淺談企業(yè)在新形勢(shì)下的檔案數(shù)字化管理工作

姜泉霞

[摘要]現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)人們有目共睹，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的核心及基礎(chǔ)是數(shù)字技術(shù)，在社會(huì)的多方面得到了發(fā)展及應(yīng)用，改變了原本的工作、生活、思維方式，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生了強(qiáng)有力的沖擊，各種紛繁的信息采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理是適應(yīng)時(shí)代的必然要求。企業(yè)檔案數(shù)字化能有效提高工作效率，利于企業(yè)成本的節(jié)約，并在一定程度上提高企業(yè)服務(wù)水平。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；新形勢(shì)；檔案數(shù)字化；檔案管理工作

一、企業(yè)檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理

（一）關(guān)于檔案數(shù)字化問(wèn)題

檔案數(shù)字化是在電腦技術(shù)、打印技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體信息技術(shù)等一系列互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速發(fā)展的基礎(chǔ)上，應(yīng)運(yùn)而生的一種新型檔案信息儲(chǔ)存和管理方式，它帶有科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、輔助設(shè)計(jì)、智能模擬等多項(xiàng)特殊功能。

（二）關(guān)于數(shù)字化檔案問(wèn)題

1.數(shù)字化檔案依托于數(shù)字化設(shè)備。提及數(shù)字化檔案就離不開(kāi)電腦軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)互連網(wǎng)。一旦沒(méi)有了電腦和相應(yīng)的軟件程序，數(shù)字化檔案就不能進(jìn)行儲(chǔ)存、傳輸和識(shí)別工作。

2.數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。由于數(shù)字化文件的不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了數(shù)字化檔案的不穩(wěn)定性。

3.數(shù)字化檔案的組成和結(jié)構(gòu)比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多。因?yàn)閿?shù)字化檔案由文字、圖形、聲音、影像多媒體信息單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成的。

二、企業(yè)數(shù)字檔案的收集

檔案信息化建設(shè)的源頭工作是收集數(shù)字檔案的工作，數(shù)字檔案的質(zhì)量和數(shù)量是數(shù)字檔案館存在的前提條件?，F(xiàn)代化和無(wú)紙化的辦公使得電子文件的數(shù)量劇增，與此同時(shí)數(shù)字檔案收集工作的重要性同比上升，但應(yīng)以實(shí)用豐富、品質(zhì)優(yōu)良、合理結(jié)構(gòu)限定收集范圍。收集數(shù)字檔案可以采用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)轉(zhuǎn)發(fā)等方式進(jìn)行實(shí)時(shí)接收、存儲(chǔ)電子文件，并適當(dāng)擴(kuò)大收集范圍，不能限于以前實(shí)體檔案的歸檔范圍，超出歸檔范圍之外有價(jià)值的信息也應(yīng)保留，以便日后有需要時(shí)還能查到相關(guān)的記錄，為社會(huì)服務(wù)打下良好的基礎(chǔ)。

三、企業(yè)檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

（一）防止資源的浪費(fèi)

電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管易造成資源浪費(fèi)，有些電子文件的檔案已被廣泛傳播，沒(méi)有必要再轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔保存。因此，除了對(duì)現(xiàn)存的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和儲(chǔ)存外，后續(xù)檔案的管理一定要注意防止資源浪費(fèi)的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案方便快捷的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)檔案無(wú)法比的。依托傳播、使用、查閱便捷的功能，人們完全有必要提高數(shù)字化檔案的利用率，將其功能更好的服務(wù)大眾。但事與愿違，對(duì)于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源人們往往利用的僅20%，那么，如何提高數(shù)字化檔案的利用率迫在眉睫，首先，建立屬于檔案電子化的專有系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和使用，檔案匯總和錄入，備份和安全措施更要同步落實(shí)到位。檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備要優(yōu)選雙服務(wù)器的設(shè)施，在雙備份的基礎(chǔ)上設(shè)置查詢系統(tǒng)，以便從容面對(duì)大量的查詢與共享。

（三）提高檔案管理人員隊(duì)伍水平

檔案管理要進(jìn)行數(shù)字化管理，如今檔案管理工作也由傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型工作向知識(shí)技能型工作進(jìn)行了轉(zhuǎn)換。這就要求提高檔案管理人員的知識(shí)技能水平，主要包括檔案整理者對(duì)整體的分析能力，能對(duì)有效檔案精準(zhǔn)辨別并清晰歸檔：再通過(guò)大量使用人員的需求提供出完整正確的檔案。這些條件就需要培養(yǎng)高素質(zhì)技能的信息化人才以適應(yīng)工作。所以，管理部門(mén)對(duì)檔案管理人員要多開(kāi)展培訓(xùn)，培養(yǎng)且對(duì)電子文件管理的意識(shí)，加速工作轉(zhuǎn)型，從而將檔案管理水平提升到一個(gè)新的高度。

四、企業(yè)如何提高檔案數(shù)字化管理的建議

（一）培養(yǎng)檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)

在互聯(lián)網(wǎng)信息爆炸的今天，檔案管理人員在檔案數(shù)字化管理工作中面臨巨大挑戰(zhàn)，和新局面形成了一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，要不斷對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行提升，豐富其專業(yè)知識(shí)，還要從意識(shí)上著重培養(yǎng)對(duì)檔案管理的主觀能動(dòng)性，形成對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

（二）提高檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平

檔案管理者應(yīng)該提高職業(yè)技能，不斷加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，并且鼓勵(lì)檔案管理者積極參加以汁算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的精神和物質(zhì)方面的支持。檔案管理者熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)是對(duì)作為檔案管理工作者的必然要求。

（三）加速檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案室之間、檔案管理主管部門(mén)之間的協(xié)同努力。并不是其中某一個(gè)單獨(dú)完成的，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化的管理，即要保證信息資源能得到充分共享，而且每級(jí)檔案管理的直屬單位都要第一時(shí)間建立和完善檔案管理的規(guī)章制度，有效實(shí)施檔案數(shù)字化管理工作，不斷加快檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化制度制定的節(jié)奏，真正達(dá)到檔案管理、時(shí)代、信息科技三方面協(xié)同進(jìn)步、均衡發(fā)展。

檔案管理數(shù)字化是未來(lái)檔案管理方式發(fā)展的大勢(shì)所趨，如果能準(zhǔn)確地對(duì)檔案管理進(jìn)行準(zhǔn)確全面的掌握，即能帶來(lái)方便快捷的生活，又能夠有效地提高工作效率。檔案管理工作人員要全身心投入到檔案數(shù)字化工作的創(chuàng)新和發(fā)展中來(lái)，檔案管理數(shù)字化水平的高低也對(duì)檔案管理工作是最直接體現(xiàn)，要一絲不茍地對(duì)待，不容小覷，將電腦互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化作為檔案工作的核心目標(biāo)。

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)人們有目共睹，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的核心及基礎(chǔ)是數(shù)字技術(shù)，在社會(huì)的多方面得到了發(fā)展及應(yīng)用，改變了原本的工作、生活、思維方式，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生了強(qiáng)有力的沖擊，各種紛繁的信息采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理是適應(yīng)時(shí)代的必然要求。企業(yè)檔案數(shù)字化能有效提高工作效率，利于企業(yè)成本的節(jié)約，并在一定程度上提高企業(yè)服務(wù)水平。為了搞好檔案管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理這就要求每個(gè)檔案管理人員必須提高知識(shí)技能水平，特別是這個(gè)對(duì)檔案整體的分析能力能有效、準(zhǔn)確、清晰歸檔，在通過(guò)使用人員對(duì)需求提供出完整正確的檔案，這些條件的實(shí)現(xiàn)就需要培養(yǎng)高素質(zhì)技能的信息化人才以適應(yīng)工作的需要。所以加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，將檔案管理水平提升到一個(gè)新的高度，勢(shì)在必行。endprint