實(shí)施文檔一體化管理推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)

修雪麗

摘要：在電子化信息時(shí)代下，電腦已廣泛應(yīng)用于人們的日常生活、工作、學(xué)習(xí)中，高校檔案的建設(shè)也勢(shì)必會(huì)朝著電子化、信息化的方向發(fā)展下去。在高校實(shí)施文檔一體化管理不但能夠提高其檔案管理水平，還能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，并有效提高其利用率，最終推動(dòng)高校檔案的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理；文檔；一體化；信息化

伴隨現(xiàn)代社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，信息技術(shù)對(duì)人類產(chǎn)生了各方面的影響，而互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用則成為高校檔案發(fā)展的重要標(biāo)志?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展?jié)M足了高校檔案信息化建設(shè)的技術(shù)要求，充分表現(xiàn)出高校檔案的技術(shù)化、現(xiàn)代化，并加快了高校檔案管理發(fā)展的步伐。而實(shí)施文檔一體化管理則是高校檔案管理的必然性發(fā)展趨勢(shì)，可以有效提高高校的教學(xué)服務(wù)質(zhì)量，真正落實(shí)教育資源的共享化。

一、 實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的規(guī)范化創(chuàng)建

高校要實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理來推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，需要大量的財(cái)力、物力、人力方面的支持。鑒于檔案系統(tǒng)建設(shè)工作的復(fù)雜性，各高校必須強(qiáng)化檔案管理體系，建立規(guī)范的檔案管理機(jī)制，以此確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化。一是高校應(yīng)該成立統(tǒng)一的、專業(yè)的檔案管理部門，明確各職能部門的部門職責(zé)，對(duì)各項(xiàng)檔案實(shí)行全面的監(jiān)督管理，充分發(fā)揮統(tǒng)一管理的優(yōu)勢(shì)和作用。二是檔案與文件二者間的主題、內(nèi)容并無明顯差異性，只是在時(shí)間和范圍方面有一定的差別性，兩者之間存在密切的聯(lián)系，因而，檔案和文件務(wù)必要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行科學(xué)化的分類。三是注重對(duì)檔案管理員實(shí)行定期性、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，幫助他們掌握檔案管理的最新知識(shí)和技術(shù)，提高他們工作的自覺性和積極性，使他們充分體會(huì)到自身工作的價(jià)值，進(jìn)而正確把握檔案管理的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的全面掌控，進(jìn)而逐步地提高高校檔案的信息化建設(shè)水平。

二、 對(duì)檔案管理軟件的系統(tǒng)性規(guī)劃

高校在文檔一體化的管理過程中要系統(tǒng)規(guī)劃檔案管理軟件，以全盤管理方向?yàn)槌霭l(fā)點(diǎn)，從多方面、多角度、全面地考慮所面臨的諸多問題。一是必須選擇應(yīng)用性強(qiáng)、智能性高的系統(tǒng)軟件，便于文件和檔案在內(nèi)部的傳輸調(diào)用。二是必須充分考慮到檔案管理的差異性，理應(yīng)結(jié)合學(xué)校各個(gè)部門的實(shí)際工作內(nèi)容明確其檔案的保管方式和保管期限。三是必須充分考慮到檔案的安全性，對(duì)檔案文件進(jìn)行合理的分級(jí)，并注重采用合適的加密技術(shù)，盡量避免黑客攻擊、病毒攻擊、丟失、泄密等現(xiàn)象的發(fā)生。一些重要文檔必須要存儲(chǔ)在專門的儲(chǔ)存設(shè)備中；而對(duì)于歸檔載體，則要做好安全處理，堅(jiān)決杜絕發(fā)生劃傷和擦傷等。四是為確保檔案文件的完整性，存儲(chǔ)初期必須使用電子文檔與紙質(zhì)文件相結(jié)合的儲(chǔ)存方式，待確定電子文檔安全無誤后，才可以銷毀紙質(zhì)文件。

三、 實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化能力的提升

目前，各高校已經(jīng)普遍實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)絡(luò)化，網(wǎng)絡(luò)已廣泛應(yīng)用于學(xué)校的財(cái)務(wù)、人事、教學(xué)、科研等各個(gè)方面，這使工作效率、工作質(zhì)量得到了明顯的提高。而檔案和文件已打破傳統(tǒng)文字形式的局限性，檔案數(shù)量、檔案種類也逐漸豐富化，不但滿足了各類型用戶的需求，還擴(kuò)大了利用范圍，同時(shí)提高了利用率。文檔一體化管理的實(shí)施不僅能夠防止重復(fù)性的工作，還能夠滿足各職能部門的需求，很大程度上節(jié)約了辦公時(shí)間。因此，高校要注重提升文檔一體化的管理水平，為推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)提供保障。高校應(yīng)該加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備方面和技術(shù)方面的支持力度，積極為檔案管理部門配置先進(jìn)的設(shè)施和技術(shù)，同時(shí)配備現(xiàn)代的、專業(yè)的管理人才、技術(shù)人員和工作人員，優(yōu)化檔案管理部門的人員結(jié)構(gòu)；還可以邀請(qǐng)專家、學(xué)者來校開展專業(yè)性培訓(xùn)，使所有部門人員都充分認(rèn)識(shí)到文檔一體化管理的作用，進(jìn)而為高校檔案信息化建設(shè)清除障礙。

四、 對(duì)文檔一體化管理程序的明確

文檔一體化中的文件管理和檔案管理歸屬于同一個(gè)管理體系，文件和檔案之間存在互相聯(lián)系、互相影響的關(guān)系。文件是有生命周期的，它主要包括文件的生成環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)、暫時(shí)性保存環(huán)節(jié)或永久性保存環(huán)節(jié)；文件質(zhì)量會(huì)直接影響到檔案的質(zhì)量，而檔案的質(zhì)量要求能夠促進(jìn)文件的生成、收集、整理、歸檔等。在高校建設(shè)信息化校園的過程中，文件管理到檔案管理通常是遵循“產(chǎn)生公文——流轉(zhuǎn)公文——?dú)w檔文件——保存檔案”的流程。而對(duì)于檔案管理人員來說，理應(yīng)在電子公文的初始形成環(huán)節(jié)就要作全面性的介入，通過歸檔功能實(shí)現(xiàn)電子公文的收集和歸類，并注意檢查驗(yàn)收公文的背景內(nèi)容、信息、元數(shù)據(jù)等，待確認(rèn)完整之后，再將文件和元數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在檔案管理的數(shù)據(jù)庫里。

五、 對(duì)文檔一體化管理系統(tǒng)的科學(xué)選用

高校文檔一體化管理系統(tǒng)包括系統(tǒng)維護(hù)、公文管理、其他檔案管理等多個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)容。其中公文管理又可以簡(jiǎn)單地分為收文管理和發(fā)文管理。前者主要是將高校各職能部門的業(yè)務(wù)活動(dòng)通過電子文件的形式加以處理，根據(jù)公文的登記日期、序號(hào)、流轉(zhuǎn)狀態(tài)等信息進(jìn)行文件的迅速定位后完成操作管理，如收文的登記、催辦等，監(jiān)控整個(gè)流程后順利完成文件發(fā)布。后者主要是處理一些高校的內(nèi)部文件和外來文件，在起草電子公文后將其發(fā)送到相關(guān)部門，走審批、修改、會(huì)簽等正常程序，待形成正式公文后發(fā)布到學(xué)校辦公系統(tǒng)中。具體流程包括起草發(fā)文、流轉(zhuǎn)、催辦、監(jiān)控流程、完成發(fā)布。另外，紙質(zhì)公文和電子公文在形式上是有區(qū)別的，電子公文需要進(jìn)行初次鑒定和銷毀，檔案管理員對(duì)于那些有價(jià)值的電子公文可以整理歸檔。

六、 結(jié)語

總之，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的日益更新，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式早已不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。而文檔一體化管理模式則結(jié)合了社會(huì)最先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)信息的需求，并能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，進(jìn)而能夠推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。同時(shí)還可以舒緩高校相關(guān)管理人員的工作壓力，為高校節(jié)約成本，最終讓高校檔案管理更規(guī)范化、系統(tǒng)化、高效化。

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