對機(jī)關(guān)單位檔案編研工作的幾點體會

沈漢珍

摘 要：檔案編研工作是檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段，是拓展檔案社會服務(wù)功能的有效途徑，對有效保護(hù)原始檔案，挖掘地方文化內(nèi)涵，提高檔案部門的社會影響力具有重要的作用。當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)檔案館（室）存在重保管、輕利用與重編、輕研的問題，對檔案的編研還停留在年度工作總結(jié)資料匯編、大事記等形式上，沒有根據(jù)社會各界與群眾的需求積極主動地開展檔案編研工作，沒有很好地發(fā)揮檔案資政、文化、教育等社會功能。本文結(jié)合工作實際，對機(jī)關(guān)單位檔案編研工作談?wù)勛约旱膸c體會。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案編研；體會

開展機(jī)關(guān)單位檔案編研工作，就是機(jī)關(guān)單位檔案館（室）為滿足本單位、社會各界及群眾的需求，通過對館（室）內(nèi)相關(guān)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行分析、研究、選擇、加工和編排，將本機(jī)關(guān)單位檔案館（室）內(nèi)的靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可供利用的信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用成果化。筆者長期從事機(jī)關(guān)單位檔案館（室）工作，認(rèn)為機(jī)關(guān)單位檔案編研工作在強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)與檔案室館（室）軟硬件條件具備的前提下，關(guān)鍵可以從以下幾個方面下功夫。

1 精準(zhǔn)選題，為檔案編研樹立高起點

檔案編研工作一般按專題開展進(jìn)行，能否精準(zhǔn)選題直接影響檔案編研成果的利用效率。因此，檔案編研選題時要堅持實效性、客觀性、創(chuàng)新性等原則，為形成檔案編研精品定準(zhǔn)位、開好頭。編研前，編研者要圍繞中心工作，深入基層調(diào)研，把握信息需求，明確選題方向；要堅持客觀性原則，立足館（室）藏資源實際與特色，綜合考慮編研力量與軟硬件條件，深入開展全面分析，明確專題編研的可行性，確保編研成果在政治上不出偏差，在利用上遵守保密制度，在材料上具備真實性，在成效上能惠及民生；要堅持創(chuàng)新性原則，無論是在選題的內(nèi)容、思路、方法、視角上都要突出一個“新”字，要集合新情況、新發(fā)展、新需求、新知識、新成果、新事物、新技術(shù)、新經(jīng)驗等，注重選題的新穎性和獨特性，避免重復(fù)編研。如，龍泉市文旅委依托單位室藏資源，以文字為主編研了《龍泉青瓷》讀書，為龍泉青瓷的發(fā)展提供了歷史佐證；龍泉市青瓷寶劍產(chǎn)業(yè)局以收集整理的龍泉青瓷照片為資源，主編了圖片集《瓷·典》，深受社會各界歡迎；龍泉市廣播電視臺依托收集儲存的音像檔案，拍攝了青瓷記錄片《尋問》，為中國青瓷小鎮(zhèn)產(chǎn)業(yè)園提供播放，讓游人充分了解龍泉青瓷的發(fā)展史，感受龍泉青瓷的制作過程。這些單位就是充分利用館（室）資源，根據(jù)龍泉當(dāng)前文化與旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展的需求，精選主題，體現(xiàn)特色，充分發(fā)揮了館（室）檔案資源的開發(fā)利用功能，體現(xiàn)了機(jī)關(guān)單位檔案編研為地方黨委政府中心工作和社會文化建設(shè)服務(wù)的基本理念。

2 豐富資源，為檔案編研提供基礎(chǔ)保障

沒有豐富的館（室）檔案資源，編研檔案就成了無本之木，無米之炊。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)按照相關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定，全面做好各類檔案的收集、整理、移交、保管和開發(fā)利用工作，尤其要注重檔案收集的前端控制建設(shè)。如，當(dāng)前紀(jì)檢監(jiān)察部門編制了紀(jì)律審查流程范本，不僅規(guī)范了紀(jì)律審查工作，也從源頭上保證了紀(jì)律審查檔案收集的完整性和可靠性，實現(xiàn)了紙質(zhì)電子雙套歸檔保存，為檔案的開發(fā)利用提供了便利，節(jié)省了時間。如，去年龍泉市紀(jì)委會同龍泉市公安局、龍泉市檢察院，借助室藏的電子化案件檔案，在不到一個月的時間就為創(chuàng)建“龍泉市廉政教育基地”提供了反腐倡廉案例匯編圖文稿，篩選出黨的“十八大”以來發(fā)生的50名黨員干部違紀(jì)違法案例進(jìn)行了剖析， 18000多人（次）黨員干部接受了警示教育。同時，要做好電子件的歸檔和保管利用工作。隨著我省電子政務(wù)的加快推進(jìn)和辦公自動化系統(tǒng)的啟用，在各級機(jī)關(guān)單位形成了大量應(yīng)歸檔的電子文件，各單位應(yīng)根據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）與《浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》（浙政辦發(fā)〔2017〕4號），做好電子公文的歸檔工作。如當(dāng)前行政審批電子歸檔工作就是根據(jù)電子文件的前端控制管理原則，以權(quán)力清單和責(zé)任清單為基礎(chǔ)，提前明確各行業(yè)屬于歸檔范圍的政務(wù)事項和文件材料清單，并在預(yù)歸檔模塊中設(shè)計開發(fā)歸檔范圍配置和自動采集功能，實現(xiàn)自動歸檔功能，并通過采取數(shù)字簽名、時間戳、檢查文件要素、登記備份等必要的技術(shù)手段和管理手段，確保了電子文件的真實、完整、規(guī)范、有效及便于利用。要做好特殊載體檔案的收集、歸檔與保管利用工作。如，針對當(dāng)前計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展和新媒體的傳播優(yōu)勢，做好領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、舉證材料等聲像檔案的收集與保管工作等。此外，還要擴(kuò)大視野，在合法合規(guī)的范圍內(nèi)，做好館（室）外資源的吸收補(bǔ)充工作。如吸收一些外單位的相關(guān)檔案資源與一些社會文化資源，把一些門戶網(wǎng)站、主流新聞媒體發(fā)布的網(wǎng)頁、照片、視頻、數(shù)據(jù)等作為機(jī)關(guān)單位數(shù)字檔案館（室）關(guān)注并采集的對象，以拓寬檔案編研素材來源，為編研精品提供內(nèi)容保障。如，龍泉市博物館編研《情系芳野》時就向社會征集吸收了當(dāng)年的一些照片，采訪了一些曾經(jīng)在這里就讀過的老年人，為該書的編研提供了詳實的資料，真實是地回顧了在那戰(zhàn)火紛飛的年代，浙江大學(xué)在龍泉芳野村設(shè)立分校時的難忘時光，讓《情系芳野》一文具備了一定的史料價值。

3 強(qiáng)化學(xué)習(xí)，為檔案編研提供智力保障

機(jī)關(guān)單位檔案編研人員的素質(zhì)直接影響檔案編研工作和檔案信息的開發(fā)利用。為此，作為機(jī)關(guān)單位的檔案室工作人員，要強(qiáng)化責(zé)任意思，不斷強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提升自身的檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)、編研能力和協(xié)調(diào)能力，以務(wù)實、開放、創(chuàng)新的精神推進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案編研及其成果推廣工作。強(qiáng)化學(xué)習(xí)關(guān)鍵要樹立三維學(xué)習(xí)意識，即要對本機(jī)關(guān)單位的（室）藏檔案做到如數(shù)家珍、了如指掌，又要熟悉單位的業(yè)務(wù)工作；即要通過縱橫向?qū)Ρ龋私鈾C(jī)關(guān)單位重點工作在全國甚至全球的動態(tài)變化，又要結(jié)合當(dāng)前實際了解社會與群眾所需；既要了解本單位的發(fā)展史或重點工作的發(fā)展背景，還要了解當(dāng)?shù)氐臍v史文化、風(fēng)土人情等，才能以敏銳的眼光撲捉到（室）藏檔案具有的特定價值或潛在價值，才能將機(jī)關(guān)單位編研工作融入社會的大環(huán)境中去思考，把編研工作從過去的單一的總結(jié)匯編與寫史修志轉(zhuǎn)移到為社會、為群眾服務(wù)的編研中去，實現(xiàn)編研成果最大效益化。同時，要具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力與開拓能力，強(qiáng)化與各單位和媒體的溝通聯(lián)系，做好合作編研與檔案編研成果的推廣，增強(qiáng)編研效果的傳播力和影響力。如2013年龍泉市在開展村級便民服務(wù)中心標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)時，龍泉市村級便民服務(wù)中心建設(shè)辦公室就與龍泉市行政服務(wù)中心、龍泉華數(shù)廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司合作，吸收了21個單位的便民服務(wù)辦理事項相關(guān)資料及444個行政村便民服務(wù)中心的照片，體現(xiàn)了館（室）內(nèi)、館（室）外檔案資源、人力資源、技術(shù)力量的有效整合，編制了《龍泉市便民服務(wù)中心服務(wù)指南》、《龍泉市便民服務(wù)中心標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理手冊》，將紙質(zhì)文本分發(fā)到村到戶，將電子稿通過華數(shù)廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司的軟件管理播放在龍泉村民家里的電視之中，切實方便了群眾辦事，實現(xiàn)了群眾足不出門戶就能了解需辦件的辦事流程，并聯(lián)系到辦事人員，受到當(dāng)?shù)厝罕?、尤其是偏遠(yuǎn)山區(qū)群眾的歡迎，對當(dāng)前當(dāng)?shù)卣七M(jìn)的“最多跑一次”工作仍具有深遠(yuǎn)意義；此外，中意合作的人類非物質(zhì)文化遺產(chǎn)紀(jì)錄片——《龍泉青瓷》在“騰訊視頻”上線發(fā)行，同樣體現(xiàn)了新媒體時代檔案編研的開放、合作與創(chuàng)新的理念。

參考文獻(xiàn)

[1]潘世國.《檔案編研要走合作共贏之路》——《浙江檔案》2014（01）：57-57

[2]王斌.《民生檔案編研工作的幾點體會》——《網(wǎng)友世界》2014（15）：235-235