關(guān)于固定資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)檔案管理的研究

在中職院校管理工作中，固定資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)檔案管理是不可缺少的重要組成部分。中職院校固定資產(chǎn)管理及財(cái)務(wù)檔案管理工作受多種因素影響，本文主要從中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)諸多要素、關(guān)于中職院校財(cái)務(wù)檔案以及資料整理方面進(jìn)行探討，希望可以給中職院校固定資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)檔案的整理提供參考性價(jià)值。

一、中職院校固定資產(chǎn)管理概述

中職院校國(guó)有資產(chǎn)當(dāng)中最重要的組成部分就是固定資產(chǎn)，在較大程度上影響著中職院校教學(xué)、科研事業(yè)以及后勤保障服務(wù)等活動(dòng)。通常情況下，中職院校固定資產(chǎn)賬務(wù)管理主要是包括中職院校存在的價(jià)值較為昂貴的設(shè)備，使用時(shí)間已經(jīng)超過(guò)一年以上，在使用期間維持著設(shè)備的原有狀態(tài)。即使單位價(jià)值沒有滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，但是使用期限達(dá)到一年以上的設(shè)備也可以稱之為固定資產(chǎn)。一般中職院校的固定資產(chǎn)都是由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，并且進(jìn)行分級(jí)管理?，F(xiàn)階段，大多數(shù)中職院校都是實(shí)行事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度，因此選用的會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是關(guān)于事業(yè)單位的財(cái)務(wù)規(guī)范，這就要求在對(duì)固定資產(chǎn)管理時(shí)需要嚴(yán)格按照事業(yè)單位的財(cái)務(wù)規(guī)范相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。

二、建立中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要是以中職院校的實(shí)際管理方式為基礎(chǔ)，創(chuàng)建具有實(shí)效性的管理系統(tǒng)模式。中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)最大的特點(diǎn)在于操作簡(jiǎn)單、通用性強(qiáng)，可以普遍應(yīng)用在各行業(yè)領(lǐng)域的固定資產(chǎn)管理以及后勤管理等工作中。中職院校固定資產(chǎn)管理主要包括類型管理、倉(cāng)庫(kù)管理、權(quán)限管理、中職院校資產(chǎn)管理以及其他資產(chǎn)管理等。

1.建立基礎(chǔ)信息庫(kù)

中職院校各個(gè)部門之間需要設(shè)立專門的資產(chǎn)管理人員，該管理人員需要負(fù)責(zé)自身所在部門設(shè)備信息以及人員信息等，在記錄地點(diǎn)名稱以及部門名稱時(shí)需要注重規(guī)范性，并且需要按照樣式模板進(jìn)行整合，整合之后需要上交給資產(chǎn)管理部門。需要注意的是，針對(duì)單位、人員以及地點(diǎn)的編號(hào)都是由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，管理人員在實(shí)際整理時(shí)不需要填寫以上內(nèi)容。其次就是地點(diǎn)名稱的問(wèn)題，現(xiàn)階段有些中職院校的地點(diǎn)名稱還存在模糊不清情況，則需要按照其使用職能來(lái)進(jìn)行編號(hào)，例如教研室、微機(jī)室等。

2.資產(chǎn)變動(dòng)管理

如果將固定資產(chǎn)錄入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)當(dāng)中，在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核之前，可以進(jìn)行相應(yīng)的刪除和修改，此時(shí)不會(huì)將修改詳情上傳到變動(dòng)表當(dāng)中。但是如果財(cái)務(wù)部門已經(jīng)對(duì)該資產(chǎn)進(jìn)行審核，就不能隨意進(jìn)行修改，如果需要變動(dòng)資產(chǎn)使用者或者改變其現(xiàn)狀時(shí)，需要在專門管理資產(chǎn)變動(dòng)部門進(jìn)行變更，此外還需要進(jìn)行記賬審核。需要注意的是，導(dǎo)致固定資產(chǎn)價(jià)值產(chǎn)生變化的變動(dòng)情況，例如維修顯示屏設(shè)備、配件交換、裝修建筑等，需要將變動(dòng)申請(qǐng)表上交到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核批準(zhǔn)。如果是一般資產(chǎn)變動(dòng)，例如變動(dòng)資產(chǎn)的使用部門以及存儲(chǔ)地點(diǎn)等，只需將變更材料上交到歸口部門進(jìn)行審核。如果在上交變更材料時(shí)沒有通過(guò)審核，就不能進(jìn)行相應(yīng)的變動(dòng)。

三、財(cái)務(wù)檔案管理

財(cái)務(wù)檔案管理是中職院校最重要的資料管理內(nèi)容之一，它直接影響著固定資產(chǎn)管理工作，能夠使學(xué)校固定資產(chǎn)管理工作實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化，二者相互影響，相輔相成。資料管理工作當(dāng)中最重要的就是進(jìn)行分類，這樣既可以方便查閱，也方便應(yīng)用。在科研任務(wù)當(dāng)中最重要的就是資料整理工作，能夠長(zhǎng)期服務(wù)于學(xué)校的科研工作以及后勤管理工作等。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案資料主要是包括學(xué)校的經(jīng)濟(jì)交易活動(dòng)資料以及全面反映學(xué)校發(fā)展現(xiàn)狀的相關(guān)文件資料。學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理需要由專業(yè)部門負(fù)責(zé)，并且需要在查閱之后及時(shí)歸檔。財(cái)務(wù)檔案管理以及資料管理屬于學(xué)校發(fā)展當(dāng)中需要長(zhǎng)久保存的資料文件，在借閱期間需要嚴(yán)格按照相關(guān)制度制定，不能進(jìn)行隨意丟失和銷毀。檔案資料管理人員需要定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行全面整理，并且需要按照編號(hào)排列整齊，并且需要在裝訂線封簽處蓋章。此外還需要不斷對(duì)檔案資料管理進(jìn)行改進(jìn)。管理人員在整理立卷時(shí)需要遵循規(guī)范化原則，要由檔案資料管理部門進(jìn)行統(tǒng)一化管理，在借閱時(shí)需要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定辦理手續(xù)，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料短缺情況需要立即查找。

四、資料管理

針對(duì)學(xué)校資料管理工作需要建立專門的制度進(jìn)行保障，相關(guān)管理人員要嚴(yán)格記錄學(xué)校的各項(xiàng)會(huì)議資料、來(lái)往行文以及內(nèi)部文件等，要對(duì)其進(jìn)行等級(jí)保存。針對(duì)完成辦理的資料，也應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行定期清理和統(tǒng)一收件。針對(duì)學(xué)校各個(gè)部門完成工作任務(wù)之后的內(nèi)容資料，管理人員需要及時(shí)收錄相應(yīng)的文件資料。此外，管理人員還需要嚴(yán)格檢查同一件事情產(chǎn)生的所有文件資料，檢驗(yàn)其完整性，要對(duì)學(xué)校內(nèi)部各個(gè)機(jī)構(gòu)的文件種類進(jìn)行分類管理，要詳細(xì)檢查文件資料的正文、附件以及底稿等，要對(duì)處理結(jié)束的文件檢查其實(shí)效性。針對(duì)學(xué)校內(nèi)部產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行隨辦隨歸，對(duì)于辦理完成的文件資料以及未完成辦理的文件需要進(jìn)行有效整理歸類、登記在冊(cè)，這樣能夠提升文件資料管理的有序性以及安全性。文件資料管理人員要主動(dòng)對(duì)學(xué)校各部門文件資料整理工作進(jìn)行宣傳和服務(wù)，有效指導(dǎo)各機(jī)構(gòu)工作人員處理各項(xiàng)文件資料工作，認(rèn)真、及時(shí)整理各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料。

綜上所述，在進(jìn)行中職院校固定資產(chǎn)管理以及財(cái)務(wù)檔案資料管理時(shí)，首先需要按照自身發(fā)展情況分析固定資產(chǎn)管理的重要意義，其次要建立中職院校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，主要包括基礎(chǔ)信息庫(kù)、資產(chǎn)變動(dòng)管理等，并且建立財(cái)務(wù)檔案資料管理制度，在檔案借閱時(shí)要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行。只有做好以上工作，才能從根本上提升中職院校固定資產(chǎn)管理以及財(cái)務(wù)檔案資料管理的工作水平。（作者單位為吉林省工程技術(shù)學(xué)校）