淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案創(chuàng)新服務(wù)

崔家利

【摘 要】檔案工作者的重要職責就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動地為經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)服務(wù)。在當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，要促使檔案管理現(xiàn)代化，加強各項事務(wù)管理，為社會提供創(chuàng)新性服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)；檔案；創(chuàng)新

一、創(chuàng)新服務(wù)手段

1.建立檔案館（室） 網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用脹務(wù)

隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)檔案部門應(yīng)充分和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。

目前，國內(nèi)許多單位檔案館 （室） 利用互聯(lián)網(wǎng)開展網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化和數(shù)據(jù)厙化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動化、檔案信息管理法制化。例如： 輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺 （室） 與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

2.建立“電子文件 （檔案） 數(shù)據(jù)管理中心”

檔案館（室） 與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立 “電子文件 （檔案） 數(shù)據(jù)管理中心”。 該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館 （室） ，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案） 數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

3.電子文件自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作已成為檔案 管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是：許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了。因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文：文件的形成通過下載和上傳就完成了。因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室） 的服季器上歸檔。

為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)坫傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館 （室） 自行開發(fā)了 “電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)人網(wǎng)站的計算機，足不出戶就將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔。而不需跑到檔案館 （室） ，也不必交任何光盤或軟盤。

4.亓展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發(fā)生變化，至少是發(fā)生部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步為主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館 （室） 利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊。進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

二、拓展服務(wù)領(lǐng)域

1.適應(yīng)信息服務(wù)的社會化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化到為社會全方位服務(wù)，己成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求代替。

2.興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，“檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館 （室） 也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館 （室） 的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要實體。

對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當樹立服務(wù)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。例如，在匯編專題信息方面： 開發(fā)科技信息，幫助企業(yè)引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)法律信息，為企業(yè)維護合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

3.加強橫向聯(lián)合，買現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。建立聯(lián)合目錄，實行資源共享正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。