大數(shù)據(jù)影響下基于SWOT分析的檔案管理研究

董芹

摘 要：云計算和物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的迅速崛起，開啟了大數(shù)據(jù)應(yīng)用發(fā)展的新紀(jì)元，在各個領(lǐng)域引起巨大變革的同時，也給檔案管理帶來了強(qiáng)有力的沖擊。以此為研究背景，在闡述SWOT應(yīng)用可行性的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用SWOT分析法剖析了大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的內(nèi)外部環(huán)境，最后結(jié)合各影響因素提出了可選擇的發(fā)展戰(zhàn)略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；SWOT分析；檔案管理

中圖分類號：F27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.36.025

被海量數(shù)據(jù)充盈的大數(shù)據(jù)檔案，勢必顛覆傳統(tǒng)的檔案管理方式，在檔案的收集整理、檔案知識挖掘和檔案服務(wù)思維創(chuàng)新方面都將產(chǎn)生日新月異的變化。中國檔案信息化歷經(jīng)二十多年的建設(shè)，電子檔案存儲數(shù)據(jù)量逐年增加，在此過程中產(chǎn)生的海量數(shù)字資源通過云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新型IT服務(wù)模式在檔案管理中被大范圍運(yùn)用，但依舊無法與社會需求相契合，詳細(xì)探究大數(shù)據(jù)環(huán)境下將檔案信息有效轉(zhuǎn)化為知識資源的戰(zhàn)略決策就顯得尤為重要和迫切。

1 大數(shù)據(jù)時代SWOT分析法應(yīng)用于檔案管理的可行性

當(dāng)前大數(shù)據(jù)浪潮正在席卷各個領(lǐng)域，檔案管理作為信息化建設(shè)中的重要組成部分，其面臨的一次具體而深刻的變革已不可阻擋，當(dāng)務(wù)之急是決定究竟采取何種變革策略。無論是哪種形式的管理，管理的思維都是相通的，管理學(xué)領(lǐng)域的研究方法和手段都是類似的，檔案管理與企業(yè)管理類似，是一種對于知識經(jīng)濟(jì)的經(jīng)營管理活動，信息資源在某種程度上也具備商品的屬性?；谶@樣的思考，本文將商業(yè)管理領(lǐng)域常見的SWOT分析方法應(yīng)用于檔案管理的相關(guān)研究，結(jié)合目前的檔案行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，從宏觀和微觀等不同角度，分析大數(shù)據(jù)影響下檔案管理的發(fā)展路徑，依托SWOT模型的戰(zhàn)略選擇，為檔案管理的變革提供參考和借鑒，從而更好地應(yīng)對一切機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

2 大數(shù)據(jù)影響檔案管理的SWOT分析

2.1 優(yōu)勢（Strengths）分析

2.1.1 應(yīng)用價值巨大

我國的檔案數(shù)據(jù)不僅囿于檔案館館藏，還遍及機(jī)關(guān)、企業(yè)、經(jīng)濟(jì)、教育等各領(lǐng)域的檔案保存組織中，檔案大數(shù)據(jù)的來源除了眾多檔案機(jī)構(gòu)的固有信息資源外，還有用戶實時查詢和瀏覽數(shù)據(jù)的相關(guān)記錄。大數(shù)據(jù)試圖實現(xiàn)“信息關(guān)聯(lián)—行為預(yù)測—精準(zhǔn)推送”這一系統(tǒng)化的目標(biāo)，與檔案服務(wù)的職能不謀而合，通過挖掘海量的檔案數(shù)據(jù)資源，幫助用戶在短時間內(nèi)完成與自身需求的匹配，開發(fā)檔案信息的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值，提升檔案機(jī)構(gòu)整體服務(wù)能力和水平。當(dāng)前是大數(shù)據(jù)發(fā)展的黃金時代，也是探索檔案信息利用空間的最佳時期，檔案管理不再局限于傳統(tǒng)的官方服務(wù)層面上，而是不斷拓展到市場服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)其實踐性的特質(zhì)。

2.1.2 理論研究日趨成熟

當(dāng)前諸多學(xué)者和專家都將關(guān)注點集中于大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作存在的問題、面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，結(jié)合檔案管理的收集、整理和利用的三個環(huán)節(jié)，提出大數(shù)據(jù)影響下檔案管理將以數(shù)據(jù)分析、挖掘為主導(dǎo)，做到實時收集，全流程控制，并將利用大數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)對電子資源檔案進(jìn)行重新存儲、組織和管理作為研究的重點和核心內(nèi)容。檔案工作者也在緊跟時代步伐，更新自身的理論知識體系，彌補(bǔ)技術(shù)水平的缺陷，滿足檔案管理的變革需求。相信隨著理論研究的不斷完善，大數(shù)據(jù)的影響將更全面細(xì)致地滲透到檔案管理的實踐中，檔案信息將真正發(fā)揮其巨大的資源優(yōu)勢。

2.2 劣勢（Weaknesses）分析

2.2.1 資源系統(tǒng)化整合難度大

檔案信息來源廣、類型多樣、數(shù)量龐大，加大了信息資源的整合難度，需要消耗大量的人力和物力，鑒于相關(guān)領(lǐng)域人才的巨大缺口和資金供應(yīng)鏈的不完備，尚不能在數(shù)據(jù)分析、計算和預(yù)測方面真正滿足現(xiàn)實需要，符合用戶的內(nèi)心期望。同時由于檔案管理與多種學(xué)科、技術(shù)相關(guān)聯(lián)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)甄別和分析價值等活動時，會出現(xiàn)由于主觀判斷失誤而導(dǎo)致資源檢索利用率降低的問題，難以達(dá)到資源整合和資源共享的理想效果。

2.2.2 開放利用性低

目前我國大部分檔案都存放于專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，面向社會的開放程度低，檔案信息資源難以為公眾所用。諸如很多珍貴的國家檔案資料處于政府的封閉保護(hù)狀態(tài)中，研究學(xué)者難以接觸到其真面目，也就無法利用它實現(xiàn)學(xué)術(shù)研究的價值。有些公開的檔案信息碎片化現(xiàn)象十分嚴(yán)重，關(guān)聯(lián)度差，信息排序雜亂無章，往往會讓使用者陷入只知其表不知其里的尷尬處境，無法挖掘到全面、真實、有效的數(shù)據(jù)。雖然檔案館的建設(shè)一直在持續(xù)，但其公開的檔案資源不免落入開發(fā)程度低的沼澤，同時由于利用手續(xù)復(fù)雜、利用收費(fèi)、服務(wù)渠道單一等不利因素的影響，民眾難以體驗到檔案信息利用的一站式服務(wù)。

2.3 機(jī)會（Opportunities）分析

2.3.1 良好的政策環(huán)境

檔案管理作為黨和國家事務(wù)中必要的基礎(chǔ)性工作，貫穿于各區(qū)域各單位的體制機(jī)制。中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在2014年印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），文中指出要扎實推進(jìn)各級國家綜合檔案館的建設(shè)，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為各級黨委和政府決策、管理提供參考。在公共服務(wù)方面也提出要重視做好民生檔案工作，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用。由此可見，國家大力推動檔案管理的深刻變革，號召人民群眾提高檔案意識，參與到檔案信息化建設(shè)的相關(guān)工作當(dāng)中。

2.3.2 有力的技術(shù)支持

信息技術(shù)的跨越式成長，彌補(bǔ)了檔案信息化建設(shè)的實踐性難題，讓“檔案管理擁抱大數(shù)據(jù)”這樣的目標(biāo)不再成為紙上談兵、不切實際的口號。數(shù)據(jù)庫技術(shù)使檔案檢索變得更為快捷和方便，智能化系統(tǒng)隨時實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸，而云存儲則為不同數(shù)據(jù)的融合和分析提供了足夠的空間。在檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用方面，主要采用文本數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，通過此環(huán)節(jié)可以實現(xiàn)高效率的知識管理，而在檔案知識的利用和評價方面，則是依托快速的輔助智能檢索技術(shù)，為傳統(tǒng)模式的改進(jìn)奠定了基礎(chǔ)。endprint

2.4 威脅（Threats）分析

2.4.1 隱私信息安全

在信息化之前，由于紙質(zhì)檔案的自身特性，數(shù)據(jù)的傳播和泄露范圍受限。如今，一條數(shù)據(jù)信息可以在瞬間被復(fù)制到全世界，用戶個人的互聯(lián)網(wǎng)信息在毫不知情的狀況下被多次竊取盜用，無論是公共領(lǐng)域還是非公共領(lǐng)域，信息管制的力度都難以阻止隱私信息的肆意傳播。隨著檔案管理信息化進(jìn)程的加快，小到個人誠信檔案記錄，大到國家軍事檔案數(shù)據(jù)，其中的每一單位信息都可能被黑客入侵并非法獲取。不法分子可能會根據(jù)毫無關(guān)聯(lián)的行為軌跡分析出個人的生活情況，也可能通過國家安全局的情報數(shù)據(jù)預(yù)測國防軍事部署，威脅國家和個人的安全。如何在隱私保護(hù)和信息共享兩個方面實現(xiàn)權(quán)利的均衡，還需要長期實踐經(jīng)驗的摸索和總結(jié)。

2.4.2 社會關(guān)注度少

由于檔案管理自身發(fā)展的局限性，大多數(shù)人在查詢資料時會優(yōu)先選擇百度、搜狗等搜索引擎，通過相關(guān)鏈接找尋到所需信息，若是這種工具不能完全滿足其需求，或是所需要的檔案資料很特殊，人們可能才會產(chǎn)生去檔案管理機(jī)構(gòu)尋找線索的想法。民眾對于檔案管理機(jī)構(gòu)的關(guān)注度的缺失，參與和利用熱情的不足，也是制約檔案信息化建設(shè)的一大因素，需要引起全社會的強(qiáng)烈重視。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理SWOT的發(fā)展戰(zhàn)略

3.1 SO戰(zhàn)略—增長型戰(zhàn)略

3.1.1 積極尋求跨界合作

基于目前良好的社會氛圍和政策環(huán)境，檔案管理部門應(yīng)該突破傳統(tǒng)思維的限制，變被動為主動，積極擺脫“信息孤島”的困境，多方嘗試與大數(shù)據(jù)公司或相關(guān)研究機(jī)構(gòu)取得合作，將大數(shù)據(jù)發(fā)展的前沿技術(shù)運(yùn)用其中。不僅為檔案管理工作者提供一個學(xué)習(xí)和交流的平臺，幫助其更好地樹立信息化思維和技術(shù)性思維，而且也切合雙方信息完美交互和開發(fā)共用的宗旨，讓塵封的檔案摘下神秘的面紗，從管理機(jī)構(gòu)和部門內(nèi)真正走出來，充分挖掘其潛在價值。

3.1.2 推動檔案管理理論創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時代不僅激發(fā)信息技術(shù)創(chuàng)新，也將在檔案管理理論研究領(lǐng)域掀起新的改革思潮。隨著檔案學(xué)研究技術(shù)和方法的不斷完善，檔案管理基礎(chǔ)理論的內(nèi)容需要跨越多學(xué)科、轉(zhuǎn)換多角度，建立起檔案、情報、法律、管理、計算機(jī)等多個學(xué)科的相互聯(lián)系。檔案管理的實踐性，也將促使研究學(xué)者在檔案層面的大數(shù)據(jù)理念模式、技術(shù)平臺等方面作更加深入地擴(kuò)充，對來源原則、文件生命周期理論、檔案價值鑒定理論等核心理論進(jìn)行全新的闡釋。

3.2 ST戰(zhàn)略—多種經(jīng)營戰(zhàn)略

3.2.1 拓展檔案服務(wù)

以物聯(lián)網(wǎng)、云計算、數(shù)據(jù)挖掘等高新技術(shù)為依托，檔案管理不應(yīng)該僅僅局限在針對本機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)層級上，還應(yīng)從一般服務(wù)向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變，從單純的借閱、收藏功能向信息傳播、數(shù)據(jù)利用等全方位功能的轉(zhuǎn)變。由于利用者常常面對需求與服務(wù)不相匹配的難題，檔案工作者應(yīng)該凸顯檔案大數(shù)據(jù)的應(yīng)用優(yōu)勢，視用戶需要為指導(dǎo)方向，不斷推陳出新，開拓檔案管理的多元化、精品化、個性化產(chǎn)品服務(wù)，以符合用戶的心理期望。

3.2.2 強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)

在知識經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的信息時代，計算機(jī)技術(shù)給予檔案管理強(qiáng)烈的沖擊和碰撞，目前具備高學(xué)科素養(yǎng)的檔案人才缺口也難以補(bǔ)足。由于我國開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的高校比較少，專業(yè)培養(yǎng)方案偏重理論教育，與計算機(jī)學(xué)、信息學(xué)等學(xué)科相互獨立，無法滿足檔案管理變革的需要。因此，國家應(yīng)該加快檔案信息化教育進(jìn)程，促進(jìn)檔案人才全面發(fā)展，提高數(shù)據(jù)采集、收集、分析和挖掘的技術(shù)應(yīng)用水平，注重創(chuàng)新思維的形成，同時對于在職的檔案人員定期開展技術(shù)培訓(xùn)，更新理論與實踐知識體系，盡早完成從入門到精通的過渡階段。

3.3 WO戰(zhàn)略—扭轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略

3.3.1 加快智慧共享

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的最終期許是實現(xiàn)智慧化，通過移動科技及智能應(yīng)用，強(qiáng)化檔案信息的整合、開發(fā)和服務(wù)能力，使其工作不再受到傳統(tǒng)資源組織方式的束縛，節(jié)約了加工和存儲信息的成本。同時要建立高質(zhì)量的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，克服跨庫檢索的障礙，依托智能化管理，實現(xiàn)各信息管理系統(tǒng)的資源共享，為“智慧家園”、“智慧城市”的建設(shè)提供優(yōu)良的信息基礎(chǔ)服務(wù)。

3.3.2 完善“檔案云”服務(wù)

“云檔案”自2011年成立以來，一直致力于社會誠信研究和探索，為企業(yè)用戶提供精準(zhǔn)化、專業(yè)化、行業(yè)化的信息渠道，這一模式不應(yīng)局限于誠信檔案系統(tǒng)，應(yīng)該在檔案管理領(lǐng)域得到廣泛的推崇和應(yīng)用。目前中國開展了許多有關(guān)“檔案云”的項目，以云技術(shù)為支撐，聚合各級綜合檔案館的信息資源，建立門戶網(wǎng)站的共享模式，發(fā)揮其特定的社會功能。未來國家檔案部門應(yīng)持續(xù)加大對此項目的關(guān)注，發(fā)揮“以人為本”的創(chuàng)新性優(yōu)勢，結(jié)合社會團(tuán)體和個人的不同需求，完善“檔案云”的服務(wù)體系。

3.4 WT戰(zhàn)略—防御型戰(zhàn)略

3.4.1 加大媒體宣傳力度

根據(jù)CNNIC在京發(fā)布的第40次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告》，截至2017年6月，中國的網(wǎng)民規(guī)模已突破7.51億，手機(jī)網(wǎng)民的規(guī)模達(dá)到7.24億，人們對于社交媒體的依賴程度不言而喻。為了實現(xiàn)檔案信息的價值，檔案管理部門應(yīng)充分借助移動互聯(lián)網(wǎng)平臺，利用微博、微信等國內(nèi)最火熱的社交媒體軟件，發(fā)布檔案資訊，建立檔案網(wǎng)絡(luò)社區(qū)，匯集一大批對檔案有研究興趣和愛好的人群，提升檔案相關(guān)網(wǎng)站的知名度，并以多種方式開展檔案相關(guān)活動，普及檔案知識，激發(fā)全民的參與和關(guān)注熱情，提高全社會的檔案服務(wù)意識。

3.4.2 出臺相關(guān)政策法規(guī)

“這是個最好的時代，也是個最壞的時代?！痹诖髷?shù)據(jù)的影響下，公民個人行為與國家行動的信息變得越來越公開透明，在檔案數(shù)據(jù)的價值被充分挖掘和放大的過程中，背后隱形的利益鏈條也逐漸形成。為了使公眾的權(quán)利與自由免遭威脅，國家和人民的財產(chǎn)安全得到保障，國家信息安全部門應(yīng)建立責(zé)任意識，制定起嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)信息安全規(guī)范，針對層出不窮的信息竊取手段和方法，采取有效的技術(shù)防御措施，構(gòu)建一張緊密的公共信息安全網(wǎng)，并號召法律部門出臺互聯(lián)網(wǎng)隱私保護(hù)的法律制度，爭取從源頭上扼制不法利用信息的發(fā)生。endprint

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)引領(lǐng)大檔案，也呼喚大安全、大責(zé)任，云計算、云存儲、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)發(fā)展到今天，存在諸多不足之處，仍需在實踐中進(jìn)行深度探究和優(yōu)化。在檔案管理的變革浪潮中，不能盲目求快，在爭取技術(shù)領(lǐng)先的同時也要注重理論研究的根本性變革。要在信息高度共享和數(shù)據(jù)安全方面做到理性處理，不能為了隱私保護(hù)而封鎖數(shù)據(jù)信息，也不能為了實現(xiàn)全民共享而冒著失去信息安全保障的風(fēng)險。在戰(zhàn)略選擇時，勢必要有大局觀，綜合各種影響因素，做出迎合時代需要的最佳決策，使檔案管理更加智能化、便攜化、更具人文關(guān)懷。

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