試論如何強(qiáng)化人才交流中心文書檔案管理

武文娟

摘 要：檔案管理作為人才交流中心管理工作的重要組成部分之一，而文書檔案則是檔案管理的主要形式之一，文書檔案管理質(zhì)量與檔案的保存以及使用效率有著直接關(guān)系。本文對人才交流中心文書檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上提出了幾點(diǎn)文書檔案管理的規(guī)范策略，以期為文書檔案管理工作開展提供參考。

關(guān)鍵詞：人才交流中心；文書檔案；管理

一個單位的檔案管理管理工作的水平從其文書檔案管理的即可得到體現(xiàn)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文書檔案工作在現(xiàn)代單位中的作用越來越大。但是現(xiàn)階段不少單位的文書檔案管理工作存在著一些問題，因此要切實(shí)提高文書檔案的利用率，建立完善的文書檔案管理工作機(jī)制是十分必要的?，F(xiàn)階段，人才交流中心最主要的任務(wù)是要進(jìn)一步明確發(fā)展目標(biāo)，切實(shí)加強(qiáng)文書檔案管理，切實(shí)提升檔案管理效率，為人才交流中心活動的開展創(chuàng)造條件。

1 抓好文書檔案管理工作的重要性分析

文書檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、政策性、機(jī)密性，因此應(yīng)對文書檔案工作的重要性予以充分的認(rèn)識。尤其是新時期市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，管好、用好文書檔案，對資源開發(fā)起到了重要作用。一方面文書檔案具有憑證作用。文書檔案是真實(shí)的歷史記錄，具有一定的法律效用，這也是與其他文獻(xiàn)的差異所在。文書檔案之所以能夠具有憑證作用，是由其自身的特點(diǎn)以及形成特點(diǎn)所決定的，文書檔案屬于自然形成的，決定了文書檔案記錄的歷史情況的客觀性。可見文書檔案是讓人信任的歷史證據(jù)。同時，從文書檔案的物質(zhì)體態(tài)而言，一些親筆手稿、印信等保留了當(dāng)事人的歷史真跡，還有一些文件保留了當(dāng)事人的形象、聲音等，以上這些都反映了文書檔案的真實(shí)性。另一方面文書檔案具有一定的參考價值。文書檔案記錄著歷史，其不僅具有憑證作用，還具有較為廣泛的參考作用[1]。文書檔案不僅將人類社會實(shí)踐活動進(jìn)行了反映，從其中也體現(xiàn)了人類實(shí)踐活動的廣度，是人類認(rèn)識自然、改造自然提供了正、反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。

2 人才交流中心文書檔案管理存在的問題

（一）對文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識存在不足

當(dāng)前，就我國人才交流中心文書檔案管理的工作而言，部分將文書檔案管理片面認(rèn)為是收集整理單位日常工作產(chǎn)生的材料，未對文書檔案管理進(jìn)行有效管理。從而導(dǎo)致文書檔案管理工作得不得到應(yīng)有的重視，絕大部分人才交流中心文書檔案管理僅僅只是一種形式，并未發(fā)揮出文書檔案的作用。

（二）文書檔案管理工作人員整體素質(zhì)偏低

現(xiàn)階段，人才交流中心固然有了穩(wěn)定、發(fā)展的檔案管理工作人員，但是文書檔案管理工作人員整體的文化程度、專業(yè)素質(zhì)與新時期檔案工作的需要不相匹配，嚴(yán)重缺乏熟悉檔案內(nèi)容、能夠深入研究與開發(fā)檔案信息的專業(yè)人才。

（三）文書檔案管理的保密程度不夠

我國人才交流中心的文書檔案存在以紙質(zhì)、電子形式共同存在，從而給文書檔案管理的保密工作的開展帶來了難度。保密檔案是人才交流中心乃至國家的核心秘密，對國家、單位、個人都十分關(guān)鍵，一旦發(fā)生泄漏對個人、單位、國家都有可能造成巨大的損失。人才交流中心對文書檔案保密程度偏低，導(dǎo)致單位內(nèi)部信息的外流，給單位造成了重大損失。因此，人才交流中心應(yīng)加大對文書檔案安全性的重視。

3 強(qiáng)化人才交流中心文書檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)對文書檔案管理的重視

抓好人才交流中心文書檔案管理工作的前提是單位領(lǐng)導(dǎo)要加大對文書檔案的重視，檔案管理工作人員應(yīng)以積極主動的態(tài)度做好文書檔案的匯報(bào)、宣傳工作，借助豐富多樣的宣傳活動向單位領(lǐng)導(dǎo)、職工傳達(dá)相關(guān)的法律法規(guī)，提升單位領(lǐng)導(dǎo)、職工對檔案管理工作的認(rèn)識，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)、職工的理解、支持與重視，努力將文書檔案管理納入到單位年度工作規(guī)劃與重點(diǎn)之中。同時加大文書檔案管理設(shè)備的投入，不斷提升文書檔案管理的現(xiàn)代化水平，確保文書檔案管理工作日趨標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變被動的提供檔案資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要之中，充分體現(xiàn)文書檔案的主觀能動性[2]。此外，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對文書檔案管理的要求也越來越高，對此要求文書檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、汲取新知識，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，增強(qiáng)文書檔案管理的專業(yè)知識，積極主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)與管理理念，努力使自己成為一個管理型、技術(shù)性、復(fù)合型的綜合素質(zhì)人才，為人才交流中心工作的開展提供更加便捷、高效的服務(wù)。

（二）增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)，是促進(jìn)檔案管理信息化、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵所在。加強(qiáng)干部文書檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，選擇做責(zé)任心強(qiáng)、政治可靠、作風(fēng)正派的共產(chǎn)黨員從事文書檔案管理，同時加強(qiáng)對其的教育引導(dǎo)，關(guān)心其工作、生活，并充分發(fā)揮其積極性、創(chuàng)造性。招錄新員工時應(yīng)選聘具有檔案管理專業(yè)技能的人才，不斷充實(shí)文書檔案隊(duì)伍。同時，應(yīng)加強(qiáng)對在職員工的繼續(xù)教育，這是當(dāng)前、今后很長一段時間刻不容緩的工作任務(wù)?，F(xiàn)階段，社會、經(jīng)濟(jì)生活快速發(fā)展，各種新興行業(yè)、領(lǐng)域不斷形成，因此也對文書檔案的管理、服務(wù)等提出了新的要求[3]。對此，文書檔案工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，了解檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)狀、發(fā)展動態(tài)，不斷提升自身的素質(zhì)，運(yùn)動檔案的新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)與改進(jìn)文書檔案管理工作，促進(jìn)文書檔案管理從單一型向多樣復(fù)合型進(jìn)行轉(zhuǎn)變，加快人才交流中心文書檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。

（三）增強(qiáng)文書檔案管理的保密性

當(dāng)前階段，我國人才交流中心檔案以紙質(zhì)、電子兩種形式存在，對此，應(yīng)根據(jù)文書檔案的存在形式進(jìn)行區(qū)分管理。首先應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容區(qū)分出保密檔案、非保密檔案，對于保密的檔案予以重視，加強(qiáng)對保密文書檔案的日常管理，嚴(yán)格按照相關(guān)隊(duì)長制度處理保密文書檔案。對于紙質(zhì)文書檔案，應(yīng)加大對其原始性的重視，紙質(zhì)文書檔案不如同電子文書檔案那樣容易判別，文件一旦形成原始的內(nèi)容、形式就難以發(fā)生不被察覺的變化。因此，對待紙質(zhì)文書檔案應(yīng)加大其原始性的重視[4]。電子文書檔案的內(nèi)容不是一成不變的，其格式容易發(fā)生轉(zhuǎn)變，內(nèi)容更容易被修改、復(fù)制，如果沒有與此相關(guān)技術(shù)的檢測，難以發(fā)現(xiàn)電子文書檔案有無發(fā)生變化，因此應(yīng)加強(qiáng)對電子文書檔案加密處理。電子文書保密檔案的保存與利用，應(yīng)采用加密處理技術(shù)，不定期修改密鑰，加強(qiáng)對其的跟蹤、監(jiān)控等[5]。

4 結(jié)語

人才交流中心文書檔案管理工作是一門專門的學(xué)科，是衡量其檔案管理水平的重要指標(biāo)，其管理水平的高低對檔案資料的質(zhì)量、完整性有著直接的影響。文書檔案管理所涉及的知識領(lǐng)域廣，涉及的部門、范圍也十分廣泛，因此要求人才交流中心各部門應(yīng)密切配合、協(xié)同合作，共同促進(jìn)文書檔案管理工作的順利開展。此外，人才交流中心還應(yīng)加大對文書檔案管理工作中面臨問題的重視，不斷創(chuàng)新文書管理思路、管理技術(shù)，以此確保人才交流中心文書檔案管理工作充分發(fā)揮出自身的作用，提高文書檔案的利用率。

參考文獻(xiàn)

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