淺議檔案信息化建設(shè)中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

梁婷

【摘 要】檔案信息化管理是檔案工作適應(yīng)社會(huì)化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的必然選擇。近年來，檔案部門大力推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會(huì)發(fā)展同步。尤其重要的是，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)管理廣泛應(yīng)用于各類單位管理的方方面面，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強(qiáng)檔案化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；問題；措施

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

1.可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案作息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、忱質(zhì)的服務(wù)。

2.可用翔實(shí)的檔案信息支持決泵和管理。決策及時(shí)正確，管理楷施得當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對(duì)此，檔案信息有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，可以發(fā)揮重要作用。

3.可為科學(xué)研究和知識(shí)普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化可一次性投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時(shí)間。提高檔案信息利用的時(shí)效性。

4.可避免出現(xiàn) “時(shí)空黑洞”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案管理信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案管理信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵包括檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過程，也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程。在信息時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)繼續(xù)發(fā)展具有十分重要的作用。

三、檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題

1.思想認(rèn)識(shí)錯(cuò)位。少數(shù)部門、部分同志對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性了解不夠，認(rèn)為是可有可無的事，即使?fàn)巹?chuàng)檔案升級(jí)，也是辦公室檔案人員的事，與己無關(guān)。由于思想認(rèn)識(shí)

上出現(xiàn)偏差，往往怠于配合、協(xié)助。

2.枚入嚴(yán)重不足。表現(xiàn)為經(jīng)費(fèi)投入不足和人力投入不足。在經(jīng)費(fèi)投入不足上表現(xiàn)為各級(jí)政府投入不足和單位投入不足。資金投入不足造成信息化工作所需要的設(shè)備缺乏或嚴(yán)重不配套，有的沒有檔案專用電腦，有的沒有安裝使用檔案專用軟件，有的沒有掃描儀等等。沒有這些硬件設(shè)施，就無法開展檔案信息化工作。在人力投入不足上表現(xiàn)為兩個(gè)方面：一方面，從事檔案工作的時(shí)間和精力得不到保障，檔案人員無時(shí)間充電提高能力水平，主要是各單位從事檔案工作的人員多為兼職人員，由于兼職工作太多，幾乎沒有多少時(shí)間從事具體的檔案工作。另一方面，檔案工作人員要適應(yīng)檔案信息化的需要，必須具有較強(qiáng)的綜合能力。這就需要檔案人員要參加相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時(shí)還要加強(qiáng)自學(xué)。但是，很多單位苦于經(jīng)費(fèi)緊張，難得派員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)；因兼職過多，檔案人員難以擠出時(shí)間學(xué)習(xí)鉆研檔案業(yè)務(wù)技能知識(shí)。

3.檔案隊(duì)伍還不適應(yīng)檔案信息化的需要。首先，檔案隊(duì)伍不是很穩(wěn)定。有相當(dāng)部分檔案單位檔案人員變動(dòng)頻繁，剛熟悉檔案工作又調(diào)整崗位，新接手人員在短期內(nèi)又難以 “上手”，造成檔案工作的脫節(jié)和被動(dòng)，甚至以難為繼。其次，檔案人員的素質(zhì)能力不能完全適應(yīng)檔案信息化工作開展的需要。從事檔案信息化建設(shè)工作，一方面要求檔案人員要掌握檔案業(yè)務(wù)技能知識(shí)，知道檔案材料如何收集、分類、整理、歸檔、錄入、保管和利用，同時(shí)還要求檔案人員能熟練運(yùn)用電腦操作知識(shí)等，而眼下的檔案人員多數(shù)從事多項(xiàng)工作，不熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和電腦操作技能的不在少數(shù)。由此就不能有效開展檔案信息化工作。

四、做好檔案資源信息化建設(shè)的基本對(duì)策

1.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要重視檔案資源信息化建設(shè)工作。真正把檔案資源信息化建設(shè)作為公共財(cái)富加以開發(fā)利用，樹立全新 的檔案資源信息化理念，有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的管理思路，加大經(jīng)費(fèi)投入，大力推動(dòng)檔案資源信息化建設(shè)。

2.檔案資源信息化建設(shè)，重在檔案管理軟件的開發(fā)。要按照各行業(yè)特點(diǎn)，突出重點(diǎn)，注重應(yīng)用，講究實(shí)效，從強(qiáng)化 管理的實(shí)際出發(fā)，開發(fā)、推廣適應(yīng)單位性質(zhì)、特點(diǎn)、職能需要的檔案信息管理軟件，為檔案工作人員創(chuàng)造出全新的工作樣式，以提高工作效率。

3.研究解決和改進(jìn)數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備信賴性過強(qiáng)的問題，配置高標(biāo)準(zhǔn)的的磁介質(zhì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備，以解決電子文件和電子檔案管理方面存在的問題。電子文件和檔案一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔的根本方式，主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成，是一種很使捷的方式，一般應(yīng)在完成邏輯歸檔后，把需要?dú)w檔的電子文件集中下載到檔案館可脫機(jī)保存在存儲(chǔ)介質(zhì)上，完成物理歸檔。采取這種方式才可以保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景、原數(shù)據(jù)等信息的完整性，使其不至于時(shí)過境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息丟失或破壞掉。如照搬紙質(zhì)檔案收集方式，發(fā)現(xiàn)問題可能無法挽救，所以必須規(guī)范數(shù)字檔案收集手段，重視和做好電子文件的歸檔及其檔案管理工作，為檔案資源信息化建設(shè)提供依據(jù)，為檔案信息共享打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

4.普及信念技術(shù)知識(shí)，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)。一支業(yè)務(wù)過硬的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)檔案資源現(xiàn)代化的需要。必須大力加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和再教育，及時(shí)掌握新知識(shí)、不斷擴(kuò)大知識(shí)面，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，要積極引進(jìn)各層次、多類型的人才，合理調(diào)整檔案工作隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和個(gè)體知識(shí)結(jié)構(gòu)。