對提高文秘管理工作效率策略研究

摘要：文秘工作在組織中具有舉足輕重的作用，但長期以來，文秘工作處于被動地執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)命令的工作狀態(tài)，將工作內(nèi)容主要鎖定在了執(zhí)行及完成瑣碎性工作任務(wù)上，而未發(fā)揮出輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀性作用。在這種被動的工作模式下，文秘崗位的工作價值也逐漸被組織所忽略，使得文秘崗位的重要性逐步降低。文秘崗位在種種原因下，其管理效率也較為低下，從而使得文秘管理工作出現(xiàn)了各種問題，難以適應(yīng)新時期發(fā)展的要求。據(jù)此，本文從提高文秘管理工作效率的角度出發(fā)，分析文秘管理工作中所存在的問題，進(jìn)而針對問題提出相應(yīng)的解決措施。以期研究結(jié)論能為文秘管理工作提供一定的指導(dǎo)性建議。

關(guān)鍵詞：提高；文秘；工作；效率

1.文秘管理工作中存在的問題

1.1文秘隊伍缺乏服務(wù)意識

長期以來，文秘工作隊伍對自身的工作方式主要為完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的相關(guān)任務(wù)即可，而對任務(wù)執(zhí)行過程中所秉持的服務(wù)態(tài)度、任務(wù)執(zhí)行過程中所體現(xiàn)出來的問題等，均缺乏進(jìn)一步深刻的思考。在當(dāng)前各服務(wù)型和生產(chǎn)型企業(yè)在面對終端客戶時，不斷體現(xiàn)出來的優(yōu)質(zhì)服務(wù)態(tài)度，讓整個社會形成了更加濃厚的服務(wù)風(fēng)氣，同時，在各行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位開始提倡創(chuàng)建服務(wù)型組織的政策下，群眾或客戶更加強(qiáng)調(diào)各崗位的服務(wù)意識。文秘隊伍傳統(tǒng)的工作態(tài)度所體現(xiàn)出來的過強(qiáng)的自我意識、只以自身的管理作為重點(diǎn)等，均難以適應(yīng)新時期的工作模式。文秘隊伍缺乏服務(wù)意識的狀態(tài)亟待改善[1]。

1.2文秘隊伍建設(shè)效率不高

文秘工作既具有一定的專業(yè)性，也具有較強(qiáng)的瑣碎性。在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的新時代，更多高素質(zhì)人才對具有挑戰(zhàn)性和高技術(shù)含量的工作較為青睞，而對文秘工作缺乏熱情。文秘隊伍在本身缺乏較高素質(zhì)條件的情況下，隊伍建設(shè)存在不完善性，主要體現(xiàn)在文秘隊伍的整體素質(zhì)偏低，文秘專業(yè)出身的專業(yè)人才較少，部分文秘人員或者學(xué)歷偏低、或者從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，缺乏系統(tǒng)的文秘專業(yè)知識，組織對文秘隊伍的專業(yè)培訓(xùn)力度也較為不足，從而造成文秘隊伍工作積極性不足[2]。

1.3文秘工作方法缺乏創(chuàng)新

新時期文秘工作必備的素質(zhì)之一便為創(chuàng)新，文秘崗位缺乏創(chuàng)新一方面與文秘隊伍自身缺乏創(chuàng)新意識有關(guān)；另一方面也與組織缺乏為文秘隊伍提供創(chuàng)新的機(jī)會有關(guān)。文秘崗位長期以被動執(zhí)行的工作方式，在組織內(nèi)部形成了一種行為和思想模式，文秘隊伍在執(zhí)行相關(guān)工作時，僅以完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)為目標(biāo)，而對領(lǐng)導(dǎo)決策中所出現(xiàn)的漏洞、不足或不可行性，均缺乏專業(yè)性和及時性建議，這不利于組織提高工作效率，也不利于文秘隊伍的可持續(xù)發(fā)展[3]。

2.提高文秘管理工作效率的策略

2.1建立強(qiáng)有力的服務(wù)文化

組織應(yīng)該在內(nèi)部建立強(qiáng)有力的服務(wù)文化，不僅強(qiáng)調(diào)文秘崗位及其他服務(wù)崗位應(yīng)樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識，而且對生產(chǎn)部門或其他部門也應(yīng)提倡服務(wù)理念。強(qiáng)有力的服務(wù)文化，并非單一地要求文秘崗位具備良好的服務(wù)態(tài)度，以微笑對待自己的工作，不厭其煩地為被接待者處理瑣碎性問題，而是在強(qiáng)調(diào)基礎(chǔ)性服務(wù)態(tài)度的基礎(chǔ)上，更傳播一種主動的、具有預(yù)見性地站著組織的角度、領(lǐng)導(dǎo)的角度和被接待方等的角度深層次地思考問題，為他們提前規(guī)避事件風(fēng)險，適時提出建設(shè)性參考建議，真正發(fā)揮文秘工作的服務(wù)價值。

2.2強(qiáng)化文秘隊伍培養(yǎng)力度

根據(jù)新時期文秘崗位的新要求和工作職責(zé)，重新梳理文秘崗位所需要的崗位勝任力要素，組織再根據(jù)崗位勝任力要素，以及結(jié)合當(dāng)前文秘隊伍的整體素質(zhì)，針對性地制定相應(yīng)的培養(yǎng)方案，培養(yǎng)形式可以靈活多樣，既采取鼓勵文秘人員利用業(yè)余時間自學(xué)，也積極鼓勵文秘人員參加組織舉辦的專業(yè)培訓(xùn)活動，同時，還可以聘請外部的文秘崗位的優(yōu)秀員工或?qū)I(yè)人士，進(jìn)入組織與文秘人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)與心得的交流等，從而從各個方面利用和整合相關(guān)資源來提高文秘隊伍的業(yè)務(wù)能力、思想覺悟和綜合素養(yǎng)。

2.3營造創(chuàng)新性的管理氛圍

文秘崗位的創(chuàng)新既需要文秘隊伍具備創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，也需要文秘隊伍在該組織內(nèi)積累多年的工作經(jīng)驗(yàn)。組織文秘隊伍的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力存在不足的情況下，組織應(yīng)積極利用文秘人員多年積累的工作經(jīng)驗(yàn)，以及在對其進(jìn)行理論知識和業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)上，努力在內(nèi)部營造出民主的、鼓勵創(chuàng)新的工作氛圍。比如領(lǐng)導(dǎo)主動地帶頭鼓勵創(chuàng)新，開展以創(chuàng)新為主題的工作會議，對創(chuàng)新建議被采納的員工給予公開性的精神獎勵和物質(zhì)獎勵，號召全組織成員加入到創(chuàng)新行列之中等。從而不斷激發(fā)文秘隊伍的創(chuàng)新潛力。

2.4建立公平性的考評制度

對文秘管理工作效率的提高，需要對文秘崗位及文秘管理負(fù)責(zé)人崗位建立公平公正的以量化為主的工作考評制度。根據(jù)文秘崗位的崗位職責(zé)和組織對文秘崗位的相關(guān)要求或期望，根據(jù)具體的工作任務(wù)等建立指標(biāo)明確、權(quán)重合理的考評體系和獎懲制度，同時，根據(jù)組織對文秘部門的要求，來對文秘管理負(fù)責(zé)人崗位建立公平公正和以量化為主的考評及獎懲制度，以具體的、具有指導(dǎo)性價值的考評制度，來約束和激勵文秘崗位工作人員的工作行為[4]。

3.結(jié)束語

綜上所述，新時期文秘崗位在具體的工作中還存在服務(wù)意識不足、創(chuàng)新能力不足和隊伍建設(shè)效率不高等問題，這些問題阻礙了文秘崗位向著更高的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)展。文秘崗位是一個服務(wù)型崗位，文秘人員需要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識和業(yè)務(wù)能力，才能讓文秘工作更好地輔助組織開展相關(guān)工作。提高文秘管理工作效率，組織需要根據(jù)文秘崗位存在的問題，從建立服務(wù)文化、加強(qiáng)培訓(xùn)力度、營造創(chuàng)新氛圍和建立公平的考核制度等方面著手，才能讓文秘隊伍向更高更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀建東.辦公室文秘工作規(guī)范化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（4）：25.

[2]薛娜琲.基于服務(wù)視角下的高校文秘工作[J].經(jīng)濟(jì)管理者.2017（15）：71.

[3]李菲.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].經(jīng)濟(jì)管理者.2012（7）：214.

[4]蘇忠釗.高校文秘工作的質(zhì)量評價問題探析[J].黑龍江教育（高教研究與評估）.2015（8）：52-53.

作者簡介：李愛棟（1969.05）男，漢族，甘肅省白銀市靖遠(yuǎn)縣人，本科，助理政工師，主要從事文秘工作。endprint