文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

柳斐

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2017.30.130

摘 要：文書檔案指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位以及各種組織在行政管理活動中產(chǎn)生的收集整理檔案的各類文件檔案，比如命令、指示、公告、請示、通知、會議記錄、工作計劃以及工作總結(jié)等。文書檔案管理對各單位以及企業(yè)的實際工作具有指導(dǎo)作用，也對提高工作質(zhì)量以及工作單位的整體發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。本文分析了文書檔案管理存在的問題，并提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案 管理 創(chuàng)新策略

中圖分類號：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）10（c）-0130-02

文書檔案記載著社會發(fā)展的歷史進(jìn)程，也記錄著各項工作所取得的成果，客觀反映出工作單位各類問題的處理過程、領(lǐng)導(dǎo)決策以及規(guī)范管理的實施和成果，為以后工作提供了可靠的依據(jù)。隨著社會的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作如何創(chuàng)新，以便為工作單位提供及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息，滿足工作單位日常生產(chǎn)經(jīng)營和未來發(fā)展各方面的需求，將是工作單位文書檔案管理工作要面臨的巨大挑戰(zhàn)。

1 文書檔案管理工作存在的問題

1.1 缺乏管理制度

我國目前雖已形成了一定的文書檔案管理制度，但管理制度和現(xiàn)代化的發(fā)展需求還是難以相適應(yīng)，導(dǎo)致在實際管理中出現(xiàn)很多問題。在文書檔案管理中，往往著重整理及收集檔案，卻忽視了其實際應(yīng)用，造成檔案的效果很難得到充分發(fā)揮。同時管理工作中重視檔案的整理和保存，對文書檔案管理工作的服務(wù)性就較為忽視，導(dǎo)致影響了工作的有效性。此外，管理制度的缺失還表現(xiàn)在案卷標(biāo)題不規(guī)范、檔號不規(guī)范以及組卷混亂等情況。

1.2 文書檔案管理工作人員的素質(zhì)較低

文書檔案管理工作在很大一部分人看來，似乎人人都可勝任，其技術(shù)性也不強(qiáng)，其實不然。文書檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，且很繁雜，需要有關(guān)人員具備一定的管理能力，所以對文書檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。但是實際工作中，管理人員大多年齡偏大，由于其工作枯燥，難以及時補(bǔ)充新鮮血液，再加上還是沿用老一套的文書檔案管理方法及管理思路，導(dǎo)致工作效率低下，難以進(jìn)行有序、科學(xué)管理，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作創(chuàng)新。

1.3 重視度不夠

單位及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人員對文書檔案管理工作的認(rèn)識不夠，未能及時認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，并且抱著得過且過心態(tài)，未想過提升其管理技術(shù)及管理理念，導(dǎo)致文書檔案管理工作存在嚴(yán)重的滯后性，有部分文書得在幾個月后才能進(jìn)入管理系統(tǒng)，使得有關(guān)部門難以及時運用文書檔案開展活動。由于對文書檔案管理工作的不重視，許多單位就會比較忽視工作方式及設(shè)備的更新，造成管理工作無法和現(xiàn)代社會相適應(yīng)。比如資金不足導(dǎo)致未配置計算機(jī)管理設(shè)備，進(jìn)而影響管理效率；單位文書檔案管理理念等未及時更新，工作人員無法認(rèn)識到其工作的重點，造成做了許多無用功，使文書檔案管理工作的效率大大降低。

2 創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略

2.1 創(chuàng)新文書檔案管理制度

要想使文書檔案管理工作順利開展的一個重要途徑就是創(chuàng)新文書檔案管理工作制度。創(chuàng)新制度應(yīng)以工作單位的實際需求及發(fā)展的需求為基礎(chǔ)，并在其原有的文書檔案管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理完善，以彌補(bǔ)原有制度中的不足之處。還可充分借鑒、吸納一些當(dāng)前國內(nèi)外較為先進(jìn)的文書檔案管理策略和經(jīng)驗，從單位的實際出發(fā)建立一套符合自身實際情況的管理制度，并確保創(chuàng)新的制度能和單位的日常工作開展情況相統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，確保創(chuàng)新的管理制度和目前現(xiàn)代社會的發(fā)展相適應(yīng)，從而提升文書檔案管理制度創(chuàng)新的科學(xué)性、完整性及有效性。在創(chuàng)新制度中應(yīng)緊跟時代的發(fā)展步伐，取其精華并去其糟粕，對現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行改革創(chuàng)新，同時，確保文書檔案管理制度和工作責(zé)任分配與工作單位領(lǐng)導(dǎo)體制能協(xié)調(diào)及適應(yīng)，從而使質(zhì)量監(jiān)督體系得到不斷完善，提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.2 提高文書檔案管理工作人員的素質(zhì)

提升文書檔案管理水平的一個有效保證就是文書檔案管理工作人員，所以檔案管理單位必須加強(qiáng)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)提升工作，并對管理人員素質(zhì)進(jìn)行創(chuàng)新管理，使其具備較強(qiáng)的專業(yè)技能以及較高的綜合素質(zhì)水平。為此，首先，工作單位應(yīng)對有關(guān)文書檔案管理工作人員進(jìn)行定期有關(guān)工作能力的測試，以便單位能有效針對每個員工的不足之處科學(xué)制定培訓(xùn)計劃，從而大大提高其思想認(rèn)識及工作能力，使管理人員的綜合素質(zhì)以及有關(guān)工作能力得到有效完善和提高。其次，單位必須不斷更新文書檔案管理思想和管理工作理念，并以先進(jìn)的思想和理念對文書檔案管理的相關(guān)工作人員進(jìn)行指導(dǎo)，尤其是現(xiàn)代信息化發(fā)展加快，單位的文書檔案管理工作急切需要更加專業(yè)的人才，他們具備文書檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識以及技能，還具備管理領(lǐng)導(dǎo)能力，這樣才能大大提升文書檔案管理工作的水平。最后，建立激勵機(jī)制以及獎懲制度，將工作晉升、物質(zhì)獎勵等激勵手段和文書檔案管理工作掛鉤，以此從根本上解決傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題，充分激發(fā)工作人員的工作熱情。同時，通過獎懲充分激發(fā)出員工的工作積極性與主動性，使他們最大限度地發(fā)揮出工作熱情，學(xué)習(xí)有關(guān)知識，掌握相關(guān)專業(yè)技能，從而創(chuàng)新文書檔案管理工作，提高管理水平。

2.3 重視文書檔案管理工作

單位領(lǐng)導(dǎo)人員及部門有關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識文書檔案管理工作，并讓所有員工充分認(rèn)識到文書檔案管理工作對單位平時工作及未來發(fā)展的重要性，從而進(jìn)一步加大文書檔案管理工作的重視度?，F(xiàn)代信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展，現(xiàn)代電子化文書檔案管理工作已是大勢所趨，單位應(yīng)對文書檔案管理工作在創(chuàng)新技術(shù)方面提供有力的支持，搭建電子化檔案管理平臺，建立相應(yīng)的電子化信息庫，并對電子化管理提供安全保障。單位要實現(xiàn)這些，均需投入相關(guān)電子產(chǎn)品以及引進(jìn)相關(guān)人才，這樣才能進(jìn)一步提升管理工作的技術(shù)水平，從而緊跟時代的發(fā)展步伐，加快建立以及完善完整的文書檔案管理體系，使文書檔案管理工作高效、穩(wěn)定進(jìn)行，為部門相關(guān)工作的及時有效開展提供活力并提供參考資料和數(shù)據(jù)，進(jìn)而制定出科學(xué)的工作方案。同時，還應(yīng)該做好電子化信息檔案管理的后期維護(hù)以及運營工作，從而有效保證檔案電子信息化管理數(shù)據(jù)的信息安全與完整。此外，一些有條件的單位也可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)，和單位其他部門或其他單位盡力加強(qiáng)文書檔案工作的聯(lián)系，實現(xiàn)有關(guān)信息數(shù)據(jù)的共享，加強(qiáng)各部門之間交流和合作，從而大大提高文書檔案信息服務(wù)質(zhì)量和效率，為單位的發(fā)展及決策提供重要又有力的支持。

2.4 創(chuàng)新文書檔案管理工作效率

單位要創(chuàng)新文書檔案管理工作效率，真正實現(xiàn)提升文書檔案管理工作效率。首先，應(yīng)加大對文書檔案管理工作的宣傳力度，對單位文書檔案管理工作的目的進(jìn)行進(jìn)一步明確，通過這種方法，才能真正提高其工作效率。其次，在單位文書檔案管理的實際工作過程中，必須對管理工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，在提升工作效率的同時，也應(yīng)重視及認(rèn)識到和其他各部門間工作的協(xié)調(diào)性和統(tǒng)一性，大家在思想上對此有了共同的認(rèn)識，才能在實際工作中對文書檔案管理工作進(jìn)行互相指導(dǎo)與改進(jìn)，從而最大限度地提升其工作效率。最后，單位應(yīng)對文書檔案管理相關(guān)工作人員的工作經(jīng)驗積累，并從中不斷找到自己在實際工作中存在的不足之處，不斷進(jìn)行改進(jìn)，這對提升文書檔案管理的工作效率將起到重要的作用。

3 結(jié)語

總而言之，我國文書檔案管理工作存在缺乏管理制度、文書檔案管理工作人員的素質(zhì)較低以及重視度不夠等問題。在管理工作當(dāng)中，應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的良好協(xié)作，做好創(chuàng)新文書檔案管理制度、提高文書檔案管理工作人員的素質(zhì)、創(chuàng)新文書檔案管理工作效率等方面創(chuàng)新工作，提高管理技術(shù)以及水平，提高單位文書檔案的利用率，促進(jìn)單位的建設(shè)與良好發(fā)展。

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