構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理體系的研究

郭婧懿

【摘要】醫(yī)院檔案管理運動過程中所產(chǎn)生的信息具有多樣化的特點，現(xiàn)今信息化管理模式將逐漸取代傳統(tǒng)的手工處理檔案模式。醫(yī)院檔案管理體系應(yīng)以技術(shù)維度構(gòu)建為主，以管理維度作為管理保障，以機制建立作為組織管理體系，使所構(gòu)建的醫(yī)院檔案信息化管理體系可以為醫(yī)療工作提供快速、優(yōu)質(zhì)及高效的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；信息化管理體系；構(gòu)建

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中醫(yī)院檔案作為信息資源具有著重要意義，尤其是新形勢下醫(yī)院檔案管理信息化水平的不斷提升，檔案管理體系的構(gòu)建，可使醫(yī)院檔案資料的得到有效開發(fā)利用，并為醫(yī)院檔案管理發(fā)展作出重要貢獻。

一、技術(shù)維度構(gòu)建檔案信息化管理工程體系

通過對信息技術(shù)的利用使醫(yī)院檔案管理工作得到加強，對檔案信息資源的主動開發(fā)利用，是現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理建設(shè)發(fā)展的重要任務(wù)之一。從技術(shù)維度對檔案信息化管理體系建立時，需要以實用性與經(jīng)濟性為基礎(chǔ)，采用成熟、先進的各項技術(shù)，從一個高起點對系統(tǒng)設(shè)計進行有效建立。對于醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)中所設(shè)計的系統(tǒng)性硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品選型、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成等方面均需要在一定程度上具有先進水平，同時使用的硬件與軟件系統(tǒng)具有較長的使用期，并使其與時代發(fā)展水平相符合。

（一）網(wǎng)絡(luò)工程的建立。醫(yī)院檔案信息化管理中網(wǎng)絡(luò)要具有安全性、順暢性、高效性，為檔案管理工作提供信息化環(huán)境。在檔案信息化管理實施過程中需要與多個部門進行系統(tǒng)合作，對各類信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的文件信息進行及時歸檔管理，在進行業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息整合時，也需要以網(wǎng)絡(luò)信息傳輸作為載體實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)活動信息的有效結(jié)合。

（二）信息工程的建立。信息是醫(yī)院檔案信息化管理的重要資源，是信息化建設(shè)的主體，對各類信息系統(tǒng)設(shè)計管理信息流時，首先需要與信息化檔案管理的實際要求相結(jié)合，然后明確信息工程管理的主要對象，其中主要包括信息的收集、存儲、檢索、安全機制。對電子文件流轉(zhuǎn)以及歸檔管理文件捕獲點的設(shè)置，按照原始順序?qū)﹄娮游募c歸檔管理文件進行有效整理，可使檔案間存在的原始聯(lián)系進行正確說明，同時對整個生命周期中電子文件組合方式與順序的變化，通過客觀、實際的變化方式可使文件的來源得以發(fā)展與豐富；通過對各類電子文件格式的選擇，也要選擇格式的可轉(zhuǎn)換性與通用性及文本數(shù)據(jù)的規(guī)范性，同時也需對不同格式進行甄別與捕獲。計算機工作模式需要建立單機電子檔案以存儲載體為主，以及以醫(yī)院局域網(wǎng)喜愛系統(tǒng)自動記錄所形成的電子檔案，通過電子信號時信息復(fù)制與傳輸在網(wǎng)上進行，同時由計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動完成電子檔案的儲存與積累。在系統(tǒng)中也要設(shè)置相應(yīng)的電子文件檢索工作，在首頁導(dǎo)航下設(shè)置檢索表單，使用戶可快速實現(xiàn)電子文件的查找，從而使信息化檔案管理中信息文件的有效提取利用得以實現(xiàn)。在醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計過程中最為重要的是安全監(jiān)控的設(shè)立，通過數(shù)字檔案管理中設(shè)立安全體系管理、監(jiān)控、緊急情況服務(wù)與維護，使醫(yī)院檔案的安全性得到有效保障。

（三）軟件工程的建立。計算機自動化管理是對電子文件檔案管理自動化實現(xiàn)的基礎(chǔ)，在電子文件檔案管理的主體是軟件系統(tǒng)，通過計算機管理的應(yīng)用使電子文件檔案中的統(tǒng)計工作更加簡單，現(xiàn)今大多數(shù)檔案管理工作軟件在一定程度上具備自動統(tǒng)計功能，可使醫(yī)院實現(xiàn)電子文件檔案管理的自動化。

二、從管理維度上建立對檔案管理的保障體系

（一）建立制度規(guī)范。制度規(guī)范可分為兩個部分，分別為技術(shù)規(guī)范與管理制度。技術(shù)規(guī)范是電子檔案資源在檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息資源的共享與整合的實現(xiàn)。在保持規(guī)范性體系穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上進行調(diào)整，滿足技術(shù)發(fā)展需求。管理制度是對電子檔案管理全過程與各管理環(huán)節(jié)針對性制定相應(yīng)的管理規(guī)范，使業(yè)務(wù)人員、檔案工作人員行為規(guī)范，使電子檔案管理活動有相應(yīng)的規(guī)章制度來約束。

（二）建立優(yōu)秀人才隊伍。檔案工作人員選取時不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、檔案業(yè)務(wù)能力，還要具備檔案信息系統(tǒng)開發(fā)、保護技術(shù)、開拓創(chuàng)新的能力，檔案管理人員要有應(yīng)用現(xiàn)代工具工作的意識與習(xí)慣，從而使傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)型轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?fù)合知識型的管理方向；使醫(yī)院環(huán)境與信息化檔案管理相吻合，提升醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的能力與層次。

（三）建立保障機制。保障機制的建立分為三個方面：硬件保障、軟件保障、經(jīng)費保障。首先需要根據(jù)醫(yī)院建立規(guī)劃對網(wǎng)絡(luò)、計算機終端系統(tǒng)、服務(wù)器等進行全局統(tǒng)籌分配，使檔案部門信息化檔案管理的硬件需求得以有效保障。其次，通過自主開發(fā)、委托開發(fā)等方式配置相應(yīng)的軟件，同時對軟件的升級和維護建立健全的機制，使各項管理需求得以實現(xiàn)。最后，對于醫(yī)院檔案信息化管理所涉及的硬件與軟件配置、各項管理工作人力資源培訓(xùn)有充足的經(jīng)費支持，同時也要創(chuàng)建籌措經(jīng)費的通暢渠道，從而使醫(yī)院檔案信息化管理有效開展。

三、醫(yī)院信息化管理機制下的組織體系

（一）明確檔案管理責(zé)任，建立完善的規(guī)章制度。在建立醫(yī)院信息化檔案管理體系時要根據(jù)醫(yī)院工作的實際情況進行分析，將各類檔案作為管理的有機整體，并按照分工專業(yè)性、業(yè)務(wù)相關(guān)性進行劃分，同時根據(jù)各項業(yè)務(wù)所承擔(dān)的功能將業(yè)務(wù)職能有效實現(xiàn)，在管理過程中通過醫(yī)院、科室及相關(guān)操作人員進行三級網(wǎng)絡(luò)管理，并根據(jù)各部門的具體職責(zé)對檔案的收集、整理與積累進行科學(xué)劃分；設(shè)置專人進行管理，使醫(yī)院檔案信息化管理有章可循。

（二）檔案管理的標準化。信息化檔案管理過程中需將醫(yī)療治療目標納入相應(yīng)的管理制度中，（下轉(zhuǎn)第192頁）（上接第84頁）通過檔案基礎(chǔ)工作標準化的建立，使醫(yī)院工作體系中檔案的收集管理程序更規(guī)范，同時制定標準化、規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容分類、案卷目錄、編號、卷內(nèi)目錄，上述內(nèi)容的書寫格式均需與檔案部門所規(guī)定的內(nèi)容相吻合，同時使檔案內(nèi)容條理清晰、目標明確、內(nèi)容清楚完整，為檔案資源的利用奠定基礎(chǔ)。在檔案立卷歸檔過程中要注重文件的實效性，對于現(xiàn)行文件階段性任務(wù)必須等到任務(wù)完成后方可立卷歸檔，避免造成檔案管理工作的混亂。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作具有專業(yè)、繁瑣的特點，作為醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院檔案信息化管理可使醫(yī)院的整體管理水平得到有效提升。構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理可使檔案的潛在價值得以充分發(fā)揮，使突發(fā)事件與緊急事件發(fā)生時有檔案資料作為保障，并為醫(yī)療工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。通過醫(yī)院檔案自動化管理體系的建立，也可使醫(yī)院檔案集中化管理工作得以有效實現(xiàn)，在檔案管理成本大幅度降低的同時，保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，對于醫(yī)院檔案工作的發(fā)展而言具有重要意義。

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