OA辦公系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀與實踐困惑

李振華

摘要：OA系統(tǒng)的應(yīng)用顛覆往日復(fù)雜繁瑣、效率低下的辦公方式和人為管理的辦公手段，節(jié)約紙張，保護環(huán)境，提高辦公效率，減少人力資源浪費，管理流程科學規(guī)范，信息渠道互聯(lián)互通等諸多優(yōu)勢。不僅實現(xiàn)往日“知識管理”的目標，還改變孤立的辦公形式，采取協(xié)同辦公的方式，提高管理效率。但是QA系統(tǒng)還在發(fā)展階段，技術(shù)方面仍有改善空間，管理和理念方面也可以繼續(xù)改進，QA系統(tǒng)是一個動態(tài)發(fā)展的系統(tǒng)，將不斷提高功能以更大幅度改善國內(nèi)辦公環(huán)境。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；發(fā)展歷程；OA功能；OA困惑

OA是Office Automation的縮寫，是指辦公室自動化，也稱為自動化辦公。OA系統(tǒng)通過使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在工作流的基礎(chǔ)上，采取信息共享的模式，為管理人員提供更多有效信息，從而改善辦公效率；與此同時，改變以往復(fù)雜低級的辦公形式，通過網(wǎng)絡(luò)進行全方位多層級的信息采集和數(shù)據(jù)整理，對信息進行科學有效的處理。

1關(guān)于OA系統(tǒng)

OA本身就是動態(tài)的概念，在過去十幾年時間里，QA系統(tǒng)的發(fā)展發(fā)生了很大變化，在發(fā)展過程中，QA系統(tǒng)的稱謂也在不斷發(fā)生變化。1979年，我國科學技術(shù)水平落后，辦公環(huán)境有待改善，辦公主要方式依靠人為手動辦公，辦公效率較低，人力資源消耗較大。所以在QA系統(tǒng)應(yīng)用初期，被稱之為“QA自動化”，體現(xiàn)人們對于自動化理念的追求與好奇。在不斷發(fā)展過程中，隨著社會進步，科學水平也有長足發(fā)展，不同部門、不同工作之間的聯(lián)系越來越密切，如何提高各部門之間工作協(xié)調(diào)性是這一時期QA系統(tǒng)工作研究的和重點，這一時期QA系統(tǒng)也被稱為“協(xié)同QA”。時代發(fā)展到21世紀，當前，移動終端的出現(xiàn)與普及改變了人類的生活方式，人們追求更加自由高效的工作模式，希望能夠在任何時間任何地點以任何方式進行工作處理，這也是當前QA生活的主要發(fā)展方向，其理念也從Office Automation轉(zhuǎn)變?yōu)镺ffice Anywhere/Anytime/Anything，“移動OA”的概念逐漸走入千家萬戶。

2 OA的功能

（一）資源管理功能。在傳統(tǒng)的手工辦公模式下，建立可以保存、共享、使用的文檔是一件困難的事，而且由于人力本身的局限性，文檔的數(shù)據(jù)容量也是有限的。手工辦公給文檔檢索造成極大困難。在實踐過程中，通過辦公軟件，可以實現(xiàn)文檔電子化，通過文件夾、壓縮包、電子文件柜等方式，對各類文檔進行有效的歸類整理和儲存，極大地提高了工作效率。

（二）流程管理功能。

在實踐過程中，OA辦公系統(tǒng)可以對工作流轉(zhuǎn)過程中的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控、跟蹤，有效減少不同崗位之間工作協(xié)同問題。當前，每個辦公部門都有大量流程化的工作需要完成，例如公文的收發(fā)，項目審批文件簽署，各項請示匯報等，通過工作程序自動化，可以對各項工作進行有效監(jiān)督檢查，提高各項工作的規(guī)范性，提高部門之間協(xié)調(diào)工作的效率。

（三）知識管理功能。由于書本等實體儲存的信息是極其有限的，孤立數(shù)據(jù)也難以完全反映信息全貌，更不容易體系。因此，QA辦公系統(tǒng)通過強大的儲存能力，將各類信息根據(jù)不同需要進行歸檔處理，分門別類進行儲存整理，根據(jù)實際需要調(diào)取相關(guān)信息，在實際工作過程中，這些信息還可以創(chuàng)造出新的有效信息，這樣就達到了利用有組織的無形的資產(chǎn)進行新價值創(chuàng)造的作用。

（五）文化管理功能。組織文化的推動力不容忽視，文化組織活動需要經(jīng)驗，需要現(xiàn)實生活的磨合和人際關(guān)系的錘煉，這些可以通過登錄QA辦公系統(tǒng)中的社區(qū)論壇、工作日志等進行更新，每位員工可以將自己的工作經(jīng)驗和心得體會及時記錄下來，不同的思維通過交流可以碰撞出璀璨火花，QA系統(tǒng)進一步將其中有價值的信息進行整理發(fā)掘，在實踐過程中，人們可以根據(jù)實際需要自行搜索，這樣可以達到知識經(jīng)驗的分享與運用。這些功能交給QA省時省力，但極大推動組織文化的管理和傳承，促進組織內(nèi)部文化氛圍的發(fā)展，對組織文化軟實力的發(fā)展有重要作用。

3 OA系統(tǒng)應(yīng)用過程中存在的困惑

（一）信息“孤島”現(xiàn)象依然存在。OA辦公系統(tǒng)中，不同兼容系統(tǒng)之間保持相對獨立的狀態(tài)。這些模塊對功能性和專業(yè)性都有一定要求，工作內(nèi)容規(guī)則，管理系統(tǒng)也是單獨劃分出來的。當時當前QA系統(tǒng)只能為這些管理系統(tǒng)提供簡單的連接，數(shù)據(jù)資源方面的互通尚未實現(xiàn)，因此也就造成信息孤島現(xiàn)象的產(chǎn)生，應(yīng)用也呈現(xiàn)孤島狀態(tài)。在這樣的辦公系統(tǒng)中，并不能對數(shù)據(jù)和信息進行有效的整合宣傳，大量信息很難及時發(fā)揮應(yīng)有的功能，效率較低。

（二）技術(shù)與管理還不能同步。隨著人類辦公需求的提高，對技術(shù)的要求也逐漸增高。在實踐過程中，OA辦公系統(tǒng)在誕生初期目的就是創(chuàng)設(shè)更加輕松便捷的辦公環(huán)境。當前大部分辦公系統(tǒng)的辦公基礎(chǔ)都是計算機自動化技術(shù)，從而對日常工作的各方面進行管理。但是當前技術(shù)和管理之間存在深刻矛盾，管理過程中，現(xiàn)金的技術(shù)手段無法執(zhí)行，二者之間的關(guān)系并沒有那么緊密。組織想要獲得更大發(fā)展，管理是不可缺少的途徑之一?，F(xiàn)代的管理方式需要依靠先進的技術(shù)條件，現(xiàn)代化的技術(shù)手段促進管理方式的變革創(chuàng)新，二者相輔相成，只有明確這一點，才能確保QA系統(tǒng)實際有效。

（三）人腦與電腦結(jié)合不夠到位。當前組織的決策任務(wù)仍由人來完成，決策和管理之間是基礎(chǔ)和后續(xù)發(fā)展的關(guān)系，正確的決策可以有效促進管理進步和發(fā)展，因此需要利用QA系統(tǒng)對目前主要依靠人進行管理決策，而決策是管理的基礎(chǔ)，是引導(dǎo)組織正確發(fā)展的重要因素，應(yīng)該利用OA辦公系統(tǒng)當前現(xiàn)有資源進行進一步挖掘處理。當前QA系統(tǒng)的研發(fā)重點是開發(fā)出可以進行決策或者對決策有幫助和促進意義的功能。項目發(fā)展至今，在信息存儲和知識管理方面都已經(jīng)取得較大進步。理論來說，可以通過決策數(shù)字模型來進行相應(yīng)決策，人為判斷最后決策實不實行。但是當前QA辦公系統(tǒng)只能實現(xiàn)簡單的信息支持，電腦無法為人類進行決策，人腦與電腦之間的相互合作，有機配合，還有很長一段路要走。

（四）傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理理念之間存在沖突。在現(xiàn)代管理理念中，好的管理方式離不開各單位各組織之間的協(xié)調(diào)運行，離不開科學有效的管理體系，離不開組織內(nèi)外部的協(xié)同發(fā)展與合作。因管理者和被管理者之間需要按照程序和規(guī)劃進行工作，不能對管理程序進行隨意更改，但是中國社會內(nèi)部仍然崇尚“人治”觀念，管理彈性大，缺乏統(tǒng)一的標準。但是這種管理模式和企業(yè)所希望達到的科學規(guī)范的管理體系之間存在一些沖突，傳統(tǒng)的管理手段可能導(dǎo)致管理陷入僵局，因此，正確處理傳統(tǒng)觀念和現(xiàn)代管理之間的問題也是QA系統(tǒng)需要解決的重要問題之一。

4結(jié)語

總之，本文通過對比傳統(tǒng)形勢下管理方式和現(xiàn)代信息化辦公環(huán)境下管理方式之間的關(guān)系，為QA的不同發(fā)展階段進行脈絡(luò)梳理，根據(jù)QA系統(tǒng)自身所體現(xiàn)的硬件配置、個體辦公、協(xié)同辦公、知識管理、決策支持等特征，以及OA具有良好的信息儲存能力、規(guī)范的流程管理、統(tǒng)一各方的調(diào)度能、文化組織等功能，提出當前QA系統(tǒng)所存在的問題和困境，指出技術(shù)與管理之間存在的深刻矛盾、傳統(tǒng)管理方式和現(xiàn)代企業(yè)需要之間的深刻矛盾、人腦與電腦結(jié)合不到位等情況是QA系統(tǒng)發(fā)展所面臨的主要問題。

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