全面預(yù)算管理工作流智能化的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

【摘 要】 隨著市場競爭加劇、產(chǎn)業(yè)升級(jí)和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型，企業(yè)管理復(fù)雜程度日益增加。全面預(yù)算管理可以有效發(fā)揮精確管理、價(jià)值分析和持續(xù)改進(jìn)的作用，對(duì)提高公司競爭力有十分重要的意義。在相關(guān)研究和理論的基礎(chǔ)上，實(shí)際分析了企業(yè)全面預(yù)算管理體系的框架和預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)針對(duì)企業(yè)全面預(yù)算管理中存在的問題，提出預(yù)算管理是多環(huán)節(jié)、多任務(wù)、多流程、多循環(huán)和多用戶組成的網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)體系，企業(yè)全面預(yù)算管理要達(dá)到科學(xué)、高效、簡約、溝通的目標(biāo)，設(shè)計(jì)合理的預(yù)算流程十分重要。借助于系統(tǒng)設(shè)計(jì)的理念和方法，通過系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)計(jì)、工作流設(shè)計(jì)、Excel表單設(shè)計(jì)、公式設(shè)計(jì)來支持流程的運(yùn)行，初步實(shí)現(xiàn)了適合企業(yè)的簡約全面預(yù)算管理智能化運(yùn)作。

【關(guān)鍵詞】 全面預(yù)算管理； 工作流； 智能化； 網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)體系； 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

【中圖分類號(hào)】 F230 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1004-5937（2017）23-0050-03

精益化生產(chǎn)的理念源于20世紀(jì)中葉的豐田公司，而麻省理工的學(xué)者經(jīng)過實(shí)地考察和研究之后于20世紀(jì)90年代提出精益化生產(chǎn)理論，為企業(yè)先進(jìn)的生產(chǎn)和管理模式奠定了重要的理論基礎(chǔ)[ 1 ]。從提出至今，精益化生產(chǎn)理論已從單一的生產(chǎn)方面延伸至包括企業(yè)預(yù)算管理在內(nèi)的方方面面。

作為一種新的管理理念，精益化管理的內(nèi)涵是精確管理、價(jià)值分析和持續(xù)改進(jìn)，它可以幫助提升企業(yè)全面預(yù)算管理水平、提高效益和實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化等目標(biāo)[ 2 ]。

一、C公司全面預(yù)算管理體系

隨著市場競爭加劇、產(chǎn)業(yè)升級(jí)和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型，管理復(fù)雜程度日益增加，企業(yè)追求包括精益化管理在內(nèi)的管理戰(zhàn)略尤顯重要[ 3 ]。全面預(yù)算管理能實(shí)現(xiàn)精益化管理的內(nèi)涵和目標(biāo)，對(duì)提高企業(yè)競爭力有著十分重要的意義[ 4 ]。

C公司是以農(nóng)業(yè)裝備制造為主的大型多元化產(chǎn)業(yè)集團(tuán)，該企業(yè)以市場為導(dǎo)向，以研發(fā)為龍頭，不斷提高生產(chǎn)技術(shù)和產(chǎn)品質(zhì)量，除國內(nèi)銷售外，產(chǎn)品遠(yuǎn)銷歐美、非洲等60多個(gè)國家，近年來保持了持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展的良好勢頭。C公司注重全面預(yù)算管理，其全面預(yù)算管理體系由預(yù)算規(guī)劃、預(yù)算目標(biāo)、預(yù)算形成和預(yù)算控制四大部分構(gòu)成，如圖1所示。

公司預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)包括預(yù)算管理委員會(huì)、預(yù)算管理工作組、預(yù)算編制執(zhí)行機(jī)構(gòu)三級(jí)。預(yù)算管理委員會(huì)由公司領(lǐng)導(dǎo)及部門負(fù)責(zé)人組成，是公司預(yù)算管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)公司預(yù)算管理進(jìn)行審查、監(jiān)督和指導(dǎo)。預(yù)算管理工作組由公司各職能部門組成，是公司預(yù)算管理的職能機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司預(yù)算整體的規(guī)劃。預(yù)算編制執(zhí)行機(jī)構(gòu)包括各分、子公司預(yù)算管理委員會(huì)，預(yù)算管理職能部門，崗位專責(zé)層級(jí)，是預(yù)算編制機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)。預(yù)算責(zé)任網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建不僅是預(yù)算管理精益化的基礎(chǔ)，也是全員預(yù)算管理的具體體現(xiàn)。

全面預(yù)算管理工作的有效實(shí)施需要強(qiáng)有力的制度體系為保障，公司通過對(duì)管理模式、管理方法和考核機(jī)制進(jìn)行規(guī)范，建立了“縱向到底、橫向到邊、上下聯(lián)動(dòng)、責(zé)權(quán)掛鉤”的包括《戰(zhàn)略規(guī)劃編制制度》等在內(nèi)的整套預(yù)算管理規(guī)章制度，形成了完整的預(yù)算制度體系。

考評(píng)指標(biāo)是預(yù)算考評(píng)的基礎(chǔ)，公司建立包含經(jīng)營效益、成本水平、資金管理、基建管理、預(yù)算管理、安全評(píng)估六個(gè)類別覆蓋所有職能層面的預(yù)算考評(píng)指標(biāo)體系，對(duì)預(yù)算管理過程和執(zhí)行結(jié)果實(shí)行雙重考評(píng)，并通過實(shí)施獎(jiǎng)懲維護(hù)預(yù)算考評(píng)指標(biāo)體系，以達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。

二、預(yù)算管理的網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)體系

C公司在實(shí)踐全面預(yù)算管理體系時(shí)遇到以下幾個(gè)問題：第一，預(yù)算缺乏科學(xué)性、交流性、可視性；第二，預(yù)算系統(tǒng)及流程不簡約；第三，預(yù)算流程周期較長，牽扯精力較多；第四，業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員對(duì)預(yù)算的理解存在差異。

隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，C公司預(yù)算管理開始采用信息化模式，在與企業(yè)整體信息系統(tǒng)融合的同時(shí)，也在尋求預(yù)算管理流程的自身優(yōu)化。企業(yè)的全面預(yù)算管理體系是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)，要實(shí)現(xiàn)分析和處理預(yù)算管理流程十分重要[ 5 ]。預(yù)算管理工作本身包括預(yù)算管理環(huán)節(jié)和運(yùn)營任務(wù)，預(yù)算管理環(huán)節(jié)包括預(yù)算規(guī)劃、預(yù)算目標(biāo)、預(yù)算形成、預(yù)算控制等內(nèi)容，預(yù)算管理運(yùn)營任務(wù)包括溝通交流、數(shù)據(jù)收集、內(nèi)容細(xì)則、分析報(bào)告、任務(wù)發(fā)布等內(nèi)容。因此，預(yù)算管理工作本身形成了由環(huán)節(jié)和運(yùn)營任務(wù)構(gòu)成的預(yù)算流程，流程描述如圖2所示。

一個(gè)流程可以是各個(gè)環(huán)節(jié)中不同運(yùn)營任務(wù)的銜接，如溝通交流（預(yù)算規(guī)劃）、數(shù)據(jù)收集（預(yù)算目標(biāo)）、數(shù)據(jù)收集（預(yù)算形成）、內(nèi)容細(xì)則（預(yù)算控制）構(gòu)成的循環(huán)。實(shí)際工作中，由于多個(gè)預(yù)算可能同時(shí)并行，存在多個(gè)由預(yù)算規(guī)劃、預(yù)算目標(biāo)、預(yù)算形成、預(yù)算控制環(huán)節(jié)和運(yùn)營任務(wù)形成的預(yù)算流程并行、交叉甚至重疊的現(xiàn)象。同時(shí)，每個(gè)預(yù)算流程處于各自需要的循環(huán)之中，起點(diǎn)和終點(diǎn)可以是任何環(huán)節(jié)和任何運(yùn)營任務(wù)的結(jié)合點(diǎn)。此外，流程和循環(huán)涉及預(yù)算的不同部門和人員（用戶），而多個(gè)流程、多個(gè)循環(huán)和多用戶同時(shí)存在形成網(wǎng)絡(luò)式的預(yù)算管理體系，加上外部環(huán)境的變化、公司內(nèi)部不同部門的協(xié)作、生產(chǎn)計(jì)劃的改變、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的調(diào)整等因素?zé)o時(shí)無刻不在影響著預(yù)算管理，使得預(yù)算管理網(wǎng)絡(luò)式體系的運(yùn)行趨于復(fù)雜。

網(wǎng)絡(luò)式的預(yù)算管理體系有兩方面的涵義：一方面，不同的預(yù)算涉及不同的預(yù)算流程和循環(huán)，而不同預(yù)算流程和循環(huán)間相互聯(lián)系、互為因果，形成覆蓋全面預(yù)算管理的完整的網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)；另一方面，不同的用戶可以根據(jù)各自的需求切入到預(yù)算流程和循環(huán)中，他們在預(yù)算流程和循環(huán)中可以進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)（絡(luò)）式的溝通、協(xié)商、交流、分析，共同完成預(yù)算流程的管理和運(yùn)作。

三、預(yù)算管理工作流的設(shè)計(jì)

鑒于預(yù)算管理多環(huán)節(jié)、多任務(wù)、多流程、多循環(huán)和多用戶的網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，設(shè)計(jì)適合企業(yè)需要的簡約工作流（程）十分必要。借鑒系統(tǒng)設(shè)計(jì)的理念和方法[ 6-8 ]，可以初步實(shí)現(xiàn)預(yù)算工作流管理的智能化過程。

假設(shè)企業(yè)進(jìn)行預(yù)算管理，某預(yù)算流程處于溝通交流（預(yù)算規(guī)劃）、數(shù)據(jù)收集（預(yù)算目標(biāo)）、數(shù)據(jù)收集（預(yù)算形成）、內(nèi)容細(xì)則（預(yù)算控制）構(gòu)成的循環(huán)，該循環(huán)可能處于預(yù)算規(guī)劃、預(yù)算目標(biāo)、預(yù)算形成、預(yù)算控制任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)，模式如圖3所示。endprint

為了完成以上的預(yù)算流程和循環(huán)，需要建立預(yù)算管理模式，形式如圖4所示。

通過數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)計(jì)、工作流設(shè)計(jì)、Excel表單設(shè)計(jì)、公式設(shè)計(jì)來支持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的形成和流程的運(yùn)行，再通過系統(tǒng)架構(gòu)將它們組合起來，以便于預(yù)算工作流中多流程、多循環(huán)和多用戶的實(shí)施和運(yùn)用。

四、預(yù)算管理網(wǎng)絡(luò)式流程的實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)管理的實(shí)現(xiàn)如圖5所示，通過建立組織機(jī)構(gòu)、自注冊用戶、連接等內(nèi)容形成系統(tǒng)架構(gòu)來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的管理。該系統(tǒng)可以同時(shí)處理不同的預(yù)算流程和循環(huán)，供多個(gè)用戶同時(shí)在線進(jìn)行處理。

數(shù)據(jù)項(xiàng)設(shè)計(jì)、工作流設(shè)計(jì)、Excel表單設(shè)計(jì)、公式設(shè)計(jì)可通過系統(tǒng)的設(shè)計(jì)功能來完成，Excel表單設(shè)計(jì)如圖6所示。

預(yù)算工作流如圖7所示，預(yù)算規(guī)劃、預(yù)算目標(biāo)、預(yù)算形成、預(yù)算控制全部設(shè)置了任務(wù)項(xiàng)內(nèi)容和用戶權(quán)限，可以方便不同預(yù)算、不同流程、不同循環(huán)的同時(shí)運(yùn)行，也方便不同用戶隨時(shí)介入和處理。預(yù)算流程中還可以設(shè)定接入點(diǎn)（倒三角符號(hào)）和流程運(yùn)行的節(jié)點(diǎn)（加粗項(xiàng)），可以方便識(shí)別預(yù)算運(yùn)行的起點(diǎn)和正在運(yùn)行項(xiàng)。每一個(gè)環(huán)節(jié)完成后，可以自動(dòng)運(yùn)行到下一個(gè)環(huán)節(jié)，不同的用戶可以根據(jù)權(quán)限完成預(yù)算流程和循環(huán)的交流、制定、設(shè)置、監(jiān)督和反饋，預(yù)算工作流之間還可以靈活地實(shí)現(xiàn)切換，初步實(shí)現(xiàn)了預(yù)算管理工作流的智能化運(yùn)行。

五、相關(guān)思考

隨著人工智能、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的飛速發(fā)展，伴隨著市場競爭的加劇和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型，企業(yè)管理模式面臨新的挑戰(zhàn)，如何改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式以適應(yīng)瞬息萬變的市場和環(huán)境已成為企業(yè)面臨的現(xiàn)實(shí)問題。市場經(jīng)濟(jì)使得企業(yè)越來越重視管理效率的提高和成本的減少，現(xiàn)行的預(yù)算管理模式已不能完全滿足預(yù)算管理網(wǎng)絡(luò)式體系的需要，建立一套簡約、便捷、高效的基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理智能化流程十分必要。本文完成的工作是初步的內(nèi)容，還需要后續(xù)設(shè)計(jì)、大量數(shù)據(jù)和企業(yè)運(yùn)行實(shí)務(wù)的支持。提升全面預(yù)算管理流程還需要進(jìn)行以下工作：第一，進(jìn)一步完善與企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)相吻合的企業(yè)預(yù)算管理體系；第二，進(jìn)一步完善與企業(yè)預(yù)算管理體系相吻合的績效評(píng)價(jià)體系；第三，進(jìn)一步分析企業(yè)預(yù)算管理體系不同核算子體系的關(guān)系與流程；第四，進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)控機(jī)制，保證預(yù)算管理的實(shí)施；第五，理順全面預(yù)算管理系統(tǒng)與整體信息系統(tǒng)的關(guān)系[ 9 ]，進(jìn)一步完善整體信息系統(tǒng)和基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫信息。●

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