大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

一、大數(shù)據(jù)時代背景給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)形式多樣、數(shù)據(jù)容量超大的數(shù)據(jù)。其具有規(guī)模大、運轉(zhuǎn)快、數(shù)據(jù)價值高密度低的特點，面對這樣的情況，大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)是多個層面的：

第一，大數(shù)據(jù)和傳統(tǒng)檔案管理的理念和流程之間存在著沖突。傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理員將收集到的檔案資料按照門類進行歸檔和標(biāo)記，為今后的檔案查詢做好準(zhǔn)備工作和基礎(chǔ)工作。但是大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息量是傳統(tǒng)檔案管理模式所不能比擬的，很多檔案信息都是交叉存在的，如果教條地使用傳統(tǒng)檔案管理模式進行保存，那么如此大量的數(shù)據(jù)是很難分類歸納的，而且一部分大數(shù)據(jù)信息是難以通過傳統(tǒng)檔案管理模式保存的。

第二，大數(shù)據(jù)對檔案保存形式提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式只能保存紙質(zhì)模式檔案，而大數(shù)據(jù)時代下很多信息是圖片、音頻、視頻和電子形式存在的，傳統(tǒng)檔案保存形式無法勝任大數(shù)據(jù)時代的檔案保存需求。新時期，檔案保存形式必須走向多樣化道路，能夠容納各種形式信息的保存需求，找到數(shù)據(jù)保存關(guān)鍵詞，方便今后檔案查找尋求。

第三，大數(shù)據(jù)需要檔案管理人員具備更高的專業(yè)素質(zhì)。大數(shù)據(jù)時代最為明顯的特征就是多樣化的信息呈現(xiàn)方式和復(fù)雜性的信息處理方式。傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員只需要懂得檔案管理基本流程和基本理念即可。新時期檔案管理人員需要掌握多種技術(shù)以適應(yīng)大數(shù)據(jù)的要求，需要熟知檔案分類、檔案查詢、軟件應(yīng)用、數(shù)據(jù)閱讀等工作技巧，因此，大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理人員需要具備更加專業(yè)的管理素質(zhì)和專業(yè)技能。

二、大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢

第一，大數(shù)據(jù)可以提升檔案管理效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠在很短的時間內(nèi)處理大量數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)處理能力得到跨越式提升，在處理檔案工作上具有較為明顯的優(yōu)勢。新時期，社會各行各業(yè)、各個單位積累的檔案數(shù)量都呈現(xiàn)出幾何式增長態(tài)勢。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存需要較高的成本和較大的空間，大數(shù)據(jù)能夠?qū)⒑Ａ康臄?shù)據(jù)保存在云端和信息庫之中，大幅度地降低了材料成本和時間成本。

第二，大數(shù)據(jù)對提升檔案管理質(zhì)量大有裨益。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案遭受風(fēng)險的可能性價較高，當(dāng)檔案保存地出現(xiàn)火災(zāi)、水災(zāi)之后，紙質(zhì)檔案基本上會遭受毀滅式的破壞。紙質(zhì)檔案在保存較長時間后，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)老化、字跡模糊的問題，大數(shù)據(jù)時代下上述問題都可以避免，少量的儲存空間就可以保存大量的檔案數(shù)據(jù)。

三、大數(shù)據(jù)時代提升檔案管理工作的對策

信息時代以大數(shù)據(jù)為最為明顯的特征，檔案管理工作當(dāng)前最為迫切的任務(wù)就是采取妥善的措施應(yīng)對大數(shù)據(jù)給檔案管理工作的帶來的挑戰(zhàn)。為此，筆者提出如下策略：

第一，培養(yǎng)能夠勝任大數(shù)據(jù)檔案管理需求的高端人才。任何工作都以人才為根本，大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作也是如此。傳統(tǒng)檔案管理人員對大數(shù)據(jù)知識和專業(yè)能力了解不足，如果各單位僅僅是進行了設(shè)備更新和技術(shù)更新，而不培養(yǎng)專業(yè)的高端人才，那么大數(shù)據(jù)下的檔案管理系統(tǒng)基本會流于形式，檔案管理工作效率難以提升。首先，政府應(yīng)該鼓勵高校進行跨專業(yè)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，比如進行檔案管理和信息化的交叉教學(xué)；其次，各個單位可以從國外引進高端檔案管理人才，利用高端人才來幫助我國組織渡過檔案管理工作的過渡時期；再次，各個單位應(yīng)該投入足夠的資金進行大數(shù)據(jù)檔案管理人才培養(yǎng)，花費足夠的時間和精力給人才成長的機會。

第二，提升檔案管理能力。大數(shù)據(jù)雖然能夠為檔案管理提供更為詳盡的信息和完善的制度，但是信息安全依然是不可忽視的一個重要問題。很多單位至今難以實現(xiàn)信息的橫向共享，這導(dǎo)致了檔案資源信息化受到了一定的限制，為了提升數(shù)據(jù)的可用性并有效地改善這一跡象，筆者認(rèn)為需要在檔案管理系統(tǒng)中增加更為高級的防護程序，有效地對數(shù)據(jù)進行保護，探索檔案管理技術(shù)升級的途徑和渠道。大數(shù)據(jù)時代，檔案都被保存在內(nèi)存卡之中，但是數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險依然存在，當(dāng)內(nèi)存卡被損壞或者遭受到電腦病毒的時候，大數(shù)據(jù)就面臨著被損毀的風(fēng)險，信息安全性保護因此顯得至關(guān)重要，各單位應(yīng)該做好數(shù)據(jù)備份工作，購買良好的病毒預(yù)防軟件和防火墻軟件，避免遭受到病毒的侵蝕。

第三，完善檔案管理制度。大數(shù)據(jù)一方面給檔案管理帶來了更為廣闊的前景和空間，但是與此同時也給工作人員工作規(guī)范和信息安全管理帶來一定的困擾。任何管理模式的運行都需要制度予以保障，正所謂無規(guī)矩不成方圓。單位在今后的檔案管理工作中可以建立信息準(zhǔn)入制度、監(jiān)督管理制度等等，這樣檔案管理人員能夠充分地了解信息是否可用、是否重要，在無形中減少檔案管理人員的事務(wù)性工作壓力，而監(jiān)督管理制度的實施也對數(shù)據(jù)的保護具有至關(guān)重要的作用，能夠在潛移默化中提升員工的工作責(zé)任心，我國政府部門也應(yīng)該提升大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理工作的重視程度。

總而言之，大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來的不僅僅有機遇，還有挑戰(zhàn)。檔案管理工作應(yīng)該及時地抓住機遇、應(yīng)對挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理工作的突破，使得檔案管理工作能夠融入到大數(shù)據(jù)潮流之中去，引導(dǎo)檔案管理走向盡善盡美之路。

（作者單位：濰坊市公路交通量調(diào)查站）