電子文件歸檔管理模式探究

史洪偉

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活質(zhì)量得到了一定改善，相應(yīng)的人們的思想認識水平也有所提高，近些年，針對一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者而言，管理意識愈加的深入人心，而檔案管理作為管理工作中的重要組成部分，也就需要有關(guān)管理人員能夠加以重視，并且做好相關(guān)的管理工作。但是隨著電子文件的誕生，這就對于歸檔管理模式提出了更高的要求，傳統(tǒng)的歸檔管理模式各有利弊，因此，這就要求有關(guān)人員能夠加強電子文件歸檔管理模式的探究，以更好的提高歸檔管理水平。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；管理模式

電子文件歸檔管理模式是值得人們進行深入分析的，因為這關(guān)系著電子文件歸檔管理工作的水平，同時對于我國檔案事業(yè)的發(fā)展具有一定的影響。只有加強對于電子文件歸檔管理模式的分析，才能幫助人們更為深入的了解各個管理模式的相關(guān)知識以及不足之處，以更好的進行創(chuàng)新融合，加強電子文件的歸檔管理。所以，這就要求有關(guān)管理人員能夠提高對于電子文件歸檔管理模式的認識以及重視程度，并且能夠結(jié)合實際的發(fā)展歷程進行認真的分析，從而使得“雙套制”和“單套制”能夠并列進行實施，更好的促進檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

1 兩種歸檔管理模式分析

1.1 “雙套制”歸檔管理模式

針對“雙套制”電子文件歸檔管理模式而言，它是傳統(tǒng)歸檔管理模式中的一種，在電子文件歸檔管理的過程中比較常見，通過應(yīng)用這種管理模式，能夠使得電子文件的電子版和紙質(zhì)版同時進行保存，以方便人們加以存儲和利用，尤其對于一些比較重要的電子文件，幾乎都會采用這樣的方法，這樣能夠更好的保證電子文件的真實性、可讀性等等，進而充分的發(fā)揮出電子文件的價值，更好的為人們提供檔案服務(wù)，滿足人們的檔案需求。

1.2 “單套制”歸檔管理模式

與“雙套制”相對應(yīng)的就是“單套制”。這也是一種歸檔管理模式，就這種模式本身而言，主要指的是將業(yè)務(wù)流程與電子文件管理流程進行有效地對接，進而再利用數(shù)字化技術(shù)加以簽名以及簽章，最后再進行歸檔，將其文件提交到檔案室，最終形成了特有的電子文件歸檔管理模式，在這種模式管理的過程中，文件始終都是以電子化運作的模式呈現(xiàn)出來，基本不會出現(xiàn)非電子形式的文件類型，這與“單軌制”歸檔管理模式有些相像，能夠起到一定的歸檔管理作用。

2 電子文件歸檔管理模式發(fā)展的有關(guān)歷程

2.1 “雙套制”為過度時期的歸檔管理模式

隨著我國科技信息的發(fā)展，電子文件形式得以誕生和應(yīng)用，但是給人們帶來方便的同時，也會存有一些不足之處，由于電子文件本身的問題，使得其文件的真實性以及可靠性都難以得到有效的保障，這就給電子文件管理工作提出了更高的要求。而隨之面臨的就是法律上的證據(jù)效力問題以及技術(shù)上的保存問題，在這種情況下，“雙套制”這種歸檔管理模式才得以出現(xiàn)。事實上，在電子文件歸檔管理模式發(fā)展的過程中，誕生了很多的歸檔管理模式，而最為常見的“雙套制”管理模式則是其過度時期誕生的。這里的過度時期指的是電子文件的安全管理規(guī)范并沒有完全的建立起來，還需要加以不斷的完善，在此使其應(yīng)用這種管理模式，是一種有效的解決辦法。尤其在電子檔案發(fā)展的初期階段，實施這種管理模式尤其一定的必要性，通過將電子文件分為兩種形式進行保存，有助于保證電子文件的長久性，具有理論以及實踐上的雙重意義。這是特定歷史時期背景下的舉措，有其一定的客觀性以及必然性。

2.2 “雙套制”運行中的難題

（1）“雙套制”導(dǎo)致資源嚴重浪費。在“雙套制”實行的過程中，有一定的作用，但是同時也存在著一定的難題，這些難題的產(chǎn)生極不利于電子文件歸檔管理工作的順利進行，也難以取得良好的管理效果。因此，針對這些難題就需要有關(guān)管理人員能夠加以重視，針對其中的不足之處認真的進行分析。實際上，在這種模式運行的過程中，資源浪費的問題就比較突出，這是其中的難題之一。由于大量的資源被嚴重的浪費，這就極不利于為國家的可持續(xù)發(fā)展，針對其資源浪費的原因就有必要進行分析。而就其資源浪費問題本身而言，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，由于電子文件管理系統(tǒng)的部署往往會涉及到很多的資金，這就會產(chǎn)生很多的經(jīng)費開銷，而且即使能夠得以開展，由于紙質(zhì)副本的存在，就會產(chǎn)生雙向的浪費。其次，在實施這種回檔管理模式的過程匯總，大量的紙質(zhì)文件會逐漸增多，這就無疑會占用很多庫房以及空間，人員、物力以及設(shè)備等方面都會產(chǎn)生極大的浪費。（2） “雙套制”導(dǎo)致管理效率低下。文件雙套歸檔意味著每份文件在歸檔時都需要電子和紙質(zhì)兩個版本。如果是更為徹底的雙軌制，則意味著每份文件從制發(fā)、傳輸、辦理到歸檔等環(huán)節(jié)，都是電子和紙質(zhì)兩個版本同時存在并運轉(zhuǎn)。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件運行模式相比，雙套歸檔、雙軌運行使得檔案管理工作量大增，嚴重影響了工作效率。電子文件的優(yōu)勢就是傳輸快捷、修改方便、易于共享、便于利用，可以簡化檔案管理流程，提高檔案管理效率，減輕檔案管理人員的工作負擔，這是電子文件誕生和管理的初衷。但雙套歸檔、雙軌運行導(dǎo)致其管理效率極其低下，越來越多的檔案工作者陷入雙套歸檔的“泥沼”之中，無法抽身，又怎會有更多時間用于檔案信息資源開發(fā)利用呢？此外，電子文件對紙質(zhì)副本的依賴程度過高，還會導(dǎo)致經(jīng)辦人員或者檔案管理人員產(chǎn)生僥幸心理，容易使其在文件管理過程中產(chǎn)生一種錯覺，即電子文件保管不好也無所謂，反正有紙質(zhì)文件作保障，這樣反而妨礙了檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展。（3）“雙套制”背離時代趨勢。隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)和智慧城市建設(shè)步伐的加快，以及云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的推動，越來越多的國家和地區(qū)開始實行數(shù)字轉(zhuǎn)型。從全球范圍來看，文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型已是必然之勢。文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型意味著，我們將從以“打印歸檔”為主的階段式管理轉(zhuǎn)向以“數(shù)字方式”為主的持續(xù)管理，即數(shù)字方式的管理涵蓋電子文件生命周期全過程，實現(xiàn)“數(shù)字連續(xù)性”。美國、加拿大、澳大利亞、英國、新西蘭等發(fā)達國家相繼實施“數(shù)字連續(xù)性”計劃或與之類似的數(shù)字轉(zhuǎn)型規(guī)劃，旨在指導(dǎo)所在國家的數(shù)字轉(zhuǎn)型，從國家層面推動電子文件的單軌運行。

3 “雙套制”與“單套制”歸檔管理模式的并行

在“雙套制”歸檔管理模式舉步維艱之時，要求電子文件單套歸檔、單軌運行的呼聲越來越高。與紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體文件相比，電子文件能夠提供紙質(zhì)文件所無法比擬的全文檢索、網(wǎng)絡(luò)傳輸、快速復(fù)制、多用戶同時利用等功能。同時順應(yīng)了社會對文件、檔案信息需求上漲以及對信息系統(tǒng)性、時效性要求提高的趨勢，能夠為文件形成者和檔案利用者提供諸多便利。隨著時代的發(fā)展，電子文件的優(yōu)勢日益凸顯，其功能與作用已逐步得到國家和社會的廣泛認可。此時，檔案部門推行電子文件單套歸檔、單軌運行將有助于充分發(fā)揮電子文件優(yōu)勢，使其不再受制于紙質(zhì)文件，煥發(fā)電子文件新的生機與活力，這是時代“新的曙光”。

4 結(jié)束語

隨著時代的不斷向前發(fā)展，我國的科技水平也有所提升，這就使得新技術(shù)、新手段得以不斷的誕生和應(yīng)用，而電子文件也是在這一時代背景下誕生的，這就對于我國的檔案管理工作造成了一定的沖擊，而且不得不迫使人們開始思考有關(guān)電子文件歸檔管理模式的問題。就“雙套制”而言，在實際的運行中還有很多的不足之處，而“單套制”歸檔模式的出現(xiàn)就正好能夠進行彌補，因此，在新時期的背景下，并行實施這兩種歸檔管理模式才是基本的有效途徑，而在未來，有理由相信，“單套制”的電子文件歸檔管理模式會得到廣泛的應(yīng)用。

參考文獻

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