加強(qiáng)檔案管理 推進(jìn)基層商會(huì)規(guī)范化建設(shè)

文/浙江省文成縣工商業(yè)聯(lián)合會(huì) 陳碧云

加強(qiáng)檔案管理 推進(jìn)基層商會(huì)規(guī)范化建設(shè)

文/浙江省文成縣工商業(yè)聯(lián)合會(huì) 陳碧云

商會(huì)檔案是商會(huì)的重要財(cái)富，加強(qiáng)檔案管理工作是基層商會(huì)組織規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容。本文從基層商會(huì)檔案管理的實(shí)際出發(fā)，分析了當(dāng)前基層商會(huì)檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象，提出了加強(qiáng)基層商會(huì)檔案管理的對(duì)策。

基層商會(huì)；規(guī)范化；檔案；管理

基層商會(huì)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)非公有制經(jīng)濟(jì)人士依法組建的社會(huì)團(tuán)體法人，是工商聯(lián)工作臂膀的有效延伸。文成縣注冊(cè)登記經(jīng)濟(jì)類(lèi)商會(huì)社團(tuán)法人22家，其中基層商會(huì)（協(xié)會(huì)）20家，會(huì)員1327人，遍布各個(gè)行業(yè)。檔案資料是商會(huì)發(fā)展歷史的真實(shí)憑證，是商會(huì)開(kāi)展各項(xiàng)工作的必要條件和第一手資料，是商會(huì)的資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的重要組成部分。加強(qiáng)商會(huì)檔案的管理工作，是商會(huì)組織規(guī)范化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。本文著重探討基層商會(huì)檔案管理工作。

一、商會(huì)組織檔案管理的內(nèi)容

筆者認(rèn)為，作為一個(gè)規(guī)范的商會(huì)組織，其檔案資料主要包括以下幾個(gè)方面，應(yīng)分門(mén)別類(lèi)加以整理歸檔：

（一）商會(huì)籌備資料。該部分檔案是商會(huì)作為一個(gè)社團(tuán)法人注冊(cè)登記的必備資料，主要包括商會(huì)成立的申請(qǐng)報(bào)告、籌備組名單、商會(huì)章程、上級(jí)組織批復(fù)文件、社團(tuán)證件、商會(huì)選舉辦法、商會(huì)各項(xiàng)制度等。

（二）會(huì)員檔案資料。該部分檔案是會(huì)員資料數(shù)據(jù)庫(kù)，也是檔案資料中最重要的組成部分，同時(shí)也可直接作為非公有制經(jīng)濟(jì)人士綜合評(píng)價(jià)的參考性資料。包括會(huì)員身份資料、個(gè)人簡(jiǎn)歷、企業(yè)動(dòng)態(tài)經(jīng)營(yíng)狀況（每年定期更新）、會(huì)員個(gè)人建議（定期更新）等。

（三）財(cái)務(wù)收支資料。該部分檔案記錄商會(huì)經(jīng)費(fèi)收支情況，需定期公開(kāi)并按時(shí)向會(huì)員大會(huì)作總結(jié)匯報(bào)，也是商會(huì)換屆交接資料的重要組成部分。包括會(huì)費(fèi)收取、日常開(kāi)支、工資發(fā)放明細(xì)等。

（四）商會(huì)收發(fā)文件。該部分檔案是反映上級(jí)要求和商會(huì)辦會(huì)方針、工作安排、人事等事項(xiàng)變更的文件。包括上級(jí)文件和商會(huì)重大決策文件，也包括商會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。

（五）重大活動(dòng)記錄。該部分檔案記錄商會(huì)培訓(xùn)、考察、慰問(wèn)等活動(dòng)，既可以文字形式保存，也可以影像形式保存。

二、商會(huì)檔案資料管理方面存在的問(wèn)題

“五有五好” 是新形勢(shì)下商會(huì)組織建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)（“五好”即“領(lǐng)導(dǎo)班子好、隊(duì)伍建設(shè)好、辦公場(chǎng)所好、制度落實(shí)好、服務(wù)開(kāi)展好”?！拔逵小奔础坝修k公場(chǎng)所、有專(zhuān)兼職人員、有規(guī)章制度、有檔案資料臺(tái)賬、有經(jīng)費(fèi)收支保障”），有檔案臺(tái)賬資料是其中的重要內(nèi)容之一。但目前基層商會(huì)檔案資料管理方面存在許多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案資料臺(tái)賬缺失。通過(guò)對(duì)我縣20個(gè)基層商會(huì)的走訪和查詢(xún)，筆者發(fā)現(xiàn)除了民政部門(mén)強(qiáng)制性年檢所需資料以財(cái)務(wù)收支材料尚算完整外，商會(huì)檔案資料缺失現(xiàn)象十分普遍，包括會(huì)員檔案資料過(guò)于簡(jiǎn)單，多年未更新；上級(jí)文件及商會(huì)重大決策資料缺失；商會(huì)重要活動(dòng)無(wú)記錄，商會(huì)聘用人員無(wú)勞動(dòng)合同等等。

（二）檔案資料管理無(wú)序。檔案資料保管混亂、無(wú)序，未分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行歸檔整理也是基層商會(huì)檔案資料管理的突出現(xiàn)象，基層商會(huì)普遍沒(méi)有建立文件收發(fā)和資料整理歸檔制度，檔案資料管理充滿(mǎn)隨意性，不但不方便查找，還容易造成檔案資料的遺失。

（三）管理人員業(yè)務(wù)不熟。我縣20個(gè)基層商會(huì)均聘有秘書(shū)長(zhǎng)及辦公室財(cái)務(wù)等人員，檔案管理主要由秘書(shū)長(zhǎng)負(fù)責(zé)。由于秘書(shū)長(zhǎng)人選主要重視人脈、協(xié)調(diào)能力等條件，年齡普遍較大，對(duì)檔案資料管理缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)。再加上基層商會(huì)管理上的松散性，對(duì)檔案資料的管理未提出具體要求，因此造成了商會(huì)檔案資料管理的不規(guī)范。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)基層商會(huì)檔案資料管理的措施

基層商會(huì)檔案管理工作的不規(guī)范現(xiàn)象，除了商會(huì)及管理人員自身的因素以外，更深層次的原因就是對(duì)基層商會(huì)的管理沒(méi)有跟上，要求沒(méi)有明確，人員和經(jīng)費(fèi)沒(méi)有保障。因此加強(qiáng)和改進(jìn)基層商會(huì)檔案資料管理，推進(jìn)基層商會(huì)組織規(guī)范化建設(shè)，筆者認(rèn)為需從以下幾個(gè)方面著手：

（一）從制度上加強(qiáng)要求?？h級(jí)工商聯(lián)部門(mén)要真正以“五有五好”的標(biāo)準(zhǔn)要求加強(qiáng)對(duì)基層商會(huì)的管理，要以制度的形式明確對(duì)基層商會(huì)檔案管理工作的要求，解決基層商會(huì)檔案管理的“標(biāo)準(zhǔn)”問(wèn)題。細(xì)化及明確檔案資料的范圍、保管形式、操作守則、人員職責(zé)、更新與保管期限等內(nèi)容。同時(shí)工商聯(lián)部門(mén)還應(yīng)加強(qiáng)與民政部門(mén)的互動(dòng)合作，在基層商會(huì)組織年檢時(shí)明確提出對(duì)檔案管理工作的要求，從而進(jìn)一步提高基層商會(huì)加強(qiáng)檔案管理工作的自覺(jué)性。

（二）從技術(shù)上加強(qiáng)指導(dǎo)。在明確工作標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，縣級(jí)工商聯(lián)還應(yīng)積極組織基層商會(huì)工作人員開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，或以現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)指導(dǎo)等方式提升基層商會(huì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)向基層商會(huì)提供統(tǒng)一的會(huì)員登記表、會(huì)員企業(yè)調(diào)查表、會(huì)員意見(jiàn)建議表、文件收發(fā)登記表等各類(lèi)統(tǒng)一的表格模版，使基層商會(huì)檔案管理不斷趨于統(tǒng)一、規(guī)范。有條件的基層商會(huì)還應(yīng)努力將信息化手段融入檔案管理工作，委托開(kāi)發(fā)商會(huì)檔案管理軟件，或?qū)⑸虝?huì)檔案資料進(jìn)行掃描后分類(lèi)存儲(chǔ)，以方便保存與查找。

（三）從人員經(jīng)費(fèi)上加強(qiáng)保障?？h級(jí)工商聯(lián)要督促基層商會(huì)落實(shí)檔案管理的工作人員與經(jīng)費(fèi)，使社團(tuán)檔案有專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理，配套必要的工作經(jīng)費(fèi)，為商會(huì)檔案管理工作提供必要保障。同時(shí)縣級(jí)工商聯(lián)要協(xié)助和督促基層商會(huì)將檔案管理工作制度化，定期開(kāi)展檔案資料整理工作，不斷提升檔案管理工作的水平。

[1]杭州湖北商會(huì)檔案管理制度.杭州湖北商會(huì),http://www.hzhbcc.com/about/zhidu/1479.html.

[2]杭州經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)白楊街道現(xiàn)代服務(wù)業(yè)商會(huì)資料檔案管理制度.百度文庫(kù),https://wenku.baidu.com/view/faaa9cdcec3a87c24128c404.html.