由于社會對電力的需求越來越大,電力企業(yè)在發(fā)展過程中需要不斷進行改革創(chuàng)新,適應不同領域的需求,因此難免出現各種各樣的問題。其中,辦公室管理工作就是維系這一行業(yè)正常運轉的重要機制所在。從辦公室“誕生”的各種決策,無論是利于企業(yè)發(fā)展的,還是有損企業(yè)利益的,都會對企業(yè)產生一定影響。
一、辦公室管理工作在我國電力企業(yè)中的重要作用
辦公室在每一個企業(yè)都有,對行業(yè)來說并不陌生。在電力企業(yè)中,辦公室的作用也是非常重要的。它具有一定的執(zhí)行功能,即要對企業(yè)內部的整體運營,包括決策的制定、策劃的出臺等,都肩負著監(jiān)督管理的職能,可以促使企業(yè)的經營業(yè)務正常運轉,還能夠提高員工工作的有效性和科學性。另外的重要作用體現在肩負著企業(yè)內部的信息傳遞工作,在促進各部門之間的合作溝通中,起到了橋梁的作用,還可以幫助協調各部門的工作進程,所以,要及時加強辦公室的管理工作。
二、電力企業(yè)辦公室管理工作的現狀(問題)
(一)缺少相應科學的、完備的管理制度
一個企業(yè)內部的科學化管理不是一朝一夕能實現的,需要長期積累的體系加以約束,這個體系應該具有一定的制度制約能力,還要有足夠的科學性讓員工信服,以此才能發(fā)揮真正的作用。但是,目前我國的電力企業(yè)中大部分還沒有搭建較為完備的辦公室管理制度,這樣的現狀帶來的結果就是辦公室的工作人員工作不在狀態(tài),遇事懶散、不放在心上,對待工作的態(tài)度不管不顧,工作的質量和效率都極為低下,各部門之間的溝通協調工作也沒有任何合理化的、科學的程序,看起來亂作一團。
(二)負責辦公室工作的管理人員綜合素質低,工作責任意識淡薄
每一個崗位,都需要專業(yè)素質過硬,思想素質良好的員工,也就是說,在電力企業(yè)的辦公室部門工作的員工要具備良好的綜合素質,既有高超的專業(yè)水準,又有足夠的管理能力,能夠多方面促進企業(yè)內部各部門之間的工作溝通和矛盾解決。在公司遇到突發(fā)事件或者外界挑戰(zhàn)時,能夠及時有效地開展挽救工作。另外,還有一些問題是辦公室的管理團隊缺少合作意識,看似每個人的能力都足以獨當一面,但實則一盤散沙,無法在工作中凝心聚力,從而影響企業(yè)發(fā)展。
三、我國電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善
(一)提高辦公室的管理水平和管理能力
上文已經提及,辦公室的重要作用之一就是為企業(yè)內部的各個部門之間的有效溝通打開方便之門,在這個基礎上,辦公室的管理人員就要提高自己的管理水平。具體的做法包括:在日常的工作中,要及時積累經驗,對犯過的錯誤不要氣餒,及時吸取教訓。在整理資料的工作中,要將信息技術運用在工作上,既可以節(jié)省時間,提高效率,還能空出多余的時間做更多有意義的工作。在對問題或者企業(yè)的經營數據進行分析統(tǒng)計時,要多方面考慮,慎重認真,要有耐心。對領導的決策進行上傳下達或者參與制定時,首先要站在領導的角度考慮問題,其次還要具備極大的工作積極性。加之辦公室涉及到的工作范圍較為廣泛,因此要具備較強的分類整理和規(guī)劃能力,這樣才能不至于厭倦這份工作,繼而為企業(yè)發(fā)展做一定貢獻。
(二)辦公室員工要加強內外溝通能力
任何一個行業(yè)中的員工之間,各部門之間,都少不了溝通,一種是工作上的業(yè)務溝通,另一種就是日常生活或者工作之余閑暇時間的聊天。辦公室工作更是如此。在電力企業(yè)中,辦公室除了上傳下達要及時、迅速,并且全面之外,還要掌握溝通的藝術。這樣才能將每一項事宜都能夠及時處理,避免一些不必要的麻煩和矛盾。更何況辦公室需要溝通的是企業(yè)內部的所有部門。在這個基礎上,就辦公室與其他部門之間的外部溝通來看,要避免一些不必要的競爭存在。因為在企業(yè)內部,每一個部門都有自己的工作范圍和工作職責,但是免不了有一些工作目標會發(fā)生重疊,此時這些部門之間就會形成潛在的競爭關系,辦公室的作用就是在他們之間進行協調,保證各部門友好相處。就辦公室內部之間的溝通來說,即每一個員工能否做到勁往一處使,團結一致,相互協助。辦公室的人員各有所長,因此在工作中可以形成互補,但是如果處理不好這種關系,發(fā)現不了同事的優(yōu)勢,將會影響整體工作的開展。
整體來說,辦公室的溝通工作要想做得出色,就需要做到:遇事虛心求教,不斷積累經驗,充分掌握電力企業(yè)內部的各個部門的職能以及各項事宜;遇事及時與領導溝通,緊跟上級的思路,工作中處理不了的困難及時上報,求得支持;協調工作要做的出色,必須鍛煉協調能力和反應能力,以及較為準確的判斷能力,這樣才能避免沖突的發(fā)生,為企業(yè)的長遠發(fā)展提供便利。
(三)辦公室的工作環(huán)境以及整體管理要做到規(guī)范化
目前我國的電力行業(yè)的競爭日益加劇,社會的優(yōu)勝劣汰原則進一步明顯,要想在這個飛速發(fā)展的社會站穩(wěn)腳跟,就必須具備“一技之長”,或者有一定的競爭能力,就部分企業(yè)缺乏競爭意識和創(chuàng)新觀念來看,要實現這個目標,首要的條件就是有一套完備的、科學的辦公室管理制度。首先,要將辦公室的績效考核體系加以完善,采取自然界的古老法則“優(yōu)勝劣汰”來選拔優(yōu)秀管理人才,設立獎懲機制,大力激發(fā)員工的工作熱情和積極性,激發(fā)其對工作負責的意識,從而能夠全身心投入到工作中。諸如某一個單位,在2012年嚴格遵照制定的電力企業(yè)辦公室管理制度對企業(yè)內部的辦公室工作人員進行了考核,測評的結果是辦公室需提拔的有3人,分流輪崗的有10人,進行懲戒勉勵的2人,降職的有3人,辭退的有1人,這樣的考核從一定程度上給員工施加了壓力,也凈化了辦公室的工作環(huán)境。另外,該單位還設立了人事調整制度,表現不合格的和表現突出的都會被調整到別的部門,這樣可以讓員工把工作的熱情進一步轉化為動力,提升他們的事業(yè)感。
一個良好的工作氛圍是事情成功的輔助因素,但也是不可或缺的重要一環(huán)。如果一個辦公室中,所有員工都在努力,精誠團結,那么,這將是一個企業(yè)的最大的動力。所以,辦公室要實行人性化的管理模式,讓員工能夠暢所欲言,及時溝通交流,為員工創(chuàng)設更多展現自我的情境和機會,讓員工在工作中能夠時刻保持開心愉悅的心情,這對工作的進展將大有幫助。
四、結語
綜上所述,辦公室管理工作的順利開展對一個電力企業(yè)的未來發(fā)展有著重要的影響,因此,辦公室的管理工作的優(yōu)化和完善將是企業(yè)的工作重點??傮w而言,一個合理、科學的管理制度,一群積極向上、健康樂觀、干勁十足的工作人員,一套完備的選材認能、監(jiān)督考核的機制體系,一種開明、愉快、創(chuàng)新的工作環(huán)境,是電力企業(yè)辦公室管理工作初獲成功的基本所在,要加以重視和強化。(作者單位為國網福建長樂市供電有限公司)