美國檔案事業(yè)的先驅(qū)

李福君+徐琴

摘 要：瑪格麗特·克羅斯·諾頓（1891—1984）是美國早期的女性檔案工作者，美國檔案事業(yè)的先驅(qū)者之一。她主持建設(shè)并管理的伊利諾伊州立檔案館，開創(chuàng)了美國公共檔案館建設(shè)的先河，并主導(dǎo)了檔案館管理的模式。諾頓對美國檔案工作的專業(yè)領(lǐng)域確立以及檔案事業(yè)的發(fā)展方向具有重大影響。

關(guān)鍵詞：瑪格麗特·克羅斯·諾頓；伊利諾伊州立檔案館；美國檔案事業(yè)

Abstract： Margaret Cross Norton is an American female archival worker in the early days， and also a pioneer of the American archival science. The Archives of Illinois， which she directed to construct and mange， opened the door to the establishments of the American public archives and dominated the archives management model. Nortons achievement strongly affected the Americans professional field of archives and the development direction of archives cause.

Key words： Margaret Cross Norton， Archive of Illinois， American archives cause

瑪格麗特·克羅斯·諾頓（1891—1984）是與T.R.謝倫伯格同時代的美國著名檔案學(xué)家，也是美國檔案事業(yè)的先驅(qū)者之一，無論理論還是實踐，她都為美國檔案事業(yè)做出了不朽貢獻。但是，長期以來，我國檔案界對諾頓知之甚少，基本沒有對她的研究。本文從瑪格麗特·克羅斯·諾頓的生平、工作經(jīng)歷和檔案理論等方面對她進行介紹，以期讓更多的人認識、了解這位偉大的美國女性檔案學(xué)家，并通過她的檔案人生，了解20世紀前期美國檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 從圖書管理員到檔案工作者

1891年7月7日，瑪格麗特·克羅斯·諾頓出生在伊利諾伊州的羅克福德，父母都從事與行政管理和檔案管理相關(guān)的工作。父親是縣里的行政官員，母親是伊利諾伊州溫納貝戈縣的副縣長司庫。諾頓很小的時候，父母就經(jīng)常在家中討論一些文件保管等方面的問題。父母的工作背景使諾頓的家庭形成了一種獨特的文化氛圍，對幼小的諾頓產(chǎn)生了很大影響，為諾頓以后從事檔案工作埋下了伏筆。

諾頓在羅克福德上中學(xué)。中學(xué)畢業(yè)后她進入芝加哥大學(xué)歷史系學(xué)習(xí)。在這里她吸收了大量歷史學(xué)知識，于1913年獲得歷史學(xué)學(xué)士學(xué)位。之后，諾頓選擇繼續(xù)留在芝加哥大學(xué)進行研究生階段的學(xué)習(xí)，并于1914年獲得歷史學(xué)碩士學(xué)位。

在修習(xí)歷史學(xué)的同時，諾頓對圖書館管理和圖書館學(xué)也有濃厚的興趣。在芝加哥大學(xué)歷史系時，她就研讀了圖書館學(xué)。芝加哥大學(xué)碩士畢業(yè)后，諾頓又轉(zhuǎn)赴奧爾巴尼的紐約圖書學(xué)院進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并于1915年獲得了圖書館學(xué)學(xué)士學(xué)位。隨后，諾頓進入波基普西市的瓦薩大學(xué)圖書館做一名編目員。三年之后她又被印第安納州圖書館聘任為手稿助理。但是不久后她又重新回到了芝加哥大學(xué)。1919年到1920年期間她在芝加哥大學(xué)獲得了研究員的職位。1920年她同時又被哥倫比亞密蘇里州的歷史學(xué)協(xié)會聘任為圖書編目員。

促使諾頓從一名圖書管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橐幻麢n案學(xué)家既有必然性也有偶然性。諾頓在工作期間，發(fā)現(xiàn)自己無論從性格還是能力方面，都不適合做圖書管理工作，因此她一直尋求一種變化。一次偶然的機會為諾頓實現(xiàn)這種變化提供了一個歷史契機。1916年，諾頓第一次參加在華盛頓召開的美國歷史協(xié)會年會期間，聽了時任檔案工作者協(xié)會主席的歷史學(xué)家列蘭德博士的一個演講，主題是關(guān)于如何區(qū)分歷史手稿和檔案。演講中，列蘭德博士用幻燈片向大家展示了檔案的歷史價值，以及當時美國檔案管理的惡劣情況。這個演講給諾頓以強烈的震撼，使她樹立了成為一名檔案工作者的決心，此后她就一直為這一理想做知識和能力上的儲備，等待機會的來臨。

機會在1922年出現(xiàn)了。當時伊利諾伊州圖書館檔案部門招聘負責人，諾頓順利通過了考試。她欣然就任伊利諾伊州圖書館檔案部門第一屆負責人。于是，30歲的諾頓正式開始了自己的檔案職業(yè)生涯。

2 籌建伊利諾伊州檔案館

諾頓任職伊利諾伊州檔案工作負責人初期，美國的檔案工作相當混亂。當時只有12個州設(shè)立了基層檔案機構(gòu)，主要來自于最初組建美國的13塊殖民地，但檔案工作并不是一項獨立的工作。檔案機構(gòu)內(nèi)的檔案也缺少有意識和有組織的管理，有的州把檔案隨意堆放在州辦公室，有的州把檔案交給州秘書保管，有的州將檔案交給州歷史協(xié)會或州圖書館保存，還有的州甚至完全沒有對檔案的專門管理，任由其散落民間。由于缺乏有效管理，很多重要檔案都被離任州長或其他官員帶走，據(jù)為私有財產(chǎn)。檔案管理呈現(xiàn)一種無序狀態(tài)，檔案流失極為嚴重。伊利諾伊州雖然規(guī)定州政府秘書是法定的文件記錄的保管人，但檔案工作始終都不是一項獨立的工作，也沒有專門的檔案管理機構(gòu)。直至諾頓上任前的1921年，在修訂伊利諾伊州國家圖書館法時，才確立將檔案機構(gòu)作為圖書館的一個下屬部門。諾頓上任時，即成為這一部門的第一任負責人。

諾頓任職之初遇到的最大挑戰(zhàn)，是從哪個方面開始州檔案工作。盡管諾頓進行了充分的調(diào)查研究，但美國當時幾乎沒有科學(xué)的管理制度或有價值的管理模式可供借鑒。有鑒于調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的美國各州檔案管理的混亂局面，諾頓高屋建瓴地提出，要想對檔案進行科學(xué)有效的管理，必須建立專門的檔案管理機構(gòu)，即建立州專屬的檔案館。但是，由于當時美國政府和公眾對于檔案的重要性及其價值缺乏深刻的認識，所以籌備建館的資金非常困難。但是在游說過程中發(fā)生了兩件事，給諾頓籌款帶來了契機。endprint

第一件事，是諾頓從無人問津的地下室的檔案中搜尋到了寶貴證據(jù)，幫助州政府贏得了訴訟。當時伊利諾伊州部分檔案保存在州議會大廈的地下室里。諾頓只身一人，日復(fù)一日地在這臟兮兮且常有老鼠出沒的地下室里整理搜尋。諾頓在整理伊利諾伊州政府的文件時，發(fā)現(xiàn)了一份重要檔案。這是一張管道勘察地圖，保存在1823年的州長書信備查簿中。這張地圖標示了伊利諾伊州和密歇根州通往聯(lián)邦政府的線路，為兩州當時的土地爭議提供了明確的證據(jù)，幫助伊利諾伊州弄清了土地所有權(quán)的歸屬，并為伊利諾伊州在法律訴訟中節(jié)省了一百多萬美元的費用。諾頓用這個寶貴的證據(jù)給她的游說對象們上了一堂生動的關(guān)于檔案價值的大課。

第二件事，是一場災(zāi)難帶給諾頓的契機。1934年，位于伊利諾伊州議會大廈附近的兵工廠發(fā)生火災(zāi)，而該兵工廠是當時州政府檔案保存的臨時場所。這次火災(zāi)不僅燒掉了大量政府機關(guān)文件，還燒毀了一些士兵的退役金文件。更為嚴重的是，大量的軍隊和海關(guān)存放在此的關(guān)于第一次世界大戰(zhàn)的原始檔案也燒毀殆盡。一些愛國人士和退役軍人組織對此提出了強烈抗議。諾頓利用這次災(zāi)難對當?shù)氐牧⒎C構(gòu)進行了有力的游說。

通過不懈努力，諾頓最終獲得了為伊利諾伊州建設(shè)新檔案館的資金。1935年聯(lián)大（General Assembly）撥款50萬美元，聯(lián)邦公共管理局（The Federal Public Works Administration）又資助了32萬美元，伊利諾伊州檔案館于1936年開始動工修建。

1938年，伊利諾伊州檔案館大樓終于建成，并正式投入使用。這既是對諾頓艱苦不懈努力的回報，也開啟了美國綜合性檔案館事業(yè)的新篇章。因為當時美國公共檔案館只有三個，伊利諾伊州檔案館即為其中之一。同年，美國第二屆檔案工作者協(xié)會年會在這個嶄新的大樓里舉行。會上，諾頓的努力獲得了廣泛贊譽和極高評價，并成為當時美國檔案館建設(shè)的標桿?，F(xiàn)今的伊利諾伊州立檔案館仍被稱為“瑪格麗特·克羅斯·諾頓大樓”。

3 管理伊利諾伊州檔案館工作

3.1設(shè)計了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。伊利諾伊州立檔案館建成之時，正值美國的文件數(shù)量海量增長階段。文件形成部門由于大量文件堆積的壓力，急欲將文件移交檔案館。但檔案館的接收工作面臨兩個尖銳矛盾：一是很多文件還有現(xiàn)行價值，各個部門還會用到。移交給檔案館除了增加檔案人員的負擔外，還會使檔案部門變成一個單純的歸檔部門，從而降低檔案館真正的作用。二是檔案館對這部分文件的管理難度大。有些文件外借后長期滯留不還，檔案館沒有權(quán)利強行采取措施。為解決這一問題，諾頓提出了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。

首先，諾頓依據(jù)文件處理的具體情況，將文件分為四類：現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件和有現(xiàn)行作用的非現(xiàn)行文件。

其次，諾頓在檔案館內(nèi)設(shè)置了兩種系列的存儲庫房。第一種庫房用于存放那些由各個部門負責人已經(jīng)審核過的非現(xiàn)行文件和永久保存的文件。這些檔案的保存和管理完全由檔案館控制。第二種庫房存放的是那些對原形成機構(gòu)仍有利用價值的半現(xiàn)行文件。這部分庫房在得到審批后，允許有關(guān)部門暫時使用，其被稱為 “部門庫房”（departmental vault）制度。當時在州檔案館大樓設(shè)置了文件儲存量達80280立方米的12個柜架，用作部門庫房。州的每個機構(gòu)都在檔案館獲得足夠的空間進行文件存儲，而無須放棄他們對這些文件的合法看管權(quán)。檔案館將部門庫房的鑰匙發(fā)給相關(guān)機構(gòu)，由他們自行實施文件的編排、歸檔、移交和歸還等管理工作。

3.2 確立檔案館的接收范圍。伊利諾伊州檔案館建成后，為了保證更多重要的文件能夠進館保存，諾頓主持確立了檔案館的接收范圍。該范圍依據(jù)雙系統(tǒng)檔案保管制度，分別明確了檔案館和部門庫房的接收標準。

首先，檔案館接收具有永久保持價值檔案的范圍。一是具有歷史財富性質(zhì)的文件。如第一份伊利諾伊州立憲法檔案（1818年）、卡俄基亞公證檔案（1737-1768）等。這些具有重要歷史價值的文件存放到檔案館并要保證其完整性。二是具有特殊價值的檔案。如屬于州的土地契約等。這些檔案都是由于安全因素而需要特殊保護，或限制使用。三是仍具有證據(jù)作用的文件，但它們的產(chǎn)生不是以機構(gòu)管理為目的的。例如一些在內(nèi)戰(zhàn)時期的關(guān)于伊利諾伊州士兵服役的檔案。四是已經(jīng)失去了行政管理價值的文件，但具有顯性或潛性研究價值的文件。最顯著的例子是聯(lián)邦農(nóng)業(yè)部門中一些關(guān)于農(nóng)用數(shù)字的檔案。

其次，對已經(jīng)做了縮微處理的檔案，其原始檔案，也納入檔案館的收集范圍。依據(jù)該接收范圍，當時伊利諾伊州檔案館館藏形成如下比例：76%是關(guān)于伊利諾伊州各個部門的業(yè)務(wù)、管理檔案；16%是關(guān)于家族歷史檔案；6%是關(guān)于歷史檔案；2%是關(guān)于建議性服務(wù)檔案。

最后，部門庫房檔案的接收范圍。一是公民服務(wù)委員會的關(guān)于公民服務(wù)雇傭者的文件；二是地礦部門的礦物勘探地圖；三是保險機構(gòu)的關(guān)于保險公司授權(quán)處理伊利諾伊州業(yè)務(wù)的官方文件；四是教師退休系統(tǒng)下的關(guān)于教師的福利和工資文件；五是極其重要的數(shù)字部門里的一些文件，比如，公共健康部門的檔案和出生死亡證書等檔案；六是工程技術(shù)部門的關(guān)于建筑方面的文件等。

4 推動美國檔案事業(yè)發(fā)展

4.1 推動其他州檔案館建設(shè)。伊利諾伊州立檔案館建成之時，美國的檔案館事業(yè)尚未形成規(guī)模，當時公共檔案館只有三個。伊利諾伊州檔案館作為其中之一，其成功的建設(shè)和高效的管理方案，對早期的美國檔案館事業(yè)發(fā)展起到了極大的示范作用。各州紛紛效仿，積極籌建檔案館。諾頓的成功經(jīng)驗受到各州的歡迎，來自全國乃至世界的訪問者都前來斯普林菲爾德學(xué)習(xí)。同時諾頓也很樂于在各州檔案館的建設(shè)和管理中提供建議和幫助。

4.2 培養(yǎng)檔案專業(yè)人員。諾頓是美國最早教授檔案課程的學(xué)者之一。從1940年開始，諾頓每年都利用休假，連續(xù)到哥倫比亞大學(xué)圖書館學(xué)院講授科技檔案課程。她還積極籌劃，在州檔案館為伊利諾伊大學(xué)和芝加哥大學(xué)歷史系和圖書館學(xué)的學(xué)生們安排實習(xí)，謀求高端人才進入檔案專業(yè)。諾頓還在美國歷史協(xié)會公共檔案委員會、美國圖書館協(xié)會檔案和圖書委員會以及國家圖書館全國協(xié)會的幫助下，通過授課、講座等方式，培養(yǎng)了一批專業(yè)的檔案人員。endprint

諾頓對檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)目標主要集中在兩方面：

一是明確檔案人員的專業(yè)職責。當時的美國，普遍認為檔案工作是歷史研究的輔助學(xué)科，檔案人員的使命是“作為對私人檔案歷史研究的一種終身的附庸”。但諾頓反對這種職業(yè)定位。她在培訓(xùn)檔案工作者時明確提出，“檔案工作是一種管理工作。檔案工作者必須使自己和現(xiàn)實達成一致，那就是對于政府最重要的是檔案工作者能夠為政府部門和市民們提供一些訴訟中的重要證明的服務(wù)，……今天的檔案工作者必須降低他們學(xué)術(shù)性方面的需求而傾向于檔案管理工作”。

二是檔案業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。諾頓對檔案人員的培訓(xùn)分成兩部分。

第一部分是檔案工作者應(yīng)協(xié)助文檔人員所做的工作。主要包括以下幾個方面：一是幫助文檔部門減少無進一步法律和歷史價值的文件以及一些沒有質(zhì)量的文件；二是幫助文檔人員確定必須長期保存的文件的合理比例；三是幫助文檔人員在生成新文件時給出相應(yīng)的建議，以確保積累檔案的連續(xù)性、一貫性和計劃性。

第二部分是針對檔案工作者的本職管理工作的培訓(xùn)，主要包括以下幾個方面：一是明確首要的責任是要保管好委托給他們的檔案；二是研究并熟悉文件形成機構(gòu)的情況，并盡量獲得行政部門對移交文件更多的支持；三是研究和學(xué)習(xí)法律法規(guī)，了解其所在州的管理歷史，編制一份現(xiàn)有文件的詳細目錄；四是檔案工作者需為館藏檔案提供基本的保管設(shè)備，且要有保障檔案安全和永久保存的意識與責任。

5 結(jié)語

1957年，諾頓從伊利諾伊州檔案館退休。退休以后，她仍然熱心于檔案事業(yè)及各類協(xié)會的工作。1984年5月21日，92歲高齡的諾頓與世長辭。這位可敬的檔案人，生前將自己的一生都貢獻給了美國檔案事業(yè)，死后，她又把自己所有的財產(chǎn)都捐獻給了美國檔案工作者協(xié)會。協(xié)會用該基金設(shè)立了“諾頓獎”，專門用于資助檔案教育事業(yè)。

美國檔案界對諾頓有極高的評價，認為在20世紀30年代到40年代，她建立了一個公共檔案館的模式，因此影響了美國檔案專業(yè)的發(fā)展。美國著名檔案學(xué)家恩斯特·波斯納（Ernst Posner）對諾頓有深入研究，他指出，諾頓作為一名女性檔案工作者，在那個女性地位還比較低下的年代里，能夠在檔案專業(yè)領(lǐng)域中取得如此巨大的成績，是非常罕見和難能可貴的。諾頓關(guān)于檔案與文件管理的專業(yè)論文合集《諾頓之檔案》堪稱“第一本美國檔案管理手冊”。

*本文系天津市哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃項目“北美檔案資源組織與鑒定理論研究”（批準號：TJTQ17-005）階段性成果。

瑪格麗特·克羅斯·諾頓（1891—1984）是與T.R.謝倫伯格同時代的美國著名檔案學(xué)家，也是美國檔案事業(yè)的先驅(qū)者之一，無論理論還是實踐，她都為美國檔案事業(yè)做出了不朽貢獻。但是，長期以來，我國檔案界對諾頓知之甚少，基本沒有對她的研究。本文從瑪格麗特·克羅斯·諾頓的生平、工作經(jīng)歷和檔案理論等方面對她進行介紹，以期讓更多的人認識、了解這位偉大的美國女性檔案學(xué)家，并通過她的檔案人生，了解20世紀前期美國檔案事業(yè)的發(fā)展。

1 從圖書管理員到檔案工作者

1891年7月7日，瑪格麗特·克羅斯·諾頓出生在伊利諾伊州的羅克福德，父母都從事與行政管理和檔案管理相關(guān)的工作。父親是縣里的行政官員，母親是伊利諾伊州溫納貝戈縣的副縣長司庫。諾頓很小的時候，父母就經(jīng)常在家中討論一些文件保管等方面的問題。父母的工作背景使諾頓的家庭形成了一種獨特的文化氛圍，對幼小的諾頓產(chǎn)生了很大影響，為諾頓以后從事檔案工作埋下了伏筆。

諾頓在羅克福德上中學(xué)。中學(xué)畢業(yè)后她進入芝加哥大學(xué)歷史系學(xué)習(xí)。在這里她吸收了大量歷史學(xué)知識，于1913年獲得歷史學(xué)學(xué)士學(xué)位。之后，諾頓選擇繼續(xù)留在芝加哥大學(xué)進行研究生階段的學(xué)習(xí)，并于1914年獲得歷史學(xué)碩士學(xué)位。

在修習(xí)歷史學(xué)的同時，諾頓對圖書館管理和圖書館學(xué)也有濃厚的興趣。在芝加哥大學(xué)歷史系時，她就研讀了圖書館學(xué)。芝加哥大學(xué)碩士畢業(yè)后，諾頓又轉(zhuǎn)赴奧爾巴尼的紐約圖書學(xué)院進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并于1915年獲得了圖書館學(xué)學(xué)士學(xué)位。隨后，諾頓進入波基普西市的瓦薩大學(xué)圖書館做一名編目員。三年之后她又被印第安納州圖書館聘任為手稿助理。但是不久后她又重新回到了芝加哥大學(xué)。1919年到1920年期間她在芝加哥大學(xué)獲得了研究員的職位。1920年她同時又被哥倫比亞密蘇里州的歷史學(xué)協(xié)會聘任為圖書編目員。

促使諾頓從一名圖書管理人員轉(zhuǎn)變?yōu)橐幻麢n案學(xué)家既有必然性也有偶然性。諾頓在工作期間，發(fā)現(xiàn)自己無論從性格還是能力方面，都不適合做圖書管理工作，因此她一直尋求一種變化。一次偶然的機會為諾頓實現(xiàn)這種變化提供了一個歷史契機。1916年，諾頓第一次參加在華盛頓召開的美國歷史協(xié)會年會期間，聽了時任檔案工作者協(xié)會主席的歷史學(xué)家列蘭德博士的一個演講，主題是關(guān)于如何區(qū)分歷史手稿和檔案。演講中，列蘭德博士用幻燈片向大家展示了檔案的歷史價值，以及當時美國檔案管理的惡劣情況。這個演講給諾頓以強烈的震撼，使她樹立了成為一名檔案工作者的決心，此后她就一直為這一理想做知識和能力上的儲備，等待機會的來臨。

機會在1922年出現(xiàn)了。當時伊利諾伊州圖書館檔案部門招聘負責人，諾頓順利通過了考試。她欣然就任伊利諾伊州圖書館檔案部門第一屆負責人。于是，30歲的諾頓正式開始了自己的檔案職業(yè)生涯。

2 籌建伊利諾伊州檔案館

諾頓任職伊利諾伊州檔案工作負責人初期，美國的檔案工作相當混亂。當時只有12個州設(shè)立了基層檔案機構(gòu)，主要來自于最初組建美國的13塊殖民地，但檔案工作并不是一項獨立的工作。檔案機構(gòu)內(nèi)的檔案也缺少有意識和有組織的管理，有的州把檔案隨意堆放在州辦公室，有的州把檔案交給州秘書保管，有的州將檔案交給州歷史協(xié)會或州圖書館保存，還有的州甚至完全沒有對檔案的專門管理，任由其散落民間。由于缺乏有效管理，很多重要檔案都被離任州長或其他官員帶走，據(jù)為私有財產(chǎn)。檔案管理呈現(xiàn)一種無序狀態(tài)，檔案流失極為嚴重。伊利諾伊州雖然規(guī)定州政府秘書是法定的文件記錄的保管人，但檔案工作始終都不是一項獨立的工作，也沒有專門的檔案管理機構(gòu)。直至諾頓上任前的1921年，在修訂伊利諾伊州國家圖書館法時，才確立將檔案機構(gòu)作為圖書館的一個下屬部門。諾頓上任時，即成為這一部門的第一任負責人。endprint

諾頓任職之初遇到的最大挑戰(zhàn)，是從哪個方面開始州檔案工作。盡管諾頓進行了充分的調(diào)查研究，但美國當時幾乎沒有科學(xué)的管理制度或有價值的管理模式可供借鑒。有鑒于調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的美國各州檔案管理的混亂局面，諾頓高屋建瓴地提出，要想對檔案進行科學(xué)有效的管理，必須建立專門的檔案管理機構(gòu)，即建立州專屬的檔案館。但是，由于當時美國政府和公眾對于檔案的重要性及其價值缺乏深刻的認識，所以籌備建館的資金非常困難。但是在游說過程中發(fā)生了兩件事，給諾頓籌款帶來了契機。

第一件事，是諾頓從無人問津的地下室的檔案中搜尋到了寶貴證據(jù)，幫助州政府贏得了訴訟。當時伊利諾伊州部分檔案保存在州議會大廈的地下室里。諾頓只身一人，日復(fù)一日地在這臟兮兮且常有老鼠出沒的地下室里整理搜尋。諾頓在整理伊利諾伊州政府的文件時，發(fā)現(xiàn)了一份重要檔案。這是一張管道勘察地圖，保存在1823年的州長書信備查簿中。這張地圖標示了伊利諾伊州和密歇根州通往聯(lián)邦政府的線路，為兩州當時的土地爭議提供了明確的證據(jù)，幫助伊利諾伊州弄清了土地所有權(quán)的歸屬，并為伊利諾伊州在法律訴訟中節(jié)省了一百多萬美元的費用。諾頓用這個寶貴的證據(jù)給她的游說對象們上了一堂生動的關(guān)于檔案價值的大課。

第二件事，是一場災(zāi)難帶給諾頓的契機。1934年，位于伊利諾伊州議會大廈附近的兵工廠發(fā)生火災(zāi)，而該兵工廠是當時州政府檔案保存的臨時場所。這次火災(zāi)不僅燒掉了大量政府機關(guān)文件，還燒毀了一些士兵的退役金文件。更為嚴重的是，大量的軍隊和海關(guān)存放在此的關(guān)于第一次世界大戰(zhàn)的原始檔案也燒毀殆盡。一些愛國人士和退役軍人組織對此提出了強烈抗議。諾頓利用這次災(zāi)難對當?shù)氐牧⒎C構(gòu)進行了有力的游說。

通過不懈努力，諾頓最終獲得了為伊利諾伊州建設(shè)新檔案館的資金。1935年聯(lián)大（General Assembly）撥款50萬美元，聯(lián)邦公共管理局（The Federal Public Works Administration）又資助了32萬美元，伊利諾伊州檔案館于1936年開始動工修建。

1938年，伊利諾伊州檔案館大樓終于建成，并正式投入使用。這既是對諾頓艱苦不懈努力的回報，也開啟了美國綜合性檔案館事業(yè)的新篇章。因為當時美國公共檔案館只有三個，伊利諾伊州檔案館即為其中之一。同年，美國第二屆檔案工作者協(xié)會年會在這個嶄新的大樓里舉行。會上，諾頓的努力獲得了廣泛贊譽和極高評價，并成為當時美國檔案館建設(shè)的標桿。現(xiàn)今的伊利諾伊州立檔案館仍被稱為“瑪格麗特·克羅斯·諾頓大樓”。

3 管理伊利諾伊州檔案館工作

3.1設(shè)計了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。伊利諾伊州立檔案館建成之時，正值美國的文件數(shù)量海量增長階段。文件形成部門由于大量文件堆積的壓力，急欲將文件移交檔案館。但檔案館的接收工作面臨兩個尖銳矛盾：一是很多文件還有現(xiàn)行價值，各個部門還會用到。移交給檔案館除了增加檔案人員的負擔外，還會使檔案部門變成一個單純的歸檔部門，從而降低檔案館真正的作用。二是檔案館對這部分文件的管理難度大。有些文件外借后長期滯留不還，檔案館沒有權(quán)利強行采取措施。為解決這一問題，諾頓提出了檔案館的“雙系統(tǒng)”（a dual system）檔案保存方案。

首先，諾頓依據(jù)文件處理的具體情況，將文件分為四類：現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件和有現(xiàn)行作用的非現(xiàn)行文件。

其次，諾頓在檔案館內(nèi)設(shè)置了兩種系列的存儲庫房。第一種庫房用于存放那些由各個部門負責人已經(jīng)審核過的非現(xiàn)行文件和永久保存的文件。這些檔案的保存和管理完全由檔案館控制。第二種庫房存放的是那些對原形成機構(gòu)仍有利用價值的半現(xiàn)行文件。這部分庫房在得到審批后，允許有關(guān)部門暫時使用，其被稱為 “部門庫房”（departmental vault）制度。當時在州檔案館大樓設(shè)置了文件儲存量達80280立方米的12個柜架，用作部門庫房。州的每個機構(gòu)都在檔案館獲得足夠的空間進行文件存儲，而無須放棄他們對這些文件的合法看管權(quán)。檔案館將部門庫房的鑰匙發(fā)給相關(guān)機構(gòu)，由他們自行實施文件的編排、歸檔、移交和歸還等管理工作。

3.2 確立檔案館的接收范圍。伊利諾伊州檔案館建成后，為了保證更多重要的文件能夠進館保存，諾頓主持確立了檔案館的接收范圍。該范圍依據(jù)雙系統(tǒng)檔案保管制度，分別明確了檔案館和部門庫房的接收標準。

首先，檔案館接收具有永久保持價值檔案的范圍。一是具有歷史財富性質(zhì)的文件。如第一份伊利諾伊州立憲法檔案（1818年）、卡俄基亞公證檔案（1737-1768）等。這些具有重要歷史價值的文件存放到檔案館并要保證其完整性。二是具有特殊價值的檔案。如屬于州的土地契約等。這些檔案都是由于安全因素而需要特殊保護，或限制使用。三是仍具有證據(jù)作用的文件，但它們的產(chǎn)生不是以機構(gòu)管理為目的的。例如一些在內(nèi)戰(zhàn)時期的關(guān)于伊利諾伊州士兵服役的檔案。四是已經(jīng)失去了行政管理價值的文件，但具有顯性或潛性研究價值的文件。最顯著的例子是聯(lián)邦農(nóng)業(yè)部門中一些關(guān)于農(nóng)用數(shù)字的檔案。

其次，對已經(jīng)做了縮微處理的檔案，其原始檔案，也納入檔案館的收集范圍。依據(jù)該接收范圍，當時伊利諾伊州檔案館館藏形成如下比例：76%是關(guān)于伊利諾伊州各個部門的業(yè)務(wù)、管理檔案；16%是關(guān)于家族歷史檔案；6%是關(guān)于歷史檔案；2%是關(guān)于建議性服務(wù)檔案。

最后，部門庫房檔案的接收范圍。一是公民服務(wù)委員會的關(guān)于公民服務(wù)雇傭者的文件；二是地礦部門的礦物勘探地圖；三是保險機構(gòu)的關(guān)于保險公司授權(quán)處理伊利諾伊州業(yè)務(wù)的官方文件；四是教師退休系統(tǒng)下的關(guān)于教師的福利和工資文件；五是極其重要的數(shù)字部門里的一些文件，比如，公共健康部門的檔案和出生死亡證書等檔案；六是工程技術(shù)部門的關(guān)于建筑方面的文件等。

4 推動美國檔案事業(yè)發(fā)展

4.1 推動其他州檔案館建設(shè)。伊利諾伊州立檔案館建成之時，美國的檔案館事業(yè)尚未形成規(guī)模，當時公共檔案館只有三個。伊利諾伊州檔案館作為其中之一，其成功的建設(shè)和高效的管理方案，對早期的美國檔案館事業(yè)發(fā)展起到了極大的示范作用。各州紛紛效仿，積極籌建檔案館。諾頓的成功經(jīng)驗受到各州的歡迎，來自全國乃至世界的訪問者都前來斯普林菲爾德學(xué)習(xí)。同時諾頓也很樂于在各州檔案館的建設(shè)和管理中提供建議和幫助。endprint

4.2 培養(yǎng)檔案專業(yè)人員。諾頓是美國最早教授檔案課程的學(xué)者之一。從1940年開始，諾頓每年都利用休假，連續(xù)到哥倫比亞大學(xué)圖書館學(xué)院講授科技檔案課程。她還積極籌劃，在州檔案館為伊利諾伊大學(xué)和芝加哥大學(xué)歷史系和圖書館學(xué)的學(xué)生們安排實習(xí)，謀求高端人才進入檔案專業(yè)。諾頓還在美國歷史協(xié)會公共檔案委員會、美國圖書館協(xié)會檔案和圖書委員會以及國家圖書館全國協(xié)會的幫助下，通過授課、講座等方式，培養(yǎng)了一批專業(yè)的檔案人員。

諾頓對檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)目標主要集中在兩方面：

一是明確檔案人員的專業(yè)職責。當時的美國，普遍認為檔案工作是歷史研究的輔助學(xué)科，檔案人員的使命是“作為對私人檔案歷史研究的一種終身的附庸”。但諾頓反對這種職業(yè)定位。她在培訓(xùn)檔案工作者時明確提出，“檔案工作是一種管理工作。檔案工作者必須使自己和現(xiàn)實達成一致，那就是對于政府最重要的是檔案工作者能夠為政府部門和市民們提供一些訴訟中的重要證明的服務(wù)，……今天的檔案工作者必須降低他們學(xué)術(shù)性方面的需求而傾向于檔案管理工作”。

二是檔案業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)。諾頓對檔案人員的培訓(xùn)分成兩部分。

第一部分是檔案工作者應(yīng)協(xié)助文檔人員所做的工作。主要包括以下幾個方面：一是幫助文檔部門減少無進一步法律和歷史價值的文件以及一些沒有質(zhì)量的文件；二是幫助文檔人員確定必須長期保存的文件的合理比例；三是幫助文檔人員在生成新文件時給出相應(yīng)的建議，以確保積累檔案的連續(xù)性、一貫性和計劃性。

第二部分是針對檔案工作者的本職管理工作的培訓(xùn)，主要包括以下幾個方面：一是明確首要的責任是要保管好委托給他們的檔案；二是研究并熟悉文件形成機構(gòu)的情況，并盡量獲得行政部門對移交文件更多的支持；三是研究和學(xué)習(xí)法律法規(guī)，了解其所在州的管理歷史，編制一份現(xiàn)有文件的詳細目錄；四是檔案工作者需為館藏檔案提供基本的保管設(shè)備，且要有保障檔案安全和永久保存的意識與責任。

5 結(jié)語

1957年，諾頓從伊利諾伊州檔案館退休。退休以后，她仍然熱心于檔案事業(yè)及各類協(xié)會的工作。1984年5月21日，92歲高齡的諾頓與世長辭。這位可敬的檔案人，生前將自己的一生都貢獻給了美國檔案事業(yè)，死后，她又把自己所有的財產(chǎn)都捐獻給了美國檔案工作者協(xié)會。協(xié)會用該基金設(shè)立了“諾頓獎”，專門用于資助檔案教育事業(yè)。

美國檔案界對諾頓有極高的評價，認為在20世紀30年代到40年代，她建立了一個公共檔案館的模式，因此影響了美國檔案專業(yè)的發(fā)展。美國著名檔案學(xué)家恩斯特·波斯納（Ernst Posner）對諾頓有深入研究，他指出，諾頓作為一名女性檔案工作者，在那個女性地位還比較低下的年代里，能夠在檔案專業(yè)領(lǐng)域中取得如此巨大的成績，是非常罕見和難能可貴的。諾頓關(guān)于檔案與文件管理的專業(yè)論文合集《諾頓之檔案》堪稱“第一本美國檔案管理手冊”。

*本文系天津市哲學(xué)社會科學(xué)規(guī)劃項目“北美檔案資源組織與鑒定理論研究”（批準號：TJTQ17-005）階段性成果。

參考文獻：

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[3]Erin Lawrimore， Margaret Cross Norton： Defining and Redefining Archives and the Archival Profession [J]. Libraries& the Cultural Record， 2009.

（作者單位：天津師范大學(xué) 來稿日期：2017-10-20）endprint