小型農(nóng)田水利項(xiàng)目檔案分類與檔號(hào)編制

姜云彬，王建軍，劉 波

(江山市水利局，浙江 江山 324100)

小型農(nóng)田水利項(xiàng)目檔案分類與檔號(hào)編制

姜云彬，王建軍，劉 波

(江山市水利局，浙江 江山 324100)

小型農(nóng)田水利工程檔案的分類整理與檔號(hào)編制，對(duì)小型農(nóng)田水利項(xiàng)目工程資料收集、整理、歸檔和入庫有著重要的意義.基于江山市小型農(nóng)田水利工程檔案的現(xiàn)狀，依據(jù)國(guó)家規(guī)范將工程檔案分為建設(shè)管理、年度標(biāo)段、項(xiàng)目建設(shè)、監(jiān)理及驗(yàn)收等5大類，對(duì)每類項(xiàng)目進(jìn)行檔號(hào)設(shè)計(jì)，規(guī)范立卷、紙質(zhì)資料、電子資料、音像資料等檔案資料整編工作，通過對(duì)該項(xiàng)目839卷檔案的整理實(shí)踐及檔案館的驗(yàn)收，證明本方法簡(jiǎn)潔明了.

小型農(nóng)田水利；檔案分類；檔號(hào)編制

1 工程概況

2009—2011年的3年間，江山市實(shí)施了第一批中央財(cái)政小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣建設(shè)，共投入資金7 646.24 萬元，其中中央資金1 840萬元，省財(cái)政3 154萬元，地方財(cái)政及自籌2 652.24 萬元，共完成山塘綜合整治84座，建設(shè)高效節(jié)水灌溉工程31處813.7 ha，改造灌區(qū)20處，襯砌渠道115.526 km.工程分布在全市18個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道).

2 工程檔案管理情況

小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣項(xiàng)目存在點(diǎn)多面廣量大，工程形式多樣，規(guī)模等級(jí)偏小，參建單位檔案管理水平和人員專業(yè)素質(zhì)參差不一，以致與工程同步形成的工程資料也具有體量大、專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容繁多復(fù)雜的特點(diǎn).因此，在實(shí)際工程檔案整理中發(fā)現(xiàn)檔案分類難度大，檔號(hào)編制繁瑣，經(jīng)綜合歸納整理，其檔案管理情況為：

(1)規(guī)范建立工程檔案管理制度

針對(duì)目前小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣項(xiàng)目工程檔案缺乏編制經(jīng)驗(yàn)，承建方檔案編制和管理制度不規(guī)范，對(duì)工程檔案工作缺乏重視，并且工程完工以后，工程資料的整理匯編交接不及時(shí)，造成工程竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收滯后的現(xiàn)象，在工程開工前夕，項(xiàng)目法人便根據(jù)工程實(shí)際情況分工分片配置水利工程技術(shù)人員，組織各參建單位參加工程資料檔案培訓(xùn)，規(guī)范水利工程資料的編制和項(xiàng)目檔案的分類，要求各參建單位按照要求定崗定員，落實(shí)檔案管理制度，明確各級(jí)人員職責(zé)，發(fā)放檔案整編指導(dǎo)書籍，規(guī)范工作流程.

(2)建立工程檔案管理創(chuàng)新模式

針對(duì)該工程復(fù)雜性、散布性、小型化的特點(diǎn)，特對(duì)該工程實(shí)施縱向與橫向的檔案管理創(chuàng)新模式.縱向由該工程的業(yè)主單位針對(duì)各個(gè)標(biāo)段的檔案管理水平進(jìn)行檔案整編技術(shù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并不定期組織現(xiàn)場(chǎng)資料檢查，落實(shí)承建單位的檔案編制及管理責(zé)任，做到有穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，使得工程檔案資料的質(zhì)量達(dá)到規(guī)范要求.橫向由業(yè)主單位聯(lián)系檔案行政主管部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，特別是在檔案分類和檔號(hào)編制上進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，完善工程檔案管理模式.

(3)加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案收集整理歸檔

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，監(jiān)督各參建單位落實(shí)檔案收集整理歸檔職責(zé)，落實(shí)到單位專人專崗，配置具備一定水利工程業(yè)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的人員，按照檔案整理歸檔流程，在編制檔案前制定項(xiàng)目檔案分類大綱，按統(tǒng)一制定的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系進(jìn)行檔號(hào)編制，并建立分類管理臺(tái)帳同步收集和歸檔各類工程資料，保證工程檔案資料收集的系統(tǒng)性和完整性，業(yè)主單位等管理部門要落實(shí)專人定期檢查參建單位的工程檔案收集整理歸檔情況，并設(shè)立節(jié)點(diǎn)控制，在工程分部工程驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)對(duì)基礎(chǔ)資料進(jìn)行系統(tǒng)地梳理，如存在資料不完整、簽字不全或原始資料缺失等影響檔案歸檔的情況，不予驗(yàn)收，特別是涉及隱蔽工程驗(yàn)收相關(guān)的質(zhì)量評(píng)定資料、原始測(cè)量數(shù)據(jù)和竣工圖等，是每次節(jié)點(diǎn)檢查的重點(diǎn).另外，根據(jù)小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣項(xiàng)目的工程款支付方式，可以與進(jìn)度工程款項(xiàng)支付進(jìn)行掛鉤管理，有效控制工程項(xiàng)目檔案收集整理歸檔過程中資料的系統(tǒng)性、完整性和真實(shí)性，有效控制工程項(xiàng)目檔案與工程進(jìn)度的同步控制.

3 檔案資料收集整理

(1)項(xiàng)目前期(含建設(shè)管理)類

項(xiàng)目前期指公司在工程建設(shè)管理過程中形成的檔案資料，包括項(xiàng)目建設(shè)方案、計(jì)劃及資金文件、上級(jí)部門往來函件、審查審批文件、合同協(xié)議文件、績(jī)效評(píng)價(jià)、開工報(bào)告、施工過程往來函件及設(shè)計(jì)、監(jiān)理、代理等招(投)標(biāo)資料.

(2)年度標(biāo)段類

年度標(biāo)段類主要為該標(biāo)段審計(jì)報(bào)告、施工合同及工程施工招投標(biāo)文件.

(3)項(xiàng)目建設(shè)類

項(xiàng)目建設(shè)類主要是每個(gè)子項(xiàng)目實(shí)施方案、完工鑒定書、產(chǎn)權(quán)移交證書、圖紙(包括地形圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更資料、竣工圖)及施工單位提交的竣工資料(含工程結(jié)算).按照工作內(nèi)容不同，分別由項(xiàng)目法人和施工單位完成.施工檔案資料工程由各施工單位負(fù)責(zé)，按照統(tǒng)一要求，統(tǒng)一編號(hào)形成施工類檔案.地形圖、施工圖、設(shè)計(jì)變更資料、竣工圖為方便查閱，合并成一卷.

(4)監(jiān)理類

監(jiān)理類主要為監(jiān)理單位在工程建設(shè)管理過程中形成的檔案，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理工程師聯(lián)系單、監(jiān)理大事記、施工單位質(zhì)量抽檢資料以及施工相關(guān)技術(shù)資料等，經(jīng)過收集整理形成監(jiān)理類檔案，由監(jiān)理單位按照統(tǒng)一要求，統(tǒng)一編號(hào)形成施工類檔案.

(5)驗(yàn)收類

驗(yàn)收類主要包括年度驗(yàn)收和項(xiàng)目總體驗(yàn)收的有關(guān)資料.資料檔案主要內(nèi)容為工程驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、年度驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程建設(shè)管理工作總結(jié)(含年度總結(jié))、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、水土保持驗(yàn)收意見、年度工程設(shè)計(jì)工作報(bào)告、年度工程建設(shè)監(jiān)理工作報(bào)告、年度工程質(zhì)量評(píng)價(jià)意見、工程檔案自查報(bào)告及驗(yàn)收意見、竣工審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告(含年度決算報(bào)告)等，檔案整理將在工作完成以后進(jìn)行.工程施工管理報(bào)告歸并在各施工單位的項(xiàng)目竣工資料(在項(xiàng)目建設(shè)類)中.

4 檔案資料分類

(1)分類依據(jù)

檔案資料的分類依據(jù)為國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2008)，中華人民共和國(guó)水利部發(fā)布的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》以及浙江省水利廳發(fā)布的《水利工程檔案編制辦法》.

(2)分類原則

遵循工程建設(shè)中有關(guān)建設(shè)管理材料形成的自然規(guī)律，保持材料之間內(nèi)在聯(lián)系.同時(shí)，由于3年實(shí)施的項(xiàng)目多達(dá)135個(gè)，為保證子項(xiàng)目材料的完整性和連續(xù)性，每個(gè)子項(xiàng)目的相關(guān)材料進(jìn)行集中歸并處理.

(3)分類方案

根據(jù)水利部《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合小型農(nóng)田水利工程建設(shè)特點(diǎn)，將江山市中央財(cái)政小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣工程檔案分為項(xiàng)目前期(含建設(shè)管理)類、年度標(biāo)段類、項(xiàng)目建設(shè)類、監(jiān)理、驗(yàn)收等5類.工程項(xiàng)目代字及類別代碼(見表1).

表1 工程項(xiàng)目代字及類別代碼表

(4)檔號(hào)的標(biāo)注方法

檔號(hào)由分類號(hào)、類別代碼、案卷順序號(hào)和間隔號(hào)組成.

分類號(hào)以項(xiàng)目前期、標(biāo)段資料、工程名稱、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收進(jìn)行檔案分類，由工程項(xiàng)目代字和類別代碼組合.

案卷順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3……分別編制流水號(hào).

間隔號(hào)分類號(hào)與案卷號(hào)用“——”間隔號(hào).

例如：

5 檔案資料整編

(1)立卷

檔案案卷總目錄按照檔案組卷的順序編寫總登記號(hào)，做到能方便地查出卷數(shù)；分類目錄、件內(nèi)目錄按次序編排成條目匯集，作為檔案管理、檢索和報(bào)道工具.著錄項(xiàng)目的組合真實(shí)揭示案卷內(nèi)容和文件的形式特征，包括檔號(hào)、案卷題名與文件材料題名項(xiàng)、立卷單位與責(zé)任者、起止日期與成文日期、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、登記時(shí)間等.檔案盒、相片檔案冊(cè)、光盤檔案冊(cè)按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T118822—2008)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)填寫，卷內(nèi)目錄、備考表填寫相關(guān)內(nèi)容，案卷經(jīng)參建單位相關(guān)人員簽字確認(rèn)，案卷整理要符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求.

(2)文件資料整編

工程建設(shè)過程中實(shí)際所產(chǎn)生的施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、建設(shè)管理等文件、材料全部移交項(xiàng)目法人，并匯集建設(shè)單位所形成的建設(shè)文件材料.地形圖、施工圖、竣工圖本著“誰負(fù)責(zé)誰編制”、“誰施工誰編制”的原則，地形圖、施工圖由項(xiàng)目法人收集編制，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制，項(xiàng)目文件資料能真實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程，并符合檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性要求.

(3)電子文件和影像資料

電子文件和影像資料按照有關(guān)規(guī)定整理立卷，具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件或電子影像資料，并制成紙質(zhì)文件.

6 檔案資料驗(yàn)收

江山市中央財(cái)政小型農(nóng)田水利重點(diǎn)縣(第一批)檔案資料整編共形成檔案839卷、1 891件、94 594頁，其中圖紙2 673張，相片12卷500張，光盤1卷19張.其中項(xiàng)目前期類共形成檔案75卷185件；年度標(biāo)段類共形成檔案87卷269件；項(xiàng)目建設(shè)類共形成檔案621卷1 330件；監(jiān)理類共形成檔案24卷53件；驗(yàn)收類共形成檔案19卷41件.并于2015年1月28日通過衢州市檔案局、衢州市水利局及江山市檔案局組成的驗(yàn)收組專項(xiàng)驗(yàn)收.

7 結(jié) 語

做好小型農(nóng)田水利工程檔案管理工作尤為重要，特別要注重檔案管理工作的科學(xué)性、完整性、系統(tǒng)性，做好項(xiàng)目檔案的收集整編移交歸檔工作，這是工程實(shí)施狀態(tài)數(shù)據(jù)的真實(shí)記錄，也是工程移交后生產(chǎn)運(yùn)行維護(hù)的調(diào)取需要.在依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—2008)，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水利工程檔案編制辦法》的基礎(chǔ)上，制定該工程項(xiàng)目檔案分類和檔號(hào)編制的方法，并根據(jù)項(xiàng)目檔案的分類和檔號(hào)編制原則從實(shí)踐和理論上對(duì)該方法進(jìn)行分析、研究，不斷地修正、規(guī)范工程項(xiàng)目檔案分類和檔號(hào)編制方法，對(duì)項(xiàng)目檔案的整編工作及檔案的保管和調(diào)取查閱有著重要的意義.希望以上所述項(xiàng)目檔案分類與檔號(hào)編制體例對(duì)小型農(nóng)田水利的項(xiàng)目檔案管理具有一定的借鑒作用.

[1] 中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局，中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).GB/T11822—2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求[S].北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2008.

[2] 中華人民共和國(guó)水利部.水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定(水辦〔2005〕480號(hào))[EB/OL].[2005-11-01].http://www.doc88.com/p-9062056252097.html.

[3] 中華人民共和國(guó)水利部.SL223—2008水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程[S].北京：中國(guó)水利水電出版社，2008.

[4] 杜曉曉，姚金棟.淺議水利工程檔案資料的整理[J].河南水利與南水北調(diào)，2013(16)：96-97.

[5] 黃健萍.淺談水利工程檔案的收集工作[J].水利水電快報(bào)，2015,36(8)：33-35.

[6] 張校彬，陳姬玲，王玉霞.淺議水利工程檔案資料整理[J].河南水利與南水北調(diào)，2015(16)：114-115.

[7] 王顯靜,田景武.試論水電建設(shè)項(xiàng)目檔案分類與檔號(hào)編制[EB/OL].[2017-08-15].http://www.doc88.com/p-383776818301.html.

ArchivesClassificationandNumberPreparationofSmallIrrigationandWaterConservancyProjects

JIANG Yun-bin, WANG Jian-jun, LIU Bo

(Jiangshan Water Conservancy Bureau, Jiangshan 324100, China)

Archives classification and number preparation of small irrigation and water conservancy projects play a meaningful role in data collection, collating, filing and storage of small irrigation and water conservancy projects. According to the current situation of archives of small irrigation and water conservancy projects in Jiangshan City, this article divided project archives into five categories, namely, construction management, annual bid section, project management, supervision and acceptance, and designed the corresponding archive number of items in each category as per national regulations, regulated the collating and compilation work procedures of document filing, paper, electronic data and audio-video data. After the collating practice of 839 archives of this project and the successful acceptance inspection of the Archive Center, this method has been proved to be simple and easy for implementation.

small irrigation and water conservancy project; archive classification; number preparation

2017-07-23

姜云彬(1974-)，男，浙江江山人，工程師，從事水利工程建設(shè)管理.

10.3969/j.issn.2095-7092.2017.05.020

S274

A

1008-536X(2017)05-0082-04