論“SWOT”分析法在檔案學(xué)研究中的局限性

亢紅紅

摘 要：文章對(duì)本刊2015年第二期刊發(fā)陳忠海、常大偉所撰《檔案館在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中的主體地位質(zhì)疑——兼論用戶在檔案信息開(kāi)發(fā)利用中的主體地位》一文中使用SWOT法提出質(zhì)疑，認(rèn)為SWOT法更適用于企業(yè)而非事業(yè)機(jī)構(gòu)，適用于競(jìng)爭(zhēng)性因素判斷而非非競(jìng)爭(zhēng)性因素判斷，適用于宏觀決策而非一般性事務(wù)，適用于法人單位而非行業(yè)或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，使用要素應(yīng)來(lái)自對(duì)事實(shí)的調(diào)查結(jié)果而非主觀臆斷。指出SWOT法并不適用于所有檔案學(xué)或檔案工作的研究。

關(guān)鍵詞：SWOT；SWOT分析法；檔案學(xué)；檔案學(xué)研究；局限性

《檔案管理》2015年第二期上刊發(fā)的陳忠海、常大偉先生所撰《檔案館在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中的主體地位質(zhì)疑——兼論用戶在檔案信息開(kāi)發(fā)利用中的主體地位》文中（以下簡(jiǎn)稱《地位》一文），使用了SWOT分析方法，運(yùn)用此方法建立了以檔案館為檔案信息資源開(kāi)發(fā)主體的開(kāi)發(fā)范式的SWOT分析模型，對(duì)以檔案館為檔案信息資源開(kāi)發(fā)主體的開(kāi)發(fā)范式的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)與劣勢(shì)、外部機(jī)會(huì)與威脅、應(yīng)對(duì)策略（優(yōu)勢(shì)—機(jī)會(huì)＼弱點(diǎn)—機(jī)會(huì)）進(jìn)行了分析，并得出相應(yīng)結(jié)論。由于對(duì)該文的主題缺乏研究，不敢妄加評(píng)論。但因該文運(yùn)用的SWOT分析方法并不適用于所有檔案學(xué)或檔案工作的研究，尤其不適用于國(guó)家綜合檔案館某些工作的研究，故提出來(lái)與兩位先生商榷。

1“SWOT”分析法更適用于企業(yè)而非事業(yè)機(jī)構(gòu)

“SWOT”分析法更適用于企業(yè)的結(jié)論，一是來(lái)自于這一方法開(kāi)始及主要應(yīng)用對(duì)象是企業(yè)。二是這一方法在實(shí)施時(shí)，被分析對(duì)象要有能力對(duì)列舉和分析出來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行處置。企業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的主體，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中擁有人、財(cái)、物各方面的主動(dòng)權(quán)、決定權(quán)。能夠?qū)Α癝WOT”分析對(duì)象要有能力對(duì)列舉和分析出來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行動(dòng)態(tài)處置。而事業(yè)單位在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與企業(yè)相比，不是主體。在人、財(cái)、物等方面往往不具備企業(yè)那樣的主動(dòng)權(quán)、決定權(quán)。特別是檔案局館這樣由地方財(cái)政全供的單位，人員是固化的，一旦進(jìn)來(lái)就終身呆在這里，適合與不適合都不可能離開(kāi)。如果編制已滿，再急需的人員也進(jìn)不來(lái)。資金保障也相對(duì)固化，沒(méi)有列入預(yù)算的支出，很難得到批準(zhǔn)。總之，在人員、資金上并沒(méi)有自主權(quán)，即便運(yùn)用“SWOT”分析得出的結(jié)論正確，也不太可能通過(guò)主動(dòng)增加或減少人員、資金的方法來(lái)改變現(xiàn)狀。

2“SWOT”分析法適用于競(jìng)爭(zhēng)性因素判斷，而非非競(jìng)爭(zhēng)性因素判斷

“SWOT是研究企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的基本方法[1]”，是一種綜合考慮被研究對(duì)象內(nèi)部條件和外部環(huán)境的各種因素，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)評(píng)價(jià)，從而選擇最佳經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的方法。這一方法始終圍繞著如何有利于提高競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)行。可以說(shuō)“SWOT是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)分析中一種很有效的方法，核心內(nèi)容是對(duì)企業(yè)或行業(yè)的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅的全面評(píng)估，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)”。[2]

但由于實(shí)際情況的復(fù)雜性，我們不可能將一切與研究對(duì)象有關(guān)的因素全部無(wú)一遺漏地列舉出來(lái)。況且“SWOT”分析法最大的優(yōu)勢(shì)之一就是“具有清晰、簡(jiǎn)明、具體的特性[3]”，那么哪些因素應(yīng)該成為“SWOT”分析時(shí)應(yīng)該列入的因素呢？顯然，只有那些對(duì)研究對(duì)象在競(jìng)爭(zhēng)中有影響的因素，才應(yīng)該進(jìn)入“SWOT”分析考慮的范圍，而那些對(duì)競(jìng)爭(zhēng)影響不大，或者沒(méi)有影響的因素則不在考慮的范圍之內(nèi)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是只對(duì)研究對(duì)象的競(jìng)爭(zhēng)性因素進(jìn)行評(píng)估與判斷，而對(duì)非競(jìng)爭(zhēng)性因素不進(jìn)行評(píng)估與判斷?！兜匚弧芬晃闹薪⒌腟WOT模型中所列因素并不都是與競(jìng)爭(zhēng)相關(guān)的因素。原因是檔案館在檔案利用開(kāi)發(fā)上并沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)者。

3“SWOT”分析法適用于宏觀決策，而非一般性事務(wù)

“SWOT分析法作為一種戰(zhàn)略決策的分析方法近年來(lái)已在很多方面得到了應(yīng)用，小到個(gè)體微觀企業(yè)，大到國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略決策等各種層面，SWOT分析方法均為最終決策提供了有價(jià)值的參考?！盵4]比如在微觀企業(yè)層次的應(yīng)用、在行業(yè)產(chǎn)業(yè)層次的應(yīng)用、在自然資源及環(huán)境保護(hù)層次的應(yīng)用、在區(qū)域及城市規(guī)劃層次的應(yīng)用、在國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略層次的應(yīng)用等。但無(wú)論是哪個(gè)層面或?qū)哟蔚膽?yīng)用，都是在宏觀決策層面上的應(yīng)用，為企業(yè)、行業(yè)、資源及環(huán)境保護(hù)、區(qū)域及城市規(guī)劃、國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略的決策服務(wù)，而不是一般性的工作事務(wù)?！兜匚弧芬晃闹杏懻摰恼l(shuí)在檔案信息開(kāi)發(fā)利用中的主體地位問(wèn)題應(yīng)當(dāng)屬于具體工作事務(wù)的層面，至少可以確定不屬于宏觀層面的問(wèn)題。因此，在進(jìn)行這一問(wèn)題的研究討論時(shí)，運(yùn)用SWOT分析法并不合適。

4“SWOT”分析法適用于獨(dú)立的法人單位，而非內(nèi)設(shè)部門

雖然“SWOT”分析法存在內(nèi)外區(qū)分和利害區(qū)分假定的明顯缺陷，但“從整體上看SWOT可以分為SW及OT兩個(gè)部分，SW分析的是內(nèi)部環(huán)境，OT分析的是外部環(huán)境，通過(guò)這種分析方法把影響企業(yè)發(fā)展的各種因素列舉出來(lái)[5]”，因此，在應(yīng)用“SWOT”分析法時(shí)，仍然是以一個(gè)國(guó)家、一個(gè)區(qū)域、一個(gè)行業(yè)、一個(gè)企業(yè)問(wèn)題為基本的分析對(duì)象，如，中國(guó)金融服務(wù)業(yè)BPO的SWOT分析[6]、西部文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的SWOT分析[7]、廣西文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展的SWOT分析[8]、陜西蘋(píng)果國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的SWOT分析[9]、膠東半島濱海旅游資源規(guī)劃與開(kāi)發(fā)SWOT分析[10]、云臺(tái)山生態(tài)旅游的SWOT分析[11]等，至少也是以完整的獨(dú)立法人單位為研究與分析對(duì)象，如，衰老礦井低碳發(fā)展SWOT分析[12]、基于SWOT分析的世紀(jì)銀建房地產(chǎn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)可行性分析[13]等。而《地位》一文中討論的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作在“局館合一”體制下，只是“檔案局館”內(nèi)部承擔(dān)檔案館業(yè)務(wù)的（科、股）的一項(xiàng)具體事務(wù)性工作。即使是在“局館分立”的地方，這項(xiàng)工作也只是檔案館全部工作的一部分，是檔案館某一內(nèi)設(shè)部門的一項(xiàng)具體事務(wù)性工作。對(duì)這種非全局性的，由內(nèi)設(shè)部門承擔(dān)的具體事務(wù)性工作，運(yùn)用“SWOT”法進(jìn)行分析，個(gè)人認(rèn)為并不合適。理由有三：第一，SWOT分析的目的是通過(guò)分析制定出可供執(zhí)行的戰(zhàn)略性決策，而機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門所承擔(dān)的具體工作事務(wù)，既無(wú)權(quán)對(duì)整個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行戰(zhàn)略性決策，也無(wú)權(quán)對(duì)整個(gè)單位實(shí)施決策。因此，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門所承擔(dān)的具體事務(wù)性工作進(jìn)行SWOT分析，不會(huì)影響所在機(jī)構(gòu)戰(zhàn)略性決策的制定與實(shí)施。第二，機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門所面臨的外部環(huán)境正是其所在機(jī)構(gòu)的內(nèi)部環(huán)境，即便是與機(jī)構(gòu)外部環(huán)境有接觸的內(nèi)設(shè)部門，其所面臨的外部環(huán)境也不是其所在機(jī)構(gòu)所面臨的全部外部環(huán)境。因此，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)部門進(jìn)行SWOT分析，容易造成內(nèi)部與外部界限的混淆，無(wú)法正確區(qū)分內(nèi)部因素和外部因素。第三，單純對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)的某一部門進(jìn)行SWOT分析，容易造成對(duì)這一部門的過(guò)分關(guān)注，而忽略了其在機(jī)構(gòu)內(nèi)部整體中應(yīng)有的狀況。endprint

5 “SWOT”分析法中使用的要素應(yīng)來(lái)自對(duì)事實(shí)的調(diào)查結(jié)果，而非主觀臆斷

“SWOT分析實(shí)際上就是將與企業(yè)內(nèi)外部條件進(jìn)行綜合和概括，密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅等，通過(guò)調(diào)查列舉出來(lái)，并依照矩陣形式排列，然后動(dòng)用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來(lái)加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論。”[14]這段話點(diǎn)明了應(yīng)用SWOT分析法最根本、最基礎(chǔ)的要求：各種與主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅密切相關(guān)的要素，應(yīng)當(dāng)“通過(guò)調(diào)查”列舉出來(lái)。強(qiáng)調(diào)“SWOT”分析法中使用的各種要素，應(yīng)當(dāng)來(lái)自對(duì)被分析對(duì)象的調(diào)查結(jié)果，即“運(yùn)用各種調(diào)查研究方法，分析出公司所處的各種環(huán)境因素[15]”而非主觀臆斷。而《地位》一文中，以檔案館為檔案信息資源開(kāi)發(fā)主體的開(kāi)發(fā)范式的SWOT分析模型，對(duì)內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)與劣勢(shì)分析、外部機(jī)會(huì)與威脅分析中列出的各種要素，雖然不能說(shuō)是主觀臆斷，但也不能看出是出自何時(shí)、何地、何處、何單位的調(diào)查。俗話說(shuō)“沒(méi)有調(diào)查就沒(méi)有發(fā)言權(quán)”，沒(méi)有一手的調(diào)查數(shù)據(jù)，僅憑已有文獻(xiàn)中他人的結(jié)論來(lái)進(jìn)行分析，難免有失準(zhǔn)確。比如《地位》一文對(duì)內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)有如下描述：“館藏資源豐富，利用檔案資源方便；檔案館作平臺(tái)，一方面可利用國(guó)家提供的人員、資金、技術(shù)等資源，另一方面不同檔案館之間的檔案信息資源流動(dòng)相對(duì)方便；具有資源開(kāi)發(fā)的團(tuán)隊(duì)和經(jīng)驗(yàn)?！盵16]這些籠統(tǒng)的結(jié)論性描述并不準(zhǔn)確。一是利用國(guó)家提供的資金資源是一種誤解。在我國(guó)檔案工作的財(cái)政供給體制中，除了中央檔案館、一史館、二史館的經(jīng)費(fèi)是由國(guó)家財(cái)政供給外，地方各級(jí)綜合檔案館均由各級(jí)地方財(cái)政供給。由于地方財(cái)政經(jīng)濟(jì)狀況的差異，不同層級(jí)、不同地方的綜合檔案館的資金狀況差異巨大，許多地方甚至十分困難。二是不同檔案館之間的檔案信息資源流動(dòng)相對(duì)方便，這也只是一種理想化的理論推演，事實(shí)上不同檔案館間的館際交流很少進(jìn)行。三是具有資源開(kāi)發(fā)的團(tuán)隊(duì)和經(jīng)驗(yàn)也是一個(gè)美好的愿望。在相當(dāng)一部分市縣兩級(jí)檔案局館的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，沒(méi)有專事檔案編研的科（股）室，缺少有經(jīng)驗(yàn)的編研人員?，F(xiàn)實(shí)的情況是：“檔案部門的檔案編研人員素質(zhì)普遍偏低，工作任務(wù)重，缺少專職編研人員?！盵17]“缺少專業(yè)的編研人員，研究的理論深度不夠，翻譯出版缺乏資金支持。”[18]“由于經(jīng)費(fèi)的限制，檔案編研人員缺少與外界的交流與學(xué)習(xí)，致使編研工作停留在閉門造車的狀態(tài)，明顯滯后于現(xiàn)實(shí)需要，從而缺少了對(duì)利用者的吸引力?！盵19]“檔案現(xiàn)行檔案編研力資源嚴(yán)重不足，多數(shù)單位缺少專職檔案編研人員，只滿足應(yīng)付眼前檔案收集、整理工作，不能正常開(kāi)展檔案編研工作?！盵20]因此，將上述幾點(diǎn)列入內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)并不具備普遍性。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上，個(gè)人認(rèn)為“SWOT”分析法，并不適用于所有檔案學(xué)或檔案工作的研究。同時(shí)，必須指出：世界沒(méi)有包治百病的靈丹妙藥，也沒(méi)有一種分析方法能夠適用于所有研究。“SWOT”分析法由于本身的特性，在應(yīng)用的適應(yīng)性上存在一定的局限性。了解“SWOT”分析法的特性及其局限性，有助于我們?cè)谌蘸蟮难芯颗c工作中，更好地運(yùn)用這種方法來(lái)分析問(wèn)題，解決問(wèn)題。避免錯(cuò)誤地使用這一方法，從而產(chǎn)生錯(cuò)誤結(jié)論，導(dǎo)致錯(cuò)誤判斷，進(jìn)而進(jìn)行錯(cuò)誤的決策。

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（作者單位：開(kāi)封市國(guó)土資源局龍亭區(qū)分局 來(lái)稿日期：2017-10-20）endprint