淺析高校學生檔案管理的現(xiàn)狀

高校學生檔案管理記錄了學生的學習軌跡，對學生未來的發(fā)展具有重大的意義。文章主要對高校學生檔案的地位進行了簡單分析，并針對我國現(xiàn)行的學生檔案管理問題進行了闡述。

檔案是記錄人類生存軌跡的有效憑證，是一種社會性的行為。人類可以通過檔案記錄自己的過去和現(xiàn)在，并且依照檔案規(guī)劃自己的未來生活。高校作為培養(yǎng)人才的重要場所，學生檔案管理工作必然也是重中之重。那么到底什么是高校學生檔案呢？高校學生檔案管理工作目前是什么情況呢？本文重點針對這兩個問題進行簡單闡述。

一、對高校學生檔案的定位

1、高校學生檔案的含義

從種屬關系來說，高校學生檔案與人事檔案是整體與部分的關系，人事檔案是整體，高校學生檔案是部分，即高校學生檔案是人事檔案的有機組成部分。一般來說，大學生從入學報名開始，就要建立各自的檔案。檔案中要包含學生的高中院校情況表、高考成績單、健康情況表、興趣愛好表，還有上大學以后的成績單、獎懲表、任職表、入黨資料、實習資料和畢業(yè)論文等材料。原則上來說，高校學生檔案里面記錄的資料不屬于人事信息。但是，對于一個還未走上社會的學生來說，這些信息都可以成為日后他們的人事信息來源。因為高校學生檔案記錄了學生，自跨入大學校門后到離開學校期間發(fā)生的所有重大的事件和行為表現(xiàn)，是社會人事檔案的最原始的材料來源。因此，高校學生檔案是為了記錄大學生的在校行為表現(xiàn)、獎懲情況，規(guī)范學生言行、激勵學生學習的一種人事管理工作。

2、高校學生檔案的重要價值

高校學生檔案具有非常重要的價值。因為高校學生檔案是高校所有其他工作展開的基礎和前提。如果沒有學生的信息資料，高校如何了解學生，如何發(fā)現(xiàn)學生存在的問題及原因，如何對學生對癥下藥，如何更好地為學生服務？二零零八年，我國教育部和檔案局聯(lián)合發(fā)布《高等學校檔案管理辦法》，在辦法中，提出了將高校學生檔案列入高等學校檔案的管理與利用范圍。這就說明國家已經(jīng)對高校學生檔案更加重視。學生的檔案作為高校學生檔案的重要組成部分，高校必須高度重視并認真管理和執(zhí)行有關檔案管理的規(guī)定。

高校學生檔案作為學生人事檔案的第一手資料，全面反映了學生的德、智、體、美、勞等各方面的情況。社會各界在評選和認定學生時，都會參考這些資料，因此具有非常重要的參考價值。如果說學生的檔案里面資料不全，那么當社會中的招聘單位看到學生資料不全時，就會產(chǎn)生偏見和不信任。嚴重影響學生的就業(yè)情況。因此，高校學生檔案工作必須做到嚴肅、認真、負責、完整。

二、高校學生檔案存下的現(xiàn)狀

高校學生檔案工作目前并沒有明確的文件規(guī)定，所以從事這項工作的人員都是按照各自的習慣進行整理歸檔。加之，檔案管理工作重復性高、瑣碎繁雜，因此，很少有人能正確看待學生的檔案管理工作。高校學生檔案目前存在的問題主要有以下幾個方面。

第一，工作人員缺乏專業(yè)的培訓。

目前高校對于學生檔案管理沒有單獨的工作崗位，大多數(shù)是老師兼職處理。比如，院系的學生的檔案資料就是由各個輔導員單獨管理。雖然輔導員都是經(jīng)過崗前培訓的，但是并沒有對輔導員進行高校學生檔案工作管理的培訓。因此，在具體處理學生檔案管理工作時，都是模棱兩可的。在工作轉(zhuǎn)接時，也是各種疑難問題一大堆。所以，學生檔案資料信息不全的情況時有發(fā)生。

第二，高校對學生檔案管理工作不夠重視。

雖然教育部一直在強調(diào)加強學生的檔案管理，但是高校在實際落實過程中并沒有完全遵循教育部的規(guī)定。高校自身對學生檔案管理工作的不重視導致學校工作人員對學生檔案管理的不重視。高校對學生檔案管理工作的不重視主要表現(xiàn)為：開會的時候基本不太涉及學生檔案管理，有時雖然涉及了但也只是蜻蜓點水，并不列為會議重點。所以，參會者也會受其影響對學生檔案管理工作不加重視。工作人間就算將學生檔案做的一塌糊涂，也不會受到批評指責。長此以往，學生檔案工作更加不被重視。

第三，學校對學生的檔案管理工作未做具體方法和程序的規(guī)定。

目前為止，高校對學生檔案管理工作的工作職責和工作內(nèi)容還未做明確的規(guī)定。這就讓學生檔案管理人員無的放矢，不知如何是好。因此，高校必須在制度方面有所突破，盡快建立一套完整的學生檔案管理方法，并讓工作人員認真踐行。另外，學生檔案管理工作，一定要有配套的規(guī)章制度作保障。有了制度，有了規(guī)章，工作人員才能有章可循。最后，高校一定要有自己的監(jiān)督體系。學生檔案工作的執(zhí)行者知道了自己的工作職責和工作內(nèi)容，嚴格按照學校的規(guī)章制度辦事，再加上學校的正面監(jiān)督，學生的檔案管理工作一定會煥然一新的。

第四，學生檔案轉(zhuǎn)交手續(xù)不規(guī)范。

當前高校學生檔案還存在著轉(zhuǎn)交手續(xù)不規(guī)范的嚴重現(xiàn)象。工作人員在轉(zhuǎn)交學生檔案時應該填寫轉(zhuǎn)交表單，核對數(shù)目、班級、姓名，以及溝通學生基本情況等。不能只是為了完成轉(zhuǎn)交學生檔案這個任務應付工作。由于在學生檔案轉(zhuǎn)交過程中存在著這些問題，所以導致的結果就是學生檔案遺失現(xiàn)象嚴重。比如，每年高考結束，就有學生的檔案因為丟失而不能及時轉(zhuǎn)寄到錄取院校，給學生的日常生活帶來較多不便。

（作者單位：西安醫(yī)學院）