淺析高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要點(diǎn)

如今隨著高等學(xué)校的數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展，高校人事檔案管理也已經(jīng)有了新的進(jìn)展，高校人事檔案管理已經(jīng)逐漸的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理走向了數(shù)字化的檔案管理。這一管理體系不僅僅豐富了現(xiàn)有的信息，更加方便了人事管理和存儲。數(shù)字化的管理都建立在了互聯(lián)網(wǎng)之上，可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檢索、存取等一系列內(nèi)容。這樣將會(huì)使得高校檔案管理變得更加高效。本文將會(huì)針對高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的要點(diǎn)等內(nèi)容進(jìn)行具體的分析和闡述。

在高校檔案管理當(dāng)中，人事檔案管理是最為重要的一個(gè)組成部分。二十一世紀(jì)后，我國就已經(jīng)進(jìn)入到了一個(gè)信息化的時(shí)代，這種信息化的時(shí)代的到來，為人們的生活和工作帶來了很大的便利。高校人事檔案管理也產(chǎn)生了從原有的紙質(zhì)化檔案管理逐漸向數(shù)字化檔案管理的演變趨勢。這種檔案管理方式具有較強(qiáng)的方便性和靈活性，查閱檔案時(shí)也能夠大大的節(jié)省空間、節(jié)約時(shí)間。其主要就是以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為主要的核心內(nèi)容，以此來展開技術(shù)處理，將人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。最終可以成為使用計(jì)算機(jī)技術(shù)加工、處理信息的一種先進(jìn)的檔案管理模式，促使高校人事檔案管理發(fā)生數(shù)字化變革。

1.高校人事檔案設(shè)施數(shù)字化管理的作用

1.1高校人事檔案數(shù)字化管理可以大大的提升工作效率

雖然有時(shí)候看似檔案管理并不難，但是實(shí)際上檔案管理的工作量非常大，人事檔案管理不僅僅包括對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理，還包括對教師和學(xué)校管理人員的檔案進(jìn)行管理，還有一些后勤人員的檔案管理。這些都是高校人事檔案管理的內(nèi)容。其中學(xué)生的檔案大多高校都是由學(xué)生處進(jìn)行管理，教務(wù)處和學(xué)生所在院系配合管理學(xué)生檔案。。

1.2高校人事檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的整合

由于高校人事檔案管理所涉及到的信息量非常大，所以在日常的檔案管理當(dāng)中，人們總是根據(jù)不同的類別來對其進(jìn)行管理。高校人事檔案管理由紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理方式轉(zhuǎn)變，同樣也是二十一世紀(jì)的一種創(chuàng)新式管理理念的具體體現(xiàn)。不僅可以提升檔案管理效率，還可以在很大程度上提高部門管理工作的進(jìn)度。高校人事檔案管理若實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理方式，不僅僅可以和相關(guān)科室或職能部門建立一定的業(yè)務(wù)聯(lián)系，其中包括人事信息管理部門、教務(wù)信息管理部門、科研信息管理部門以及數(shù)字化校園管理部門等，可以通過互聯(lián)網(wǎng)建立聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)校園管理信息的全面整合。另外為了能夠更好的完善現(xiàn)有的高校人事檔案管理體系，還應(yīng)該對每一個(gè)檔案管理部門進(jìn)行必要的規(guī)范，通過建立完善的模塊信息，可以更好的對高校教師進(jìn)行管理，這也有利于確保人事檔案信息的利用。

1.3高校人事檔案數(shù)字化管理可以確保人事檔案信息長期儲存

在傳統(tǒng)的高校人事檔案管理方式當(dāng)中，有關(guān)人員在對人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，都是采用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這種管理不僅工程量巨大，并且翻閱起來較為困難。如果保存不善很容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案受到損壞，并不利于檔案的長期保存。如今，將數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入在高校人事檔案管理當(dāng)中，現(xiàn)代化的信息化檔案管理模式就替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理。

2.高校人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)措施

2.1對高校人事檔案管理平臺實(shí)施制度化管理

從目前的情況來看，我國很多高校在對檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，都已經(jīng)開始運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方式。在采用數(shù)字化檔案管理的同時(shí)，需要將人事檔案管理平臺構(gòu)建完善，可以通過制度化的管理來進(jìn)一步的完善現(xiàn)有的管理平臺。一般情況下高校人事檔案管理所運(yùn)用的都是信息化管理軟件，在滿足高校人事檔案管理需求的同時(shí)，還應(yīng)該確保人事檔案管理的順暢。為了能夠更好的滿足人事檔案管理平臺的可持續(xù)發(fā)展，相關(guān)管理者應(yīng)該對人事檔案管理平臺實(shí)施相應(yīng)的制度化管理。

2.2運(yùn)用信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案管理

信息技術(shù)是二十一世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展中的一個(gè)新生事物，運(yùn)用信息化技術(shù)可以對信息資源進(jìn)行有效的整合，不僅如此，還能夠快速的對檔案進(jìn)行瀏覽和翻閱，在海量的檔案信息中可以將自己所需的人事檔案信息進(jìn)行整理和挖掘。信息化技術(shù)在高校人事檔案管理當(dāng)中充當(dāng)著一個(gè)非常先進(jìn)的角色。在運(yùn)用信息化技術(shù)對其進(jìn)行管理的時(shí)候，還應(yīng)該讓更多的工作人員懂得人事檔案管理的重要性和其需要注意的信息安全方面的內(nèi)容，只有掌握了這些，才能夠更好的運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)人事檔案管理。

3.結(jié)語

綜上所述，本文主要論述了數(shù)字化高校人事檔案管理等內(nèi)容，通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)代化的高校人事檔案管理當(dāng)中，所涉及到的檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜，所需要處理的檔案信息量不僅多，并且眾多繁雜，如果沒有恰當(dāng)?shù)奶幚矸绞剑敲春苋菀壮霈F(xiàn)檔案管理亂等問題。所以采用數(shù)字化檔案管理是非常有必要的，只有采用數(shù)字化的檔案管理，才能夠更好的確保檔案信息實(shí)現(xiàn)共享，讓信息實(shí)現(xiàn)資源化、可靠化、快捷化的發(fā)展，這樣也會(huì)在很大程度上為所需要服務(wù)的人員提供信息化服務(wù)。

（作者單位：陜西學(xué)前師范學(xué)院）