新時期文書檔案管理之我見

文書檔案是反映一個單位在黨、政、工、團(tuán)以及各項業(yè)務(wù)工作過程中形成的檔案。它真實呈現(xiàn)了一個單位所從事的各類管理活動。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文書是單位和個人在各種業(yè)務(wù)活動中，用文字、圖片、聲像等多種形式記錄下來的具有保存價值的信息材料。

一、文書檔案管理的重要作用

（一）行政管理方面的作用

文書檔案是處理各項工作的重要手段之一。單位下發(fā)的紅頭文件、出臺的各項制度和措施、撰寫的計劃、總結(jié)，召開各種會議形成的文字性材料等等，都是建立在文書檔案管理的基礎(chǔ)之上。充分發(fā)揮文書檔案的作用，有助于使單位的管理更加有計劃、有程序，使決策更加科學(xué)化、系統(tǒng)化，從而提高工作效率和管理水平。

（二）單位文化方面的作用

文書檔案與單位文化緊緊相連。它真實記錄了一個單位的發(fā)展歷程，對編纂大事記、年鑒等材料提供了第一手資料。通過對文書檔案的管理，可以讓更多的職工了解單位的奮斗歷程，能夠增加員工的歸屬感，也使更多的人能夠更加深入的了解一個企業(yè)的文化底蘊(yùn)，最終達(dá)到對企業(yè)的認(rèn)可和肯定。

（三）法律方面的作用

檔案的法律作用是檔案憑證價值的重要體現(xiàn)。因為檔案的原始性、真實性、可靠性的特點(diǎn)，賦予了檔案更加神圣的職責(zé)和使命。檔案在解決爭端，處理突發(fā)事件等活動中發(fā)揮著重要的作用，它能夠提供令人信服的真憑實據(jù)，明確各方責(zé)任，合理保護(hù)單位及員工的合法權(quán)益不被侵犯。

二、當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對措施

（一）文書檔案管理工作中存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)不重視。文書檔案在很多領(lǐng)導(dǎo)看來無足輕重，普遍認(rèn)為整理好了歸檔待查就可以了。沒有真正意識到一份有價值的檔案在實際的工作中有多么重要。

2.制度不完善?，F(xiàn)行的檔案管理制度大多都是照搬國家的各項檔案管理規(guī)定，而沒有真正制定出符合單位性質(zhì)的管理制度，使檔案管理工作流于形式。

3.人員素質(zhì)低。現(xiàn)在各單位的檔案人員大多沒有專職管理檔案的人員，而且頻繁換崗，給文書檔案管理工作帶來了負(fù)面影響。單位往往把檔案工作交由辦公室人員兼職管理，這樣的管理勢必會造成文書檔案收集范圍不及時、不完整，頻繁的換崗還可能造成文書檔案材料的丟失等問題，這樣的文書檔案收集起來肯定會很困難，收集工作也會出現(xiàn)紕漏。

4.檔案利用率低。開發(fā)和利用文書檔案的意識缺乏，沒有充分意識到檔案管理的真正意義和所能發(fā)揮的作用，使檔案淪為擺設(shè)。實際工作中存在著“重藏輕用”的傳統(tǒng)思維方式。

5.信息化管理水平低。目前的檔案管理工作還不能達(dá)到真正的信息化管理。紙質(zhì)文件日積月累，占用的空間越來越大，人力、物力、財力都有不同程度的損失。而且紙質(zhì)材料不好保存，一旦遇到突發(fā)狀況很難永久性保存。

6.文書管理人員和文書檔案管理人員沒有做到很好地銜接。這是由文書管理人員的錯誤認(rèn)識造成的。文件質(zhì)量的好壞，直接取決于文書管理人員，文書管理人員提供的檔案材料的整個檔案管理過程中的價值體現(xiàn)。

（二）文書檔案管理工作中存在問題的應(yīng)對措施

1.做為文書檔案管理人員，應(yīng)該主動向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作的各項政策法規(guī)及檔案管理的重要性。讓領(lǐng)導(dǎo)能夠意識到檔案工作的重要性。平時還要把文書檔案管理工作做好、做細(xì)，有意識的在單位出現(xiàn)重大事件的情況下，為領(lǐng)導(dǎo)提供有力的政策依據(jù)，體現(xiàn)出檔案的價值，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。只有這樣，才能改善領(lǐng)導(dǎo)們對檔案管理工作的態(tài)度，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，進(jìn)而才能加大對檔案管理工作的投入力度。

2.要加大制度建設(shè)，切實提高執(zhí)行力。要建立行之有效的管理制度，嚴(yán)格按照國家的法律、法規(guī)工作。在原有制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行修訂和續(xù)展，“取其精華、去其糟粕。”把檔案管理工作為單位的重點(diǎn)工作之一，列入單位考核，真正體現(xiàn)檔案管理工作的重要性。

3.要加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，配備專職的檔案管理人員，努力提高管理水平，強(qiáng)化意識，不斷改革創(chuàng)新。要關(guān)心檔案管理人員的薪酬待遇，激勵檔案管理人員在工作崗位上創(chuàng)造佳績。同時，也要尊重檔案管理人員的勞動成果，讓檔案管理人員真正受到重視和重用。

4.隨著“黨風(fēng)廉政建設(shè)”、“兩學(xué)一做”等黨的活動的陸續(xù)開展，使我們更加清醒地意識到檔案工作的“可溯源”有多么重要。因此，很好的利用文書檔案，無論做任何工作要留有痕跡，這不僅體現(xiàn)了對工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，同時也保護(hù)了每一位工作人員的利益，也為單位的領(lǐng)導(dǎo)規(guī)避了風(fēng)險。只有很好地開發(fā)、利用了文書檔案，這些反映當(dāng)時活動的材料才能真實的得到保存，才更能體現(xiàn)它的利用價值。

5.要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，推進(jìn)文書檔案辦公自動化進(jìn)程，充分體現(xiàn)信息化管理的優(yōu)越性。將文件和檔案納入到大的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從公文處理到檔案保存的一體化管理，這樣不僅能夠有效解決人員少、紙張消耗大、工作效率低等一系列問題，而且能夠使檔案管理更加規(guī)范。

6.新中國檔案工作開拓者曾三同志曾說：“檔案是昨天的文書，文書又大半是昨天的檔案?！蔽臅臅鴮懰街苯佑绊懼滢D(zhuǎn)化為檔案后的“命運(yùn)”，可以說，有什么樣的文書，就有什么樣的檔案。反之，通過對文書檔案的整理，可以真實的反映出文書工作的水平，可以發(fā)現(xiàn)文書工作的成效與不足，兩者相輔相成，兩者的共同進(jìn)步才有利于提高文書檔案管理的質(zhì)量，使文書檔案更具參考價值，得以長期保存于世。因此要加大辦公室人員對文書工作的規(guī)范管理，加強(qiáng)文書工作者與文書檔案工作之間的溝通和銜接，使之更好地服務(wù)于整體。

（作者單位：天津市河西區(qū)疾病預(yù)防控制中心）