我國高?；üこ虣n案管理的現狀調查分析

郭貴來

摘 要：高?；n案是高校在基本工程項目建設過程中形成的文檔材料，這些材料對高校具有突出的價值。本文對當前高?；üこ虣n案管理的現狀進行調查，對高?；üこ虣n案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)進行分析，并結合現狀調查結果與問題分析，提出針對性的建議，對我國高?；n案管理工作的進一步完善開辟新的視角。

關鍵詞：高校建設工程；基建檔案；檔案管理

1 我國高校基建工程檔案管理的現狀

對高?；üこ虣n案的管理現狀進行調查分析可知，當前我國高校在基建檔案管理層面已經具備了較為完善的管理制度，但更細致的規(guī)章制度要求方面還有待細化，比如對歸檔要求、歸檔時間等信息未做明確要求。在高校檔案的保存條件方面，基礎設施越來越齊全，尤其是檔案館的庫房條件得到極大改善。在檔案管理人員配備方面，高校通常并未設置專門的基建工程檔案管理人員，而是在檔案管理人員中臨時抽調來負責基建工程檔案的管理工作，因此其專業(yè)管理水平有待提高。在基建工程檔案信息化、數字化建設層面，當前高校檔案管理中的數字化程度有待提高，目前尚不能完全滿足信息化發(fā)展需求。在檔案利用方面，雖然基建工程檔案利用頻繁，但利用的范圍有待擴展。

2 高校基建工程檔案存在問題的原因分析

（1）執(zhí)行力與保障力不足，規(guī)范化程度低

結合高校基建檔案管理現狀調查分析結果可知，當前高?；üこ虣n案雖然取得了一定的成就，但總體來看與現實需求仍存在一定的差距。在檔案管理工作中，雖然《普通高校檔案管理辦法》已經頒布很長時間，但具體的執(zhí)行并不理想，執(zhí)行力不高，檔案管理工作的規(guī)范化程度較低，主要表現在：一是經費保障不足，尤其是針對基建工程檔案的經費保障容易被忽視；二是人員配備不專業(yè)，通常是一人身兼數職，且人員流動頻繁；三是基建檔案管理專業(yè)人才得不到保障，尤其是基建工程檔案的數字化建設人才匱乏；四是對基建工程檔案的收集、整理、歸檔等工作規(guī)范化程度低，多重視工程設計圖紙的歸檔管理，對竣工文件的歸檔往往會忽視。

（2）信息化建設與管理落后，專業(yè)人才匱乏

高?；üこ虣n案具有較強的專業(yè)性，這就需要更為專業(yè)的專職管理人員，而且基建工程檔案管理人員不僅要求熟練的掌握檔案管理知識與技能，而且還需要了解或熟悉基建工程建設知識、信息電腦知識等，但實踐中發(fā)現高校并未設置專職的基建工程檔案管理人員，缺少專業(yè)、專職的基建工程檔案管理人員。此外，高?；üこ虣n案的信息化管理程度較低，網絡化管理水平落后，主要表現在：竣工材料未實現信息化，信息化管理系統(tǒng)未實現信息化，管理人員思想跟不上信息化發(fā)展要求。

（3）檔案管理與基建部門配合不合理

高?；üこ虇挝慌c檔案管理部門的配合不合理也造成當前高?；üこ虣n案管理存在諸多問題。實踐調查發(fā)現，高?；ú块T、基建工程施工單位、高校檔案管理部門之間的職責劃分不清，缺乏完善的監(jiān)督、指導體系。在基建工程檔案管理中，特別是極其重要的材料由于權責不明確，導致材料不能詳細清楚，這對以后的基建檔案歸檔與利用造成不便。

（4）基建檔案利用面窄，載體不豐富

實踐發(fā)現，高校隨著基建項目的不斷建設，相應的基建工程項目檔案數量越來越多，但檔案的利用頻率、效率、寬度卻并未隨之增大，原因在于當前高?；üこ虣n案管理思想、方法與手段落后。從現狀分析可知，造成這種問題的原因主要為：一是兼職人員較多，工作重心與精力分散，二是負責人沒有將現場攝像納入工作計劃，三是即使工作人員去拍攝，也由于不夠專業(yè)而獲得的信息不全面、準確，四是施工單位資金分配有限，無專項資金進行數字檔案整理，進而造成基建檔案載體不豐富，檔案的利用面也不寬。

3 提升高?；üこ虣n案管理水平的建議

（1）增強意識，提升專業(yè)知識與管理能力

針對高?；üこ虣n案管理現狀、問題與原因分析，高校在針對基建檔案管理時應增強服務檔案服務意識，轉變檔案管理觀念，提升基建檔案管理隊伍的專業(yè)知識與管理能力。高校檔案管理人員需善于把被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?，積極吸收和引進國外先進的基建檔案管理理念，創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。在基建檔案管理中，要規(guī)范基建檔案文件的格式與規(guī)格，認真編寫基建文件編號，提高基建文件材料的歸檔質量要求。此外，高校還應對基建檔案管理人員進行必要的專業(yè)培訓，提升他們的專業(yè)知識與管理能力。

（2）建立基建檔案管理規(guī)范與保障措施

一是建立健全高?；n案管理制度，制定詳盡合理的基建檔案歸檔方法，實行部門立卷制度，實施立卷改革，借助計算機優(yōu)勢實現便捷管理，實行以“件”為單位的歸檔方法；二是在特殊時期，針對高?；n案管理工作，高?？山Y合實際情況來應對“高校合并”與“院系調整”對基建檔案管理帶來的影響，嚴格執(zhí)行管理制度，堅持基建檔案“三個同步”管理，并加強領導對基建檔案管理的重視，提高法制意識，健全基建檔案管理體系。三是建立專門針對高?；n案管理的經費保障性制度，適當給予一定的檔案專用經費，并詳細規(guī)定每類檔案可實用的資金范圍。

（3）加快基建檔案信息化進程

隨著高校數字化校園建設的快速推進，檔案數字化與信息化發(fā)展獲得了良好的機遇和環(huán)境，計算機網絡技術和大數據技術的推廣普及，使基建檔案實現信息化具備了基本的條件。在高校基建工程檔案管理的信息化建設中，高校應加強基礎設施建設，建設先進的校園網絡，并在此基礎上完成檔案管理網絡。此外，高校建立部門立卷制，并通過高效檔案管理網絡進行檔案立卷，然后檔案管理人員進行接受、鑒定、分類、歸檔等工作。此外，在檔案管理中，還應建立網絡化共享機制，實現基建檔案管理建設的信息化。

（4）加強高校檔案管理部門與基建部門的合作

一是檔案部門與基建部門合作，可分為三個階段，即事前指導培訓，全程參、工程與歸檔同步進行，事后監(jiān)督。在每個階段，雙方都應緊密合作，確保在整個工程過程中材料與記錄保持一致；二是基建部門與城建部門合作，其優(yōu)勢主要體現在以下方面：城建檔案館的出現使手機資料的完整度和歸檔質量大為提高，提高人們對檔案工作的認識，有助于提高兼職檔案人員的業(yè)務水平，并且城建檔案館筑起了反腐倡廉的防火墻，防治了思想懈怠問題的出現。

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