探析重型裝備制造企業(yè)進口件采購全過程控制的若干問題

牛曉麗

摘要：隨著科學技術(shù)的發(fā)展，國內(nèi)外裝備制造水平得到了快速提高，能有效保障重型裝備的制造質(zhì)量。但很多制造企業(yè)在生產(chǎn)重型裝備時，需要采用一些進口件，而在實際采購過程中，存在很多的不確定因素，使得采購工作的質(zhì)量和效率受到了影響，不利于企業(yè)的發(fā)展。對此，筆者對重型裝備制造企業(yè)進口件采購全過程控制的若干問題進行了分析，并提出了有效的建議，以供相關(guān)人員進行參考。

關(guān)鍵詞：重型裝備；制造企業(yè)；采購控制

引言

重型裝備制造企業(yè)在進行進口件采購工作時，會受到多種因素的影響，面臨嚴重的采購隱患，對企業(yè)的發(fā)展造成了嚴重的影響。通過對采購全過程進行控制，有利于及時發(fā)展各個采購環(huán)節(jié)存在的問題，并采取相應的控制措施，以保障采購質(zhì)量，推動企業(yè)安全、穩(wěn)定的發(fā)展。

一、研究背景

制造業(yè)供應鏈主要包含四類，分別是原材料和零部件供應端、生產(chǎn)端、銷售端和售后服務端，不同行業(yè)對這四個板塊的重視程度不同。制造企業(yè)會比較關(guān)注原材料和零部件供應端，而生產(chǎn)食品、服裝等的企業(yè)則會注重銷售端方面。

在工業(yè)4.0時代，我們將整個價值鏈融合在產(chǎn)品周期中進行組織和管理，并將商業(yè)模式、上下游服務和組織工作重新串聯(lián)起來，人們已經(jīng)習慣于享受快速服務、優(yōu)質(zhì)服務，延伸到供應鏈的采購方面，企業(yè)的采購部門就需要考慮如何從原材料采購，到供應商生產(chǎn)制造，再到運輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如何有效銜接才能快速滿足需求者（企業(yè)的生產(chǎn)部門）的訴求。這就需要采購部門在采購環(huán)節(jié)間聯(lián)動，需要采購部門與需求者、供應商、物流服務商等實時互動，并且利用信息化的手段實現(xiàn)保障供應的目標。

二、案例分析

A是國內(nèi)外知名的重型裝配制造企業(yè)，進口件年采購量占總采購量的50%以上，其中有60%的進口件來自歐洲，25%左右的進口件來自北美。進口件處于該企業(yè)生產(chǎn)制造過程的關(guān)鍵路徑上，供應的短缺會直接導致生產(chǎn)的停滯，使得企業(yè)面臨違約風險，給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴重的威脅。為了解決這一問題，企業(yè)每年都需要為生產(chǎn)部門支付高額的后期趕工費用，嚴重壓縮了企業(yè)的利潤空間。同時，項目開工在后，技術(shù)部門根據(jù)技術(shù)規(guī)格書要求，向采購部門下達進口件采購申請單。此申請單往往僅注明常規(guī)參數(shù)，對于非標產(chǎn)品，還需要與供應商和業(yè)主進行三方往復的技術(shù)澄清。當技術(shù)澄清和價格確認后，供應商才會對訂單的交貨期給予確認。整個確認周期在2周到6周之內(nèi)，其時間浮動比較大，難以進行控制，會影響企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)劃。另外，一般進口件采購使用CIF的交付條款，裝船發(fā)運都由供應商安排，從供應商出口清關(guān)至貨物到達中國指定港口，往往由于過程無法控制（如未及時裝船、船舶中途?？?、船舶延期等）無法將準確的到貨信息反饋給生產(chǎn)部門，造成到貨信息不對稱的情況。

綜上所述，進口件的采購周期受制于技術(shù)澄清時間長、供應商制造周期長、運輸過程不可控等因素，在進行全過程管控前，進口件的到貨完成了基本在94%，如何將這一關(guān)鍵路徑上的重要物料進行有效管控，做到過程明晰、節(jié)點準確、跟蹤到位，是進口件采購亟需解決的難題。

三、全過程控制的改善點

針對目前存在的現(xiàn)狀，采購部門從采購上游（市場、技術(shù)部門）、外部（供應商、船公司）以及采購下游（生產(chǎn)部門）著手，通過上下、內(nèi)外聯(lián)動制定管控措施，同時對內(nèi)部采購節(jié)奏進行有效管理，變被動采購為主動，具體來說有如下幾方面的改善點。

（一）與采購上游的聯(lián)動

提前介入裝備主合同的經(jīng)營環(huán)節(jié)，在主合同談判的同時，即進行關(guān)鍵進口配套件的采購合同談判，做到主合同生效采購合同生效。定期與經(jīng)營、技術(shù)部門召開例會，對潛在項目的配套件需求進行跟進，在裝備投標階段即召集供應商參與技術(shù)澄清，主合同一旦定標，則進口配套件的技術(shù)澄清也接近尾聲。照此操作，采購流程上至少節(jié)省4周時間。

對關(guān)鍵配套件進行標準化管理，聯(lián)合供應商制定模塊化技術(shù)方案，技術(shù)直接在標準的模塊中進行選型。

（二）加強供應商管理

要求供應商嚴格按照訂單確認書的時間進行交付，對供應商進行嚴格管控。

1.生產(chǎn)進度反饋

自訂單確認開始至訂單交付止，每2-4周請供應商反饋生產(chǎn)進度，做到生產(chǎn)過程透明、可控。如供應商反饋的進度在某一時期存在滯后，必要時駐廠催貨。

2.紅黃牌管理

對于訂單執(zhí)行不力、改善措施無效的供應商，實行紅黃牌預警制度，發(fā)牌數(shù)量以及供應商對預警的反饋均列入供應商的績效考核中。

3.履約審批

企業(yè)在與供應商簽訂合同時，應對交貨時間進行重點研討，如供應商存在延期交貨的情況，嚴格按照合同條款執(zhí)行延期罰款，以提高供應商的責任意識和法律意識，避免出現(xiàn)違約風險。

（三）開展自主物流

采用CIF條款時，供應商從自身成本節(jié)約的角度考慮，往往會找小型船公司進行訂艙。但由于小型船公司的船位有限，存在很多的不確定因素，一旦發(fā)生船位緊張時，會發(fā)生進口件無法及時裝船的問題，對運輸質(zhì)量、效率等造成了影響。

改為FCA條款后，A企業(yè)與國內(nèi)外知名船公司進行合作，由船公司直接到供應商倉庫提貨，完成陸運、出口清關(guān)、裝船、海運、到港等一系列步驟。且這些大的船公司一般會有良好的物流跟蹤平臺，A企業(yè)將自身的采購系統(tǒng)與物流跟蹤平臺進行對接，能夠?qū)崟r把握進口件的位置以及到達中國港口的時間，實現(xiàn)物流跟蹤的透明化。

（四）與采購下游聯(lián)動

進口件不及時到位直接影響著生產(chǎn)部門的工序安排，進而影響了整個項目的執(zhí)行進度，同時進口件的采購周期與需求不匹配的情況是不可避免的，對于短周期項目，矛盾尤為突出。如何與生產(chǎn)部門進行聯(lián)動，將進口件的缺料影響降到最低呢？

首先，將生產(chǎn)部門對進口件的需求按照品類進行劃分，為進口件進行ABC的類別管理，采購部門每月主動與生產(chǎn)部門核對需求狀況，對于供應商延期而生產(chǎn)又急需的物料，可以通過改善運輸方式來縮短周期（如海陸聯(lián)運或空運等），生產(chǎn)部門的補臺費用通過對供應商的延期罰款來補償。其次，企業(yè)應將物流跟蹤平臺交由生產(chǎn)部門進行管理，有利于生產(chǎn)部門實時了解物流信息，分析進口件的運輸狀態(tài)。同時，還要與實際生產(chǎn)進行結(jié)合分析，根據(jù)運輸狀態(tài)來調(diào)整生產(chǎn)節(jié)奏，確保生產(chǎn)工作可以順利進行。再次，對于短周期項目，由于進口件固有的生產(chǎn)周期無法滿足生產(chǎn)需求的，與生產(chǎn)部門制定好補救措施，如改變生產(chǎn)工序（低空安裝改為高空吊裝）、配套件品牌變更（進口改國產(chǎn)）、從節(jié)省成本的角度安排空運少量部件以滿足定位需求、對常用物料進行安全庫備等。將這些補救措施形成管理制度，項目開工后即能預期到進口件的缺料，則生產(chǎn)部門不必再等工，而是按照既定補救措施開展生產(chǎn)安排。

（五）內(nèi)部管控

采購員的采購效率直接影響到進口件的采購周期，如何避免進口件采購因人員因素導致的差異，可通過內(nèi)部管控進行改善。

1.采購時限的控制

為每類進口件設定好采購時限，超期后系統(tǒng)自動預警，初次預警采購員、二次預警采購經(jīng)理、高危預警給部門主管，確保采購計劃能按時限下達給供應商。

在采購時限內(nèi)，如存在技術(shù)澄清慢、供應商反饋慢等因素，采購員可啟動預警機制，通過對上游發(fā)布外部預警、對供應商發(fā)布紅黃牌預警進行警示。

采購員的采購效率與采購績效掛鉤。

2.價格協(xié)議制定

在標準化和模塊化的基礎上，與供應商商談價格協(xié)議，以此來減少商務談判的往復，實現(xiàn)快速下單。

3.標準合同模板制定

針對不同的采購品類，制定不同的標準合同模板，合同模板經(jīng)公司法務審核后使用。采購員僅需修改部分條款即可與供應商簽署，減少合同審批的時間。

4.屬地化采購

在采購頻次高、采購量大的區(qū)域設置區(qū)域采購中心，進行屬地化尋源、采購、催貨、供應商考察等工作，加快采購進程，提高采購效率，剔除時差和文化、環(huán)境差異因素。

四、改善效果

通過與上下游聯(lián)動、內(nèi)部和供應商管控，以及自主物流的開展，A企業(yè)的關(guān)鍵進口物料到貨率有了很大的改善，從原來每年的94%左右提升到98%，2%的空間主要是由于短周期項目導致的供需不匹配問題。據(jù)統(tǒng)計，進行全過程控制后，某控制類重要物料的供貨周期從原來7-8個月縮短為5.5-6個月，從一定程度上可以反饋這一管控方式是行之有效的。

五、結(jié)語

根據(jù)上述分析可知，重型裝備制造企業(yè)在采購進口件時，可采用全過程控制的方法，有利于對各個采購環(huán)節(jié)進行控制，避免出現(xiàn)采購風險，確保企業(yè)生產(chǎn)工作可以順利進行，從而推動企業(yè)安全、穩(wěn)定的發(fā)展。