中等職業(yè)學(xué)校商務(wù)英語專業(yè)信函寫作的探討

【摘 要】商務(wù)英語是指人們在商務(wù)活動中所使用的英語，在西方國家通常稱Business English。隨著國際經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，商務(wù)英語越來越受到人們的重視，特別是專門的商務(wù)英語通用的語言。而商務(wù)信函則是商務(wù)英語的重要組成部分，是國際貿(mào)易雙方進(jìn)行書面商務(wù)信息溝通的重要手段，其撰寫的成功與否對企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。本文旨在對中等職業(yè)學(xué)校商務(wù)英語專業(yè)信函的寫作原則作了探討，在了解商務(wù)英語信函的寫作原則后，對商務(wù)英語信函如何寫作進(jìn)行了分析。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)信函 原則 寫作

一、商務(wù)英語信函寫作的原則

（一）雙方平等原則

在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)該遵循雙方地位平等交易的原則，只有平等更能體現(xiàn)出禮貌，因?yàn)槿绻銓Ψ教У锰?，為表示禮貌而過分謙卑的言辭會適得其反，令對方對你的能力產(chǎn)生懷疑，如：

①You could rest assured that we would make every effort to effect the shipment as soon as possible so as to meet your demand.（貴方可以放心，我們向貴方保證我們會竭盡全力地使發(fā)貨盡可能地滿足貴方的要求。）

②We assure you that we shall do our best to expedite shipment.（我們向貴方保證我們會加速發(fā)貨。）

從上兩句，我們可以看出，例①顯得太過自貶，而②就顯得更為得體。筆者認(rèn)為，第②體現(xiàn)出了雙方之間的平等，顯得更加有禮貌。

（二）真誠實(shí)意原則

在貿(mào)易過程中，關(guān)鍵要體現(xiàn)真誠實(shí)意，所以在商務(wù)信函過程中也要體現(xiàn)出真誠實(shí)意的原則。如：

Your complaint is being looked into.（你的投訴已引起我們的注意了。）

We are looking into your complaint.（我們已注意到你的投訴了。）

這兩句話，明顯是Your complaint is being looked into.（你的投訴已引起我們的注意了。）比較親切、自然和人性化點(diǎn)，更能體現(xiàn)出真誠實(shí)意。

（三）文化差異原則

禮貌具有受文化因素（如歷史、地理、生活方式、宗教信仰等）制約的特點(diǎn)，不同的文化團(tuán)體有不同的文化價(jià)值觀，他們對禮貌的敏感度存在差異，對表示禮貌的方式方法有不同的了解。因此，在商務(wù)英語信函的寫作中，我們要注意根據(jù)不同的文化背景來解讀其含義。

試看下面這個(gè)例子：

We regret that we are unable to consider your request for payment on D/A terms. As a rule，we ask for payment by L/C. But in view of our friendly relationship as well as our willingness to support our Indian friends，we will，as an exceptional case，accept payment for your trial order on D/P basis。

（很抱歉我們不能接受貴方所提出的按承兌交單的方式付款，通常我們是采用信用證的方式。但鑒于我們之間友好的關(guān)系和出于我們的良好愿望來幫助我們的印度朋友，作為例外，我們接受貴方的試銷定貨采用付款交單的方式。）

寫信人為了表示友好，特意表明對印度朋友的支持態(tài)度，以為這樣會更顯禮貌，但實(shí)際效果卻適得其反，這會讓對方認(rèn)為這是居高臨下的姿態(tài)，是自我優(yōu)越感的表示，有種族歧視和經(jīng)濟(jì)歧視之嫌，因而產(chǎn)生反感。由此可見，在國際經(jīng)濟(jì)交往活動中，保持公平對等的態(tài)度很重要。在此例句中，應(yīng)將“as well as our willingness to support our Indian friends ”刪去，避免造成不必要的誤會。

二、提高商務(wù)英語信函寫作水平的對策

（一）信函語言要體現(xiàn)尊敬對方

在寫作前，寫信人將希望轉(zhuǎn)達(dá)給閱信人的每一個(gè)信息仔細(xì)考慮，并設(shè)身處地地站在他人的角度思考問題，用一種最佳的方法去表達(dá)自己的想法。如果你隨信寄去附件的話，一般宜在信中說明。千萬別忘了附寄你信中提及的附件，而且注意不要搞錯(cuò)。

又如你不知道對方的性別，最好寫：Dear Sir or Madam. 如果你知道對方的性別和姓名，則最好寫Dear Mr. XX 或Dear Mrs. XX. 如果是給對方回信，最好寫清楚你指的是哪一天的來信。例如：With reference to your letter of April 6，2016.

（二）信函語言要禮貌

交往是需要禮貌的，不僅是面對面需要，在信件中更需要注意禮貌。特別是在商務(wù)信函中，禮貌用語更重要。寫信人應(yīng)尊重、體諒、贊美對方，盡量使對方受益，而避免使用過激、冒犯和傲慢的用詞。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極情感，同時(shí)還可以委婉的提出進(jìn)一步的要求，這樣可以對商務(wù)合作的成功起到積極的推動作用。試比較：

a）Your order NO.25 for l00，000 yards of Cotton Prints Art.NO.1002 is rejected.我們拒絕了你方25號關(guān)于訂購貨號1002號印花布十萬碼的訂單。b）We regret to inform you that we have been unable to accept your order NO.25 for 100，000 yards of Cotton Prints Art.No.1080.我們遺憾地通知你方我們已不能接受你方25號關(guān)于訂購貨號1080號印花布十萬碼的訂單。后一句比前一句恰當(dāng)，因?yàn)楹笠痪浔容^含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語.

（三）信函語言要具體準(zhǔn)確

要求寫信人準(zhǔn)確、詳盡而又生動地表達(dá)內(nèi)容，為使內(nèi)容更加清楚，而沒有任何障礙，必須堅(jiān)持正確原則（Correctness）。正確原則不僅僅是指正確的語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)等，也指語言標(biāo)準(zhǔn)、用詞恰當(dāng)、信息可靠和數(shù)據(jù)精確。在此將商務(wù)信函中容易出錯(cuò)的地方列出：①動詞Our quotation for 25 tons of nut are valid for 15 days.（is）②冠詞The brochure covers the wide range of products we deal in.（a）③介詞We would like to know what model of bicycles can be supplied in stock.（from）④代詞Our partners were more successful than ours.（us）⑤副詞We had quite a successful business.（a quite）

隨著全球經(jīng)貿(mào)一體化的不斷推進(jìn)，國際貿(mào)易的競爭日益激烈，商業(yè)交往增多，商務(wù)信息的交流也更加頻繁，商務(wù)書信在商務(wù)往來中的作用也日益突出。商務(wù)書信，也成為公司或企業(yè)之間營造親切友好氣氛，增加甚至搶占商業(yè)機(jī)會，建立及維系友好業(yè)務(wù)關(guān)系，從而獲得良好經(jīng)濟(jì)效益的有效手段。一封彬彬有禮、條理清晰、言簡意賅、用詞恰當(dāng)?shù)男藕瘎t能使我們在商務(wù)交流活動中事半功倍。因此從事對外經(jīng)貿(mào)活動的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員，學(xué)習(xí)國際商務(wù)信函的基本寫作原則是必要的，它能使通過英語這一媒介，進(jìn)一步發(fā)展貿(mào)易、增進(jìn)友誼。

參考文獻(xiàn)

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