基建工程檔案信息資源集成管理研究

樊振東

摘 要：在高校基建工程檔案管理發(fā)展中，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件的檔案形式對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理方式帶來巨大的沖擊。檔案的網(wǎng)絡(luò)共享理念大大拓寬了檔案利用范圍，提升了檔案利用效率。但在實(shí)踐調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，高?；üこ虣n案利用率不高，因此本文借鑒集成管理理念，并結(jié)合高?；üこ虣n案管理工作實(shí)際，對基建工程檔案集成管理提出針對性的建議。

關(guān)鍵詞：基建檔案；檔案管理；集成管理

1 檔案集成管理概述

在檔案管理領(lǐng)域，集成管理一種全新的管理理念和方法，其創(chuàng)新性的將集成的思想運(yùn)用于檔案管理實(shí)踐中，并通過多元化的方法與手段，促進(jìn)各要素之間的優(yōu)勢互補(bǔ)與協(xié)同配合，進(jìn)而促進(jìn)整個檔案管理活動的效率。在檔案管理中，集成的思想體現(xiàn)出整體、優(yōu)化、創(chuàng)造與開放的特點(diǎn)，而在技術(shù)手段運(yùn)用方面則是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐。集成管理具有目標(biāo)性、空間廣泛性、知識性等特征。

高校基建檔案的集成管理是對檔案信息資源集成相關(guān)要素的優(yōu)化組合，其以用戶利用為導(dǎo)向。檔案信息資源集成管理的首要對象是檔案信息資源內(nèi)容要素，這也是集成管理的主體部分。具體來說，高?；n案集成管理的內(nèi)容包括基建檔案實(shí)體和基建檔案信息、高?；ú块T的檔案信息資源以及其他非檔案信息資源的集成。

針對高?；n案而言，檔案信息集成的類型主要包括實(shí)體集成、虛擬集成與虛實(shí)結(jié)合集成幾種。根據(jù)檔案信息內(nèi)容之間的相互關(guān)系，檔案信息集成又可分為內(nèi)容關(guān)聯(lián)集成、邏輯集成、信息來源集成與綜合集成。根據(jù)集成組織方式的不同，檔案信息集成還可分為單元集成、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)集成等幾種類型。

結(jié)合高校基建檔案管理的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息集成管理需要設(shè)置與之匹配的目標(biāo)。首先要實(shí)現(xiàn)高?；n案信息資源結(jié)構(gòu)及其管理要素的優(yōu)化配置，然后才是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源集成服務(wù)。從現(xiàn)代檔案管理理論來看，高?；n案集成管理的最終目標(biāo)是最大限度滿足用戶需求，提高檔案利用率，即實(shí)現(xiàn)基建檔案的集成服務(wù)。高?；n案集成管理的目標(biāo)具有多元性、穩(wěn)定性、效益性等特點(diǎn)。

2 基建工程檔案信息資源集成管理的必要性

一方面，從當(dāng)前社會網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的趨勢來看，高校檔案管理工作最終必將走向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化建設(shè)的道路，這是高校數(shù)字校園建設(shè)的必然要求。由此可見，集成管理作為現(xiàn)代信息社會重要的管理模式，使得高校基建檔案集成管理是時代發(fā)展的趨勢。網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展與普及對高校基建檔案管理工作提出了更高、更新的要求，比如信息化給檔案管理帶來的改變表現(xiàn)為服務(wù)對象擴(kuò)大、社會需求量增加、對檔案質(zhì)量要求提高等。社會網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展、政治民主化發(fā)展賦予了高校檔案館新的職能，要求其服務(wù)內(nèi)容與方式都必須做出針對性的改變。此外，信息技術(shù)的快速發(fā)展與普及為高?；n案集成管理模式提供了可能。

另一方面，網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展給高校傳統(tǒng)基建檔案管理模式提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)管理工作的弊端要求高?；n案實(shí)行集成管理模式。從實(shí)踐調(diào)查結(jié)果來看，當(dāng)前高?；n案管理存在較多的問題，比如集中統(tǒng)一原則與分層管理存在沖突，各部門之間的配合不足等。此外，隨著高校基建項(xiàng)目的增長，基建檔案數(shù)量急劇增多，這給基建檔案管理與開發(fā)帶來了難度，并且檔案信息資源的分散性影響了檔案信息的共享。當(dāng)前高?；n案管理存在的諸多問題，都使得檔案集成管理具有一定的必要性。

3 基建工程檔案信息資源集成管理產(chǎn)生的影響

一是，高?；n案集成管理模式將會對檔案管理部門產(chǎn)生一定的影響，比如檔案管理部門的權(quán)限可能會擴(kuò)大，主要表現(xiàn)在對文件的管理上，并且隨著檔案管理部門權(quán)限的擴(kuò)大，以及其管理內(nèi)容的增多，其主體地位會有所提升。

二是，對高校檔案管理部門的職能和作用會產(chǎn)生一定的影響，高校檔案館將不僅僅是高校的檔案信息中心，將成為社會信息的重要組成部分，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)真正意義上的基建檔案信息共享。基建檔案集成管理也會擴(kuò)展基建檔案信息開發(fā)功能和信息服務(wù)功能，增強(qiáng)檔案信息的公共性。在檔案集成管理的背景下，數(shù)字檔案館將會與傳統(tǒng)檔案館一樣承擔(dān)起檔案信息資源保管的重要責(zé)任，而且數(shù)字檔案館將會發(fā)揮更大的檔案信息利用服務(wù)功能，傳統(tǒng)檔案室功能將會弱化，數(shù)字檔案室將成為趨勢。

三是，在高校基建檔案集成管理模式下，文件將成為檔案信息資源集成管理的重要對象，這是由檔案與文件間的密切不可分割關(guān)系決定的。在集成管理模式下，檔案管理將會是一項(xiàng)系統(tǒng)、統(tǒng)一、連續(xù)的工程，需要將檔案形成的前身——文件納入到集成管理的范疇，這才能夠確?；n案管理能夠在一個完整的檔案生命周期內(nèi)發(fā)揮作用。對于高?；?xiàng)目而言，其檔案形成中涉及到大量的電子文件，這需要對這些文件進(jìn)行必要條件限定，比如文件必須具備標(biāo)準(zhǔn)化特征，能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一硬件和軟件處理等。

4 基于集成管理的基建檔案管理模式改革思考

（1）對高校檔案館、基建部門及其它部門的基建檔案信息資源進(jìn)行整合，整合的步驟為：按時移交、整合實(shí)體→建章立制，規(guī)范化運(yùn)行→綜合開發(fā)，強(qiáng)化服務(wù)→總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，逐步完善。

（2）針對高?；n案集成管理模式的改革與優(yōu)化，需要有高校良好的組織環(huán)境與制度環(huán)境給予保障，需要得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，并成立一個高效的工作小組，制定適合高校實(shí)際情況的實(shí)施意見和方案，并提供必要的資金支持。

（3）在高?；n案集成管理模式改革中，要基于用戶需求驅(qū)動進(jìn)行改革，并采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，保證改革前后的基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，并組建專業(yè)化的基建檔案管理隊(duì)伍。

對高?；n案集成管理模式改革中的問題進(jìn)行思考，從技術(shù)與規(guī)范問題來看，基建檔案集成管理需要與之匹配的技術(shù)支撐，以及統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，這是實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化與信息化的基本要求。高校基建檔案集成管理的最終目的是最大限度的發(fā)揮檔案信息的作用，提高檔案的開發(fā)利用，因此這就需要高校必須建立統(tǒng)一的規(guī)范，保證高校內(nèi)部網(wǎng)、上下業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)、外部網(wǎng)絡(luò)、提供利用網(wǎng)絡(luò)等系統(tǒng)具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，否則在后期的維護(hù)與升級中將會遇到更多的困難。只有建立了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并組建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，才能夠保障高?；n案信息共享的順利開展。

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