信息技術(shù)對(duì)人事檔案工作的影響研究

摘要：隨著近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速的進(jìn)步，檔案管理模式發(fā)生了多元性的變化，如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息傳播技術(shù)建立新型的檔案數(shù)據(jù)管理體系成為了人事檔案管理工作人員最關(guān)心的問(wèn)題。信息化人事檔案管理體系的建設(shè)是結(jié)合檔案數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)中樞管理、數(shù)據(jù)共享于一體的綜合性信息管理模式對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部組織模式轉(zhuǎn)型有著重要的影響。鑒于此本文就信息技術(shù)對(duì)人事檔案管理工作的影響展開(kāi)詳細(xì)的分析，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；人事檔案管理；問(wèn)題研究

一、信息技術(shù)改變了傳統(tǒng)的人事檔案信息數(shù)據(jù)形態(tài)

從現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，信息傳輸技術(shù)作為一種數(shù)據(jù)交互、信息共享、多元化數(shù)據(jù)傳遞的信息管理形式從根本上改變了人事檔案的管理模式，讓檔案信息數(shù)據(jù)的傳播、利用、共享更為便捷。人事檔案管理一般以人員檔案的文字記錄信息作為管理對(duì)象，主要是對(duì)單位內(nèi)部各組織部門(mén)員工的信息檔案進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，以人員活動(dòng)信息及記錄為基礎(chǔ)，滿(mǎn)足單位內(nèi)部各個(gè)組織部門(mén)信息查詢(xún)、信息利用、數(shù)據(jù)參考的需求。但是傳統(tǒng)模式的人事檔案管理方式主要是以人事活動(dòng)的紙質(zhì)信息記錄為載體，通過(guò)管理紙質(zhì)文獻(xiàn)資料來(lái)利用信息資源。殊不知在信息技術(shù)的影響下，傳統(tǒng)性以紙質(zhì)為傳播媒介的檔案信息管理模式有著較大的限制，既不能適應(yīng)數(shù)據(jù)資源長(zhǎng)期保存的需要，也不能節(jié)約檔案管理過(guò)程中所消耗的人力和物力，無(wú)法滿(mǎn)足單位內(nèi)部各個(gè)組織部門(mén)人事檔案信息綜合利用的需要。因此在信息技術(shù)的影響下創(chuàng)新人事檔案工作管理模式，以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)構(gòu)建全領(lǐng)域的人事信息資源處理體系是提升人事檔案管理水平的重要途徑。借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息傳遞、交互功能可有效改變?nèi)耸聶n案信息的傳播管理形態(tài)，擴(kuò)展檔案信息的服務(wù)范圍和共享渠道，最大程度上滿(mǎn)足內(nèi)部組織部門(mén)人事檔案信息綜合利用的需要。

二、信息技術(shù)顛覆了傳統(tǒng)人工形態(tài)的人事檔案管理模式

多元化檔案信息管理體系的建設(shè)改變了人事檔案管理模式，提高了檔案信息的利用效率。在信息技術(shù)的影響下，人事檔案信息管理也變得越來(lái)越簡(jiǎn)單便捷，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)管理者可以對(duì)特定的人事信息數(shù)據(jù)實(shí)施準(zhǔn)確的查詢(xún)。一方面隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻(xiàn)資源逐漸向數(shù)字化、電子化文件過(guò)渡，數(shù)據(jù)的兼容性和利用性更強(qiáng)。借助網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)將各種電子化的人事檔案信息全面插入到特定的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行保存并進(jìn)行加密設(shè)置能夠有效提升人事檔案信息安全。同時(shí)管理人員借助檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的網(wǎng)絡(luò)接口，獲得管理員權(quán)限的時(shí)候就可直接依托數(shù)據(jù)搜索引擎，快速定位人事檔案信息，并快速的提供給用戶(hù)準(zhǔn)確的人事檔案數(shù)據(jù)，滿(mǎn)足用戶(hù)快速查詢(xún)的需要。所以信息技術(shù)的發(fā)展改變了人事檔案管理模式，讓檔案信息管理、分類(lèi)、存儲(chǔ)、歸檔等操作步驟變得更為方便、快捷。

三、改變了信息服務(wù)方式

從現(xiàn)代事業(yè)單位的人事檔案管理發(fā)展?fàn)顟B(tài)來(lái)看，信息技術(shù)的產(chǎn)生和應(yīng)用不但改變了人事檔案管理模式，而且也改變了人事檔案信息服務(wù)模式。傳統(tǒng)思維中的人事檔案管理，只需要對(duì)專(zhuān)門(mén)的人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的分類(lèi)、歸檔、存儲(chǔ)和查詢(xún)，根據(jù)組織部門(mén)的需求不同提供專(zhuān)業(yè)的人事檔案信息。而人事檔案信息化管理體系的建設(shè)就改變了這種傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案信息、人工查詢(xún)?yōu)橹鞯男畔⒎?wù)模式。借助于互聯(lián)網(wǎng)的信息交互、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)傳遞等功能能夠通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)，建立一體化的信息共享機(jī)制滿(mǎn)足單位內(nèi)部各組織部門(mén)的信息查詢(xún)需要。這種立足于線(xiàn)上信息傳遞和共享的信息服務(wù)機(jī)制改變了傳統(tǒng)的信息服務(wù)模式，形成了以數(shù)據(jù)資源對(duì)接、數(shù)據(jù)共享為主的多層次信息服務(wù)體系。

四、人事檔案管理信息化建設(shè)的思路

（一）樹(shù)立創(chuàng)新性發(fā)展思路

面臨著信息技術(shù)帶來(lái)的影響人事檔案管理部門(mén)還要以創(chuàng)新作為人事檔案管理體制改革和發(fā)展的著眼點(diǎn)，通過(guò)優(yōu)化內(nèi)部組織管理結(jié)構(gòu)來(lái)完善人事檔案信息服務(wù)機(jī)制建設(shè)。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中檔案管理除了要滿(mǎn)足正常的檔案信息收集、分類(lèi)、整理、歸檔之外，還要結(jié)合人事檔案信息的用途和性質(zhì)建立一體化的服務(wù)機(jī)制。一方面要擴(kuò)展人事檔案信息的服務(wù)范圍，滿(mǎn)足各部門(mén)信息查詢(xún)的需要。另外一方面要提升人事檔案信息的附加值，建立集中的信息咨詢(xún)、信息查詢(xún)、信息管理體系來(lái)完善信息服務(wù)機(jī)制的內(nèi)部架構(gòu)，全面提升信息管理效率。

（二）建設(shè)一體化的人事檔案信息數(shù)據(jù)管理體系

在當(dāng)前人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中要想面對(duì)信息技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，人事檔案管理部門(mén)就要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展思路，結(jié)合信息技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)建立一體化的人事檔案信息數(shù)據(jù)管理體系。信息化、集成化、模塊化是未來(lái)人事檔案信息管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，檔案管理不會(huì)再以傳統(tǒng)的人工查詢(xún)和紙質(zhì)資源為主，將會(huì)更加傾向一體化的數(shù)據(jù)鏈對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源共享。因此人事檔案管理部門(mén)，要以信息技術(shù)為導(dǎo)向建立一體化的人事發(fā)信息數(shù)據(jù)管理器，通過(guò)建立完善的信息管理機(jī)制、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案共享平臺(tái)、信息咨詢(xún)服務(wù)平臺(tái)來(lái)滿(mǎn)足單位內(nèi)部人事信息查詢(xún)和獲取的需求，提升人事檔案信息管理效率。

綜上所述，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)也改變了人事檔案管理模式，不但從根本上提高了人事檔案信息管理效率，而且也全方位、多層次擴(kuò)展了人事檔案管理的服務(wù)范圍，促進(jìn)人事檔案信息集中管理、高效共享、多元利用，建立符合單位人事管理需求的人事檔案信息管理機(jī)制才能提高人事檔案信息管理效率。

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作者簡(jiǎn)介：秦麗娟（1981.07）女，籍貫：江蘇贛榆，單位：山東省鄒城市委組織部干部信息中心，研究方向：人事檔案管理和文書(shū)檔案管理。endprint