淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

【摘要】 眾所周知，社會各種活動的重要基礎便是檔案，檔案在一個組織、單位乃至整個社會中都占據(jù)著至關重要的位置。近些年來，伴隨著時代的發(fā)展與科學的進步，檔案的重要價值再一次被凸顯出來，辦公室檔案管理工作面臨著更高的標準與更嚴的要求，因此，辦公室檔案管理工作必須要加快發(fā)展的步伐，緊跟時代發(fā)展的節(jié)奏，全面提高辦公室檔案管理科學化水平。本文將就提高辦公室檔案管理科學化水平的路徑進行深入的分析與探究。

【關鍵詞】 辦公室檔案管理 工作效率 提升策略

1 引言

21世紀是科技快速發(fā)展的信息時代，面對新的社會發(fā)展環(huán)境，企事業(yè)單位辦公環(huán)境也發(fā)生了很大變化，尤其是單位的各項管理活動，各個部門、科室之間的職責越來越細化。作為企事業(yè)單位管理活動中的一項重要工作，檔案管理工作在新時代背景下逐漸由手工管理狀態(tài)進入到自動化管理狀態(tài)。當前，在辦公室檔案管理工作中仍然存在一系列問題，嚴重阻礙了該項工作的順利開展。

2 辦公室檔案管理中存在的缺陷

2.1 辦公室檔案管理工作缺乏信息風險意識

新時代，辦公室檔案管理工作的環(huán)境在信息化社會呈現(xiàn)出更加開放的特性，而且在管理理念上也實現(xiàn)了一定性的突破。但是，隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，黑客攻擊等惡意行為給辦公室檔案管理工作帶來信息風險。由于辦公室檔案管理涉及到企業(yè)或單位各個部門的重要文件，一旦受到網(wǎng)絡或者黑客惡意攻擊，會直接導致檔案文件信息出現(xiàn)安全隱患，尤其是對于涉及到一些機密性文件的企業(yè)或單位來說，這種文件一旦泄密將會給企事業(yè)單位帶來巨大的不可挽回的損失。但是，當前很多辦公室檔案管理工作人員并沒有強烈的信息安全意識，再加上檔案管理工作內容較為繁雜，因此導致檔案管理信息泄露的事件時有發(fā)生。

2.2 管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進程不相符

社會的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細化，對檔案管理工作的精密性要求也越來越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢。為了迎合社會發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時代的影響下也有了新的任務與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無法真正貼合企業(yè)的實際發(fā)展需要。在具體管理中不能運用計算機軟硬件設備對檔案歸類與云端儲存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導致檔案管理工作效率無法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲存中還會出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。

2.3 檔案管理工作的基礎設施不到位

檔案管理工作是一種系統(tǒng)性的、規(guī)模較大且耗時較長的工作，需要一定時間進行系統(tǒng)整理和長期摸索式的開展，同時需要一定的基礎設施輔助。但是，當前很多辦公室檔案管理工作條件十分有限，部分辦公室由于沒有一定的投入，而缺乏設施，最終使得檔案管理工作嚴重不到位，經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件缺損或者丟失等情況，而這就嚴重影響了檔案管理工作的有效開展。

3 辦公室檔案管理工作提升工作效率的方法

3.1 提升工作人員的專業(yè)技能

對于辦公室電子檔案管理工作而言，整個管理工作的主體便是工作人員，所以，工作人員素質的高低直接決定著辦公室檔案管理工作有效性的高低。檔案管理工作素質越高，其檔案管理工作的質量就會越高，反之亦然。我們必須要正視這樣的一個問題，當前辦公室檔案不僅僅在數(shù)量上呈現(xiàn)出大幅度上升的趨勢，其管理要求更是在不斷地增加，這也就意味著檔案管理工作變得非常的繁瑣，這就大大增加了辦公室檔案管理工作人員的工作壓力，基于此情況，我們必須要加大對相關工作人員的培訓力度，其培訓的重點主要集中在兩個方面：一是要注重對檔案管理專業(yè)理論知識的培訓，二是要注重提升檔案管理人員的職業(yè)道德操守以及專業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)階段的檔案管理人員不僅僅要具備高超的檔案自動化管理技術，更重要的是有著高度的責任性以及創(chuàng)新能力，只有具備這兩點，才能夠真正做好辦公室檔案管理工作。

3.2 提高檔案管理工作的信息安全管理意識，加強對信息安全技術的應用

首先，辦公室檔案管理工作必須樹立信息安全管理的意識，并提高對檔案管理工作的重視程度。尤其是在信息數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的大背景下，辦公室檔案管理工作針對信息泄漏問題，必須指定完備詳細的信息安全策略來確保檔案文件和信息的安全。第一，要正確評估和分析數(shù)字化檔案信息安全風險，充分了解檔案信息安全的需求，并加強檔案信息安全的管理和組織，從而作出科學的信息安全保障規(guī)劃，有效提升檔案的信息安全程度。第二，辦公室檔案管理部門必須樹立建立健全信息安全快速應對的機制，便于科學預測有可能發(fā)生的信息安全問題，進而針對問題快速制定出應對策略，保障檔案信息的安全。

3.3 強化辦公室檔案管理制度

首先需要重視辦公室檔案管理人員的管理意見，積極聽取相關管理意見以及實際管理中的問題，強化相關規(guī)章制度管理期間，發(fā)揮眾人的力量。俗話講得好“眾人拾柴火焰高”，只有檔案的實際管理人員提出相關管理意見，才能更好檔案管理制度能夠真正對檔案管理起到作用。其次需要從實際辦公室檔案管理工作中進行不斷探索以及完善，不斷分析檔案管理制度中存在的不足，及時針對其中的不足做出積極改善，保證相關規(guī)定制度強化基礎上，更好地促進辦公室檔案管理。

4 結束語

綜上所述，伴隨著社會科學技術的飛速發(fā)展，辦公室檔案管理工作的水平必然會得到更高程度的提升，在現(xiàn)代社會不斷進步的大背景下，辦公室檔案管理工作也面臨著更高的工作要求，承擔著更加繁重的工作壓力，我們必須要緊緊追隨時代前進的腳步，緊跟社會發(fā)展的形勢，在辦公室檔案管理中不斷進行深化與調整，進一步提高辦公室檔案管理科學化水平。

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