電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

由于社會對電力的需求越來越大，電力企業(yè)在發(fā)展過程中需要不斷進行改革創(chuàng)新，適應不同領域的需求，因此難免出現各種各樣的問題。其中，辦公室管理工作就是維系這一行業(yè)正常運轉的重要機制所在。從辦公室“誕生”的各種決策，無論是利于企業(yè)發(fā)展的，還是有損企業(yè)利益的，都會對企業(yè)產生一定影響。

一、辦公室管理工作在我國電力企業(yè)中的重要作用

辦公室在每一個企業(yè)都有，對行業(yè)來說并不陌生。在電力企業(yè)中，辦公室的作用也是非常重要的。它具有一定的執(zhí)行功能，即要對企業(yè)內部的整體運營，包括決策的制定、策劃的出臺等，都肩負著監(jiān)督管理的職能，可以促使企業(yè)的經營業(yè)務正常運轉，還能夠提高員工工作的有效性和科學性。另外的重要作用體現在肩負著企業(yè)內部的信息傳遞工作，在促進各部門之間的合作溝通中，起到了橋梁的作用，還可以幫助協調各部門的工作進程，所以，要及時加強辦公室的管理工作。

二、電力企業(yè)辦公室管理工作的現狀（問題）

（一）缺少相應科學的、完備的管理制度

一個企業(yè)內部的科學化管理不是一朝一夕能實現的，需要長期積累的體系加以約束，這個體系應該具有一定的制度制約能力，還要有足夠的科學性讓員工信服，以此才能發(fā)揮真正的作用。但是，目前我國的電力企業(yè)中大部分還沒有搭建較為完備的辦公室管理制度，這樣的現狀帶來的結果就是辦公室的工作人員工作不在狀態(tài)，遇事懶散、不放在心上，對待工作的態(tài)度不管不顧，工作的質量和效率都極為低下，各部門之間的溝通協調工作也沒有任何合理化的、科學的程序，看起來亂作一團。

（二）負責辦公室工作的管理人員綜合素質低，工作責任意識淡薄

每一個崗位，都需要專業(yè)素質過硬，思想素質良好的員工，也就是說，在電力企業(yè)的辦公室部門工作的員工要具備良好的綜合素質，既有高超的專業(yè)水準，又有足夠的管理能力，能夠多方面促進企業(yè)內部各部門之間的工作溝通和矛盾解決。在公司遇到突發(fā)事件或者外界挑戰(zhàn)時，能夠及時有效地開展挽救工作。另外，還有一些問題是辦公室的管理團隊缺少合作意識，看似每個人的能力都足以獨當一面，但實則一盤散沙，無法在工作中凝心聚力，從而影響企業(yè)發(fā)展。

三、我國電力企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

（一）提高辦公室的管理水平和管理能力

上文已經提及，辦公室的重要作用之一就是為企業(yè)內部的各個部門之間的有效溝通打開方便之門，在這個基礎上，辦公室的管理人員就要提高自己的管理水平。具體的做法包括：在日常的工作中，要及時積累經驗，對犯過的錯誤不要氣餒，及時吸取教訓。在整理資料的工作中，要將信息技術運用在工作上，既可以節(jié)省時間，提高效率，還能空出多余的時間做更多有意義的工作。在對問題或者企業(yè)的經營數據進行分析統(tǒng)計時，要多方面考慮，慎重認真，要有耐心。對領導的決策進行上傳下達或者參與制定時，首先要站在領導的角度考慮問題，其次還要具備極大的工作積極性。加之辦公室涉及到的工作范圍較為廣泛，因此要具備較強的分類整理和規(guī)劃能力，這樣才能不至于厭倦這份工作，繼而為企業(yè)發(fā)展做一定貢獻。

（二）辦公室員工要加強內外溝通能力

任何一個行業(yè)中的員工之間，各部門之間，都少不了溝通，一種是工作上的業(yè)務溝通，另一種就是日常生活或者工作之余閑暇時間的聊天。辦公室工作更是如此。在電力企業(yè)中，辦公室除了上傳下達要及時、迅速，并且全面之外，還要掌握溝通的藝術。這樣才能將每一項事宜都能夠及時處理，避免一些不必要的麻煩和矛盾。更何況辦公室需要溝通的是企業(yè)內部的所有部門。在這個基礎上，就辦公室與其他部門之間的外部溝通來看，要避免一些不必要的競爭存在。因為在企業(yè)內部，每一個部門都有自己的工作范圍和工作職責，但是免不了有一些工作目標會發(fā)生重疊，此時這些部門之間就會形成潛在的競爭關系，辦公室的作用就是在他們之間進行協調，保證各部門友好相處。就辦公室內部之間的溝通來說，即每一個員工能否做到勁往一處使，團結一致，相互協助。辦公室的人員各有所長，因此在工作中可以形成互補，但是如果處理不好這種關系，發(fā)現不了同事的優(yōu)勢，將會影響整體工作的開展。

整體來說，辦公室的溝通工作要想做得出色，就需要做到：遇事虛心求教，不斷積累經驗，充分掌握電力企業(yè)內部的各個部門的職能以及各項事宜；遇事及時與領導溝通，緊跟上級的思路，工作中處理不了的困難及時上報，求得支持；協調工作要做的出色，必須鍛煉協調能力和反應能力，以及較為準確的判斷能力，這樣才能避免沖突的發(fā)生，為企業(yè)的長遠發(fā)展提供便利。

（三）辦公室的工作環(huán)境以及整體管理要做到規(guī)范化

目前我國的電力行業(yè)的競爭日益加劇，社會的優(yōu)勝劣汰原則進一步明顯，要想在這個飛速發(fā)展的社會站穩(wěn)腳跟，就必須具備“一技之長”，或者有一定的競爭能力，就部分企業(yè)缺乏競爭意識和創(chuàng)新觀念來看，要實現這個目標，首要的條件就是有一套完備的、科學的辦公室管理制度。首先，要將辦公室的績效考核體系加以完善，采取自然界的古老法則“優(yōu)勝劣汰”來選拔優(yōu)秀管理人才，設立獎懲機制，大力激發(fā)員工的工作熱情和積極性，激發(fā)其對工作負責的意識，從而能夠全身心投入到工作中。諸如某一個單位，在2012年嚴格遵照制定的電力企業(yè)辦公室管理制度對企業(yè)內部的辦公室工作人員進行了考核，測評的結果是辦公室需提拔的有3人，分流輪崗的有10人，進行懲戒勉勵的2人，降職的有3人，辭退的有1人，這樣的考核從一定程度上給員工施加了壓力，也凈化了辦公室的工作環(huán)境。另外，該單位還設立了人事調整制度，表現不合格的和表現突出的都會被調整到別的部門，這樣可以讓員工把工作的熱情進一步轉化為動力，提升他們的事業(yè)感。

一個良好的工作氛圍是事情成功的輔助因素，但也是不可或缺的重要一環(huán)。如果一個辦公室中，所有員工都在努力，精誠團結，那么，這將是一個企業(yè)的最大的動力。所以，辦公室要實行人性化的管理模式，讓員工能夠暢所欲言，及時溝通交流，為員工創(chuàng)設更多展現自我的情境和機會，讓員工在工作中能夠時刻保持開心愉悅的心情，這對工作的進展將大有幫助。

四、結語

綜上所述，辦公室管理工作的順利開展對一個電力企業(yè)的未來發(fā)展有著重要的影響，因此，辦公室的管理工作的優(yōu)化和完善將是企業(yè)的工作重點?？傮w而言，一個合理、科學的管理制度，一群積極向上、健康樂觀、干勁十足的工作人員，一套完備的選材認能、監(jiān)督考核的機制體系，一種開明、愉快、創(chuàng)新的工作環(huán)境，是電力企業(yè)辦公室管理工作初獲成功的基本所在，要加以重視和強化。（作者單位為國網福建長樂市供電有限公司）