新時(shí)期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

◎熊卉

新時(shí)期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

◎熊卉

自從實(shí)現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)之后，我國各企業(yè)主體得到了極大發(fā)展。企業(yè)檔案在企業(yè)工作運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用重大，其是企業(yè)在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代賴以發(fā)展的主要信息資源，對企業(yè)的聲譽(yù)和企業(yè)的后續(xù)發(fā)展都有很大的影響。文章圍繞企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容展開，分析我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，并探索其創(chuàng)新思路和方法，以推進(jìn)我國企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，建設(shè)企業(yè)的發(fā)展水平，在新的歷史發(fā)展時(shí)期需要對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新。企業(yè)檔案管理工作隨著社會(huì)文明的進(jìn)步而得到不斷的發(fā)展，與此同時(shí)其管理影響因素也日漸增多。在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下探索企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路和方法，對于發(fā)揮檔案資源的服務(wù)作用具有重要意義。

企業(yè)檔案管理分析

企業(yè)檔案即具有保存價(jià)值的歷史記錄，其包括與企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)相關(guān)的所有文字、圖表以及聲像等資料。企業(yè)檔案管理工作受管理辦法的約束，無論是企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、政策制定還是職能規(guī)范和人力物力投入都隸屬于企業(yè)檔案管理工作，信息的收集、整理、鑒定、開發(fā)和利用等是其主要活動(dòng)環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案管理工作主要包括企業(yè)檔案實(shí)體和組織機(jī)構(gòu)等管理，企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃與檔案管理相關(guān)。在當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理扮演著重要角色，其不僅僅包括各項(xiàng)信息資源的管理，其還與企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)發(fā)展精神緊密相關(guān)。

企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

經(jīng)過長時(shí)間的發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作取得了重大成就，綜合檔案管理工作模式逐步形成，檔案信息資源的利用率顯著提升。但企業(yè)檔案管理在新的發(fā)展歷史時(shí)期也還存在一些亟待解決的問題，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是工作人員結(jié)構(gòu)設(shè)置存在不合理問題，據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)表明，部分企業(yè)檔案管理人員專業(yè)化程度不高，人員數(shù)量較少，大部分工作人員都是非科班出身的人員，使得其管理工作專業(yè)度缺乏，工作水平低下。一些企業(yè)將入職、離職存檔等工作交于沒有任何管理經(jīng)驗(yàn)的實(shí)習(xí)生來做，使得檔案資料常常出現(xiàn)殘缺、破損情況，極大地影響了檔案資料的完整性。二是企業(yè)檔案管理工作模式單一，大部分企業(yè)的檔案管理工作仍然采取的是傳統(tǒng)式、單一式、被動(dòng)式管理方式并且收集、整理檔案資料是工作人員日常工作行為的重點(diǎn)。企業(yè)中的絕大部分檔案資料都處于等待狀態(tài)，檔案資料等待利用是當(dāng)前企業(yè)檔案資料普遍存在的現(xiàn)象。

三是企業(yè)檔案管理利用程序復(fù)雜、信息化水平低，其他人員想要利用企業(yè)檔案資料必須經(jīng)過層層審批，并由專門人員陪同一起查看，以獲取需要的檔案信息。雖然我國已經(jīng)邁入了信息化發(fā)展軌道，但我國企業(yè)檔案管理工作并沒有與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展步伐，企業(yè)檔案管理綜合數(shù)據(jù)平臺沒有及時(shí)建立起來，人們查詢、利用檔案資料較為困難。四是企業(yè)檔案管理主體單一、資源分布不均勻、特色檔案管理資源缺失。這種有限檔案資源管理問題不同程度地存在于各地區(qū)企業(yè)中，使得檔案管理工作效率低下，檔案資源利用率不高，進(jìn)一步阻礙了我國企業(yè)檔案資源作用的發(fā)揮。

創(chuàng)新思路和方法分析

對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行準(zhǔn)確定位，明確檔案管理工作發(fā)展理念.企業(yè)檔案管理工作絕對不能固步自封，而是要不斷解放思想與時(shí)俱進(jìn)，革新檔案管理工作理念，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行準(zhǔn)確定位并明確其發(fā)展理念。黨的十八大一直強(qiáng)調(diào)要兩個(gè)文明同步發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作作為兩個(gè)文明建設(shè)的主要載體，必須強(qiáng)化對其的研究和開發(fā)工作，明確其長遠(yuǎn)發(fā)展理念。從現(xiàn)實(shí)情況來看，企業(yè)檔案管理工作不僅能夠收集整理信息資源，傳播相關(guān)知識，而且能夠在集結(jié)已有知識體系的基礎(chǔ)上對知識進(jìn)行創(chuàng)新，展現(xiàn)檔案資源的獨(dú)特作用。其次，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，企業(yè)檔案管理工作人員和相關(guān)組織機(jī)構(gòu)必須用長遠(yuǎn)的目光來看待這一工作，絕對不能安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取。只要社會(huì)經(jīng)濟(jì)在發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作就不可能止步，因此相關(guān)工作人員要立足長遠(yuǎn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展。

嚴(yán)格遵循企業(yè)檔案管理工作原則。實(shí)用性、實(shí)效性和服務(wù)性是優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作時(shí)必須要遵循的三大原則，實(shí)用性是本質(zhì)要義，其能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作帶來新的發(fā)展契機(jī)，革新檔案管理工作目標(biāo)進(jìn)而促進(jìn)其適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。實(shí)用性原則要求企業(yè)將檔管理工作落到實(shí)處，杜絕形式主義和本本主義，以挖掘檔案資源的潛在價(jià)值，提高檔案資源的利用效率。實(shí)效性是指檔案管理工作具有一定的時(shí)間期限，這主要是由檔案管理工作的法治性決定的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)更新?lián)Q代速度加快，人們的生活節(jié)奏也越來越快，企業(yè)檔案管理工作只有加快其反應(yīng)速度才能緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需要。歷史久遠(yuǎn)的檔案資料雖然有一定的價(jià)值，但挖掘利用程序較復(fù)雜，難以發(fā)揮其真正價(jià)值。企業(yè)在進(jìn)行檔案資料管理時(shí)要開辟新途徑快速獲取信息資源，減少資源使用程序，提高其利用率，增強(qiáng)檔案資料的應(yīng)用性和服務(wù)性。服務(wù)性是理論基礎(chǔ)，是發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的載體。企業(yè)檔案管理工作的重心是服務(wù)而不是管理，因此在優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作時(shí)，要著重突出其服務(wù)性原則，并緊緊圍繞“服務(wù)”二字開展其他環(huán)節(jié)工作。

優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作體制并完善檔案管理組織職能。檔案管理工作體制和組織職能，是構(gòu)建企業(yè)檔案管理工作體系的重中之重。在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作首先需要優(yōu)化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制、競爭機(jī)制和評估機(jī)制，并健全檔案管理服務(wù)職能、管理職能和教育職能。優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的競爭機(jī)制，提升相關(guān)工作人員的競爭意識和責(zé)任意識是改變企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀，提升工作水平的有效途徑。健全企業(yè)檔案管理工作中的各種職能，能夠促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，并增強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的功能作用。

在當(dāng)前發(fā)展大環(huán)境下，采取各種有效手段優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，除了要樹立長遠(yuǎn)發(fā)展觀念，遵循必要發(fā)展原則和健全機(jī)制組織職能，還要采取專項(xiàng)培訓(xùn)方式提升工作人員的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理工作模式，推進(jìn)其朝向人力資本管理方向發(fā)展。

（工作單位：湖北省漳河水庫水產(chǎn)公司)