加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的幾點建議

高思佳

摘 要：中職學(xué)校是我國高等教育的補充機(jī)構(gòu)，也是培養(yǎng)技術(shù)型人才的主要力量。學(xué)校的人員眾多，檔案信息作為最重要的內(nèi)容，對學(xué)校的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用，從某種程度上而言，學(xué)校檔案管理水平?jīng)Q定著學(xué)校的整體能力。目前中職院校不太注重檔案管理，資料信息的完整度無法保證，且工作缺乏創(chuàng)新。針對這些問題，中職學(xué)校必須從實際出發(fā)，強(qiáng)化檔案管理工作，確保檔案信息被完整保存。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；建議

一、前言

近年來，我國的教育教學(xué)工作開展的如火如荼，中職院校的學(xué)生數(shù)量不斷增多。檔案作為對學(xué)校師生信息和學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，能夠真實地反映學(xué)校的情況，是最有價值的信息資料[1]。然而，由于傳統(tǒng)思想的束縛，我國的中職學(xué)校對檔案管理工作不太重視，檔案信息有保存不當(dāng)或數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。要更好地做好檔案的管理，就必須從中職學(xué)校的實際出發(fā)，健全管理制度和規(guī)范，并提出科學(xué)的保管方法，為中職學(xué)校更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理的重要性

檔案是信息的記錄和保存方式，中職學(xué)校的檔案信息資料較多，包含有教師的所有基本資料，這些信息是學(xué)校最重要的內(nèi)容，有助于校領(lǐng)導(dǎo)明確每位教師的情況，根據(jù)他們的教學(xué)特色做好教學(xué)安排。由于檔案信息包含著文字、圖片、視頻等多樣化的形式，是學(xué)校巨大的財富。因此，我國中職院校加強(qiáng)檔案的管理工作，有助于提高學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的發(fā)展提供理論依據(jù)，并可以掌握教師的基本信息，為校領(lǐng)導(dǎo)的工作提供有價值的參考[2]。

三、加強(qiáng)中職學(xué)校檔案管理工作的幾點建議

為進(jìn)一步突出中職學(xué)校檔案管理工作的優(yōu)勢，解決學(xué)校信息資料不健全的問題，學(xué)校必須從實際出發(fā)，健全管理體系，提出有效管理的新對策。

（一）做好檔案的整理和收集

學(xué)校人員繁雜，教師的數(shù)量很多，基本資料也較多樣，繁雜的管理工作對于中職學(xué)校檔案管理者而言工作量巨大。為了減少工作時間，中職院校必須重視檔案的整理與收集工作，對各類文件進(jìn)行集中分類保管，按照不同的類別和年份、教師的學(xué)歷、專業(yè)、教學(xué)時間等分類保存。此外，對于教師的檔案信息，還要建立個人信息資料庫，實現(xiàn)集中的妥善管理。

（二）切實提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，中職學(xué)校的檔案管理工作也要向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案材料是非常重要的信息資源，要建立完善的現(xiàn)代化檔案運行機(jī)制和管理體系。同時，為了提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，還要購置現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，包括信息檢索終端、存儲器、復(fù)印機(jī)、掃描儀、打印機(jī)和傳真機(jī)[3]。為了提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，中職學(xué)校還要購買檔案信息數(shù)據(jù)程序和軟件，以及數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建檔案信息的處理系統(tǒng)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

（三）提高檔案管理人員的工作能力

要發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢，以完善的制度規(guī)范學(xué)校的檔案信息保管，就必須做好人員培訓(xùn)工作，提高他們的工作能力。具體而言，學(xué)校要加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)，使他們鞏固專業(yè)理論知識，掌握新型管理技術(shù)，樹立職業(yè)精神和道德素養(yǎng)，培養(yǎng)正確的工作態(tài)度。同時，還要讓他們了解國家的相關(guān)法律制度，建立長效的管理機(jī)制，實施量化考核。

（四）建設(shè)和完善檔案室硬件

要切實提高中職學(xué)校的檔案管理水平，就必須做好相應(yīng)的硬件建設(shè)。中職學(xué)校不僅要建立專門的檔案室，還要為其配備齊全的檔案管理設(shè)施設(shè)備，包括用戶終端、通信系統(tǒng)、檢索服務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理等，分類存放和管理各種設(shè)備系統(tǒng)。中職學(xué)校要建設(shè)和完善檔案室的硬件設(shè)施，并對其進(jìn)行妥善管理，做到防塵、防霉、防潮、防高溫、防蟲、防光、防盜和防火，切實提高檔案的管理水平[4]。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是中職學(xué)校最重要的管理內(nèi)容，要突出檔案信息的完整性和真實性，就必須制定健全的管理體系，提高管理者的綜合能力，并做好培訓(xùn)和教學(xué)工作，突出現(xiàn)代化技術(shù)的管理優(yōu)勢，切實提高學(xué)校的檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋麗，全娜.淺談加強(qiáng)中職學(xué)校教務(wù)檔案管理建設(shè)[J].廣東職業(yè)技術(shù)教育與研究，2015，（1）：16-17.

[2]邵然群.淺談中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2008，（7）：200-201.

[3]林琳.加快推進(jìn)中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化的途徑[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心，決策與信息雜志社，北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)精細(xì)化管理與決策研究學(xué)術(shù)研討會”論文集（上、下）[C].武漢：中國武漢決策信息研究開發(fā)中心，決策與信息雜志社，北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2015：1.

[4]孟淑娟.關(guān)于加強(qiáng)中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)工作的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與經(jīng)營決策學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）[C].武漢：《決策與信息》雜志社，北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2016：1.endprint