淺談高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的困境與出路

文/延邊大學(xué)護(hù)理學(xué)院 李晶

淺談高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的困境與出路

文/延邊大學(xué)護(hù)理學(xué)院 李晶

為了促進(jìn)高校檔案機(jī)構(gòu)的職能延伸，必須發(fā)揮檔案管理的價值，將學(xué)校發(fā)展的途徑進(jìn)行擴(kuò)展，使得檔案資源的利用率更加高效，為檔案機(jī)構(gòu)職能的延伸奠定基礎(chǔ)，為教學(xué)和科研工作作出貢獻(xiàn)。本文主要針對高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的困境進(jìn)行分析，探究其職能延伸的出路，通過創(chuàng)新高校檔案機(jī)構(gòu)的發(fā)展路徑，提高檔案管理的質(zhì)量。

高校；檔案機(jī)構(gòu)；職能；困境；出路

高等教育在現(xiàn)階段面臨著很大的改革困境，對于高校的檔案機(jī)構(gòu)來說，改革的困境是面臨的最大難題，解決這一問題需要檔案機(jī)構(gòu)對自身職能進(jìn)行延伸，提高服務(wù)質(zhì)量，真正解決檔案管理中存在的難題，更好地服務(wù)于教學(xué)和科研工作。

一、高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸面臨的困境

（一）高校對檔案機(jī)構(gòu)的重視度不高。很多高校對于檔案機(jī)構(gòu)的地位和性質(zhì)認(rèn)識不準(zhǔn)確，使得檔案機(jī)構(gòu)一直處于邊緣化的地位，對于日常的教學(xué)活動的重視使得投資在檔案管理機(jī)構(gòu)中的資金和技術(shù)受限嚴(yán)重。事實上，作為高校管理機(jī)構(gòu)之一的檔案機(jī)構(gòu)承擔(dān)著全校的檔案查詢和審閱的工作，應(yīng)該將檔案管理工作納入學(xué)校的整體建設(shè)規(guī)劃中，進(jìn)行合理規(guī)劃，否則會導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)的職能延伸受到阻礙，面臨轉(zhuǎn)型升級的難題。

（二）檔案使用情況的不合理。對于檔案機(jī)構(gòu)自身的職能安排存在不足，首先，檔案的使用職能受到了很大的限制，對于檔案查閱的人群非常廣，既包括學(xué)校的工作人員也包括社會人員，所以，很多高校都會設(shè)置檔案查閱限制，對特定人群給予特定的范圍，使得檔案的使用范圍受到很大的限制。其次，檔案資料的使用是被動的，不能主動地將檔案的最大效用發(fā)揮出來，加之，檔案宣傳工作不足，使得高校檔案機(jī)構(gòu)的影響力大打折扣。

（三）檔案內(nèi)容和形式的單一化。檔案管理的內(nèi)容和形式的單一化，使得很多高校的檔案資料無法及時進(jìn)行更新，加之，信息化和電子化應(yīng)用程度較淺，導(dǎo)致檔案機(jī)構(gòu)的職能延伸困難，無法發(fā)揮檔案資料的最大價值。加之，檔案資料的保密工作越好，檔案的使用越受限制。

二、實現(xiàn)高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的創(chuàng)新途徑

（一）堅持以人為本的共享理念。檔案管理工作主要針對高校人才的檔案信息進(jìn)行分析研究，進(jìn)而挖掘信息需求，促進(jìn)高校檔案管理工作的健康發(fā)展，由于高校教學(xué)和科研工作的發(fā)展越來越深入，利用檔案信息對知識信息的挖掘需求也在不斷擴(kuò)大。在進(jìn)行高校檔案管理工作職能延伸時應(yīng)該堅持以人為本的原則，建構(gòu)信息共享平臺，在開展檔案管理工作時，應(yīng)該注重對利用者的實際問題進(jìn)行解決，以需求為導(dǎo)向，將網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢發(fā)揮到極致，來實現(xiàn)檔案信息的共享。

（二）完善相關(guān)機(jī)制，注重人才培養(yǎng)。在進(jìn)行檔案工作時，人才的配置是必不可少的環(huán)節(jié)，必須注重對人才隊伍的建設(shè)，選擇熟悉檔案管理工作以及精通信息服務(wù)技術(shù)的人才，加大對檔案管理工作的人才培養(yǎng)力度，使得人才管理系統(tǒng)更加完善科學(xué)，促進(jìn)檔案信息管理的有效性和信息化。

（三）拓寬檔案資源建設(shè)服務(wù)。對于高校檔案管理機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行延伸，要對檔案信息資源進(jìn)行完善，做好基礎(chǔ)建設(shè)工作，將信息化的優(yōu)勢發(fā)揮出來，對各種形式的檔案信息資源進(jìn)行整合，形成全方位的信息服務(wù)平臺，營造出良好的創(chuàng)新氛圍，對高校檔案機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行創(chuàng)新，制定相關(guān)的科學(xué)政策，為高校檔案機(jī)構(gòu)的職能提供保障。

三、高校檔案機(jī)構(gòu)職能延伸的出路

（一）積極參與學(xué)校的其他工作的建設(shè)。檔案機(jī)構(gòu)的職能要想獲得更多的延伸，需要對檔案機(jī)構(gòu)的影響力進(jìn)行擴(kuò)大，可以通過參與學(xué)校其他工作的建設(shè)，對學(xué)校的校史進(jìn)行研究，增強(qiáng)本校師生的榮譽(yù)感和責(zé)任感，還可以將其他工作的建設(shè)作為檔案管理機(jī)構(gòu)的宣傳平臺，對檔案資料進(jìn)行溝通和交流，實現(xiàn)檔案的信息共享化，對檔案管理的經(jīng)驗進(jìn)行分享，增強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)的職能延伸力度。

（二）對檔案管理的自動化技術(shù)進(jìn)行提升。在高校的教學(xué)管理和科研管理中，很多方面都實現(xiàn)了自動化，計算機(jī)技術(shù)也普遍應(yīng)用在各類檔案管理中工作，使得檔案管理工作的效率得到了大大的提升，還可以對復(fù)雜檔案進(jìn)行智能化處理，可以減少勞動力的負(fù)擔(dān)，還可以避免對紙質(zhì)檔案的磨損，使得檔案機(jī)構(gòu)的職能延伸工作得到擴(kuò)展，也可以為高校的信息化建設(shè)作出突出貢獻(xiàn)。自動化技術(shù)是信息時代檔案機(jī)構(gòu)的重要突破，要想將高校檔案機(jī)構(gòu)的職能進(jìn)行擴(kuò)展，應(yīng)該加大信息自動化技術(shù)的投資，保證工作的順利開展。

（三）對重大事件的檔案存檔工作給予重視。對于學(xué)校的重大事件來說，其影響力非常大，應(yīng)該及時存檔，豐富活動的檔案內(nèi)容，還可以在一定程度上擴(kuò)大學(xué)校的影響力，促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)職能的延伸，所以，在檔案工作中對高校的重大事件應(yīng)該給予更多的重視，可以將其記錄下來，作為學(xué)校突出特色的依據(jù)。檔案機(jī)構(gòu)職能的擴(kuò)展必須以學(xué)校的重大事件為基礎(chǔ)，進(jìn)而進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新和規(guī)劃，形成新的活動內(nèi)容，使得檔案管理工作的質(zhì)量和效率得到提升。還應(yīng)該依托高校的重大教學(xué)活動，在教學(xué)活動中為檔案管理尋找有價值的資料。

四、總結(jié)

檔案機(jī)構(gòu)是高校的主要職能部門，其職能的延伸是促進(jìn)高校檔案工作科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵，還可以在一定程度上擴(kuò)大高校的影響力，將學(xué)校的自身特色凸顯出來，對于新的檔案管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，創(chuàng)新檔案管理職能和形式，提高檔案機(jī)構(gòu)的人才隊伍建設(shè)，形成科學(xué)高效的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。

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